如何做好檔案管理工作

劉巖堅(jiān)

摘要：檔案管理的政策性、機(jī)密性、專業(yè)性都比較強(qiáng)，所以在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候應(yīng)該要對(duì)這些特性給予重視。做好檔案管理工作，需要對(duì)工作中出現(xiàn)的各方面問(wèn)題進(jìn)行解決，提供人力、財(cái)力和物力的支持。檔案作為信息載體要迎合時(shí)代發(fā)展的需求，這需要完善檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理服務(wù)意識(shí)現(xiàn)代化管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）06（a）-0000-00

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展快速，檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的重要性也日益凸顯。社會(huì)新形勢(shì)發(fā)展以及新時(shí)期的工作需求是檔案管理工作繼續(xù)前進(jìn)的基礎(chǔ)，同時(shí)檔案管理事業(yè)的發(fā)展對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了推動(dòng)作用，兩者相輔相成，為了讓檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，應(yīng)該要從以下幾個(gè)方面來(lái)做好檔案管理工作。

一、提升服務(wù)水平和意識(shí)，取得領(lǐng)導(dǎo)重視

單位工作的開(kāi)展必須要獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視，這樣才能夠保證工作的順利進(jìn)行，檔案工作亦是如此。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，對(duì)檔案工作的價(jià)值有正確的認(rèn)識(shí)，是檔案工作發(fā)展的前提。檔案工作納入單位的日常議事內(nèi)容，對(duì)檔案規(guī)范管理有非常大的幫助。檔案管理者要能夠發(fā)揮自己的主動(dòng)性，用行動(dòng)來(lái)讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作給予重視。為了檔案工作的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)以及檔案工作者都需要對(duì)其重視。管理者的態(tài)度和效率是檔案工作質(zhì)量高低和工作好壞的主要影響因素。領(lǐng)導(dǎo)重視是外因，工作是內(nèi)因，兩者共同對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生影響。要發(fā)揮出檔案工作者的主觀能動(dòng)性需要做到以下的要求。

1、做好檔案宣傳工作，增加領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度角度，這其中的主要原因就是因?yàn)椴痪哂袡n案管理意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性不了解，所以增加檔案管理工作的宣傳，將相關(guān)文件以及材料讓領(lǐng)導(dǎo)看，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)增加印象，特別是一些材料和單位有較大的聯(lián)系，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后能夠從中獲得啟發(fā)，對(duì)其進(jìn)行利用。檔案管理者常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，多提及檔案工作對(duì)單位利益的具體事項(xiàng)，這樣可以提升領(lǐng)導(dǎo)的重視度。

2、有責(zé)任心，做好自己的工作，取得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和檔案工作者的情況也有聯(lián)系，如果檔案工作能夠讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，檔案工作者就會(huì)取得領(lǐng)導(dǎo)的信任，闡述檔案工作的重要性也就有說(shuō)服力，所以檔案工作者要愛(ài)崗敬業(yè)，有責(zé)任心，能夠給領(lǐng)導(dǎo)好的印象。

二、增長(zhǎng)見(jiàn)聞，合理利用資源，使用現(xiàn)代管理方式

改革不斷深入，檔案管理中的很多問(wèn)題也需要去解決，比如檔案的數(shù)量增加，讓檔案的管理和利用難度增加。管理方法落后對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生了極大的影響，現(xiàn)代化的檔案管理方式能夠解決新形勢(shì)下的需求。

1、增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)。檔案管理工作專業(yè)性要求比較高，管理人員要求有責(zé)任感和職業(yè)道德，樂(lè)于奉獻(xiàn)，自身的當(dāng)那管理技能扎實(shí)。所以，檔案管理工作者的自身知識(shí)要廣，視野要寬，知識(shí)結(jié)構(gòu)優(yōu)化，綜合素養(yǎng)高，這樣才能夠擔(dān)任現(xiàn)代檔案管理工作。

2、努力學(xué)習(xí)，強(qiáng)化技能水平。學(xué)習(xí)新技術(shù)，強(qiáng)化技能水平?，F(xiàn)在電子計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是非常常見(jiàn)的事情，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，現(xiàn)代化的管理方式和技術(shù)手段需要檔案管理者具備相關(guān)的技能和知識(shí)。檔案管理數(shù)字化、信息化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展方向。檔案管理著需要對(duì)自己的崗位工作進(jìn)行總結(jié)，邊做邊學(xué)，提升自己的業(yè)務(wù)能力，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓自己成為現(xiàn)代復(fù)合型檔案管理人才。

3、對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行利用。檔案包含的信息量非常巨大，是豐富的信息資源。檔案管理工作繁瑣，重復(fù)性的內(nèi)容比較多，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大。使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案管理，可以事半功倍。在人工立卷時(shí)，要根據(jù)自己的理解來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，雖然標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，但是個(gè)人理解能力不同，同樣的文件就有不同分類(lèi)，這樣可以避免分類(lèi)不準(zhǔn)，對(duì)案卷質(zhì)量產(chǎn)生影響，造成工作的不便。所以，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)就比較明顯，能夠降低手工操作強(qiáng)度，提升效率。

三、做好檔案管理教育培訓(xùn)，提升檔案管理者的自身素質(zhì)

檔案管理者的素質(zhì)對(duì)檔案工作會(huì)的影響是直接而深刻的，我們要調(diào)動(dòng)檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性，讓他們能夠滿足檔案管理的要求，增加自己的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平。現(xiàn)代設(shè)備在各行各業(yè)使用較多，檔案管理工作也不例外，各種類(lèi)檔案載體的出現(xiàn)讓檔案管理工作需要進(jìn)行改革，檔案管理者必須要面對(duì)新的事物和內(nèi)容，所以要去提升自己，擴(kuò)寬自己的知識(shí)面，對(duì)檔案業(yè)務(wù)以及科學(xué)知識(shí)，管理操作等等進(jìn)行學(xué)習(xí)。

1、提升自我，繼續(xù)學(xué)習(xí)。檔案工作者在檔案管理過(guò)程中會(huì)不斷遇見(jiàn)新的問(wèn)題，這些問(wèn)題都是函待解決的，所以必須要不斷積累自己的經(jīng)驗(yàn)，提升自我，不斷去學(xué)習(xí)新內(nèi)容，通過(guò)解決這些問(wèn)題不僅檔案工作更加熟練，自己的水平也更高。首先，應(yīng)該要有正確的思想認(rèn)識(shí)，檔案工作者要認(rèn)識(shí)到繼續(xù)教育中的問(wèn)題，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)惡化關(guān)鍵進(jìn)行了解，能夠提升服務(wù)質(zhì)量，打造高水平的管理隊(duì)伍。其次，要有專業(yè)的檔案管理人才來(lái)完成檔案管理工作，把提升檔案管理工作者的素質(zhì)作為重點(diǎn)工作來(lái)抓。

2、完善制度建設(shè)和運(yùn)行機(jī)制。制度建設(shè)是檔案管理工作順利開(kāi)展、有序開(kāi)展、健康開(kāi)展的基礎(chǔ)，檔案管理工作者的教育培訓(xùn)也離不開(kāi)制度的建設(shè)。首先，制度要求健全，檔案工作者的培訓(xùn)要求登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)懲等等。此次要使用約束和激勵(lì)機(jī)制。約束是為了讓檔案管理者有緊迫感，能夠積極主動(dòng)的去參與培訓(xùn)和教育，提升自己的能力和水平。像是崗前和崗后的培訓(xùn)工作，檔案專業(yè)技術(shù)人員可以獲得專業(yè)技術(shù)職務(wù)，將其變成動(dòng)態(tài)管理內(nèi)容，這樣能夠督促檔案管理者主動(dòng)去參與培訓(xùn)，提升自己，而不是取得相關(guān)資格后就不再學(xué)習(xí)。

3、加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。以實(shí)際情況和崗位需求進(jìn)行培訓(xùn)，展開(kāi)多渠道培訓(xùn)和多形式培訓(xùn)的方式。遵循學(xué)以致用的原則來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)。首先，檔案專業(yè)人員要有全面學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，提供提升專業(yè)水平的途徑。讓專業(yè)人員能夠有提升和學(xué)習(xí)新知識(shí)的理念，對(duì)一次性教育的弊端進(jìn)行糾正。其次，融合相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作涉及的范圍比較廣，所以需要對(duì)多方面的知識(shí)有所涉獵，比如哲學(xué)、歷史、行為學(xué)等等，檔案工作者要注重相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)和知識(shí)補(bǔ)充。最后要掌握現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科技知識(shí)應(yīng)用是檔案工作的特征，也是現(xiàn)代化檔案管理的標(biāo)志，檔案工作者要熟悉信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件科技等等新知識(shí)，靈活的和實(shí)際工作相結(jié)合。

4、建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要通過(guò)各種形式對(duì)他們進(jìn)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性，為提高效率創(chuàng)造條件。做好檔案材料的控制、積累審查工作，獎(jiǎng)懲分明。建立完善的領(lǐng)導(dǎo)體系，對(duì)檔案工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)和考核，提升檔案管理工作的水平。

檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展道路不一定平坦，但是只要我們檔案工作者能夠不斷的尋找問(wèn)題，解決問(wèn)題，提升檔案工作的質(zhì)量，那么檔案管理事業(yè)的未來(lái)是光明的，因?yàn)闄n案是信息的載體，對(duì)社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有非常大的推動(dòng)力。

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