檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

摘要：隨著經(jīng)濟建設(shè)的快速發(fā)展與進步，我國的科技也在快速發(fā)展，電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得社會逐漸成為了一個信息化與數(shù)字化的社會。伴隨著信息技術(shù)與電子科技的廣泛普及與使用，如何對我國各方面的信息系統(tǒng)的實施與建設(shè)成為目前最需要研究與解決的課題。文章對檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計；信息技術(shù)；電子科技；檔案管理部門 文獻標識碼：A

中圖分類號：TP311 文章編號：1009-2374（2016）13-0022-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.13.011

1 概述

我國現(xiàn)在正處于一個信息化的時代，隨著信息技術(shù)與電子科技在我國方各面的廣泛應(yīng)用，很多的部門單位，包括企業(yè)、學(xué)校等，都緊跟著時代的步伐，加大對單位內(nèi)的信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，信息化與網(wǎng)絡(luò)化可以適用于檔案管理的系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計，研究對當今社會各行各業(yè)的管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)，具有較高的實用價值與應(yīng)用價值。

2 檔案管理系統(tǒng)的綜合概述與分析

2.1 檔案管理系統(tǒng)的綜合概述

對于檔案管理部門來說，主要任務(wù)就是對各種檔案管理儲存保管，以供用戶對檔案信息的利用，檔案管理部門可以有效地實現(xiàn)對檔案的儲存與開發(fā)使用，可以提供一個檔案信息資源的利用平臺?，F(xiàn)今隨著數(shù)字化檔案館的發(fā)展，我國的檔案管理逐漸開始實現(xiàn)高度的信息化與數(shù)字化。數(shù)字化的檔案管理就是指對那些具有價值的檔案，例如一些影音、圖形、文件、數(shù)據(jù)、資料、信息等進行數(shù)字化的采集、加工與管理，通過對這些數(shù)據(jù)以及信息進行資料的數(shù)字化管理，可以實現(xiàn)各種檔案的信息化傳遞與交流。數(shù)字化的檔案管理可以在網(wǎng)上實現(xiàn)資源共享，通過跨度的電腦信息連接可以對這些檔案資料進行電子存儲與使用，數(shù)字化的檔案管理也可以對特殊的知識權(quán)限以及使用存儲權(quán)限等進行綜合管理，保證數(shù)據(jù)資料的安全性。本文主要研究的就是如何對檔案管理系統(tǒng)進行設(shè)計與開發(fā)應(yīng)用，從而實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，更有利于我們國家各個方面的發(fā)展與進步，通過對這些檔案資料的數(shù)字化管理與使用，可以更加激發(fā)人們對文化素質(zhì)的提升，提高人們的創(chuàng)新想象能力。數(shù)字化的圖書館不僅會給人們的經(jīng)濟生活帶來便利，而且會作為社會文化傳播的載體，推動我國經(jīng)濟與文化建設(shè)的發(fā)展，影響各項檔案的管理工作。

2.2 檔案管理系統(tǒng)的綜合分析

2.2.1 檔案管理系統(tǒng)的需求分析。檔案管理系統(tǒng)必須與時俱進，為了進一步地提高檔案管理的整體水平，管理人員需要對檔案的資料與信息進行全面的整理，只有對整個檔案資料與信息進行統(tǒng)一性的管理系統(tǒng)分析，才能夠完善對檔案系統(tǒng)的管理。對于檔案管理系統(tǒng)來說，主要是完成流程化的檔案資料的采集、錄入、查詢以及刪除修正等，從而提高檔案管理的工作效率，降低檔案管理的成本支出。檔案管理的人員需要對檔案資料進行及時的修改與更新，從而使檔案管理能夠得到最新的信息與數(shù)據(jù)。檔案管理系統(tǒng)需要保證檔案管理信息與資料的安全性與正確性，只有檔案管理系統(tǒng)的管理人員才能夠?qū)n案資料進行修改與完善，普通的檔案用戶只能進行查閱，而不能進行檔案資料與信息的修改。

2.2.2 檔案管理系統(tǒng)的功能模塊的分析與設(shè)置。需要檔案管理人員對檔案的資料與信息進行查詢、更新、修改與刪除等管理信息方面的設(shè)置，一般檔案管理資料與信息的錄入與刪除都需要管理員進行添加管理，按照具體的檔案資料最新信息進行錄入與刪除，要根據(jù)實際的情況進行。而檔案管理系統(tǒng)的資料與信息修改既可以是管理員進行，也可以是基本的用戶進行個人信息的修改，這樣可以有效地完成對信息更新的修改，從而及時地獲取最新的檔案信息。檔案資料與信息的查詢是管理員與用戶都具備的權(quán)利，可以提供多種查詢的方式，對檔案信息進行直接的查詢。

3 檔案管理系統(tǒng)的具體功能體現(xiàn)

對于檔案管理的具體功能來說，主要是根據(jù)用戶的基本需求組成，從而體現(xiàn)出檔案管理系統(tǒng)的功能，例如圖1所示的檔案管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)圖，若是學(xué)生的管理系統(tǒng)，功能組成為用戶管理、數(shù)據(jù)管理、資源管理、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)維護五大功能，以下分別為檔案管理系統(tǒng)的功能圖示、檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)頁邏輯結(jié)構(gòu)的圖示以及學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的登錄使用邏輯結(jié)構(gòu)。不同行業(yè)的檔案管理是由不同的功能模塊組成的，但是大致的系統(tǒng)模型如圖2所示，聯(lián)系不同系統(tǒng)功能之間的管理，設(shè)置登錄選項，再將基本檔案管理系統(tǒng)的功能通過一系列的動態(tài)網(wǎng)頁設(shè)計實現(xiàn)。

4 檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計與開發(fā)

在對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計與開發(fā)時，根據(jù)本文所介紹的管理系統(tǒng)，主要設(shè)計了三個表：第一是用戶表；第二是資源單位表；第三是數(shù)據(jù)表。對于用戶表來說，主要針對的就是學(xué)生與老師，現(xiàn)今在進行用戶的登錄時，只需要對學(xué)生以及教師的用戶名、密碼進行，所以在進入該管理系統(tǒng)前，首先要根據(jù)用戶名以及密碼進行登錄才能夠進入此管理系統(tǒng)，只有通過基本的身份檢驗才能夠獲得瀏覽使用該管理系統(tǒng)檔案的權(quán)限。在該系統(tǒng)中，我們通過對象儲存特定用戶會話所需要的信息進行程序Web頁面之間的跳轉(zhuǎn)，是作為整個管理系統(tǒng)用戶存儲與登錄的一個首選項，若是別人非法地進行管理系統(tǒng)頁面的請求進入，就會通過session識別到用戶的非會話，基本的變量不存在就會強制性地無法登入，這樣可以有效地保證該管理信息系統(tǒng)的安全。

而資源單位表則記錄著該學(xué)校的基本信息，包括有相關(guān)學(xué)校的公共的院別等各項聯(lián)系方式等，這種基本資源的屬性主要包括專業(yè)管理、校外管理、層次管理、檔案管理，該資源單位表在進行基本的更新調(diào)整時，往往需要較少的更改，只需要對信息進行增添。

而數(shù)據(jù)表就表示著整個檔案管理系統(tǒng)的核心部分，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與導(dǎo)出、用于數(shù)據(jù)管理與查詢統(tǒng)計、對于學(xué)生與教師的基本檔案資料以及各種檔案的記錄與數(shù)據(jù)輸出，都需要該數(shù)據(jù)庫進行，但是這些內(nèi)容若是只以文本的形式表現(xiàn)出來，就會浪費較大的時間與精力，而將這些文件資料處理成數(shù)據(jù)以及圖形形式，就會使得檔案資料在整個數(shù)據(jù)庫中表現(xiàn)出協(xié)調(diào)性。

當我們在進行檔案管理系統(tǒng)的選擇時，可以選擇任意合適的數(shù)據(jù)庫，但大多都是選擇Access數(shù)據(jù)庫，可以簡單地對管理系統(tǒng)的資料與數(shù)據(jù)進行處理，具有便捷性。我們在進行管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計瀏覽時，采用動態(tài)數(shù)據(jù)對象技術(shù)，該技術(shù)可以實現(xiàn)對不同接口的數(shù)據(jù)庫訪問，在實際的管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫編程中，我們在連接數(shù)據(jù)庫時只需要使用動態(tài)數(shù)據(jù)對象技術(shù)的連接對象。

5 檔案管理系統(tǒng)的整體系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

在進行檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)時，要將各種類型的檔案管理系統(tǒng)的功能表現(xiàn)出來，可以通過動態(tài)服務(wù)器的頁面實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的功能。對于整個檔案管理系統(tǒng)來說，就是由各種動態(tài)的網(wǎng)頁組成的，通過動態(tài)服務(wù)器網(wǎng)頁來實現(xiàn)整個管理系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案管理與檔案使用的聯(lián)系、實現(xiàn)整體單位的管理與整體資源文件的聯(lián)系功能。對于檔案管理員來說，在通過身份校驗進入管理系統(tǒng)的網(wǎng)頁內(nèi)，可以進行具體的管理與調(diào)整，可以添加數(shù)據(jù)、刪除資料、修改信息等，在進行數(shù)據(jù)的添加時，只需要在動態(tài)頁面內(nèi)進行數(shù)據(jù)空值內(nèi)的添加，而在進行信息修改時一些控件資料都有數(shù)值，只需要進行修改調(diào)整，所以在進行管理系統(tǒng)的添加與修改時，可以在統(tǒng)一頁面進行，在對這些動態(tài)頁面進行管理后，就要進行提交，在提交之前要進行驗證，保證管理頁面的資料與數(shù)據(jù)的真實完整。

在進行系統(tǒng)的文件與圖形添加時往常都存在問題，因為不能準確地獲知文件與資料中的圖片數(shù)量，這就會導(dǎo)致在頁面上傳時不能確定文件包含的控件大小。此外在進行客戶端的驗證時也總會出現(xiàn)問題，但是在設(shè)計檔案管理系統(tǒng)時，可以通過服務(wù)器進行客戶端的腳本添加，當我們在添加文件圖片時，要提交服務(wù)器，找到具體的數(shù)量存在，然后再根據(jù)圖片的數(shù)量進行一致數(shù)量的控件。

6 結(jié)語

總之，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)摒棄了傳統(tǒng)的設(shè)計模式，利用服務(wù)器端腳本編寫環(huán)境，進行合理的設(shè)計與開發(fā)，從而簡化了檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，提高了整個管理信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定性。

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作者簡介：江燕（1983-），女，江西萬年人，供職于中電投江西電力有限公司景德鎮(zhèn)發(fā)電廠，研究方向：檔案管理。

（責任編輯：黃銀芳）