基于民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的電子公文在線傳遞*

摘要：本文分析了遠(yuǎn)程查檔中電子公文傳遞模式應(yīng)注意的問題，提出做好電子公文在線傳遞的規(guī)劃；確保電子公文在線傳遞的信息安全；積極構(gòu)建區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心；建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，利用電子公文傳遞做好檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)服務(wù)等措施。

關(guān)鍵詞：電子公文在線傳遞智慧城市民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)

民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)機(jī)制，即檔案利用者可以就近在首訪的檔案館或街道社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，通過網(wǎng)絡(luò)查詢所需的檔案，包括跨區(qū)域保存的檔案，獲得檔案部門出具的檔案證明；或者借助基層辦事部門的信息化網(wǎng)絡(luò)，“一站式”為利用者直接提供查檔結(jié)果。這種遠(yuǎn)程服務(wù)機(jī)制，不僅提高了檔案部門查檔的效率，而且方便群眾查閱檔案和節(jié)省出行成本。隨著智慧城市建設(shè)的發(fā)展，作為民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)重要方式的電子公文在線傳遞，只有更好地服務(wù)群眾，才能提高民生檔案信息化管理水平。

一、民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)體系中電子公文的傳遞模式

（一）“館室聯(lián)動”和“館際合作”的模式

“館室聯(lián)動”是民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)向各涉民部門的辦事中心延伸，使民生檔案查詢、出證、辦事一步到位?；鶎泳C合檔案館在受理查檔后，運(yùn)用政府信息平臺，群眾無需再去民生檔案主管部門就可以直接查詢涉民單位檔案室的電子公文?！梆^際合作”就是綜合檔案館之間，根據(jù)遠(yuǎn)程查檔的需要，相互傳遞電子公文數(shù)據(jù)，并直接提供查詢利用。例如，杭州市的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)就是各區(qū)縣的綜合檔案館間的“館際合作”模式。

（二）“館室與受理點(diǎn)”的傳遞模式

利用者在所屬區(qū)域的街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）、社區(qū)兩級受理服務(wù)中心提出查檔申請，受理中心直接利用政府信息平臺，獲取涉民單位檔案室或者綜合檔案館的電子公文，再提供給利用者。目前，受理點(diǎn)主要設(shè)在街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）辦事處的服務(wù)窗口或者社區(qū)服務(wù)站，實(shí)行“一站式”服務(wù)。例如，上海市民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)中就有“館社聯(lián)動”（綜合檔案館和社區(qū)受理點(diǎn)之間的協(xié)作模式），社區(qū)受理中心將利用需要傳遞到基層綜合檔案館，基層檔案館將本館的電子公文或者利用政府信息平臺獲取的其他部門的電子公文，直接發(fā)送給社區(qū)受理中心。

二、遠(yuǎn)程查檔電子公文傳遞的注意問題

（一）依托智慧城市大平臺建設(shè)

智慧城市建設(shè)平臺是電子公文在線傳遞的最大平臺，綜合檔案館、政府信息化部門、基層政府組織等，要在信息化工作中與智慧城市建設(shè)緊密融合，按照智慧城市建設(shè)平臺中的電子政務(wù)數(shù)據(jù)管理的要求，做好電子公文在線傳遞的技術(shù)規(guī)范化工作，擴(kuò)大數(shù)據(jù)融合的深度和廣度。智慧城市大平臺建設(shè)是指通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)全面感知、泛在互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用，以及以用戶創(chuàng)新、開放創(chuàng)新、大眾創(chuàng)新、協(xié)同創(chuàng)新為特征的可持續(xù)創(chuàng)新的信息平臺建設(shè)。隨著智慧城市的建設(shè)，政府信息平臺正成為智慧城市的門戶平臺，政府信息中心（云計(jì)算中心）利用強(qiáng)大的云計(jì)算技術(shù)，統(tǒng)一處理各種政務(wù)信息，使電子政務(wù)步入大數(shù)據(jù)時(shí)代。

（二）建立協(xié)調(diào)機(jī)制，確保檔案館、檔案室、受理點(diǎn)的數(shù)據(jù)共享

目前，綜合檔案館、檔案室與受理點(diǎn)分屬不同部門管理，如果不能建立有效的聯(lián)動協(xié)調(diào)機(jī)制，那么相關(guān)的數(shù)據(jù)傳遞、數(shù)據(jù)加密、在線下載、出證加蓋公章和權(quán)威互認(rèn)等都無法實(shí)現(xiàn)。協(xié)調(diào)機(jī)制應(yīng)主要由本區(qū)域的綜合檔案館和政府信息部門牽頭，共同保障協(xié)調(diào)機(jī)制。另外，基層政府機(jī)構(gòu)也應(yīng)建立協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開聯(lián)席會議共同規(guī)劃和推進(jìn)協(xié)調(diào)機(jī)制的有效運(yùn)行。

（三）整合各類涉民檔案信息，大力推進(jìn)檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

電子公文的在線傳遞，最重要的是建設(shè)各類檔案專題數(shù)據(jù)庫。這些專題數(shù)據(jù)庫主要是基于某一行業(yè)、某一區(qū)域的管理事務(wù)形成的。例如，北京市住房信息數(shù)據(jù)庫，就是區(qū)域性的住房管理數(shù)據(jù)庫。湖南省洞庭湖生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)專題數(shù)據(jù)庫，就是區(qū)域性事務(wù)管理專題數(shù)據(jù)庫。只有整合相關(guān)數(shù)據(jù)，建立檔案專題數(shù)據(jù)庫，才能提高檔案查詢的查準(zhǔn)率和查全率，區(qū)域性檔案專題數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)后，可形成全國性檔案專題數(shù)據(jù)庫。例如，全國不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫，就采用不同部門產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)整合、區(qū)域不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)建庫、不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)全國聯(lián)網(wǎng)的模式。

三、民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)中電子公文傳遞的推進(jìn)舉措

（一）做好電子公文在線傳遞的規(guī)劃

電子公文具體產(chǎn)生部門是政府部門，數(shù)據(jù)處理、交換、存儲則在云計(jì)算平臺中，云計(jì)算平臺的服務(wù)器將在不同的區(qū)域存儲、處理不同部門產(chǎn)生的電子公文數(shù)據(jù)。電子公文在線傳遞的具體規(guī)劃必須考慮到電子公文產(chǎn)生部門、發(fā)布部門、歸檔部門、遠(yuǎn)程提供利用部門的權(quán)限問題、數(shù)據(jù)備份、控制權(quán)限等?；鶎泳C合檔案館作為數(shù)據(jù)的最終保管單位，要按照檔案數(shù)據(jù)的歸檔、保管要求，積極參與規(guī)劃和政策制定。

（二）確保電子公文在線傳遞的信息安全

1.電子公文發(fā)送單位的受理點(diǎn)，要對利用者提供身份進(jìn)行驗(yàn)證。要對遠(yuǎn)程利用者的查詢方式和查詢范圍等進(jìn)行限制，同時(shí)還要建立起利用過程的自動跟蹤記錄系統(tǒng)，確保受理點(diǎn)的電子公文信息缺失時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和數(shù)據(jù)追加。

2.確保受理點(diǎn)接收跨館、跨區(qū)后出具的檔案材料權(quán)威性。在電子政務(wù)建設(shè)過程中，政府部門文件在網(wǎng)上傳輸時(shí)，對一些關(guān)鍵文本中的數(shù)字公章、數(shù)字印章進(jìn)行技術(shù)加密。受理點(diǎn)或利用者對電子文本本身所具有數(shù)字公章、數(shù)字印章的再現(xiàn)，必須到政府網(wǎng)站進(jìn)行身份驗(yàn)證后，才能將數(shù)字公章、數(shù)字印章在線顯示出來。此外，對不同受理點(diǎn)出證加蓋的公章，應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)統(tǒng)一編號的數(shù)字標(biāo)識，便于相互承認(rèn)文件的真實(shí)有效性。例如，杭州市檔案館對于基層查檔受理點(diǎn)的工作人員，除培訓(xùn)外，還配發(fā)了電子公文解碼的電子密鑰設(shè)備。

（三）積極構(gòu)建區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心

大數(shù)據(jù)時(shí)代，部分?jǐn)?shù)據(jù)具有長期保存價(jià)值，也將成為數(shù)據(jù)檔案資源。同時(shí)，隨著檔案數(shù)字化的不斷推進(jìn)，綜合檔案館的數(shù)據(jù)檔案資源也需要數(shù)據(jù)檔案中心來存儲和共享。因此，綜合檔案館和政府信息化部門需要共同規(guī)劃，積極建立區(qū)域性檔案數(shù)據(jù)中心，保管本區(qū)域的重要數(shù)據(jù)檔案。對綜合檔案館來說，應(yīng)積極推進(jìn)各類專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將館藏和各政府部門的相關(guān)數(shù)據(jù)整合并形成專門的數(shù)據(jù)庫，便于跨區(qū)域?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫的整合和共享。例如，湖南省洞庭湖生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)專題數(shù)據(jù)庫，就是區(qū)域性事務(wù)管理專題數(shù)據(jù)庫。由省級綜合檔案館建立專題數(shù)據(jù)庫（檔案數(shù)據(jù)中心），洞庭湖流域的市、縣兩級分別成立洞庭湖生態(tài)經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案數(shù)據(jù)分中心，各個(gè)基層檔案館將自己保管的有關(guān)洞庭湖流域的相關(guān)數(shù)據(jù)分期整合及時(shí)上傳至上一級檔案數(shù)據(jù)中心，最終形成省級專題數(shù)據(jù)庫。

（四）建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，利用電子公文傳遞做好檔案數(shù)據(jù)精準(zhǔn)服務(wù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的綜合檔案館數(shù)據(jù)資源會不斷增加，各類數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性較小，如果按照相關(guān)主題整合數(shù)據(jù)和開發(fā)原始數(shù)據(jù)庫，就會產(chǎn)生主題明確、分類科學(xué)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的專題數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫能夠?yàn)楸姸嗟娜巳?、特殊團(tuán)體、社會組織提供數(shù)據(jù)專題服務(wù)，滿足他們的查詢和利用需要。同時(shí)，綜合檔案館的數(shù)據(jù)管理人員，依托館藏檔案數(shù)據(jù)資源建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，通過對查詢者提供的關(guān)鍵詞和文字描述，分析查詢者查詢目標(biāo)和潛在信息需求，并在專題數(shù)據(jù)庫中搜索，將搜索結(jié)果精確地提供給查詢者。

*本文為2015年國家檔案局科技項(xiàng)目：“大數(shù)據(jù)時(shí)代國家綜合檔案館的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)推薦及數(shù)據(jù)專題服務(wù)研究”（項(xiàng)目編號：2015—X-16）的階段性研究成果。

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