企業(yè)標準編寫常見問題解析

萬蓉

【摘要】基于標準化審查過程中發(fā)現(xiàn)企業(yè)標準編寫的一些不規(guī)范、不正確的問題，結(jié)合GB/T 1.1的編寫要求，通過舉例的形式給出了正確表述方式，同時對編寫人員提出改進建議，對起草企業(yè)標準提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】標準編寫；常見問題；解析

1、前言

標準是一種規(guī)范性文件，標準編寫與文學作品和科技圖書，甚至與設(shè)計文件、工藝文件等有著不同的要求。標準起草人員除了具有相應(yīng)技術(shù)領(lǐng)域的知識外，還應(yīng)充分掌握起草標準的基本要領(lǐng)。GB/T 1.1《標準化工作導(dǎo)則 第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》是編寫標準的重要的依據(jù)性文件之一，用以指導(dǎo)我國各級標準的起草，是編寫標準的標準。

近幾年，企業(yè)標準地位不斷凸現(xiàn)，有部分企業(yè)標準已轉(zhuǎn)化成集團標準，將來極有可能轉(zhuǎn)化成國家標準、行業(yè)標準。如何使一項企業(yè)標準的編寫能夠滿足一定的科學性、協(xié)調(diào)性、實用性及可操作性的要求，是擺在標準編寫人員和標準化技術(shù)人員面前有待于提高認識并加以解決的課題。本文結(jié)合企業(yè)標準起草與審查工作的經(jīng)驗，就標準編寫中常見問題進行梳理和分析，并提出相關(guān)的改進意見，以提高標準編寫工作效率與編寫質(zhì)量。

2、標準常見問題解析

2.1目次問題

a）目次未自動生成或未更新。這會導(dǎo)致正文與目次中的序號、標題以及頁碼不一致等問題。因此，電子文本的目次應(yīng)自動生成。

b）“術(shù)語和定義”一章中的術(shù)語不應(yīng)在目次中列出。

c）附錄的目次格式不正確。目次中附錄完整格式應(yīng)為附錄編號、附錄的性質(zhì)并加圓括號以及附錄標題（見示例1），附錄的性質(zhì)與附錄標題之間應(yīng)有一個漢字的間隙。

【示例1】

【示例2】

2.2前言問題

a）未陳述清楚與本標準相關(guān)的其他標準的信息。如果起草的標準為系列標準或分部分標準，則在第一項標準或標準的第1部分的前言開頭就應(yīng)說明標準的預(yù)計結(jié)構(gòu)[1]。若新標準代替一個或幾個已有的標準時，需要在前言中進行說明被代替或廢除的標準編號和名稱之后，應(yīng)給出當前版本與先前版本相比的主要技術(shù)變化。（見示例2）

b）未提到附錄的性質(zhì)。需要注意的是，前言中必須提到附錄的性質(zhì)。

2.3范圍問題

范圍位于標準正文的起始位置，其內(nèi)容分為兩部分：標準的對象和標準的適用性。范圍的特點是“短小精悍”，示例3給出一個在“范圍”中不正確的實例。

【示例3】

示例3第二段重復(fù)描述了標準的對象，第三段屬于標準的內(nèi)容大綱，內(nèi)容過于繁雜，修改后見示例4。

【示例4】

2.4規(guī)范性引用文件問題

規(guī)范性引用文件分為引導(dǎo)語與引用文件兩部分內(nèi)容。最經(jīng)常出現(xiàn)兩方面的問題：

a）引用文件中標準日期是否需要加注。不加注日期引用的情況一方面為規(guī)范性引用時，可接受所引文件將來所有的變化；另一方面資料引用時，不提及被引用文件中的具體編號。表1中列舉規(guī)范性引用文件正確示例，序號1～4為注日期引用，序號5～7為不注日期引用。

b）引用文件的順序錯誤。文件清單中引用文件的排列順序為：國家標準（含國家標準化指導(dǎo)性技術(shù)文件）、行業(yè)標準、地方標準（僅適用于地方標準的編寫）、國內(nèi)有關(guān)文件、國際標準（含ISO標準、ISO/IEC標準、IEC標準）、ISO或IEC有關(guān)文件、其他國際標準及其他國有關(guān)文件。國家標準、國際標準按標準順序號排列；行業(yè)標準、地方標準、其他國際標準先按標準代號的拉丁字母和（或）阿拉伯數(shù)字的順序排列，再按標準順序號排列[2]。

2.5 術(shù)語與定義問題

術(shù)語和定義為可選章節(jié)，常見問題是沒有引導(dǎo)語；標題序號與標題占了同一行；英文注釋首字母用了大寫，如示例5橫線內(nèi)容所示。正確格式應(yīng)該為術(shù)語條目編號單獨占一行，而條的編號與后面的標題或文字接排。標題為五號黑體，其后應(yīng)跟對應(yīng)英文標題小寫且為五號黑體。當只有一個術(shù)語時，也應(yīng)有條目編號，修改后如示例6所示。

【示例5】

【示例6】

除格式外，值得注意的是撰寫定義時要準確、適度，定義要緊扣概念的外延，不可過度。定義要簡明，不可循環(huán)定義；不可在定義中重復(fù)術(shù)語，不可在定義中用“它”“該”“這個”等代詞開頭，不可使用“指”“是”“是指”“表示”“稱為”等詞語[3]。若術(shù)語條目有“注”，應(yīng)另起一行，“注”的內(nèi)容應(yīng)為小五號宋體。

2.6 附錄問題

標準的附錄并不是孤立存在的，任何一個附錄都應(yīng)在正文和前言的相關(guān)條文中明確提及，每一個附錄的前三行是附錄的標識。第一行附錄編號每字之間應(yīng)有一個字的間隙；第二行附錄性質(zhì)應(yīng)有括號，第三行附錄標題應(yīng)與下文或圖相符。正確示例見示例7。

【示例7】

2.7 單位問題

單位使用不規(guī)范，如在描述因數(shù)103即詞頭名稱為“千”時，詞頭符號經(jīng)常被誤寫為熱力學溫度單位開爾文“K”，正確應(yīng)為小寫字母“k”。常見錯誤與正確示例如表2所示。

2.7 列項問題

列項由引語和列項要素組成。在標準審查過程中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)沒有引導(dǎo)語、引導(dǎo)語與列項的內(nèi)容不一致等問題，如示例8所示。

【示例8】

“列項”特征是要有引語，并且引語所引出的內(nèi)容即列項要素為并列關(guān)系。示例8中，存在條標題后沒有引導(dǎo)語、b）和a）不是并列關(guān)系、b）與引導(dǎo)語內(nèi)容不相符等問題，修改后如示例9所示。

【示例9】

3、改進建議

編寫企業(yè)標準是企業(yè)標準化工作中的重要環(huán)節(jié)，也是一項技術(shù)知識覆蓋面廣、具有嚴謹復(fù)雜特點的系統(tǒng)性工作[4]。針對提高企業(yè)標準的編寫水平，對編寫人員提出幾點改進建議：

a）學會利用標準檢索工具。利用標準檢索工具，快速準確地查閱標準文獻，使標準中引用或使用的標準均現(xiàn)行有效；

b）明確標準化對象。編寫人員要經(jīng)過論證、研究、確定后，明確標準的名稱及適用對象，以避免在編制過程中脫離預(yù)定的目標；

c）掌握GB/T 1.1標準條款要求。編寫人員應(yīng)學習并領(lǐng)會GB/T 1.1標準條款要求，只有清楚的認識到制定標準所需要遵循的基本原則，對能使標準真正起到應(yīng)有的作用；

d）選用正確的企業(yè)標準模板。根據(jù)標準化主管部門制訂的最新模板來編寫，避免格式上的不統(tǒng)一；

e）標準能被未參加標準編制的專業(yè)人員所理解。為了使標準使用者易于理解標準的內(nèi)容，在滿足對標準技術(shù)內(nèi)容的完整和準確表達的前提下，標準的語言和表達形式應(yīng)盡可能簡單、明了、易懂，還應(yīng)注意避免使用口語化的措辭。

4、結(jié)束語

本文對標準編寫過程中常見問題進行了梳理，還有很多編寫問題不能全面地闡述。編寫標準是一項需要字斟句酌、細致入微、精益求精的工作，在編寫標準的過程中新的問題也是不斷的出現(xiàn)，但只要正確、深入地學習GB/T 1.1標準內(nèi)容，提高對標準的認識，便能很大程度上提高標準的規(guī)范性和正確性。

參考文獻

[1]白殿一，逄征虎，劉慎齋等.標準的編寫[M].北京：中國標準出版社，2009.

[2]GB/T 1.1-2009標準化工作導(dǎo)則第一部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫[S].

[3]安徽省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、安徽省標準化研究院.標準化知識與實務(wù)[M].北京：中國質(zhì)檢出版社、中國標準版社，2014.

[4]解忠武.企業(yè)技術(shù)標準編寫常見問題分析與對策[J].中國標準導(dǎo)報，2014，（4）：51-53.