檔案知識(shí)管理的管理框架研究*

徐辛酉

摘要：本文通過(guò)管理活動(dòng)的基本要素設(shè)計(jì)檔案知識(shí)管理的框架，并分析其特殊性，進(jìn)而得出檔案知識(shí)管理的主體宜根據(jù)自身的獨(dú)立程度合理確定活動(dòng)空間；檔案知識(shí)管理的對(duì)象宜重點(diǎn)鎖定知識(shí)含量相對(duì)豐富的檔案類型；檔案知識(shí)管理的價(jià)值集中于決策支撐價(jià)值和財(cái)富轉(zhuǎn)化價(jià)值；檔案知識(shí)管理的環(huán)境設(shè)置不宜追求統(tǒng)一，但應(yīng)堅(jiān)持原則性。

關(guān)鍵詞：檔案知識(shí)管理框架特殊性

Abstract：The article designs the frame of knowledge management of files from the basic elements of management activities and analyzes its particularity .The author thinks that： the main body of knowl edge management of files should determine the reasonable space according to their own independent degree ； the objects of knowledge manage ment of files should focus on all types of archives which contain rich knowledge ； the value of knowledge management of files should focus on decision-making support and wealth transition ； the environment Settings about knowledge management of files should not be the pursuit of unity ，but adhere to the principle.

Keywords：Archives ； Knowledge management； Frame ； Particularity

2000年，我國(guó)學(xué)者首次引入并論及實(shí)施檔案知識(shí)管理的可能性，[1]引發(fā)了相關(guān)研究熱潮，從“知識(shí)經(jīng)濟(jì)的視角間接涉及知識(shí)管理的有關(guān)內(nèi)容，并對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案及其管理進(jìn)行了集中研究”，[2]到甚至引發(fā)“檔案思想的根本性變化”。[3]在此期間，檔案界對(duì)檔案知識(shí)管理實(shí)踐的批判卻一直不斷。[4]這些批判可歸納為：將解決方案等同于檔案知識(shí)管理系統(tǒng)；[5]將檔案知識(shí)管理等同于人力資源管理；[6]或?qū)n案知識(shí)管理等同于信息管理[7]等等。可以說(shuō)缺乏系統(tǒng)性，是這些反思性結(jié)論的共同指向。為此，筆者擬從檔案知識(shí)管理作為一種管理活動(dòng)的視角，根據(jù)管理要素包括誰(shuí)來(lái)管，管什么、為什么管，怎樣管的分析框架，重點(diǎn)結(jié)合檔案及檔案工作的特殊性進(jìn)行系統(tǒng)分析。

一、檔案知識(shí)管理的主體如何定位

檔案知識(shí)管理的主體定位并不明確，其原因在于一是檔案部門(mén)一開(kāi)始并未被賦予知識(shí)管理的職責(zé)，檔案法規(guī)或相關(guān)規(guī)章制度并未明確提及；二是知識(shí)管理主體多元，從知識(shí)主管、知識(shí)項(xiàng)目管理者、知識(shí)工人到知識(shí)中心等。在這種情況下，檔案部門(mén)如何保證在與其他相關(guān)主體既區(qū)別又聯(lián)系中既不“失位”又不“越位”，決定其在實(shí)施知識(shí)管理中需結(jié)合自身特性找準(zhǔn)定位。具體而言，檔案部門(mén)開(kāi)展知識(shí)管理，其主體定位視不同情況有不同特色。作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的企業(yè)檔案室（館），主要扮演參與或配合者的角色，以企業(yè)整體戰(zhàn)略為導(dǎo)向，以盈利為最終目標(biāo)。而作為獨(dú)立機(jī)構(gòu)的國(guó)家檔案館，其知識(shí)管理的推進(jìn)更多體現(xiàn)出獨(dú)立性和公益性，但這種獨(dú)立性受制于館藏結(jié)構(gòu)，使其后勁相對(duì)不足。

（一）在認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)型的背景下確定主體定位

知識(shí)管理思想全面被認(rèn)可始于20世紀(jì)90年代后期，引入我國(guó)不到20年，檔案領(lǐng)域的引入時(shí)間更晚。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種先進(jìn)管理理念，各領(lǐng)域均在積極探索，檔案部門(mén)也不例外。為此，檔案部門(mén)實(shí)施知識(shí)管理時(shí)，首先需在觀念上將自身定位為探索者，或是跟進(jìn)者，而不是事實(shí)上的知識(shí)管理者。

（二）主體定位在于身份的追加

從時(shí)間維度看，企業(yè)檔案館（室）較早開(kāi)展知識(shí)管理。面臨知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案館（室）更需充分發(fā)掘檔案的知識(shí)功效，以增進(jìn)“組織的適應(yīng)性、組織的生存和競(jìng)爭(zhēng)能力?！笨梢钥闯?，具有知識(shí)管理者的身份，是企業(yè)檔案館（室）適應(yīng)環(huán)境變化而對(duì)自己身份的一種追加，而并非放棄了原有的角色。即如有人在比較知識(shí)管理與檔案管理的異同后發(fā)現(xiàn)，知識(shí)管理并不能取代檔案管理。[8]在實(shí)際角色扮演中，也有學(xué)者調(diào)查發(fā)現(xiàn)：“從知識(shí)管理來(lái)看，文件、檔案是組織核心的知識(shí)資源，但并不是組織知識(shí)資源的全部。”[9]這從側(cè)面反映了企業(yè)檔案館（室）僅提供實(shí)施知識(shí)管理所需資源的一部分，也說(shuō)明其更多體現(xiàn)出一種參與者的身份，而非“單兵作戰(zhàn)”。所以，有學(xué)者認(rèn)為，檔案部門(mén)開(kāi)展知識(shí)服務(wù)應(yīng)定位于“參與”而不是“單干”。[10]相似的身份追加也適用國(guó)家檔案館。不同在于，其作為獨(dú)立的公益性文化事業(yè)單位，它面向社會(huì)提供服務(wù)，扮演相應(yīng)身份的獨(dú)立性較之企業(yè)檔案館（室）更強(qiáng)。但是由于其館藏結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力相對(duì)不夠，決定了其扮演角色的后勁相對(duì)不足。

二、檔案知識(shí)管理的對(duì)象怎樣鎖定

檔案不等同于知識(shí)。實(shí)施檔案知識(shí)管理，就是從檔案中抽取知識(shí)并應(yīng)用知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從檔案到知識(shí)的有效轉(zhuǎn)換。其中，必然涉及對(duì)檔案知識(shí)管理對(duì)象的鎖定問(wèn)題，即如何有效抓取檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)。

（一）檔案具備知識(shí)屬性，是使檔案知識(shí)管理實(shí)施具備可行性的基礎(chǔ)

“全面正確地認(rèn)識(shí)檔案的知識(shí)屬性，是科學(xué)有效地管理檔案這一巨大的社會(huì)知識(shí)財(cái)富和充分發(fā)揮它應(yīng)有作用的必要前提?！盵11]有效認(rèn)識(shí)檔案的知識(shí)屬性，能為檔案知識(shí)管理對(duì)象的鎖定提供方法論基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)從可能到現(xiàn)實(shí)。一般認(rèn)為，檔案具備如下知識(shí)屬性：檔案是人類智慧的結(jié)晶，蘊(yùn)含大量的知識(shí)；檔案作為“組合”的概念，在其歷史聯(lián)系中可以發(fā)掘知識(shí)；在電子文件時(shí)代，“描述檔案形成過(guò)程、結(jié)構(gòu)、格式、形成背景等隱性知識(shí)可能比文件實(shí)體本身所記載的內(nèi)容更有價(jià)值?！盵12]更有學(xué)者指出：檔案所記錄的知識(shí)基本上都屬于言傳知識(shí)；每一個(gè)檔案館（室）所保管的檔案，都具有明顯的“本土知識(shí)”特征；大部分檔案所包含的知識(shí)和信息內(nèi)容具有內(nèi)部性或保密性等等。[13]這些屬性規(guī)定并引導(dǎo)檔案知識(shí)管理的操作方向與實(shí)現(xiàn)路徑。

（二）檔案知識(shí)管理對(duì)象的鎖定應(yīng)有所側(cè)重

從效益與效率的觀點(diǎn)看，所有檔案門(mén)類中數(shù)量較多的文書(shū)檔案，或稱為政務(wù)檔案，“其實(shí)更多的只是信息記錄，而非系統(tǒng)的知識(shí)結(jié)晶”。[14]加之檔案類型眾多，“其中既有可能轉(zhuǎn)化為知識(shí)的有用信息，也有無(wú)知識(shí)價(jià)值的信息，其中不少信息只是因?yàn)樽匪菖c憑證而需要留存?！盵15]因此，其對(duì)象鎖定不宜一概而論。鑒于此，有學(xué)者認(rèn)為，“若在檔案部門(mén)當(dāng)中談知識(shí)管理，似乎從科技檔案的管理入手更適合，也更容易些?！盵16]顯然，科技檔案蘊(yùn)含更豐富的知識(shí)，對(duì)其優(yōu)先實(shí)施知識(shí)管理具備更強(qiáng)的可操作性。另一方面是分布于社會(huì)各領(lǐng)域的專門(mén)檔案，因其專業(yè)性帶來(lái)的知識(shí)豐富性，因其信息結(jié)構(gòu)的規(guī)范性使其實(shí)現(xiàn)知識(shí)挖掘更容易，這部分檔案也應(yīng)是知識(shí)管理對(duì)象鎖定的重點(diǎn)。

三、檔案知識(shí)管理的價(jià)值如何把握

縱觀檔案知識(shí)管理研究在我國(guó)的發(fā)展歷程，從早期檔案界對(duì)知識(shí)管理與檔案管理關(guān)系的探討，[17]到知識(shí)管理理念在檔案管理活動(dòng)中的具體應(yīng)用。價(jià)值問(wèn)題一直被忽視?！皺n案界對(duì)于知識(shí)管理的研究還只是停留在知識(shí)管理概念的簡(jiǎn)單嫁接上?！盵18]“檔案知識(shí)管理尤其是企業(yè)檔案知識(shí)管理的研究，必須要注重學(xué)術(shù)界的研究與研究對(duì)象在實(shí)踐中的應(yīng)用及其效果之間的關(guān)系”[19]如何把握檔案知識(shí)管理的價(jià)值？普遍認(rèn)為，“知識(shí)管理的本質(zhì)是知識(shí)的智能性轉(zhuǎn)化”[20]。進(jìn)一步分析發(fā)現(xiàn)，這種智能性轉(zhuǎn)化又可歸為兩類：一是思想認(rèn)識(shí)上，根據(jù)檔案的憑證和參考作用，為相關(guān)主體決策提供有價(jià)值的信息；二是物質(zhì)表現(xiàn)上，為生產(chǎn)力和財(cái)富的增長(zhǎng)服務(wù)。也就是說(shuō)，決策支撐價(jià)值和財(cái)富轉(zhuǎn)化價(jià)值可視為檔案知識(shí)管理的兩個(gè)主要價(jià)值維度。

（一）決策支撐價(jià)值

國(guó)家檔案館主要面向社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)，以公益性為主。為此，其決策支撐價(jià)值主要體現(xiàn)為社會(huì)價(jià)值或文化價(jià)值而非經(jīng)濟(jì)價(jià)值。其中又因政府掌管大量社會(huì)事務(wù)，為政府決策服務(wù)自然成為國(guó)家檔案館知識(shí)管理價(jià)值創(chuàng)造的主要指向。實(shí)際上，在國(guó)外，“大多將檔案館看做是政府決策的輔助機(jī)構(gòu)之一，政府機(jī)關(guān)自然是檔案館的主要服務(wù)對(duì)象”。[21]在國(guó)內(nèi)，也有學(xué)者提出把檔案館建設(shè)成思想庫(kù)的構(gòu)想，“可以提供檔案信息咨詢和知識(shí)服務(wù)?！盵22]實(shí)踐中，在我國(guó)遼寧省檔案館已經(jīng)出現(xiàn)為政府決策提供檔案專題信息簡(jiǎn)報(bào)的嘗試。相較國(guó)家檔案館，作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的企業(yè)檔案館（室），其知識(shí)管理主要為本機(jī)構(gòu)事務(wù)決策服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)最大化為最終目標(biāo)。

（二）財(cái)富轉(zhuǎn)化價(jià)值

國(guó)家檔案館定位于公共文化事業(yè)單位，開(kāi)展知識(shí)管理以精神財(cái)富的創(chuàng)造為主，如編纂檔案史實(shí)，把儲(chǔ)存在多份文件中的信息整合成系統(tǒng)知識(shí)；提供智力咨詢，通過(guò)研究檔案史料，為用戶提供專題信息服務(wù)；參與歷史或文化研究，直接貢獻(xiàn)知識(shí)等。相較而言，企業(yè)檔案館（室）以物質(zhì)財(cái)富的創(chuàng)造為最終目標(biāo)，其價(jià)值鏈體現(xiàn)為知識(shí)共享，基于知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，價(jià)值創(chuàng)造，[23]并最終實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化等。

三、檔案知識(shí)管理的環(huán)境怎樣配置

狹義的檔案知識(shí)管理，僅指對(duì)檔案知識(shí)本身的管理，如知識(shí)獲取，知識(shí)分類、知識(shí)應(yīng)用等。但廣義上看，還應(yīng)包括與檔案知識(shí)相關(guān)的其他活動(dòng)，如組織設(shè)計(jì)、制度支撐、文化營(yíng)造等。目前，檔案學(xué)界普遍從廣義角度理解檔案知識(shí)管理。

檔案知識(shí)管理具體應(yīng)設(shè)置怎樣的環(huán)境，通常借鑒經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域相對(duì)成熟的模型，即“知識(shí)管理是人本管理、能本管理和知本管理的綜合?！盵24]即除對(duì)知識(shí)本身管理外，還包括圍繞知識(shí)人的管理及環(huán)境營(yíng)造。為此，有人借助數(shù)字檔案館的建設(shè)平臺(tái)，把檔案知識(shí)管理的環(huán)境配置設(shè)計(jì)為檔案館知識(shí)資源管理，以人為本的人力資源管理，學(xué)習(xí)型檔案館環(huán)境，以知識(shí)為對(duì)象的檔案館業(yè)務(wù)管理等。[25]或者在其他實(shí)踐層面，提出注重檔案館人員的隱性知識(shí)開(kāi)發(fā)，促進(jìn)檔案館學(xué)習(xí)型組織的建立，推行面向知識(shí)的檔案資源管理，建立面向知識(shí)管理的檔案館服務(wù)體系。[26]甚至總結(jié)后保管范式下的檔案知識(shí)管理模式，即“以編碼化知識(shí)管理模式、檔案后保管范式為指導(dǎo)，以用戶為中心、以需求為導(dǎo)向，通過(guò)檔案知識(shí)積累、檔案知識(shí)組織、檔案知識(shí)評(píng)價(jià)、檔案知識(shí)服務(wù)，以及相應(yīng)企業(yè)文化營(yíng)造、組織制度建設(shè)、人力資源管理、信息技術(shù)運(yùn)用，滿足用戶對(duì)檔案信息知識(shí)的需求，從而支持公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略落實(shí)?！盵27]

可以發(fā)現(xiàn)，目前就檔案知識(shí)管理的環(huán)境配置尚未達(dá)成一致意見(jiàn)，但均肯定了知識(shí)管理氛圍營(yíng)造的重要性。也可以認(rèn)為，意見(jiàn)的不統(tǒng)一，自身也可能說(shuō)明知識(shí)管理環(huán)境的設(shè)置并沒(méi)有統(tǒng)一口徑，僅需要在一些基本原則指導(dǎo)下靈活操作。而這些基本原則歸納起來(lái)，可概括為：組織文化氛圍的培養(yǎng)，包括重視人力資源，倡導(dǎo)知識(shí)共享和知識(shí)服務(wù)的文化理念；面向知識(shí)管理的組織業(yè)務(wù)流程或制度設(shè)計(jì)的重組或變革；知識(shí)管理技術(shù)的采用等。

本文設(shè)計(jì)的檔案知識(shí)管理的管理框架分別對(duì)應(yīng)管理活動(dòng)中誰(shuí)來(lái)管，管什么、為什么管，怎樣管的四個(gè)維度。作為一項(xiàng)管理活動(dòng)，檔案知識(shí)管理的上述框架設(shè)計(jì)清晰界定了檔案知識(shí)管理實(shí)施的邊界，結(jié)合實(shí)際，又使這種分析體現(xiàn)普遍原則指導(dǎo)下的具體問(wèn)題具體分析。盡管檔案知識(shí)管理的框架眾說(shuō)紛紜，但是不可否認(rèn)的是，從管理活動(dòng)的四要素分析，還原了檔案知識(shí)管理的管理屬性，是一種問(wèn)題的本原性與理性回歸。

*本文為廣西民族大學(xué)2011年度校級(jí)科研項(xiàng)目（一般項(xiàng)目）“數(shù)字檔案信息安全管理的頂層設(shè)計(jì)”（項(xiàng)目編號(hào)：2011MDYB029）的階段性成果。

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