淺談二級(jí)學(xué)院辦公室工作的重要性

摘 要：在高校新一輪改革的形勢(shì)下，二級(jí)學(xué)院辦公室作為職能管理機(jī)構(gòu)凸顯出愈來(lái)愈重要的作用，如何發(fā)揮其參謀助手、橋梁和樞紐及服務(wù)和綜合作用，同時(shí)辦公室作為綜合性辦事機(jī)構(gòu)又如何提高辦公室人員的素質(zhì)，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高辦公效率。

關(guān)鍵詞：辦公室；職能；作用；要求

二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院黨政組織的左右手，或者叫工作機(jī)構(gòu)。是直接為黨委、行政辦事的，處在承上啟下的地位，在學(xué)院的各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮其應(yīng)用的地位和作用，二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作直接決定了學(xué)校整體管理工作的質(zhì)量，對(duì)學(xué)校整體工作影響極大。

在高校新一輪改革的形勢(shì)下，二級(jí)學(xué)院辦公室作為學(xué)院的職能管理機(jī)構(gòu)，如何在學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展決策過(guò)程中，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，主動(dòng)參與到學(xué)院的各項(xiàng)工作中去，協(xié)調(diào)處理好校、院兩級(jí)工作關(guān)系；如何在決策后的實(shí)施執(zhí)行過(guò)程中起到督促、檢查作用。因此，二級(jí)學(xué)院辦公室必須確立為校、院兩級(jí)教學(xué)科研服務(wù)的指導(dǎo)思想，在努力做好日常工作的同時(shí)，緊緊圍繞學(xué)校管理的總體方案、目標(biāo)、要求，結(jié)合二級(jí)學(xué)院的發(fā)展思路，扎扎實(shí)實(shí)地做好基礎(chǔ)工作，并注意提高辦公室人員的素質(zhì)，使二級(jí)學(xué)院辦公室積極參與學(xué)院教學(xué)和科研等重心工作中，充分發(fā)揮辦公室兩個(gè)的參謀助手作用。

首先是要加強(qiáng)辦公室人員的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高政治思想水平和理論政策水平。二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院工作的中樞系統(tǒng)，主要是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題，工作的政策性很強(qiáng)，這就要求辦公室人員不斷加強(qiáng)思想建設(shè)，不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，以習(xí)近平總書(shū)記“黨的群眾路線(xiàn)教育實(shí)踐活動(dòng)”的一系列重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十八大精神，不斷提高執(zhí)行黨的基本路線(xiàn)的自覺(jué)性，在政治思想上、行動(dòng)上與黨中央保持高度一致。不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，確保管理工作的順利進(jìn)行。

其次辦公室是各級(jí)管理部門(mén)的綜合性辦事機(jī)構(gòu)，行政管理是其主要任務(wù)有：一是為領(lǐng)導(dǎo)提供情況；二是領(lǐng)導(dǎo)決策以后參與貫徹實(shí)施；三是對(duì)學(xué)院決策前后出現(xiàn)的一些矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)，還要把好文件關(guān)；四是承擔(dān)處理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一些日常事務(wù)。總而言之，既要參與政務(wù)，又要處理事務(wù)，還必須搞好服務(wù)。

一、辦公室的職能

1.參謀助手作用

參謀是辦公室工作人員在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中應(yīng)承擔(dān)的重要職責(zé)。因此辦公室人員要根據(jù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)確定的目標(biāo)，深入開(kāi)展調(diào)查研究，廣泛收集有關(guān)信息。隨著學(xué)校改革的深入發(fā)展，新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)，二級(jí)學(xué)院辦公室要充分利用自身職能，積極收集包括文件、資料及各種數(shù)據(jù)在內(nèi)的各種有關(guān)信息，作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策地參考。辦公室人員應(yīng)在為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策方面多下工夫，真正發(fā)揮其參謀助手作用。

2.橋梁紐帶作用

二級(jí)學(xué)院辦公室是聯(lián)結(jié)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校職能部門(mén)和學(xué)院廣大師生員工的一座橋梁，是上情下達(dá)、下情上達(dá)的樞紐。辦公室雖然不是直接的決策系統(tǒng)、指揮系統(tǒng)和執(zhí)行系統(tǒng)，但它確是這三個(gè)系統(tǒng)協(xié)調(diào)的一個(gè)重要部門(mén)在三個(gè)系統(tǒng)之間發(fā)揮調(diào)控的樞紐作用?？傊п樔f(wàn)線(xiàn)要從辦公室這個(gè)“針眼”里穿過(guò)。

3.強(qiáng)化服務(wù)作用

辦公室人員要不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，以習(xí)近平總書(shū)記“黨的群眾路線(xiàn)教育實(shí)踐活動(dòng)”的一系列重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹的十八大精神，牢記全心全意為人民服務(wù)的根本宗旨，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，創(chuàng)造性的開(kāi)展工作。在服務(wù)工作中，核心是，基礎(chǔ)是群眾。全心全意為人民服務(wù)是辦公室人員應(yīng)具備的基本品質(zhì)。同時(shí)，在工作中要處理好領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，做到服從而不盲從，尊重而不奉承，請(qǐng)示而不推諉。

4.綜合協(xié)調(diào)作用

綜合協(xié)調(diào)作用貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面。二級(jí)學(xué)院辦公室在把大量的時(shí)間和精力花在文件的協(xié)調(diào)、會(huì)議的協(xié)調(diào)、各種擬辦意見(jiàn)、學(xué)院決定事項(xiàng)落實(shí)的協(xié)調(diào)等方面。由于工作的關(guān)系、人員思想的不同，許多不是問(wèn)題的問(wèn)題，也會(huì)產(chǎn)生對(duì)立、僵持、激化，這就需要努力地加以協(xié)調(diào)；在實(shí)現(xiàn)學(xué)院某一工作目標(biāo)時(shí)，常常要由幾個(gè)職能部門(mén)共同地參加才能完成，所以辦公室人員要有強(qiáng)烈的全局思想，要堅(jiān)持從學(xué)校和學(xué)院發(fā)展的全局去思考、籌劃、安排和處理問(wèn)題，既要考慮學(xué)校每一階段的總體部署，又要兼顧學(xué)院的發(fā)展，綜合協(xié)調(diào)工作才能周到，才能減少矛盾。

5.檔案管理作用

學(xué)校檔案是學(xué)校各級(jí)組織和個(gè)人在教學(xué)科研管理過(guò)程及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。檔案具有很強(qiáng)的記錄性、原始性。檔案工作是二級(jí)學(xué)院辦公室管理中的一個(gè)重要組成部分，這就要求辦公室人員在平時(shí)要樹(shù)立檔案意識(shí)，注意收集、積累和整理檔案資料，并按照公文處理有關(guān)規(guī)范，做好檔案管理工作。使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。二級(jí)學(xué)院辦公室應(yīng)按照學(xué)校的要求定期將檔案資料歸入校檔案室保管，使其得到充分的利用，從而更好地為學(xué)校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

二、辦公室工作人員的素質(zhì)

二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)校的窗口，工作作風(fēng)直接反映學(xué)校的精神面貌，因此，這就要求我們辦公室工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)，更好地發(fā)揮二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的重要作用。

首先，辦公室的工作人員在政治上要過(guò)得硬，在行動(dòng)上必須同黨中央保持一致，以學(xué)校、學(xué)院總體發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，要有光榮感、責(zé)任感、不能有優(yōu)越感、特殊感。不發(fā)表不利于團(tuán)結(jié)的言論，即使有不同意見(jiàn)，也要下級(jí)服從上級(jí)、個(gè)人服從組織。

其次，辦公室工作人員要具有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，要有一個(gè)好的工作作風(fēng)，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)思想，要時(shí)刻牢記自己的工作職責(zé)與任務(wù)，樹(shù)立大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、參與意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，要講求效率、講求質(zhì)量，要有奉獻(xiàn)和甘為人梯的精神。不斷改進(jìn)工作方法、提高工作效率。

三是，辦公室工作人員要對(duì)自己高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，在各個(gè)方面都要以身作則，辦公室人員對(duì)上服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)下服務(wù)于學(xué)院廣大師生，所以遇到的困難、臨時(shí)性、突發(fā)性的工作較多，甚至有時(shí)出力不討好，在工作中稍出一點(diǎn)差錯(cuò)，就會(huì)引來(lái)意見(jiàn)一大堆，成為諸多矛盾的焦點(diǎn)，造成辦公室管理人員心理壓力大、工作態(tài)度消極等問(wèn)題。這就要求辦公室人員以時(shí)刻牢記以主人翁的態(tài)度服務(wù)廣大師生，去贏得別人對(duì)自己的尊重，以自己的能力去樹(shù)立辦公室人員的良好形象。

四是，辦公室工作人員在不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)的同時(shí)，要不斷地提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新形勢(shì)下教育改革創(chuàng)新發(fā)展的需要，特別是要重視對(duì)現(xiàn)代辦公手段的學(xué)習(xí)、掌握和運(yùn)用。努力提高自己的綜合分析、文字水平、辦事能力等綜合素質(zhì)。

五是，二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)校各級(jí)組織溝通和協(xié)調(diào)各類(lèi)關(guān)系的樞紐，是學(xué)校各級(jí)管理部門(mén)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。隨著科技進(jìn)步和教育改革的發(fā)展，知識(shí)更新的速度日新月異，辦公室管理人員必須具有超前意識(shí)，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握辦公室管理的最新理念、最現(xiàn)代化的方法和手段，從而適應(yīng)不斷變化和發(fā)展的高校管理工作。因此對(duì)辦公室工作人員就要求轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)；轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)要牢記“全心全意為人民服務(wù)”的思想，切實(shí)為學(xué)院廣大師生員工服務(wù)，為學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)科研服務(wù)，高質(zhì)量的完成各項(xiàng)工作，確保學(xué)校、學(xué)院各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)的順利完成。

六是，二級(jí)學(xué)院辦公室屬于機(jī)要部門(mén)，對(duì)學(xué)校政策、上級(jí)明文規(guī)定的章法、制度，要做好貫徹執(zhí)行，必須堅(jiān)持原則，不得隨意“變通”。另外保密工作又是對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室人員的一個(gè)嚴(yán)格要求，很多文件、檔案具有很強(qiáng)的政治性、政策性、時(shí)間性和保密性，必須掌握原則做好保密工作。任何細(xì)小的差錯(cuò)，都有可能造成嚴(yán)重的不良后果。所以作為辦公室工作人員，一定要一絲不茍、細(xì)致周到地處理好經(jīng)手的每一件工作、每一份文件。

總之，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作紛繁復(fù)雜，事無(wú)巨細(xì)。除了收發(fā)文件、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、會(huì)務(wù)接待安排、檔案管理等工作以外，還有一些日常事務(wù)性管理工作。這些工作是辦公室參與學(xué)院整體工作的重要組成部分。如學(xué)院教工考核、職稱(chēng)評(píng)定、崗位晉級(jí)等工作，這些敏感問(wèn)題處理不好，就會(huì)影響教職工的工作積極性從而影響學(xué)院的全局工作。因此作為辦公室工作人員要有適應(yīng)各方面工作的應(yīng)變能力和解決問(wèn)題的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)排憂(yōu)解難，做個(gè)的有心人。從學(xué)院廣大師生利益出發(fā)，說(shuō)實(shí)話(huà)、辦實(shí)事。不計(jì)名利，不講價(jià)錢(qián)，無(wú)私奉獻(xiàn)，發(fā)揚(yáng)辦公室工作人員的優(yōu)良傳統(tǒng)，以主人翁的態(tài)度全心全意為廣大師生服務(wù)，這是我們做工作的基礎(chǔ)和精神動(dòng)力。

二級(jí)學(xué)院辦公室的任務(wù)是艱巨繁重的，作為辦公室工作人員，我們只有不斷提高管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能真正發(fā)揮出二級(jí)學(xué)院辦公室管理工作的重要作用，才能緊緊圍繞學(xué)校和學(xué)院的總體目標(biāo)，腳踏實(shí)地的開(kāi)展工作，也才能為學(xué)校最終實(shí)現(xiàn)則爭(zhēng)做高水平一流大學(xué)的目標(biāo)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：西安科技大學(xué)）