檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題及對策

■孫曉園〔哈密地區(qū)纖維檢驗(yàn)所，新疆　哈密　839000〕

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檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題及對策

■孫曉園
〔哈密地區(qū)纖維檢驗(yàn)所，新疆哈密839000〕

檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)固定資產(chǎn)的重要組成部分，從目前業(yè)務(wù)活動及發(fā)展趨勢來看，正確合理的對設(shè)備進(jìn)行選擇、使用和成本控制，建立一套完整的儀器設(shè)備檔案，有計劃地更新設(shè)備，使設(shè)備經(jīng)常處于良好狀態(tài)，監(jiān)測數(shù)據(jù)持續(xù)準(zhǔn)確可靠，為檢測活動提供經(jīng)濟(jì)有效的硬件支持，是保證檢測活動正常運(yùn)行的前提條件，同時也是設(shè)備管理的主要目的。

一、定義

儀器設(shè)備檔案是指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料，包括固定資產(chǎn)的儀器設(shè)備在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、檢定、維修、報廢等活動中形成的具有保存價值的文字材料以及隨機(jī)材料。根據(jù)儀器設(shè)備檔案管理要求，結(jié)合檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，儀器設(shè)備檔案由設(shè)備申購過程中形成的檔案和設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案兩部分組成。

二、儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題

儀器設(shè)備是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)開展檢驗(yàn)檢測、科研等活動的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)必須有與之業(yè)務(wù)相適應(yīng)的先進(jìn)檢測設(shè)備。但如何管好這些設(shè)備，提高設(shè)備的利用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立完整的儀器設(shè)備檔案，并進(jìn)行科學(xué)有效的管理。儀器設(shè)備檔案作為儀器設(shè)備的身份證，若疏于管理則檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)無法直觀明了地掌握所有儀器設(shè)備的型號、性能及技術(shù)狀態(tài)等要素，無法制定切實(shí)、合理的儀器設(shè)備購置、檢定、停用和報廢計劃，勢必影響檢驗(yàn)檢測任務(wù)的有效完成和檢測水平的提高。

（一）檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)不重視儀器設(shè)備檔案管理工作

長期以來由于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)輕視管理、不善管理，因此專職設(shè)備檔案管理員配置較少，導(dǎo)致設(shè)備檔案管理人員流動性大，人員的頻繁更替造成了設(shè)備檔案管理的脫節(jié)，失去了儀器設(shè)備檔案管理工作的連續(xù)性和儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）儀器設(shè)備檔案管理制度執(zhí)行不力

對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行科學(xué)管理的過程中必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)往往有章不循、隨意管理，引發(fā)大量儀器設(shè)備檔案存在著初始文件材料，如：儀器設(shè)備申購表、開箱驗(yàn)收單、使用說明書、檢定證書等收集不齊全，甚至檔案丟失的問題。

（三）儀器設(shè)備檢定和停用不及時

檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自身檢測能力和業(yè)務(wù)范圍以集約經(jīng)濟(jì)和降低檢測成本為出發(fā)點(diǎn)選購適合的儀器設(shè)備，而不應(yīng)以能否買得起，是否最先進(jìn)為考量指標(biāo)。超標(biāo)、超額購置儀器設(shè)備會引發(fā)資金不合理占用和新進(jìn)儀器設(shè)備長期閑置的問題，使相關(guān)儀器設(shè)備檔案建檔后便塵封柜底成為“死檔”，不僅增加了儀器設(shè)備檔案管理的工作量，而且極易造成儀器設(shè)備檔案管理中儀器檢定和停用不及時。

（四）儀器設(shè)備檔案管理人員消極的工作態(tài)度

在制定檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檢定計劃時，儀器設(shè)備檔案管理人員敷衍塞責(zé)、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度造成無需檢定的儀器設(shè)備檢定費(fèi)用不合理支出和設(shè)備資源浪費(fèi)，給儀器設(shè)備檔案的規(guī)范管理造成阻礙。

三、做好儀器設(shè)備檔案管理工作的對策

“工欲善其事，必先利其器”，完善的儀器設(shè)備檔案管理可以幫助檢測機(jī)構(gòu)通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其檢定和維修記錄對設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備工作，縮短停機(jī)時間、減少維修費(fèi)用，充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案在設(shè)備采購、使用、維修及管理等工作中的作用，更好地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。為此，儀器設(shè)備檔案管理應(yīng)是檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)常態(tài)化的重點(diǎn)工作，筆者就做好儀器設(shè)備檔案管理工作提幾點(diǎn)對策。

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)和管理者的管理意識

檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)備檔案管理者要更新觀念，只有意識提高了，思想重視了，儀器設(shè)備檔案的管理工作才能落到實(shí)處。要用發(fā)展的眼光看待儀器設(shè)備檔案管理工作，把儀器設(shè)備檔案的管理放在一個重要的位置上，從集約經(jīng)濟(jì)、提高檢驗(yàn)檢測能力和效率上推進(jìn)儀器設(shè)備檔案的管理工作。

（二）切實(shí)落實(shí)儀器設(shè)備檔案管理的規(guī)章制度

儀器設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)應(yīng)任命儀器設(shè)備檔案管理負(fù)責(zé)人和責(zé)任人，明確工作任務(wù)和責(zé)任，制定儀器設(shè)備檔案管理工作流程圖和借閱制度。在及時準(zhǔn)確建檔，將儀器設(shè)備申購、驗(yàn)收、安裝、使用等記錄存入儀器設(shè)備檔案的前提下，嚴(yán)格依照儀器設(shè)備檢定計劃將儀器設(shè)備檔案管理中涉及到儀器設(shè)備檢定、維修、停用、報廢等內(nèi)容的申請表、檢定證書等及時補(bǔ)充完整，并在儀器設(shè)備臺賬上有準(zhǔn)確直觀的反映。在儀器設(shè)備檔案借閱中，儀器設(shè)備檔案管理員要與借閱人當(dāng)面明確檔案內(nèi)容和點(diǎn)清檔案份數(shù)，并在借閱和歸還過程中做好儀器設(shè)備檔案份數(shù)清點(diǎn)、登記和簽字確認(rèn)，保證儀器設(shè)備檔案管理有章可循、有檔可查、有據(jù)可依。

（三）加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理人員培訓(xùn)工作，提高人員素質(zhì)

儀器設(shè)備檔案管理人員要不斷強(qiáng)化專業(yè)技能，了解掌握所涉及工作領(lǐng)域的業(yè)務(wù)知識和發(fā)展動態(tài)，運(yùn)用新知識、新技能指導(dǎo)和改進(jìn)儀器設(shè)備檔案管理工作，做到勤學(xué)習(xí)、強(qiáng)才干、樹正氣。

（四）改進(jìn)工作作風(fēng)，堅持科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度

儀器設(shè)備檔案管理人員要在思想上切實(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，務(wù)必求真務(wù)實(shí)，確保將儀器設(shè)備檔案管理各項(xiàng)工作真正落到實(shí)處。以強(qiáng)烈的務(wù)實(shí)理念，扎實(shí)的工作作風(fēng)，盡職盡責(zé)，不等不靠，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地完成每一項(xiàng)工作，創(chuàng)造出良好的儀器設(shè)備檔案管理成效。遇到因檢驗(yàn)業(yè)務(wù)范圍變動和檢測技術(shù)更新等引起的部分儀器設(shè)備無需繼續(xù)使用或儀器設(shè)備達(dá)到使用年限不宜繼續(xù)使用，以及雖未達(dá)到使用年限，但因技術(shù)落后而失去使用價值需做報廢處理的儀器設(shè)備的問題時，應(yīng)在儀器設(shè)備檢定計劃中充分考慮，制定周詳?shù)臋z定計劃。儀器設(shè)備的停用和報廢一定要嚴(yán)謹(jǐn)、客觀，認(rèn)真做好技術(shù)鑒定工作，確認(rèn)儀器設(shè)備無需使用或不能繼續(xù)使用后，要認(rèn)真填寫“儀器設(shè)備停用申請單”或“儀器設(shè)備報廢申請單”，上報主管部門申請停用或報廢，并及時將相關(guān)儀器設(shè)備停用或報廢程序的文件材料歸檔。

四、結(jié)語

儀器設(shè)備檔案管理人員要以積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度來保證檔案資料的有效性、完整性，充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案的作用，探索儀器設(shè)備檔案管理新方法，強(qiáng)化服務(wù)觀念，推進(jìn)儀器設(shè)備檔案規(guī)范化管理，以此來促進(jìn)各項(xiàng)工作的進(jìn)行，使儀器設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮，促進(jìn)檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展。