淺談云存儲(chǔ)技術(shù)在人事檔案管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)與實(shí)踐

朱　峰

?

淺談云存儲(chǔ)技術(shù)在人事檔案管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)與實(shí)踐

朱峰

本文通過對(duì)云存儲(chǔ)技術(shù)的分析和在國際上的應(yīng)用情況，結(jié)合我國當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題，指出云存儲(chǔ)在人事檔案管理中運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，分析了面臨的問題和挑戰(zhàn)，并在實(shí)踐提出中相應(yīng)的解決方案。

云存儲(chǔ)技術(shù);人事檔案管理;挑戰(zhàn)與實(shí)踐

近年來，世界先進(jìn)國家為節(jié)約經(jīng)費(fèi)投入，提高服務(wù)效率而在政府部門推行“云優(yōu)先”(Cloud First)戰(zhàn)略，即在未來政府部門信息化業(yè)務(wù)采購和更新時(shí)，優(yōu)先考慮使用云計(jì)算模式。云計(jì)算，指的是一種“支持無處不在、便捷、按需網(wǎng)絡(luò)訪問可配置計(jì)算資源共享池(例如網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、儲(chǔ)存器、應(yīng)用程序和服務(wù))”的模式，這種模式可以在最少化管理支持和與服務(wù)商交互的情況下迅速配置和發(fā)布。采用云計(jì)算可以大幅度降低信息化方面的投資費(fèi)用、提供更高的數(shù)據(jù)安全保護(hù)和更大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量，因而各國開始在政府部門大力推行使用云計(jì)算服務(wù)，其中美國、澳大利亞、英國走在前列。而云存儲(chǔ)是在云計(jì)算概念上延伸和衍生發(fā)展出來的一個(gè)新的概念。通過集群應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，對(duì)外提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和業(yè)務(wù)訪問功能的一個(gè)系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全性，并節(jié)約儲(chǔ)存空間。簡(jiǎn)單來說，云存儲(chǔ)就是將儲(chǔ)存資源放到云上供人存取的一種新興方法。使用者可以在任何時(shí)間、任何地方、透過任何互聯(lián)網(wǎng)的裝置連接到云上方便地存取數(shù)據(jù)。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

目前我國的人事檔案普遍使用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，需要耗費(fèi)大量的精力和時(shí)間進(jìn)行檔案材料的收集、整理、裝訂、歸檔，以及空間存放和后續(xù)維護(hù)，而且存在檔案資料保存不齊、記載不實(shí)、內(nèi)容填寫前后不一等問題，使得人事檔案的真實(shí)性、完整性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性功能逐漸趨于弱化，不能有效的為人力資源管理者提供參考憑證。隨著檔案數(shù)字化的發(fā)展，電子人事檔案的儲(chǔ)存逐步完善，具體有：紙質(zhì)檔案的掃描，數(shù)碼相機(jī)的拍攝；縮微拷貝片的掃描、微機(jī)、縮微照相，音頻、視頻檔案的數(shù)字化采集，激光三維立體掃描。傳統(tǒng)手工操作的人事檔案工作存儲(chǔ)、處理和控制信息的能力比較差，查詢和利用信息的速度不快，不能有效開發(fā)利用人事檔案信息，很難完全做到檔案統(tǒng)一、完整、實(shí)用、精準(zhǔn)，無法高質(zhì)量高效能地提供人力資源服務(wù)。

二、云存儲(chǔ)技術(shù)在人事檔案管理中的作用

人事檔案存儲(chǔ)管理的最基本出發(fā)點(diǎn)是向需求者，也就是人力資源管理者提供資源共享服務(wù)，云存儲(chǔ)的出現(xiàn)使得我們不需要再在卷帙浩繁的紙質(zhì)檔案——“死的檔案”中艱難查詢。云存儲(chǔ)就是提供資源共享和服務(wù)的，人事檔案利用云存儲(chǔ)進(jìn)行管理，能夠有效地減少無檔、“死”檔和棄檔的情況。還可以存儲(chǔ)原始的完整的檔案信息，杜絕內(nèi)容遺失、資料損毀等現(xiàn)象。將云存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用于人力資源管理工作中，可以更好地開展人事檔案信息服務(wù)工作。

三、云存儲(chǔ)技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

(一)節(jié)約費(fèi)用

云存儲(chǔ)技術(shù)從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看為單位減少成本。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式不斷的產(chǎn)生大量的歷史資料和數(shù)據(jù)，需要不斷的增加存儲(chǔ)空間(檔案庫房)、配備密集柜，同時(shí)必須不斷增加移動(dòng)硬盤設(shè)施，以對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存和備份。云存儲(chǔ)服務(wù)可以快捷便利地在原來的基礎(chǔ)上擴(kuò)展存儲(chǔ)服務(wù)空間，滿足更大的存儲(chǔ)需求，持海量數(shù)據(jù)管理。

(二)存放更安全

現(xiàn)有人事檔案資料在保存時(shí)，如果碰到自然災(zāi)害，極易丟失或損毀原始資料。即使使用移動(dòng)硬盤、光盤對(duì)資料進(jìn)行備份，但這些設(shè)施時(shí)間長(zhǎng)了也極易出現(xiàn)損壞或讀不出的情況。紙質(zhì)人事檔案在保存過程中，由于受氣候影響，易脆裂或發(fā)霉而導(dǎo)致無法永久保存。云存儲(chǔ)保存突破傳統(tǒng)保存的弊端，即使發(fā)生自然災(zāi)害或是計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，因?yàn)槿耸聶n案數(shù)據(jù)早已儲(chǔ)存在云端，可以完整快速地恢復(fù)在新的服務(wù)器上，從而不影響人事檔案信息的使用。

(三)提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)不能滿足多種類型的檔案存儲(chǔ)，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的事物處理的應(yīng)用，而云存儲(chǔ)服務(wù)面向高性能計(jì)算，可以面向多種類型的人事檔案存儲(chǔ)，包括電子文檔、文字、視頻錄像、錄音、圖片等類型檔案。還能提供互聯(lián)網(wǎng)在線查詢服務(wù)，能夠把“死的檔案”變成“活的檔案”，使得人事檔案靈活運(yùn)轉(zhuǎn)、開發(fā)、利用，做到真正的“檔隨人走”，以提高檔案管理工作效率，延長(zhǎng)人事檔案壽命。

(四)資源共享

通過云存儲(chǔ)可以消除“信息孤島”現(xiàn)象，為人力資源管理者提供無縫連接的“一站式”跨庫利用和檢索，實(shí)現(xiàn)人才檔案信息資源匯集共享，提供統(tǒng)一訪問接口，滿足人事檔案查詢、檢索和利用的請(qǐng)求。

四、云存儲(chǔ)在人事檔案管理應(yīng)用中面臨的挑戰(zhàn)

經(jīng)過短時(shí)間內(nèi)的發(fā)展，“云”理念已經(jīng)被運(yùn)用到了各個(gè)領(lǐng)域。但這并不是說云計(jì)算的發(fā)展已經(jīng)暢通無阻，它不但在技術(shù)層面上存在著挑戰(zhàn)，而且在運(yùn)營模式以及管理模式上也存在著不少困難，如何把本身孤立的子集進(jìn)行有機(jī)結(jié)合本就需要各個(gè)部分進(jìn)行良好的溝通，與此同時(shí)，通信與安全協(xié)議不可或缺，共享要在一定范圍內(nèi)實(shí)施共享，溝通也要在特定的情況下進(jìn)行溝通，保密協(xié)議與安全問題顯得尤為重要。在涉及到信息安全和機(jī)密問題的人事檔案方面更是這樣，任何事情都是利弊共存的，在充分認(rèn)識(shí)到云存儲(chǔ)在人事檔案管理上發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也要看到其發(fā)展中的技術(shù)、理念等難題。

(一)信息安全問題

人事檔案是機(jī)密且重要的檔案，在開發(fā)利用的過程中必須要按照國家相關(guān)要求來對(duì)檔案進(jìn)行保管。云存儲(chǔ)的人事檔案和系統(tǒng)保管都面臨著一定的安全性問題。云存儲(chǔ)是建立在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的，只要是和互聯(lián)網(wǎng)有所關(guān)聯(lián)，那么就會(huì)存在著被黑客攻擊、機(jī)密泄露、木馬病毒等不安全的問題。云服務(wù)還會(huì)或多或少的存在有服務(wù)中斷的時(shí)期(比如網(wǎng)絡(luò)中斷或者是遭到病毒攻擊等)，在這樣的一段時(shí)間內(nèi)，無法對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的利用，這對(duì)使用的單位來說產(chǎn)生的影響比較大，因?yàn)槲募o法使用可能導(dǎo)致嚴(yán)重的業(yè)務(wù)中斷，是否能夠有效的解決信息在存儲(chǔ)過程中的安全性問題，也就成為了云存儲(chǔ)是否能夠進(jìn)入到人事檔案領(lǐng)域的一道門檻。解決這些問題的主要辦法就是需要進(jìn)行多方位的協(xié)調(diào)，制定出云存儲(chǔ)安全的相關(guān)協(xié)議，對(duì)使用單位不適合共享的資源進(jìn)行保護(hù)。

(二)訪問限制問題

隨著單位對(duì)人事檔案重視程度的加深和開發(fā)力度的增加，難以避免的是更多的個(gè)人信息被泄露出去，讓眾人所知，造成一些個(gè)人權(quán)益的侵害問題。云存儲(chǔ)服務(wù)在帶來更多便利的同時(shí)也帶來了一些不可避免的安全性問題。既然進(jìn)行資源共享，那么就不得不考慮到安全性的問題，對(duì)人事檔案的共享進(jìn)行加密、限制訪問等措施能夠真正杜絕人事檔案的安全性和準(zhǔn)確性的問題嗎？在限制訪問方面的技術(shù)是否真的能夠限制不可訪問者的訪問，避免安全風(fēng)險(xiǎn)？而如果設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，對(duì)檔案的開發(fā)利用程度是否會(huì)造成影響？在云存儲(chǔ)加密技術(shù)上還沒有制定出比較規(guī)范和完整的體系，需要用戶訪問權(quán)限等問題進(jìn)行深入的研究，以便于更好的進(jìn)行規(guī)范和管理，讓云存儲(chǔ)服務(wù)既要具備靈活性又要具備保密性。所以，需要對(duì)其進(jìn)行不斷的探索和研究，讓云存儲(chǔ)服務(wù)能夠更好的運(yùn)用到人事檔案管理中。

(三)數(shù)據(jù)更新備份問題

由于受到財(cái)力、物力以及技術(shù)水平等多個(gè)方面的因素限制，云存儲(chǔ)的檔案更新管理還處于初級(jí)的水平階段，更多的技術(shù)還有待提升；在人事檔案的信息存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)備份方面需要計(jì)算機(jī)擁有更加強(qiáng)大的空間，在目前階段云存儲(chǔ)還不能夠有效解決檔案的分析和處理等問題：沒有宏觀科學(xué)的云存儲(chǔ)系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行及時(shí)的更新和檢測(cè)管理。

(四)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化問題

全球相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是任何一項(xiàng)技術(shù)得以發(fā)展和推廣的重要保障之一，因?yàn)椴煌瑱n案之間存在著不同的多種因素，所以服務(wù)器配置以及系統(tǒng)操作等方面都會(huì)存在著一定的差異，這在技術(shù)層面上給云存儲(chǔ)帶來了麻煩。與此同時(shí)，云服務(wù)提供商針對(duì)不同的平臺(tái)設(shè)計(jì)了不同的軟件接口，如果遇到接口不適用的情況時(shí)，那么就會(huì)影響到云存儲(chǔ)的使用。云存儲(chǔ)在為人事檔案提供方便的同時(shí)，需要制定統(tǒng)一規(guī)范的制度和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需要一定的政策作為保障。云存儲(chǔ)在開發(fā)的同時(shí)已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到了協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)存在的問題，但是在人事檔案管理界并沒有對(duì)云存儲(chǔ)進(jìn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。所以，需要建立在服務(wù)用戶為根本的基礎(chǔ)上，共同對(duì)協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)等問題進(jìn)行研究。

五、云存儲(chǔ)在人事檔案管理應(yīng)用中的實(shí)踐

云存儲(chǔ)在人事檔案管理的應(yīng)用就是以檔案學(xué)的文件生命周期理論為指導(dǎo)，構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)性的云存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，利用擁有超強(qiáng)計(jì)算能力和數(shù)據(jù)處理分析能力的云計(jì)算后臺(tái)高效高質(zhì)地對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、鑒定，分類、編目、保存和利用，把所有人事檔案存儲(chǔ)在云端的檔案管理新模式。

(一)建立健全人事檔案云存儲(chǔ)的管理體系

建立以組織部門為主導(dǎo)、人事部門為主體、檔案部門為業(yè)務(wù)指導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)體制，還有制定相對(duì)應(yīng)的政策和法規(guī)，建立完整規(guī)范的管理體系使得“云存儲(chǔ)’在人事檔案中的應(yīng)用有法可依、執(zhí)法有據(jù)。

(二)加強(qiáng)云存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

通過大規(guī)模、大協(xié)作來對(duì)人事檔案相關(guān)的社會(huì)各個(gè)行業(yè)的服務(wù)器、存儲(chǔ)器等設(shè)備加以整合，逐步滿足部署“云存儲(chǔ)”環(huán)境的各項(xiàng)要求，實(shí)現(xiàn)向各級(jí)人事檔案相關(guān)部門提供基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)的最終目的。這樣既可以利于國家戰(zhàn)略的高度上，對(duì)我國人事檔案管理整體情況進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、合理安排、避免重復(fù)性建設(shè)所帶來的大量經(jīng)費(fèi)損耗，又使得原來技術(shù)力量較為薄弱的人事檔案管理部門得以應(yīng)對(duì)“云”時(shí)代所帶來的技術(shù)挑戰(zhàn)，妥善處理好日常各類運(yùn)維工作。

(三)建立統(tǒng)一的云存儲(chǔ)平臺(tái)

國家或者是省市各級(jí)單位的人事檔案管理工作可以在建立在現(xiàn)有的存儲(chǔ)設(shè)備上，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的便利性，建立起全國統(tǒng)一的或者是區(qū)域性的“云存儲(chǔ)”平臺(tái)。各級(jí)的人事檔案管理部門可以依靠云存儲(chǔ)服務(wù)建立起遠(yuǎn)程的存儲(chǔ)服務(wù)系統(tǒng)。把各個(gè)地方和地區(qū)的人事檔案進(jìn)行有效的集中。促進(jìn)人事檔案的共享水平，為訪問者提供統(tǒng)一的入口，以便于人事檔案進(jìn)行查詢和檢索。

(四)加大投入研究云存儲(chǔ)在人事檔案存儲(chǔ)管理的應(yīng)用技術(shù)

加強(qiáng)其理論研究，從人事檔案信息和存儲(chǔ)所具有的特殊性質(zhì)出發(fā)，建立起一項(xiàng)量身定做的云存儲(chǔ)服務(wù)的方案，增加系統(tǒng)的方便性和快捷性。對(duì)“云存儲(chǔ)”的加密技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的改進(jìn)和完善，并建立起有有效的管理體系，對(duì)各項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行深入的挖掘和研究，有效對(duì)非法訪問、越權(quán)訪問等情況進(jìn)行防范，以促進(jìn)人事檔案管理的工作效率，使人事檔案管理工作更加高效和快捷。加大投入力度，探索解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全保管、檔案數(shù)據(jù)的訪問限制等問題。(作者單位：臨海市道路運(yùn)輸管理局)

[1]程妍妍.云計(jì)算環(huán)境下國外政府電子文件管理面臨的挑戰(zhàn)與實(shí)踐[J].浙江檔案，2016(2)

[2]陳康明.云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用[J].廣電設(shè)備與技術(shù)，2012(2)

[3]金淑紅.云計(jì)算技術(shù)在檔案中的應(yīng)用探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2014(7)

[4]陳玉環(huán).淺談云存儲(chǔ)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)世界，2014(10)