淺析現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

徐建

摘 要：當(dāng)今的社會(huì)是信息化的社會(huì)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到社會(huì)發(fā)展的各個(gè)方面。信息網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)處理技術(shù)具有效率高和速度快的優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用到管理工作中能夠提高管理工作的準(zhǔn)確性和科學(xué)性?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，改變了檔案管理的管理方式，提高了檔案管理水平。在現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作的我們要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理基礎(chǔ)工作中的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理方式提高檔案管理基礎(chǔ)工作的工作水平，為檔案管理的后續(xù)工作的開(kāi)展打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；人員結(jié)構(gòu)；全面普查

現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作涉及到多個(gè)管理類型，包含檔案管理工作中的多個(gè)領(lǐng)域和多方面內(nèi)容，在現(xiàn)代檔案管理工作中具有重要的作用。在檔案管理過(guò)程中我們要對(duì)基礎(chǔ)工作形成正確的認(rèn)識(shí)，重視基礎(chǔ)工作在檔案管理中的基礎(chǔ)作用。

只有做好檔案管理基礎(chǔ)工作，才能為檔案管理后續(xù)工作的開(kāi)展打好基礎(chǔ)，在整體上提高檔案管理水平，滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求，促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作向著科學(xué)化的方向發(fā)展。

一、現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容

檔案管理基礎(chǔ)工作涉及到檔案管理工作的多方面內(nèi)容，其中檔案的分類、檔案的裝訂、檔案的登記、檔案的查詢和檔案的注銷都是基礎(chǔ)工作的內(nèi)容。基礎(chǔ)工作的每一個(gè)內(nèi)容都是檔案管理工作的一個(gè)方面。

檔案的分類就是根據(jù)檔案管理的準(zhǔn)則，將不同的檔案根據(jù)出處、內(nèi)容和時(shí)間等方面存在的差異進(jìn)行歸類處理。

檔案的裝訂就是根據(jù)檔案管理的裝訂要求，將不同裝訂風(fēng)格的檔案進(jìn)行統(tǒng)一風(fēng)格裝訂。

檔案的登記采用一定的登記方式對(duì)檔案的進(jìn)出、整理、保存、借用等情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄。檔案的查詢就是對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行查看。

檔案的注銷就是消除不再屬于管理范圍內(nèi)的檔案的存在記錄。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

檔案管理基礎(chǔ)工作的科學(xué)進(jìn)行能夠?yàn)闄n案管理的后續(xù)工作打下基礎(chǔ)，使檔案的使用更加方便。在檔案的后續(xù)管理和使用中，由于基礎(chǔ)工作已經(jīng)對(duì)檔案進(jìn)行過(guò)初步的整理，所以不必再為檔案的初步整理上浪費(fèi)時(shí)間，節(jié)約了大量的時(shí)間和人力資源。

在我國(guó)大多數(shù)檔案的內(nèi)容都是企業(yè)或單位活動(dòng)的當(dāng)時(shí)記錄，具有時(shí)效性、獨(dú)特性和重要性的特點(diǎn)。檔案管理基礎(chǔ)工作能夠及時(shí)的對(duì)檔案做出整理，發(fā)揮出檔案本身具有的時(shí)效作用。而且檔案管理工作的有效開(kāi)展也是評(píng)價(jià)現(xiàn)代化檔案管理水平的重要因素之一。

在信息化的時(shí)代，把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中很大程度方便了檔案的檢索，減少了檔案檢索時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題，提升了檔案檢索的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。

二、提高現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用的對(duì)策分析

（一）重視檔案管理基礎(chǔ)工作，優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)

在現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中做好檔案管理基礎(chǔ)工作，發(fā)揮其在檔案管理當(dāng)中的作用，要求檔案管理人員提高對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的作用。

只有這樣檔案管理人員在工作中才能提高檔案管理意識(shí)，做好檔案管理基礎(chǔ)工作。優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)主要是指優(yōu)化管理人員的年齡結(jié)構(gòu)，在人們的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)中檔案管理工作是一份輕松的工作，每天花大量的時(shí)間坐在辦公室就可以完成檔案管理工作，這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大。

優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)就是在檔案管理工作中增加年輕的管理人員，提高工作人員的工作活力。另外年輕的管理人員在接受新知識(shí)上具有很大的優(yōu)勢(shì)，能夠很快的接受檔案管理的新型方式，和提高關(guān)于檔案管理的知識(shí)，提高自身的檔案管理水平。

（二）對(duì)檔案進(jìn)行全面普查，去除雜劣

檔案管理是一個(gè)具有很長(zhǎng)時(shí)間性的工作，在長(zhǎng)時(shí)間的檔案收集和管理中，管理檔案的數(shù)量不斷增加，時(shí)間的分類跨度逐漸變大。在檔案管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致檔案資料雜亂，某一類檔案組卷過(guò)厚和忘記給編輯頁(yè)面等問(wèn)題。

提高現(xiàn)代檔案的管理水平就要對(duì)檔案進(jìn)行全面的普查，對(duì)于未編寫頁(yè)碼、案卷號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、件號(hào)、目錄、標(biāo)題或者標(biāo)題不明的檔案，進(jìn)行從新的整理，把確實(shí)的編輯內(nèi)容補(bǔ)充完整。對(duì)于某些時(shí)間跨度過(guò)大已經(jīng)失去管理意義的檔案要及時(shí)進(jìn)行銷毀或進(jìn)行其他處理，保證檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義。

這樣，通過(guò)檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)管理的檔案進(jìn)行過(guò)普查管理，能夠使得檔案的管理更加科學(xué)和規(guī)范。

（三）規(guī)范檔案的著錄和提名，保證檢索準(zhǔn)確性

現(xiàn)代的檔案查找方式已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的通過(guò)對(duì)一一對(duì)應(yīng)的翻找，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中之后，檔案就能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索快速的被找到。

在檔案的管理管理中不僅要保證檔案能夠通過(guò)檢索被找到，還要保證檔案能夠被準(zhǔn)確的找到。這就要求在檔案管理基礎(chǔ)工作中，做到檔案的著錄要與檔案的提名的統(tǒng)一信息記錄，保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確的記錄檔案的著錄和提名信息。避免在檢索檔案時(shí)出現(xiàn)檢索到錯(cuò)誤的檔案和出現(xiàn)無(wú)法識(shí)別的現(xiàn)象。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的基礎(chǔ)工作是檔案管理和使用的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)工作的高效完成為檔案的后續(xù)管理和檔案的使用提供了很大的方便。在現(xiàn)代社會(huì)我們?nèi)绻胍岣邫n案管理工作效率和提高檔案管理水平，就要做好檔案管理的基礎(chǔ)工作。

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