信息化時(shí)代政府辦公室秘書(shū)工作方法新探

唐茗林

【摘 要】21世紀(jì)的今天，隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，人們之間的交流變得日益廣泛，信息化已成為世界發(fā)展的大趨勢(shì)，并逐漸成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)改革的主要驅(qū)動(dòng)力。信息化的辦公模式變得尤為重要，對(duì)傳統(tǒng)辦公模式產(chǎn)生了影響。因此，熟練地掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展辦公室工作是新時(shí)代秘書(shū)人員必須掌握的一項(xiàng)基本技能。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；秘書(shū)工作；工作方法

【中圖分類(lèi)號(hào)】C931.46 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2016）11-0115-03

1 信息化時(shí)代的因素推動(dòng)政府辦公室秘書(shū)工作的變化

進(jìn)入21世紀(jì)，得益于經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，世界各個(gè)地方的資源共享變得更加廣泛和頻繁，信息的分享與交流成為人們連接你我的主要方式，人們逐漸意識(shí)到信息作為一種資源，是當(dāng)今世界各個(gè)領(lǐng)域競(jìng)爭(zhēng)的核心和焦點(diǎn)，能否掌握克敵制勝的主動(dòng)權(quán)，走在世界的前列，成為強(qiáng)者，關(guān)鍵在于能否及時(shí)捕捉和利用信息，個(gè)人如此，國(guó)家亦無(wú)例外。

對(duì)于傳統(tǒng)的辦公室、辦公秘書(shū)工作崗位而言，進(jìn)行信息化辦公和信息化參政議政，打造信息化網(wǎng)絡(luò)辦公室，是一場(chǎng)深刻的變革，是為適應(yīng)新時(shí)代下經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的迫切需要。

在當(dāng)今信息化時(shí)代，沒(méi)有電腦無(wú)法完成的工作和涉及的領(lǐng)域。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)各類(lèi)公文進(jìn)行處理，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和公司外相關(guān)單位的來(lái)文管理是信息化辦公中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。因此，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是推動(dòng)信息化時(shí)代飛速發(fā)展，促進(jìn)秘書(shū)工作創(chuàng)新的重要因素之一，其發(fā)展和應(yīng)用使得信息高速傳播，溝通與交流的方式改變，人與人之間的距離得以進(jìn)一步拉近。以往秘書(shū)要與其他部門(mén)進(jìn)行信息溝通需要靠郵寄的方式實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)如今，秘書(shū)工作人員只需編輯一封電子郵件，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸便可實(shí)現(xiàn)資源的共享、信息的接收和傳遞，這令信息的獲取變得更加方便和快捷，且真實(shí)可靠，同時(shí)更密切了部門(mén)、企業(yè)間的合作與交流。但是，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和發(fā)展給秘書(shū)處理日常辦公室事務(wù)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突破性發(fā)展不僅為人們提供方便，更多的是轉(zhuǎn)變了人們的看法。在這種新形勢(shì)下，文書(shū)工作更應(yīng)該進(jìn)行持續(xù)性的改進(jìn)，創(chuàng)新工作系統(tǒng)，不斷更新觀念，不斷優(yōu)化運(yùn)行機(jī)制?！盁o(wú)論是經(jīng)驗(yàn)累累的老將抑或是初出茅廬的新兵，都需要不斷地更新自己的知識(shí)，依據(jù)新時(shí)期的需求強(qiáng)化技能”[2]。

2 辦公自動(dòng)化在政府辦公室秘書(shū)工作中的應(yīng)用探究

秘書(shū)工作大致上可以概括為擔(dān)任上情下達(dá)、下情上報(bào)、內(nèi)外管理，同時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的綜合性工作。秘書(shū)是維系各部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)、基層三者之間和諧關(guān)系的關(guān)鍵，同時(shí)具備參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦六大主要職能?！霸敿?xì)操作有記錄、文件處理和管理、信息收集、解決行政事宜等”[3]。這些具體工作無(wú)一例外都要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的應(yīng)用軟件。

目前，政府和企事業(yè)單位都使用OA（Office Automation System，意為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)）辦公系統(tǒng)進(jìn)行文件的傳遞和接收。政府機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的文件傳遞使用的就是內(nèi)網(wǎng)辦公OA，辦公室秘書(shū)通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要通知及相關(guān)指示，各個(gè)科室通過(guò)登錄OA辦公系統(tǒng)可以查閱和發(fā)送郵件，實(shí)現(xiàn)高效率、低成本的信息傳遞方式。

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用是文秘工作的重要轉(zhuǎn)折點(diǎn)。秘書(shū)通過(guò)使用Word辦公軟件，快速地編輯出所需要的文件；通過(guò)Excel繪制出表格，統(tǒng)計(jì)職工的人數(shù)和信息；通過(guò)PPT，生動(dòng)直觀地展示政府部門(mén)的相關(guān)情況。最重要的是文件可以?xún)?chǔ)存在電腦上，查找文件時(shí)只需要輸入關(guān)鍵字便可輕易找到，不同以往需要翻閱所有的存檔文件。除此之外，當(dāng)我們要通過(guò)E-mail向?qū)Ψ桨l(fā)送一個(gè)含有很多文件的文件夾時(shí)，當(dāng)儲(chǔ)存設(shè)備還差一點(diǎn)空間就能夠儲(chǔ)存一些文字文件時(shí)，可以利用文件處理軟件實(shí)現(xiàn)文件壓縮。

辦公自動(dòng)化體系的發(fā)展得益于網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)新和簡(jiǎn)易的辦公程序。通過(guò)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)和信息發(fā)布平臺(tái)，辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了及時(shí)將內(nèi)部信息上傳下達(dá)的便利性。

3 辦公自動(dòng)化下政府辦公室秘書(shū)工作的進(jìn)展

3.1 思想觀念擺脫傳統(tǒng)走向創(chuàng)新

秘書(shū)工作形式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)不斷進(jìn)行思想的轉(zhuǎn)變。網(wǎng)狀的立體思維模式代替古板的線性思維模式[4]?，F(xiàn)如今，互動(dòng)式的信息傳遞模式已經(jīng)替代了舊式的單向傳遞模式。它大大提高了政務(wù)活動(dòng)的效率，政務(wù)信息的開(kāi)放性、透明性不斷增強(qiáng)。政務(wù)信息的快速傳播，大大加快了時(shí)代發(fā)展的步伐和政務(wù)活動(dòng)的節(jié)奏。秘書(shū)的任務(wù)不單只是領(lǐng)導(dǎo)的“傳聲筒”——將領(lǐng)導(dǎo)的指示上傳下達(dá)，寫(xiě)好公文，當(dāng)好參謀。當(dāng)今社會(huì)正處于信息化新時(shí)期，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化和信息化的應(yīng)用，使機(jī)器代替手工完成了許多秘書(shū)工作，例如秘書(shū)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文字和電子郵件的處理，或是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行電視電話會(huì)議及各種高科技設(shè)備的使用等。因此，秘書(shū)人員要轉(zhuǎn)變觀念，擺脫傳統(tǒng)保守觀念，學(xué)會(huì)創(chuàng)新，在現(xiàn)代辦公手段更加熟練掌握的前提下，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)收集信息和處理政務(wù)信息，提高政務(wù)部門(mén)的管理能力、處理能力和應(yīng)變能力。

3.2 寫(xiě)作方式告別紙質(zhì)迎來(lái)電腦

憑借一支筆、一張紙便可應(yīng)付秘書(shū)工作的時(shí)代正逐漸被淘汰，一種新的辦公模式，政務(wù)信息傳遞和表達(dá)方式——電腦寫(xiě)作已悄然崛起。在傳統(tǒng)的寫(xiě)作中，作者容易受到思維的限制，文本的結(jié)構(gòu)受到時(shí)間和空間的制約，是一種有限的思維空間。“而電腦寫(xiě)作，可以在自由狀態(tài)下超越時(shí)空要塞，使作者的思維跨越媒體，具有極高的效率和很大的靈活性”[5]。紙質(zhì)化的寫(xiě)作方式往往會(huì)因?yàn)榉磸?fù)修改造成卷面不整潔，耗費(fèi)大量的紙張，使文稿質(zhì)量降低；電腦化的寫(xiě)作方式能夠快速、流暢地輸入文字，即使有錯(cuò)誤也可以隨意刪除和修改，對(duì)所選定的文本可以進(jìn)行隨意地修改、剪切、復(fù)制、粘貼等，甚至可以進(jìn)行跨文本的調(diào)用，修改文本直到滿(mǎn)意再打印出來(lái)，甚是簡(jiǎn)潔、便利、環(huán)保。書(shū)寫(xiě)媒介的變化，大大提高了稿件的完整性和總體的質(zhì)量，提高了秘書(shū)工作的效率，減少了反復(fù)性的秘書(shū)工作，縮短了工作的時(shí)間。

3.3 信息資源打破時(shí)限走向網(wǎng)絡(luò)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的拓展延伸，消除了信息搜索的時(shí)空邊界，打破了信息資源獲取的時(shí)限性。通過(guò)電腦搜索引擎，直觀面對(duì)豐富的網(wǎng)絡(luò)資源庫(kù)。過(guò)去受到信息獲取渠道的制約，許多信息資料只能在報(bào)刊和書(shū)籍上取得，而報(bào)刊和書(shū)籍的空間版面又是有限的，所刊登的信息都是最新的、最主要的、影響力最大的。如果想要查閱舊的公文檔案，就要翻閱許多資料才得實(shí)現(xiàn)，這樣既耗時(shí)又耗力。自從有了網(wǎng)絡(luò)，便可以利用搜索引擎進(jìn)行信息的搜索。例如，搜索公務(wù)文書(shū)時(shí)只要在搜索欄上輸入“公務(wù)文書(shū)”4個(gè)關(guān)鍵字，瞬間便會(huì)反饋503 000個(gè)搜索結(jié)果，其中不乏公文的寫(xiě)作模板或是經(jīng)典案例，方便借鑒與參考。與此同時(shí)，不同部門(mén)之間的秘書(shū)人員還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源的共享，提高了工作效率。信息交換速度與頻率的提高，信息資源交換與共享得以加速實(shí)現(xiàn)，秘書(shū)能夠更加便捷地收集有用的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠有力的依據(jù)，這些都離不開(kāi)信息資源的網(wǎng)絡(luò)化所做的貢獻(xiàn)。

3.4 辦公手段拒絕單一理應(yīng)多樣

辦公室的工作效率與質(zhì)量的高低直接取決于辦公手段的先進(jìn)與否。我國(guó)秘書(shū)工作經(jīng)歷了一段長(zhǎng)時(shí)期的歷史演變與發(fā)展過(guò)程。從書(shū)寫(xiě)、記載方式來(lái)看，經(jīng)歷了以繩結(jié)記事、甲骨文、青銅文、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等演化進(jìn)程；從信息傳遞手段看，經(jīng)歷了口頭傳呼、電話機(jī)、移動(dòng)電話等演變過(guò)程[6]。毫無(wú)疑問(wèn)，先進(jìn)的辦公手段與技術(shù)的發(fā)明應(yīng)用，對(duì)21世紀(jì)的秘書(shū)工作帶來(lái)了深遠(yuǎn)的影響。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用要求秘書(shū)必須學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和各種文檔處理軟件，尤其是辦公軟件的使用，而且還要掌握電子郵件系統(tǒng)要點(diǎn)，發(fā)送和接收郵件。除此之外，秘書(shū)人員還要學(xué)會(huì)使用其他辦公設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)和攝影機(jī)等。作為新型秘書(shū)人才，不能僅僅局限于單一的辦公模式，而是要適應(yīng)時(shí)代的潮流，通過(guò)培訓(xùn)或自學(xué)的方式學(xué)習(xí)更多的技術(shù)，掌握更多的本領(lǐng)，更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)。

3.5 秘書(shū)修養(yǎng)反對(duì)滯后提倡進(jìn)步

“秘書(shū)修養(yǎng)是指秘書(shū)在德、才、學(xué)、識(shí)、情、膽等方面經(jīng)過(guò)研習(xí)和磨煉所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)”[7]。辦公自動(dòng)化的實(shí)施，給秘書(shū)工作帶來(lái)了影響和挑戰(zhàn)，秘書(shū)工作中文字處理、信息傳遞等都要依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。在新的辦公模式下，秘書(shū)人員為適應(yīng)這種快節(jié)奏和精細(xì)的工作，必須具備熟練的電腦操作技能，同時(shí)要加強(qiáng)自身知識(shí)和能力的修養(yǎng)。秘書(shū)知識(shí)的多寡決定了秘書(shū)能力的強(qiáng)弱，所儲(chǔ)備的知識(shí)越多，能力就越強(qiáng)，反之就弱。目前，以計(jì)算機(jī)為主的各種高科技設(shè)備如雨后春筍般層出不窮，更新?lián)Q代的速度很快，只了解一種設(shè)備的使用并不能一勞永逸，因此秘書(shū)人員對(duì)于先進(jìn)設(shè)備的學(xué)習(xí)和掌握不能停滯不前，而理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，不斷豐富自身的知識(shí)和提升自己的能力。同時(shí)，秘書(shū)人員還要提高自身的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和心理素質(zhì)。只有這樣，才能做到面面俱到。

4 結(jié)語(yǔ)

由于秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和操作性，因此要求秘書(shū)人員在工作時(shí)需要付出百分之百的細(xì)心認(rèn)真和耐心負(fù)責(zé)。當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息傳播快速，秘書(shū)正處于辦公設(shè)備自動(dòng)化、系統(tǒng)化，辦公手段現(xiàn)代化的環(huán)境之下，所承受的工作壓力只會(huì)有增無(wú)減。針對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用對(duì)秘書(shū)工作所產(chǎn)生的優(yōu)勢(shì)和問(wèn)題，秘書(shū)人員要用辯證的觀點(diǎn)分析問(wèn)題。一方面，秘書(shū)要合理、有效地利用各種資源為單位、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時(shí)也要注意加強(qiáng)信息的保密工作；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員的管理，重視影響，防微杜漸，秘書(shū)人員也要加強(qiáng)自身職業(yè)道德的修養(yǎng)，提升自己的技能與能力，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣?？傊?，唯有取長(zhǎng)補(bǔ)短，注重將傳統(tǒng)辦公手段與現(xiàn)代辦公手段相互聯(lián)系，創(chuàng)建行之有效的現(xiàn)代化辦公體系，才能做到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為你我所用，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)事業(yè)、對(duì)人民做出更大的貢獻(xiàn)。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：高海明]