國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理概況與優(yōu)化策略

摘 要：房地產(chǎn)檔案是不同時(shí)代檔案管理工作成果的縮影。由于其對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常重要的意義。因此，需要加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的開(kāi)發(fā)，盡量提高檔案信息的利用率。從目前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)應(yīng)該盡快解決房地產(chǎn)檔案管理的不足之處，以便使我國(guó)房地產(chǎn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮相應(yīng)的信息服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)工程項(xiàng)目；檔案管理；優(yōu)化策略

一、國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理概況

（一）產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力有待提高

房地產(chǎn)的檔案是十分重要的材料，而我國(guó)的產(chǎn)權(quán)檔案抗風(fēng)險(xiǎn)能力一直較低下。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較低。由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力低。雖然在檔案管理過(guò)程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素時(shí)，產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問(wèn)題就暴露無(wú)疑。

（二）產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征

由于產(chǎn)權(quán)檔案跨越歷史時(shí)間長(zhǎng)，不同的歷史時(shí)期，產(chǎn)權(quán)檔案存在很大的差別。隨著科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，我國(guó)在各方面都發(fā)生了很大的變化。不同的歷史時(shí)期，人們對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案的認(rèn)識(shí)有很大的轉(zhuǎn)變。不同時(shí)期的檔案經(jīng)歷不同時(shí)代的管理人員之手，產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時(shí)代特征。由于產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的專業(yè)水平有很大的差別，管理人員知識(shí)面過(guò)窄，不能發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，不規(guī)范的產(chǎn)權(quán)資料進(jìn)入權(quán)屬檔案中。在影像技術(shù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)普及之前，產(chǎn)權(quán)檔案主要是紙質(zhì)檔案，且檔案中對(duì)于產(chǎn)權(quán)的描述過(guò)于簡(jiǎn)單，基本只有產(chǎn)權(quán)的平面布置圖，產(chǎn)權(quán)周圍的情況描述較少。

（三）產(chǎn)權(quán)檔案載體單一

產(chǎn)權(quán)檔案除了常見(jiàn)的紙質(zhì)材料以外，還包括記錄反映房屋現(xiàn)狀的影像資料、拆遷審批用的照片、重要照片的底片、調(diào)杳處理房地產(chǎn)糾紛過(guò)程中形成的有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)的錄音材料，以及在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)管理過(guò)程中形成的磁盤、光盤等材料。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到損壞。因此，特殊載體的檔案要求采取特殊的保管方法。但在實(shí)際工作中，產(chǎn)權(quán)檔案管理部門對(duì)這些特殊載體的檔案收集不力，這些檔案沒(méi)有得到特殊的管理，導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。

二、房地產(chǎn)工程項(xiàng)目的檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

提高產(chǎn)權(quán)檔案人員的業(yè)務(wù)能力，規(guī)范產(chǎn)權(quán)檔案管理的程序。檔案管理人員是檔案利用工作的豐體，是利用制度的一直接貫徹者，對(duì)檔案的安全保密負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。隨著社會(huì)發(fā)展的日益加快，科學(xué)技術(shù)的是新月異，檔案業(yè)務(wù)也在不斷地更新和拓展，給檔案工作提出了更高的要求，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)常對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高產(chǎn)權(quán)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、精通業(yè)務(wù)、知識(shí)面寬的檔案工作隊(duì)伍。

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范和簡(jiǎn)化產(chǎn)權(quán)檔案的更正辦法。對(duì)于已經(jīng)歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行更正時(shí)，如果要對(duì)原件重新辦理更正平續(xù)，涉及的單位和部門較多，更正的程序繁瑣，給檔案信息的更正帶來(lái)了壓力和難度，因而導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)檔案人員不愿意更正檔案中的錯(cuò)誤信息，這給產(chǎn)權(quán)檔案的客觀性帶來(lái)了問(wèn)題。實(shí)際上，只需通過(guò)增加附加更正表，在檔案?jìng)淇急碇姓f(shuō)明更正原因及日期，并根據(jù)更正表更正微機(jī)中的信息。檔案人員在提供檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)提醒調(diào)閱人注意備考中的提示，查閱檔案時(shí)參看更正信息。

（三）保存雙套檔案

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問(wèn)題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問(wèn)題，檔案的執(zhí)行憑證問(wèn)題，數(shù)字化檔案的安全訪問(wèn)和安全管理問(wèn)題，或者信息的規(guī)范化、存儲(chǔ)等方方面面的問(wèn)題。在房地產(chǎn)檔案提供利用過(guò)程中，只要是關(guān)于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應(yīng)使用觸屏、電腦查看等科學(xué)技術(shù)，這樣也能減少房地產(chǎn)檔案過(guò)多的與外界接觸，保證其安全。

（四）制定有效的規(guī)章制度

建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用。加強(qiáng)檔案法規(guī)建設(shè)，以國(guó)家的檔案法規(guī)為準(zhǔn)繩，逐步完善本單位的檔案利用法規(guī)制度體系，并使檔案利用的章則制度起到保護(hù)檔案用戶合法利用權(quán)益，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，維護(hù)國(guó)家檔案完整與安全的作用。兼職檔案員負(fù)責(zé)督促承辦人員在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，將材料及時(shí)歸檔，保證材料的完整性。

（五）建立有效的檔案信息檢索體系

將房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行整理、清查，做到檔案的賬實(shí)相符；然后對(duì)檔案資料進(jìn)行核查，糾正檔案的錯(cuò)漏問(wèn)題；對(duì)檔案進(jìn)行編目，通過(guò)案卷號(hào)、分類、文號(hào)等多層次的目錄，建立相應(yīng)的檢索標(biāo)準(zhǔn)，使檢索體系能夠方便、快捷地為用戶提供查詢服務(wù)。利用模糊檢索擴(kuò)大檢索范圍，使用戶盡町能多地掌握需求的房地產(chǎn)信息。利用各種檢索工具與手丁檢索形成互補(bǔ)，為用戶提供高效、準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。同時(shí)，做好信息的防病毒保護(hù)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，避免數(shù)據(jù)丟失。對(duì)房地產(chǎn)檔案用戶進(jìn)行調(diào)查研究，確定用戶的信息需求方向，有針對(duì)性地為客戶開(kāi)發(fā)相應(yīng)的服務(wù)。

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理中存在突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)、信息化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和人才風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題，有關(guān)企業(yè)及管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育，增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。

參考文獻(xiàn)

[1] 段潔.加強(qiáng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的有效途徑[J].陜西檔案，2015（05）.

[2] 陸秀.加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理之淺見(jiàn)[J].檔案與建設(shè)， 2012（01）.

[3] 孫曉燕，劉志芬.海洋項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題探析[J].蘭臺(tái)世界，2012（20）.

[4] 徐國(guó)際.項(xiàng)目檔案管理要抓住的幾個(gè)要點(diǎn)[J].蘭臺(tái)世界，2012（S4）.

作者簡(jiǎn)介：何麗娜，大連軟件園世通開(kāi)發(fā)有限公司。