實施事業(yè)單位檔案信息化管理

唐淑鳳

摘要：一直以來，不論任何一個國家對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作都十分重要。檔案管理工作承載著重要的信息資源，尤其對于事業(yè)單位來說，檔案管理甚是重要。從目前我們國家事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來看，仍存有一些問題。為了實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，作為檔案管理的工作人員更要認清工作中存在的不足，并找出更好的處理辦法。為此，文章對實施事業(yè)單位檔案信息化管理做了論述分。從多角度剖析了檔案管理工作中存在的問題，并提出了提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的方法。僅供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位； 檔案管理；問題； 信息化建設(shè)措施

中圖分類號： G27 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2016）04（b）-0000-00

眾所周知，事業(yè)單位是國家建設(shè)與發(fā)展的核心命脈，是黨和政府的重要宣傳部門和管理部門。檔案管理工作作為事業(yè)單位的一個核心組成部分，其此項工作顯得極為重要。可以說，按照事業(yè)單位的工作性質(zhì)來看，檔案管理工作是一項機密性和專業(yè)性很強的工作，它不僅關(guān)系著事業(yè)單位的內(nèi)部信息資源，更影響著我們國家各個行業(yè)的信息資料和一些相關(guān)數(shù)據(jù)是否外漏。因此，我們要正確認識此項工作的重要性。不論在任何一個國家，還是任何一個企業(yè)或事業(yè)單位，檔案管理工作都承載著重要的信息。對此，我們一定要高度的看清事業(yè)單位檔案管理工作存在的諸多問題，并理清思路，加強做好檔案管理工作。為了提高檔案管理工作的利用效率以及降低檔案管理成本，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)，文章提出了幾點提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)措施。首先，本文從多角度剖析了事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，在此基礎(chǔ)之上也并提出了提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)措施。并分別對其進行了一下論述分析。以下是具體闡述：

1事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務(wù)作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

但是，當前的事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了“人力資源管理系統(tǒng)”或“人事檔案管理系統(tǒng)”，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的“無紙化閱檔”實際上并沒有得到實施，檔案管理不能適應(yīng)時代的發(fā)展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)模式，進行信息化建設(shè)。

2從目前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來看，存在的一些問題。

2.1忽視了檔案管理工作的重要性

現(xiàn)今，事業(yè)單位的很多管理人員都是有著經(jīng)驗豐富的實踐工作管理能力，幾乎每位管理領(lǐng)導者都是通過一步步的實踐考核才被錄用。因此，久而久之，高層領(lǐng)導在內(nèi)部制度考核中更加重視專業(yè)人才知識與實踐管理相結(jié)合的人員，因為，很多高層領(lǐng)導一直覺得只有具備精湛的管理技術(shù)和專業(yè)豐富的理論知識的人員才會提高事業(yè)單位的經(jīng)營管理能力。所以在日常工作中，比較看重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，因此，時間一長進而忽視了對檔案管理工作重要性的認識。要知道，檔案管理工作承載著事業(yè)單位重要的信息資源，是一項具有專業(yè)性、機密性很強的工作。并不是像很多人認為其工作就是抄抄寫寫、一項保管工作，只要守攤、不泄密就行的工作。實際上，對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作不僅關(guān)系著事業(yè)單位內(nèi)部信息，更關(guān)系著各個行業(yè)運行資料和數(shù)據(jù)是否外漏，所以，工作中，一定要重視檔案管理工作發(fā)揮的重要性，不要對其忽視而影響國家利益。

2.2缺少專業(yè)的檔案管理人才

現(xiàn)今，由于事業(yè)單位是我們國家重要的宣傳和管理部門，作為國家發(fā)展命脈事業(yè)單位的檔案管理工作一定要具備一直專業(yè)很強的主力軍。大家都知道，任何一項管理工作都離不開人員的管理，因此人員作為檔案管理工作的一個主體，其專業(yè)管理水平的高低直接影響著此項工作管理水平的高低。從目前，事業(yè)單位檔案管理工作隊伍人員現(xiàn)狀來看，很多工作人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓，他們?nèi)鄙賹n案管理工作重要性的認識，對日常工作中一些檔案材料的收集和整理以及歸檔等業(yè)務(wù)工作不了解更不熟悉，另外，很多檔案管理工作人員他們的年齡普遍的都是偏高，這些大齡工作人員他們達不到現(xiàn)代信息化檔案管理工作的需求；同時，在日常工作中，很多工作人員工作不認真、不投入，由于工作馬馬虎虎，導致一些歸檔的資料不真實、準確。可見，事業(yè)單位檔案管理工作人員需要進行強化與培訓，才 能適應(yīng)新形勢下現(xiàn)代信息化檔案管理建設(shè)工作。

2.3事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足

雖然信息化在現(xiàn)階段內(nèi)已經(jīng)得到全面的普及，但是很多事業(yè)單位的檔案管理工作尚未實現(xiàn)全面的信息化，一些重要的檔案信息仍然采用紙質(zhì)檔案管理的方式進行收藏，紙質(zhì)檔案很容易因為天氣等原因發(fā)生損毀，一旦損毀就基本上很難以修復，很多重要的檔案都是在時間的流逝中漸漸失去應(yīng)有的價值，且紙質(zhì)的檔案在翻查起來難度也很大，因此，事業(yè)單位必須要全面做好檔案管理工作的信息化，保證重要檔案的安全性。

3提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)措施

3.1提高事業(yè)單位檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作人員中，大多數(shù)年齡偏大。正因如此，在檔案管理工作中仍然采取傳統(tǒng)的管理工作手段。他們知識面狹小，很多計算機系統(tǒng)知識掌握的不夠透徹，所以在進行處理一些檔案管理工作中的過程中，依然采采取手工措施。大家都知道，手工抄寫很容易出現(xiàn)錯誤，并寫工作效率很低而且更浪費時間，因此達不到當今社會檔案管理工作的需求。我們一定要對事業(yè)單位的檔案管理工作人員進行長期的采取相關(guān)方面的專業(yè)培訓，進而加強它們掌握現(xiàn)代電腦知識，從而達到電腦系統(tǒng)信息化檔案管理要求水準，這樣才會有助與當今信息化檔案管理工作的順利進行與開展，并且更有利于事業(yè)單位檔案管理工作人員工作效率高、順應(yīng)社會發(fā)展。總之，通過傳統(tǒng)檔案管理工作手段與現(xiàn)代信息化檔案管理工作方式相融合，才會提高他們的業(yè)務(wù)整體水平。

3.2實施檔案的全面信息化，做好信息化安全保障工作。

事業(yè)單位管理人員應(yīng)該充分的意識到檔案信息化的重要作用，根據(jù)實際情況，改善單位現(xiàn)有檔案管理設(shè)施，使用行之有效的方式促進檔案工作的全面信息化，提高工作人員的工作質(zhì)量和效率。在實施檔案信息化的過程中，一定要確保檔案的安全，為了應(yīng)對這一點，事業(yè)單位管理人員就要明確檔案管理信息化的政策，將每一類檔案的密級程度劃分好，要求檔案管理人員運用好電腦的加密功能，對檔案進行全面的掌控，同時，檔案管理人員也要做好電子檔案的保存工作，確保資料的完整與安全。

4結(jié)束語

由此可見，事業(yè)單位作為黨和政府國家發(fā)展的命脈，檔案管理工作更是事業(yè)單位核心的組成部分，因此說，此項工作顯得極為重要。在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的當下，我們要高度的了解事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性，同時還要看清檔案管理工作中當下存在的問題，可以說，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化勢在必然才會適應(yīng)新社會形勢的發(fā)展。為此，希望通過本文的淺談與論述分析，真正強化事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)管理，并在實現(xiàn)檔案信息化管理的過程中真真做好此項工作，這樣才會促進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展。

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