檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

張霞

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2016.14.072

摘 要：檔案管理系統(tǒng)對一個國家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，從管理人員、管理技術(shù)、管理制度等進行創(chuàng)造性地改變，完善相關(guān)制度，通過技術(shù)創(chuàng)新帶動管理創(chuàng)新，以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢，讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。當(dāng)前新型管理方式也存在著許多挑戰(zhàn)，如網(wǎng)絡(luò)安全給信息傳輸帶來的影響，日益龐大的電子檔案對管理提出了更高的要求，加強檔案管理人員的責(zé)任感和檔案管理部門之間的合作意識等。當(dāng)前我國檔案管理最重要的是實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理信息化。

關(guān)鍵詞：檔案管理 理念 檔案管理信息化

中圖分類號：TP391 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）05（b）-0072-02

1 檔案管理信息化的優(yōu)點

（1）有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復(fù)雜而且速度較慢，因為輸入與管理檔案信息全部需要人力，人難免會出現(xiàn)一些錯誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化。只需要在計算機上輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力和財力。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人為因素的影響，常常出現(xiàn)漏寫或者漏抄的現(xiàn)象發(fā)生，影響了檔案的全面性和準(zhǔn)確性，同時由于檔案管理工作對于用筆以及筆跡有著嚴格的要求，因此對于人員的要求比較高，不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展；因此檔案管理工作的信息化進程，可以有效地提高檔案管理工作資料搜集、瀏覽、分類以及查閱的快捷性和簡單性，也提高了檔案資源傳遞的效率，提高了檔案管理人員的辦公效率。

（2）資源共享更加方便和快捷。新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，因為檔案管理是紙質(zhì)的，查閱不方便，沒法進行資源共享，并且檔案管理的內(nèi)容不可以復(fù)制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復(fù)雜。傳統(tǒng)的資源管理，檔案資源的傳遞以及共享的困難較大，因此多數(shù)價值較高的資源都處于閑置狀態(tài)，造成了資源的浪費，也造成了我國資金的浪費，提高檔案管理工作的信息化進程可以提高資源的利用效率，人們運用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門將現(xiàn)有的檔案進行系統(tǒng)管理，并且不斷提高管理系統(tǒng)的完善性，同時將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現(xiàn)有的檔案資源，提高資源的完善性，提高了資源的共享效果。

（3）信息保存更加持久穩(wěn)定。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案，隨著時間的增加，紙質(zhì)保存起來比較困難，一定時間后還需要修復(fù)，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機網(wǎng)絡(luò)的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制。

（4）增加檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案進行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補救比較困難，而計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機管理也提高了信息的安全性。

2 檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

（1）網(wǎng)路媒介影響檔案管理的保密性。網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為信息共享帶來方便的同時，也為檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理人員信息管理的安全意識不夠，以及計算機技術(shù)的不成熟，和黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進措施。

（2）檔案管理部門之間合作意識不高。檔案管理工作中，由于競爭激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實現(xiàn)信息處理自動化，提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要，這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。

（3）電子檔案的管理方式有待提高。電子檔案的大量存在使人們必須認真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進行創(chuàng)新。因此，要建立一個正確完整的科學(xué)管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進。傳統(tǒng)的文件傳遞方式，文件在傳遞的過程中受到人為因素的影響，造成文件的丟失，同時用郵寄的方式來傳輸文件，也會影響傳輸?shù)募皶r性，這就給檔案管理工作帶來了困難，但是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行文件的傳輸，可以有效地縮短傳輸?shù)臅r間，保障了檔案資源的安全性，提高了檔案管理工作的效果。

3 實現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新的方式

（1）建全檔案信息管理制度。檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。隨著社會發(fā)展的逐步完善，同時還要根據(jù)不同檔案的不同特點，制定針對性的措施，提高制度的約束性和可操作性；同時檔案管理制度還需要對工作人員的行為進行約束，強化制度的執(zhí)行力度，提高制度的約束性。

（2）提高檔案管理意識和水平。當(dāng)前很多檔案工作人員對檔案管理工作不重視，敷衍塞責(zé)，這就出現(xiàn)了許多檔案管理問題。因此，檔案管理人員要加強管理的意識，認真細心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準(zhǔn)確，整理檔案時要仔細裝訂、分類和收藏。還要對檔案管理人員進行專門培訓(xùn)，以提高管理能力，用更加先進的手段和認真負責(zé)的態(tài)度從事檔案管理工作。

（3）加強信息管理的安全性。檔案信息管理的安全性是進行檔案管理最需要保障的關(guān)鍵問題，因此必須從各個環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任感，工作細心認真。其次，對信息管理進行安全保護，實施檔案數(shù)據(jù)備份，設(shè)立防火墻和查閱檔案進行身份認證等措施，要訓(xùn)練提高管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防護的能力。

（4）利用新技術(shù)推進管理創(chuàng)新?，F(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供給了技術(shù)保障，只有利用先進的技術(shù)，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此要配置先進的管理設(shè)備，保證其質(zhì)量水平。要盡快設(shè)計出來進行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯(lián)系，利用計算機集成技術(shù)，加大計算機的存儲容量。另外，也要選用一些會使用計算機新技術(shù)的人才，進行管理技術(shù)的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的信息化。技術(shù)的發(fā)展是檔案信息化進程的基礎(chǔ)，沒有技術(shù)的支撐檔案的信息化進程只是空話，同時為了能夠保障檔案信息化的進程，需要從源頭上減少檔案的毀損率，通過技術(shù)的進步來減少電磁的干擾，同時技術(shù)人員還要研究出檔案信息的管理軟件，提高信息化管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)之間的融合程度，同時檔案管理軟件的安全性也是軟件開發(fā)人員需要重點研究的方向，提高信息的綜合開發(fā)能力，促進檔案管理工作的效率。

參考文獻

[1] 翟惜瑞.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其對策[J].蘭臺內(nèi)外，2014（1）：41.

[2] 孫燕敏.新時期企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)[J].中國集體經(jīng)濟，2015（4）：29-30.