新常態(tài)下提高外貿跟單員素質的思考

黃肇丹

[摘要]當前，我國經濟已步入新常態(tài)，我國的對外貿易也隨之進入穩(wěn)增長、調結構、提質量為特征的新常態(tài)。新的外貿形勢給外貿企業(yè)帶來了機遇和挑戰(zhàn)，對外貿企業(yè)的外貿跟單員素質提出了更高的要求。本文從外貿跟單員的重要性和現狀出發(fā)，就如何提高外貿跟單員的素質提出了建議。

[關鍵詞]新常態(tài)；外貿；跟單員；素質

[中圖分類號]F7 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）05-0095-02

在新常態(tài)背景下，我國的對外貿易增速已從高速增長階段進入到中低速增長的區(qū)間。外貿企業(yè)有接不完的訂單，只要生產就不愁賣不掉，沒有品牌、核心技術、售后服務和研發(fā)能力照樣能夠接單賺錢的時代已經一去不復返。為了適應新的外貿形勢，必須依靠產品轉型升級，創(chuàng)新研發(fā)設計，以質取勝，追求產品高附加值才能夠立足外貿市場。

在外貿企業(yè)中，外貿跟單員作為訂單的跟進者，其工作質量的好壞直接影響公司的服務品質和企業(yè)形象。因此，面對新常態(tài)，提高外貿跟單員的素質對外貿企業(yè)的生存與發(fā)展顯得尤為重要。

一、外貿跟單員的重要性

外貿跟單員是指進出口貿易合同簽訂后，對貿易合同訂單下的貨物，在原料采購、生產加工、產品質量、包裝運輸、報檢報關和結匯退稅等環(huán)節(jié)進行部分或全部跟蹤操作，協同完成貿易合同履行的外貿從業(yè)人員。

很多人認為，外貿業(yè)務員負責海外市場開發(fā)、洽談和接單，外貿跟單員負責訂單生產協調安排、單證制作、發(fā)貨和運輸，所以外貿跟單員比外貿業(yè)務員地位低。實際上，外貿跟單員的重要程度遠遠超乎想象。對于外貿企業(yè)而言，能接到訂單固然重要，但關鍵還是要跟好單。如果跟單能力弱，把某張訂單做砸了，輕則損失成本，重則令客戶失去信心、削減訂單甚至取消業(yè)務，其后果不堪設想。

外貿跟單流程是一環(huán)扣一環(huán)的，某個環(huán)節(jié)斷了，也許會滿盤皆輸。如果外貿跟單員能夠靈活地運用專業(yè)知識與技能，有效地處理訂單流程中的各項事務，巧妙地協調客戶、供應商和企業(yè)之間的關系，便能為企業(yè)打造一條優(yōu)質的供應鏈。外貿企業(yè)擁有一支高素質的跟單隊伍不僅能夠為業(yè)務員接單創(chuàng)造優(yōu)勢，還可以為客戶翻單（多次重復采購）提供信心，更為公司盈利奠定堅實基礎。

二、外貿跟單員的現狀分析

（一）人員流動性大

外貿跟單員是企業(yè)的基層員工，就業(yè)門檻不高，工作比較瑣碎、枯燥，剛開始接觸到的大部分是一些低價值的工作內容，而且工資相對較低。不少人在該崗位工作了一至兩年，才剛剛基本掌握跟單流程，便堅持不下去選擇離開，人員流失情況比較嚴重；而認定職業(yè)目標堅持下來的人，基本上可以成長為獨當一面的高級外貿跟單員。

（二）專業(yè)人才匱乏

目前從事外貿跟單的人員普遍都不夠專業(yè)，常見的有以下三類。第一類是由該企業(yè)的技術員、質檢員等崗位的人員轉型為外貿跟單員，對本企業(yè)產品的專業(yè)知識較為熟悉，但是欠缺國際貿易相關知識，且英語的聽說讀寫能力較差；第二類是國際經濟與貿易、商務英語等相關專業(yè)畢業(yè)，具備國際貿易知識，英語能力較好，但是欠缺產品的專業(yè)知識；第三類是通過英語四級或六級，英語成績相對優(yōu)秀，但是并非相關專業(yè)畢業(yè)，欠缺國際貿易知識和產品專業(yè)知識。具備良好的英語能力、扎實的國際貿易知識和產品專業(yè)知識是外貿跟單員開展工作的基礎，缺少其中任何一樣都會使工作效率降低，甚至加大出錯率。

（三）綜合素質不高

外貿跟單員的工作幾乎涉及外貿進出口的每一個環(huán)節(jié)，從前期的原材料采購、生產進度、品質跟單，再到后期的包裝跟單、單證運輸跟單等，工作范圍大而且業(yè)務綜合性強。在實際工作中，還會出現各種問題需要及時解決，例如工廠不能按期交貨、裝貨車輛發(fā)生交通事故、產品質量不好遭到客戶投訴等等，經驗不足的外貿跟單員通常不能做到理清思路、靈活處理，從而感到工作壓力大，工作熱情下降，直接影響跟單質量。

三、提高外貿跟單員素質的建議

（一）高校在課程教學方面應有所改善

開設國際經濟與貿易、商務英語等相關專業(yè)的高校，每年都為企業(yè)的外貿跟單員崗位輸送大批的應屆畢業(yè)生。在新常態(tài)下，為使培養(yǎng)的人才更符合外貿企業(yè)的要求，高校在課程教學方面應更重視教材的選擇。目前大部分高校使用的教材偏重理論，而且部分教材的編者一畢業(yè)后就在高校任教或搞研究，缺乏企業(yè)實踐經驗，所寫的教材內容過于陳舊。所以，對于《國際貿易實務》、《國際商務單證實務》、《外貿英語函電》等實操性較強的課程，建議選擇實例分析、具體操作等內容貼近最近幾年發(fā)展趨勢的教材，編者最好是具有一線實戰(zhàn)經驗的。

其次，高校應更多的引進一些具有外貿企業(yè)工作經驗的社會人員，使教學更具有有效性和針對性，使學生對于相關知識更易于接受和理解，同時對學生畢業(yè)后到外貿企業(yè)應聘或工作也有所幫助。

再次，高校應開設一些與產品、行業(yè)知識相關的公共選修課程。例如國際經濟與貿易或商務英語專業(yè)的學生畢業(yè)后到服裝進出口公司工作，而他們在校期間又選修了《服裝概論》、《服裝專業(yè)英語》等課程，對于涉及產品的專業(yè)問題就不至于完全不懂，且更容易上手。

（二）企業(yè)應提供學習平臺以及發(fā)展空間

外貿企業(yè)想要擁有一支高素質的跟單隊伍，必須重視員工的培訓工作，使員工的能力通過學習得到提升。首先，對于剛入職的外貿跟單員應進行新員工培訓工作，使其對公司概況、公司文化、崗位職責、工作流程等基本情況有大致的了解，盡快地適應崗位。外貿跟單工作的范圍較大，需要與公司內部多個部門、客戶以及工廠等打交道，如果對基本情況不了解就會降低工作效率。

其次，企業(yè)應不定期組織英語培訓和產品培訓。在外貿跟單流程中，英語是常用的工作語言，工作所涉及的郵件和文件都是以英語為主，有時候還需要外貿跟單員與國外客戶用英語進行電話交流或面對面交流。所以，企業(yè)應通過培訓提高外貿跟單員的英語閱讀能力、郵件寫作能力以及口頭交流能力，并建立相關機制，培訓結束后進行考試，對成績優(yōu)秀者給予獎勵。產品培訓對外貿跟單員所起的作用也不容忽視。如果外貿跟單員對產品的工藝流程等專業(yè)知識一知半解，對客戶提出的問題和要求無法及時解決，就會影響客戶對公司的信心，從而減少訂單數量甚至取消訂單。

再次，企業(yè)應不定期組織拓展活動，增強凝聚力。外貿跟單周期長，事務雜，涉及的部門人員多，需要團結協作的精神才能完成。外貿跟單流程中任何一個環(huán)節(jié)出現問題，都會影響訂單的整體情況。因此，組織拓展活動能夠加強外貿跟單員與各個部門同事的溝通，提高工作熱情和積極性。

另外，企業(yè)在組織培訓的同時，還應制定相應的職業(yè)發(fā)展路徑（例如，外貿跟單員——高級外貿跟單員——外貿經理）和晉升方法，使外貿跟單員工作更有動力，發(fā)展方向更明確。

（三）個人應努力提高自身素質

1.具備全面的業(yè)務知識

一名合格的外貿跟單員必須熟悉多方面的業(yè)務知識，對于生產運作、原材料的特性、產品的款式、質量標準等都要清楚。外貿跟單員是企業(yè)對外活動的窗口，是與國外客戶聯系的紐帶。因此，必須熟知國際貿易術語、國際結算以及國際貨運等方面的知識，還要熟練掌握英語才能與國外客戶進行無障礙交流。

2.具備良好的溝通協調能力

外貿跟單員需要定期對訂單的生產進度和產品質量進行跟進。因為外貿跟單員要對客戶負責，保證按時按質按量交貨，與生產部門的溝通協調就顯得尤為重要，這也是外貿跟單工作的挑戰(zhàn)性所在。外貿跟單員要善于利用文字和語言與公司內外部人員進行溝通協調，建立緊密的合作關系。

3.具備專業(yè)的服務意識

熟悉產品、打樣、生產、驗貨、出貨等內容是外貿跟單員為客戶提供專業(yè)服務的基礎。遇到問題個人無法處理的，應及時向上級征求建議后再給予客戶答復。

4.具備較強的應變能力

一旦遇到緊急、突發(fā)事件，例如由于天氣或意外事故導致載貨車輛無法按期趕到碼頭而錯過船期等，要保持冷靜，對實際情況進行準確判斷并處理，從而擺脫困境。

5.具備認真仔細的工作態(tài)度

在外貿跟單中，翻譯訂單、制作生產單、確認外箱嘜頭等工作都需要十分細心，不允許有絲毫的錯誤。

總之，隨著我國的對外貿易進入新常態(tài)，提高外貿跟單員的素質勢在必行，這樣外貿企業(yè)才能為客戶提供更好的產品和服務，從而在激烈的競爭環(huán)境中生存和發(fā)展。

（責任編輯：封麗萍）