淺析基層臺(tái)站文書檔案的科學(xué)化管理

戴建華

摘 要：筆者結(jié)合實(shí)際工作并針對當(dāng)前發(fā)展新形勢，簡要地闡述了基層臺(tái)站文書檔案的科學(xué)化管理。

關(guān)鍵詞：基層臺(tái)；文書檔案；科學(xué)化管理

基層臺(tái)站文書檔案是是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案，記載電臺(tái)的發(fā)展歷史，為黨和國家積累檔案史料服務(wù)，為臺(tái)安播工作服務(wù)，并為電臺(tái)今后事業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。隨著信息化的發(fā)展，文書檔案的信息化管理已成為檔案工作的發(fā)展的必然趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，必須采取新穎的管理模式對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

一、提高文書處理工作質(zhì)量是文書檔案科學(xué)化管理的基礎(chǔ)

（一）檔案來源于文書，文書質(zhì)量對檔案質(zhì)量具有決定性的影響，做好文書處理工作是提高檔案管理工作質(zhì)量和水平的重要方法，因此要提高文書檔案科學(xué)化管理水平，必須從文書工作做起。2001年正式施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定：“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，明確將檔案的基礎(chǔ)性工作—整理（立卷）和歸檔性工作納入公文處理工作的一個(gè)組成部分，從而使公文處理工作與檔案工作形成一個(gè)相互連接的整體?！蔽臋n一體化管理模式將文書處理提升為文檔管理的前端工作，文書檔案的科學(xué)化管理是建立在公文規(guī)范處理的基礎(chǔ)上。近年來，無線局高度重視公文處理和公文寫作，多次舉辦辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)班專題學(xué)習(xí)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，在全局開展公文寫作技能練兵競賽活動(dòng)，印發(fā)公文處理管理規(guī)定，督促基層臺(tái)站嚴(yán)把公文質(zhì)量關(guān)和格式關(guān)，保證公文格式規(guī)范、結(jié)構(gòu)完整、表達(dá)準(zhǔn)確、文風(fēng)端正、行文流暢，保證文件質(zhì)量及符合立卷歸檔要求，為文書檔案的科學(xué)化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。每個(gè)基層臺(tái)站都要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，全面地、分門別類地收集文件資料，這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開展利用工作，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來無法克服的困難，而且檔案工作本身也無法鞏固、提高，所以保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿收集工作始終的要求。近幾年無線局率先在廣電系統(tǒng)開發(fā)無線電臺(tái)管理局電子公文傳輸系統(tǒng)和檔案綜合管理系統(tǒng)，引入文檔一體化管理模式，對文書進(jìn)行前端控制，從源頭把握文件蹤跡，避免傳統(tǒng)文書處理多途徑、多層次的處理過程文件散失的可能性，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的郵路傳遞模式，并且進(jìn)行全程的安全保密控制，從而大大提高了公文傳輸?shù)男?、查全率和查?zhǔn)率，保證公文材料的齊全完整。同時(shí)要深層次挖掘基層臺(tái)站檔案的信息資源，抓好“帳外”文件材料的收集工作，帳外文件材料是指未經(jīng)電子公文傳輸系統(tǒng)產(chǎn)生的，在收發(fā)文登記上無帳可查的文件，這些文件材料是不容易控制，稍有疏忽就會(huì)遺漏，所以對這類文件材料，必須做到及時(shí)的收集，如黨委、辦公及專題會(huì)議記錄、紀(jì)要、大事記、合同協(xié)議和關(guān)于本單位的宣傳報(bào)道、領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工作人員外出開會(huì)帶回來的文件材料、照片、聲像等，應(yīng)分門別類按一定的歸檔規(guī)則進(jìn)行收集整理，為今后進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和歷史研究提供真實(shí)憑證和重要依據(jù)。

二、實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化建設(shè)是文書檔案科學(xué)化管理的有效途徑

隨著信息化的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，基層臺(tái)站公務(wù)活動(dòng)中的交流與溝通逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)走向信息化管理，在電子環(huán)境中，檔案的管理活動(dòng)是基于電子文件生命周期展開的，傳統(tǒng)的以載體保護(hù)、載體控制為中心的方法失效，已不能適應(yīng)信息化的發(fā)展需要，必須全面構(gòu)建以系統(tǒng)控制為中心的管理方法，新的檔案管理模式必須從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，是提高檔案工作科學(xué)化的必由之路。

近幾年，在無線局的統(tǒng)一部署下，我臺(tái)引入信息化檔案管理理念，依托無線局電子公文傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上接收，先后安裝了清華紫光、東方飛揚(yáng)綜合檔案管理系統(tǒng)，檔案的信息化工作也進(jìn)入了快速發(fā)展的時(shí)期——文件檔案一體化管理，旨在“簡化整理，深化檢索，重在利用”，卓有成效的檔案信息建設(shè)給臺(tái)站檔案工作注入了生機(jī)和活力，使得檔案工作人員從傳統(tǒng)的“信息保管者”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶畔㈤_發(fā)者”和“信息傳播者”。通過近幾年的實(shí)踐，對比傳統(tǒng)的文書檔案管理方法，傳統(tǒng)文書檔案管理工作由于是手工操作，而且是按“卷”立檔，存在工作量大、立卷難、管理難、效率低，而檔案管理信息化是OA辦公網(wǎng)的使用與檔案管理軟件的成功集成，利用檔案管理系統(tǒng)可以將OA收到的文件直接掛接到檔案管理系統(tǒng)，并利用文件登記模塊進(jìn)行登記，建立與收發(fā)文相關(guān)聯(lián)的檔案庫，按《文書檔案保管期限表》歸檔原則系統(tǒng)可自動(dòng)立卷，亦可根據(jù)需要進(jìn)行人工移動(dòng)、整合，在查閱條件模糊的情況，可按索引或輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行科學(xué)檢索，可在計(jì)算機(jī)中直接讀取利用，具有高效、標(biāo)準(zhǔn)、可操作諸多優(yōu)點(diǎn)，把過去獨(dú)立分散的文件處理和檔案管理工作統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，從而使文書檔案得到科學(xué)處理和有效控制。

三、培養(yǎng)一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊(duì)伍是文書檔案科學(xué)化管理的關(guān)鍵

檔案管理工作是一項(xiàng)具有較強(qiáng)學(xué)科性、綜合性、專業(yè)性的工作，而隨著計(jì)算機(jī)普及和信息化建設(shè)，對檔案管理人員要求越來越高，這就要求基層臺(tái)站要建立一支高素質(zhì)的文書檔案管理人才隊(duì)伍。一是普及檔案知識(shí)、開展全員培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，創(chuàng)造良好的檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境。同時(shí)開展崗位練兵，提高業(yè)務(wù)技能，使檔案工作人員達(dá)到五會(huì)（會(huì)收集、會(huì)立卷、會(huì)整理、會(huì)編檢索工具、會(huì)利用）的要求。二是加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，以提高電子檔案管理的業(yè)務(wù)水平。隨著檔案信息化的到來，文檔一體化的管理模式要求新時(shí)期的檔案管理人員不能僅局限于原有的知識(shí)范疇內(nèi)，必須具有高效的信息交流能力，掌握計(jì)算機(jī)的理論知識(shí)和實(shí)際操作，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理，否則根本無法介入電子文件的形成和保管，也不可能參與電子檔案的管理、檢索系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，檔案管理者不僅僅是一名檔案資料管理者，而且也應(yīng)該是檔案學(xué)科知識(shí)的提供者、檔案信息領(lǐng)航員。三是做為一個(gè)檔案工作者，更要堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)《檔案法》，同時(shí)還要學(xué)習(xí)《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案管理辦法》等一系列檔案管理的法規(guī)條例，以保證檔案工作沿著法制軌道逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的方向發(fā)展。四是增強(qiáng)檔案管理人員的政治覺悟、職業(yè)道德，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心，確保檔案資料安全可靠。

四、建立完善的規(guī)章制度是是文書檔案科學(xué)化管理的保證

文書檔案科學(xué)化的管理不僅體現(xiàn)于有現(xiàn)代化的工作手段，還需要有完善的制度體系，這樣才能實(shí)現(xiàn)責(zé)任明晰，權(quán)責(zé)分明，保障檔案資料信息及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行?；鶎优_(tái)站在加快檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，要構(gòu)建匹配的制度規(guī)范：一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟。二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。三是統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，按照《無線電臺(tái)管理局文書檔案保管期限表》，認(rèn)真調(diào)研各業(yè)務(wù)部門形成的文件材料范圍，確定文件材料的種類、歸檔范圍和保管期限，制訂《文書檔案保管期限表》，以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)立卷，使所保存的檔案既能反映本單位的主要職能活動(dòng)情況，又確保資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀，便于保管和利用，推動(dòng)文書檔案管理科學(xué)化管理。

五、開發(fā)利用文書檔案的信息功能是文書檔案科學(xué)化管理的根本目的

如果檔案資源不能為今所用，那它就是百無一用的“死信息”，搞好檔案信息資源開發(fā)利用工作，對基層臺(tái)站事業(yè)發(fā)展發(fā)展至關(guān)重要，也是檔案工作的生命力所在。因此，基層臺(tái)站檔案管理工作要更新管理理念，變“看攤守?cái)偂钡姆忾]式被動(dòng)服務(wù)為開放式服務(wù)，要緊緊圍繞中心工作，著眼于對實(shí)際工作的思考，積極深入到各部門的業(yè)務(wù)工作中去，主動(dòng)探求檔案資料的需求信息，從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料，為科學(xué)決策提供了有力的依據(jù)。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，有針對性地開展相關(guān)檔案資料的編研工作，像《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《大事記》、《全宗介紹》、《管理制度匯編》，使服務(wù)更直接，更條理，更有效，讓檔案工作為中心工作創(chuàng)造條件，提供服務(wù)，相互促進(jìn)。

六、結(jié)束語

總之，檔案管理工作必需順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，積極更新管理理念，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)性工作，加快檔案管理信息化建設(shè)，完善檔案管理制度，建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，從而使檔案管理的科學(xué)化水平不斷提高。

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