對區(qū)縣檔案館加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的思考

付永革

摘要：本文針對區(qū)縣檔案館存在的資源結(jié)構(gòu)不合理、門類單一、征集手段單一、信息化程度不高等問題，提出改善館藏結(jié)構(gòu)；加大民生檔案接收力度；創(chuàng)新檔案征集工作方式；科學(xué)整合檔案資源等建議。

關(guān)鍵詞：檔案館檔案資源特色檔案

建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，使檔案工作的成果更多地體現(xiàn)到服務(wù)民生、改善民生上來，是新時(shí)期檔案工作的首要任務(wù)。就檔案館而言，擁有檔案資源的規(guī)模和質(zhì)量，一定程度上決定了其地位和影響。鑒于此，區(qū)縣檔案館應(yīng)整合各類檔案資源，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，優(yōu)化檔案資源配置，建設(shè)門類齊全、內(nèi)容豐富、載體多樣、結(jié)構(gòu)合理，具有突出地方特色的檔案館檔案資源新體系，并帶動檔案工作向更高層次發(fā)展。需要說明的是本文所指的檔案資源為狹義的檔案資源，即國家檔案資源的形成、收集和整合過程。

一、區(qū)縣檔案館檔案資源建設(shè)存在的問題

（一）資源結(jié)構(gòu)不合理，內(nèi)容欠豐富

大多區(qū)縣檔案館館藏建設(shè)目標(biāo)不明確，對資源總體結(jié)構(gòu)規(guī)劃不清，致使館藏檔案資源從門類到內(nèi)容很難全面反映區(qū)縣社會發(fā)展的基本狀況。一是從館藏內(nèi)容看，其內(nèi)容斷檔，銜接不暢。例如，在新中國成立初期，由于檔案機(jī)構(gòu)不健全，各項(xiàng)管理不規(guī)范，致使一些具有查考利用價(jià)值的原本、底稿散失，甚至有些年代的檔案出現(xiàn)空白。同時(shí)，內(nèi)容不系統(tǒng)，不完整。一些重大活動檔案內(nèi)容不齊全，往往只有文字材料而沒有照片、音像材料，不能全面反映活動的發(fā)展情況。二是從館藏質(zhì)量看，難以反映全區(qū)的歷史面貌和社會發(fā)展的各個方面，不能滿足多方利用需求。

（二）館藏門類單一，民生檔案數(shù)量有待增加

從館藏檔案門類看，主要以文書檔案為主，其他門類檔案所占比例較小。以平谷區(qū)檔案館為例，截至目前，館藏檔案313942卷件，文書檔案159411卷件，占館藏的50.77%；婚姻、教學(xué)、會計(jì)、科技等專門檔案116652卷件，占館藏的37.16%。另外，近年來，普通群眾對民生檔案的利用逐漸增多，檔案館也加強(qiáng)了對婚姻、房產(chǎn)、招工、知青、獨(dú)生子女、兵役等涉及民生檔案的接收力度，但仍無法滿足人民群眾的需求。值得注意的是，與人民群眾息息相關(guān)的社保檔案、醫(yī)保檔案、產(chǎn)權(quán)改革檔案等民生檔案館藏更是寥寥無幾。

（三）征集手段單一，檔案館資源缺乏特色

目前，區(qū)縣檔案館專門從事檔案征集的人員較少，征集手段單一，且存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，使得區(qū)縣檔案館缺乏館藏特色。每年征集的內(nèi)容并不系統(tǒng)，也不深入，缺乏本地區(qū)農(nóng)副產(chǎn)品、農(nóng)家旅游、人文景觀、風(fēng)俗習(xí)慣等特色檔案資料的征集，難以體現(xiàn)本地區(qū)的“獨(dú)到之處”。

（四）檔案資源信息化程度不高，資源整合力度不夠，利用效果待提高

區(qū)縣檔案館雖然建有網(wǎng)站，但是不能提供計(jì)算機(jī)全文檢索，缺乏與公眾的互動和交流，難以達(dá)到資源共享的目的。以平谷區(qū)為例，舉辦區(qū)縣的改革開放成果展，往往要從區(qū)委、政府、宣傳部等相關(guān)部門浩瀚的檔案資料中尋找素材，工作量較大。如果在檔案接收進(jìn)館后加大檔案信息化程度，對某些專題進(jìn)行深入整合，形成專業(yè)和專題數(shù)據(jù)庫，會極大提高利用效果。

二、區(qū)縣檔案館進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的措施

（一）多措并舉，改善館藏結(jié)構(gòu)，豐富館藏內(nèi)容

1.建立“大檔案”資源體系，逐步建立結(jié)構(gòu)合理、覆蓋人民群眾的檔案資源體系。結(jié)合工作實(shí)際，檔案館應(yīng)詳細(xì)制定檔案接收規(guī)劃，制定檔案接收方案，及時(shí)調(diào)整檔案接收范圍，應(yīng)收盡收，進(jìn)一步豐富并優(yōu)化檔案館館藏，確保應(yīng)進(jìn)館的檔案依法接收進(jìn)館，逐步建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、覆蓋人民群眾的檔案資源體系。例如，2008年，平谷區(qū)檔案館重新制定檔案的接收范圍，將平谷中學(xué)、平谷三中、平谷五中三個中學(xué)納入接收范圍，將形成的教學(xué)檔案、聲像檔案納入接收范圍。2012年，再次調(diào)整接收范圍，將具有平谷地域特色的文化館、文聯(lián)、黨史辦、信息中心、植保站、張各莊村委會納入接收范圍，極大地豐富了館藏。2015年，將組織部、宣傳部、統(tǒng)戰(zhàn)部、農(nóng)委、法制辦、610辦公室六家單位從政府和區(qū)委全宗分出，成立新的全宗并納入接收范圍，有效保證了重點(diǎn)單位重點(diǎn)全宗檔案的齊全完整。

2.突出地域特色，形成檔案資源建設(shè)的多維立體結(jié)構(gòu)。特色地域文化是了解地方歷史和風(fēng)土人情的重要資料，為體現(xiàn)綜合檔案館的地域特色，應(yīng)留存珍貴地域檔案資料。以平谷區(qū)為例，逐步將具有平谷地域特色的新興經(jīng)濟(jì)組織、社會組織納入接收范圍，培育檔案信息資源增長點(diǎn)，突出檔案館社會記憶的特色。平谷區(qū)的桃文化、農(nóng)家院文化在北京市很有特色，為留存這些地域文化資料，平谷區(qū)檔案館針對每個鄉(xiāng)村的特點(diǎn)，率先提出“一鄉(xiāng)一品”的農(nóng)家文化，突出每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的特色。另外，部分民俗接待戶建起檔案墻，用“擺放實(shí)物，演示觀摩”等方式招攬游客，區(qū)檔案館對這部分民俗檔案提供建檔指導(dǎo)，完整地留存了特色農(nóng)家文化檔案。

（二）加大民生檔案接收力度，努力構(gòu)建覆蓋全區(qū)的民生檔案資源體系

1.實(shí)施全區(qū)民生檔案資源整合，加強(qiáng)館室間的交流合作，實(shí)現(xiàn)各級資源共建共享。以平谷區(qū)涉及民生的土地和宅基地檔案為例，大多相關(guān)檔案已經(jīng)接收進(jìn)館，少數(shù)散存在各村。為了更好地服務(wù)群眾，區(qū)檔案館開發(fā)“農(nóng)村檔案管理發(fā)布平臺”，把村級檔案室也納入?yún)^(qū)檔案館的資源范圍，對相關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享，方便群眾查閱。

2.整合區(qū)域內(nèi)涉民單位檔案信息資源，建立區(qū)域性民生檔案資源共享體系。以區(qū)綜合檔案館為“航母”來承載地區(qū)全部檔案資源，將各類民生檔案資源全部整合進(jìn)區(qū)綜合檔案館。如國稅局、工商局、海關(guān)等不在檔案接收進(jìn)館范圍的市屬單位的檔案，其與各區(qū)縣的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，很多是涉及群眾利益的民生檔案，通過建立資源共建共享平臺，提高檔案的使用價(jià)值。

（三）創(chuàng)新檔案征集工作方式，加大檔案資源征集力度，有效豐富館藏資源

1.開展多種形式的檔案征集工作，采用多種手段，實(shí)現(xiàn)有效征集。平谷區(qū)檔案館專門成立了檔案征集部門，開展口述檔案征集、“一貌、二名、三重”（即區(qū)貌、名人、名勝古跡、重大工程、重大活動、重要事件）檔案征集、“平谷教育”專項(xiàng)征集等活動，記錄城市成長活動；充分借助政府、機(jī)關(guān)、收藏單位、民間收藏人士、社會團(tuán)體的力量，形成主動記錄與重點(diǎn)征集雙軌并行的工作格局；開展有償征集工作研究，創(chuàng)新檔案征集工作局面。“十二五”期間，區(qū)檔案館將12000件平谷地區(qū)珍貴檔案資料，如平谷舊貌照片、清代地契、平谷農(nóng)林牧副漁各業(yè)照片、平谷蔡連元大鼓彈唱母片等征集進(jìn)館。

2.加強(qiáng)調(diào)研，全面了解本地區(qū)重要特色檔案資源的分布、管理情況，建立檔案登記制度，加大檔案征集力度，逐步建立具有區(qū)域特色的檔案資源體系。作為區(qū)綜合檔案館，在正常開展檔案接收的前提下，平谷區(qū)檔案館加大生態(tài)涵養(yǎng)區(qū)特色檔案的接收力度。水務(wù)局、環(huán)保局等相關(guān)單位，會形成涉及生態(tài)建設(shè)、水源保護(hù)、環(huán)境保護(hù)等方面的文件資料，接收時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注。另外，衛(wèi)生環(huán)境和防疫工作也是建設(shè)生態(tài)涵養(yǎng)區(qū)的重要方面，全區(qū)各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和社區(qū)對衛(wèi)生環(huán)境工作的重視程度越來越高，管理監(jiān)督機(jī)制越來越完善，因此在梳理鄉(xiāng)鎮(zhèn)等基層單位的檔案時(shí)，需把特色檔案單獨(dú)歸納、整理、保管，形成具有平谷區(qū)地域特色的檔案專題。

（四）以加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)為重點(diǎn)，科學(xué)整合檔案資源，發(fā)揮檔案館主陣地作用

1.一是研發(fā)了“平谷區(qū)農(nóng)村檔案管理發(fā)布平臺”，實(shí)現(xiàn)了區(qū)、鎮(zhèn)、村三級檔案信息的分層管理，涉農(nóng)信息查閱服務(wù)，村級數(shù)字化檔案管理等主要功能。預(yù)計(jì)到2020年，全區(qū)所有行政村將全部實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。二是開發(fā)應(yīng)用“平谷區(qū)基層檔案室紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺”。適用于平谷區(qū)各基層單位的室存紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)用程序，滿足進(jìn)館單位紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化需要，為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與數(shù)字化副本同時(shí)進(jìn)館目標(biāo)提供技術(shù)支持，這兩個平臺的研發(fā)使用，對豐富館藏資源起到了重要作用。

2.科學(xué)整合檔案資源。逐步推進(jìn)公民醫(yī)療健康檔案、社會保障檔案、林權(quán)檔案、婚姻檔案、土地流轉(zhuǎn)檔案、承包合同檔案、土地管理檔案、房產(chǎn)檔案、重大活動檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案、重要科研項(xiàng)目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等檔案資源向綜合檔案館的定期移交和統(tǒng)一集中管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合和優(yōu)化配置。