Excel函數(shù)在學(xué)生信息及成績(jī)管理工作中的應(yīng)用

田杰

摘 要：在教師和班主任的日常工作中，經(jīng)常需要對(duì)學(xué)生的基本信息和成績(jī)信息進(jìn)行管理和匯總，在沒(méi)有專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)的幫助時(shí)，單憑人工去實(shí)現(xiàn)，就太費(fèi)時(shí)費(fèi)力了。Excel電子表是一種簡(jiǎn)單易上手而且功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理工具，借助Excel中的函數(shù)就可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生基本信息及成績(jī)的管理和統(tǒng)計(jì)。

關(guān)鍵詞：Excel 函數(shù) 學(xué)生信息 成績(jī)

中圖分類(lèi)號(hào)：G71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）05（c）-0019-02

Excel電子表是一款功能強(qiáng)大的應(yīng)用軟件，它操作界面友好、簡(jiǎn)單易學(xué)，在數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)等方面有出色的表現(xiàn)，其中Excel的函數(shù)更是功能多樣、應(yīng)用方便。如果教師和班主任能熟練使用Excel的函數(shù)，便可輕松完成對(duì)學(xué)生基本信息及成績(jī)的日常維護(hù)管理及統(tǒng)計(jì)分析等工作。

1 學(xué)生基本信息的管理與統(tǒng)計(jì)

在新生入學(xué)報(bào)到時(shí)，都會(huì)統(tǒng)一收集學(xué)生的基本信息，通常包括學(xué)生的：姓名、性別、身份證號(hào)、籍貫、家庭住址等。班主任在日常管理工作中，通常會(huì)需要提取學(xué)生的出生日期信息、年齡信息、班級(jí)男女生人數(shù)信息等。人工去提取和統(tǒng)計(jì)是不可取的，如果借助Excel函數(shù)則可以在電子表中輕松實(shí)現(xiàn)所需信息的提取和統(tǒng)計(jì)。

1.1 提取出生年月日

學(xué)生的身份證號(hào)碼中便包含了學(xué)生的出生年月日，可以借助字符串截取函數(shù)Mid或Left和Right函數(shù)的組合來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1.1.1 Mid函數(shù)

格式：Mid（字符串，起始字符串的位置，截取字符串的個(gè)數(shù)）。

功能：從指定字符串中的指定起始位置開(kāi)始，返回制定長(zhǎng)度的字符串。

應(yīng)用：依據(jù)學(xué)生的身份證號(hào)碼，返回學(xué)生的出生年月日。

操作過(guò)程：選定需要顯示學(xué)生出生年月日的單元格（如H2，并假設(shè)對(duì)應(yīng)的身份證號(hào)碼在D2單元格中），在Excel的編輯欄中輸入“=Mid（D2，7，8）”并回車(chē)，即可截取出當(dāng)前學(xué)生的出生年月日，其他人出生年月日的計(jì)算則通過(guò)拖動(dòng)自動(dòng)填充柄輕松完成。

1.1.2 Left 函數(shù)和Right函數(shù)

格式：Left（字符串，截取字符串的個(gè)數(shù)）。

功能：從字符串左邊開(kāi)始截取指定長(zhǎng)度的字符串。

格式：Right（字符串，截取字符串的個(gè)數(shù)）。

功能：從字符串右邊開(kāi)始截取指定長(zhǎng)度的字符串。

應(yīng)用：依據(jù)學(xué)生的身份證號(hào)碼，返回學(xué)生的出生年月日。

操作過(guò)程：選定需要顯示學(xué)生出生年月日的單元格（如H2，并假設(shè)對(duì)應(yīng)的身份證號(hào)碼在D2單元格中），在Excel的編輯欄中輸入“=RIGHT（LEFT（D2，14），8）”或“=LEFT（RIGHT（D2，12），8）”并回車(chē)，即可截取出當(dāng)前學(xué)生的出生年月日，其他人出生年月日的計(jì)算則通過(guò)拖動(dòng)自動(dòng)填充柄輕松完成。

1.2 計(jì)算學(xué)生當(dāng)前年齡

在提取了學(xué)生的出生日期信息后，年齡的計(jì)算也變得簡(jiǎn)單，只需用當(dāng)前日期的年份（日期中年份的獲取通過(guò)Year函數(shù)實(shí)現(xiàn)）減去學(xué)生出生日期的年份即可獲得年齡信息。要特別說(shuō)明的是，在上一項(xiàng)中提取的出生年月日信息為文本型字符串，因此在計(jì)算中可以借助Excel的類(lèi)型轉(zhuǎn)換函數(shù)Value將字符串轉(zhuǎn)化成數(shù)字。

1.2.1 Year函數(shù)

格式：Year（日期）。

功能：截取日期的年份，返回整數(shù)值。

1.2.2 Value函數(shù)

格式：Value（字符串格式的數(shù)字）。

功能：字符串格式的數(shù)字轉(zhuǎn)化成數(shù)字。

應(yīng)用：依據(jù)出生日期，返回學(xué)生的年齡。

操作過(guò)程：選定需要顯示學(xué)生年齡的單元格（如I2，并假設(shè)對(duì)應(yīng)的出生日期在H2單元格中），在Excel的編輯欄中輸入“=YEAR（NOW（））-VALUE（LEFT（H2，4））”，即可計(jì)算出學(xué)生當(dāng)前的年齡，其他人年齡的計(jì)算則通過(guò)拖動(dòng)自動(dòng)填充柄輕松完成。

1.3 統(tǒng)計(jì)男女生人數(shù)及比例信息

格式：CountIf（范圍，條件）。

功能：返回滿足條件的單元格數(shù)目。

應(yīng)用：依據(jù)性別字段，返回男生或女生的人數(shù)。

操作過(guò)程：選定需要顯示人數(shù)值的單元格（如K2，并假設(shè)性別字段范圍為C2：C55），在Excel的編輯欄中輸入“=COUNTIF（C2：C55，"男"）”則可統(tǒng)計(jì)出男生的總?cè)藬?shù)，輸入“=COUNTIF（C2：C55，"女"）”則可統(tǒng)計(jì)出女生的總?cè)藬?shù)。

2 學(xué)生成績(jī)信息的統(tǒng)計(jì)

對(duì)學(xué)生的考試成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析是班主任和任課老師的一項(xiàng)日常工作，包括對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行排名，計(jì)算總分、平均分、補(bǔ)考科目統(tǒng)計(jì)等操作，借助Excel的函數(shù)來(lái)操作可以輕松實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)操作。

2.1 Sum函數(shù)和Average函數(shù)

格式：Sum（范圍）。

功能：求指定范圍中數(shù)值類(lèi)型數(shù)據(jù)之和。

格式：Average （范圍）。

功能：求指定范圍中數(shù)值類(lèi)型數(shù)據(jù)的平均值。

借助Sum函數(shù)和Average函數(shù)可以輕松求出學(xué)生成績(jī)的總分和平均分，過(guò)程簡(jiǎn)單，不再贅述。

2.2 根據(jù)學(xué)生成績(jī)總分計(jì)算排名

成績(jī)排名是學(xué)生成績(jī)管理中的一項(xiàng)日常工作，借助Excel中的Rank函數(shù)可以輕松實(shí)現(xiàn)排名。

格式：Rank（數(shù)值，范圍，排位方式）。

功能：求當(dāng)前數(shù)值在指定范圍內(nèi)的排名，排位方式為0（零）或忽略則表示按降序排名，其他非0（零）值表示按升序方式排名。

應(yīng)用：按總分由高到低的次序?qū)W(xué)生的班級(jí)名次進(jìn)行排名。

操作過(guò)程：選定需要顯示名次的單元格（假設(shè)K列為總分所在的列），在編輯欄中輸入”=Rank（K2，$K$2：$K$55，0）”即可算出第一個(gè)學(xué)生的排名，后面學(xué)生的排名用填充柄自動(dòng)填充即可。要特別說(shuō)明的是，此處的排名范圍對(duì)每個(gè)學(xué)生都是一樣的，因此范圍區(qū)域的引用使用的單元格地址的覺(jué)得引用。

2.3 統(tǒng)計(jì)補(bǔ)考科目數(shù)目

格式：CountIf（范圍，條件）。

功能：統(tǒng)計(jì)指定范圍內(nèi)滿足條件的單元格數(shù)目。

應(yīng)用：統(tǒng)計(jì)每個(gè)學(xué)生的補(bǔ)考科目（不及格科目）數(shù)。

操作過(guò)程：假設(shè)第一個(gè)學(xué)生的成績(jī)區(qū)域范圍為C2：J2，求他的不及格科目數(shù)也就是求成績(jī)?cè)?0分以下的科目數(shù)，選定需要顯示該生不及格科目數(shù)的單元格，在編輯欄中輸入“=CountIf（C2：J2，"<60"）”，回車(chē)后即可得結(jié)果，拖動(dòng)填充柄完成其他學(xué)生的不及格科目數(shù)統(tǒng)計(jì)。

3 結(jié)語(yǔ)

Excel軟件是一款功能強(qiáng)大、操作簡(jiǎn)單的應(yīng)用軟件，它的數(shù)據(jù)處理體系的功能是非常強(qiáng)大的，巧妙地運(yùn)用Excel自帶的函數(shù)功能，能幫助大家快速地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和統(tǒng)計(jì)等操作，讓教師對(duì)學(xué)生的基本信息、成績(jī)等相關(guān)數(shù)據(jù)的處理工作變得更輕松、便捷。

參考文獻(xiàn)

[1] 楊奔全，左靖.計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)[M].北京理工大學(xué)出版社，2015.

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