高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理問(wèn)題研究

王雨舟

摘 要：當(dāng)前社會(huì)，世界經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)模式已由資本競(jìng)爭(zhēng)轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)競(jìng)爭(zhēng)，高技術(shù)產(chǎn)業(yè)成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)的支柱，檔案在管理和公司核心技術(shù)的保護(hù)是企業(yè)技術(shù)高度發(fā)展的生命線及其產(chǎn)業(yè)發(fā)展命脈。提高企業(yè)資源，豐富國(guó)家檔案資源的重要措施是高效地組織、管理高新技術(shù)企業(yè)核心技術(shù)檔案資源。作為無(wú)形資產(chǎn)和寶貴的財(cái)富，其固有的核心技術(shù)信息資源，發(fā)揮了不可估量的作用。

關(guān)鍵詞：核心技術(shù) 高新企業(yè) 檔案管理

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）06（b）-0106-03

1 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案概述

通過(guò)比較分析基礎(chǔ)數(shù)字材料，縱觀企業(yè)發(fā)展的興衰史，可以選擇找到最好企業(yè)發(fā)展道路。而企業(yè)的核心技術(shù)文件是企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的核心和最基本的組成部分，它見證了企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展的過(guò)程，反映了企業(yè)各部門管理的歷史和現(xiàn)狀，是企業(yè)知識(shí)積累的歷史，也是企業(yè)無(wú)窮無(wú)盡的信息資源。但核心技術(shù)檔案該如何界定且如何有效地管理？

1.1 核心技術(shù)檔案的界定

高新企業(yè)核心技術(shù)檔案作為高新企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)活動(dòng)的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中獲得的認(rèn)識(shí)、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)從顯性知識(shí)積累的精華。

1.1.1 核心技術(shù)檔案的定義

所謂核心技術(shù)檔案，是指在高新企業(yè)檔案中涉及企業(yè)管理和企業(yè)運(yùn)行中關(guān)鍵流程的檔案。如高新企業(yè)技術(shù)情報(bào)檔案、以及最重要的新型專利檔案等，它們都與高新企業(yè)生產(chǎn)管理過(guò)程中的企業(yè)管理流程規(guī)劃、企業(yè)員工管理、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)關(guān)聯(lián)極其及其密切。所以說(shuō)，當(dāng)企業(yè)中核心技術(shù)檔案信息管理顯得尤為重要時(shí)，高新企業(yè)核心技術(shù)檔案才能夠?yàn)楣驹黾迂?cái)富。

1.1.2 核心技術(shù)檔案的特點(diǎn)

高新企業(yè)技術(shù)核心檔案由數(shù)據(jù)型、信息型、知識(shí)型檔案構(gòu)成。

首先，數(shù)據(jù)型檔案是對(duì)事（或物）實(shí)際事實(shí)的記錄，其主要產(chǎn)生于企業(yè)的財(cái)務(wù)部門和生產(chǎn)流程系統(tǒng)。企業(yè)的數(shù)據(jù)型檔案可根據(jù)高新企業(yè)的實(shí)際需要轉(zhuǎn)化成信息型文檔和知識(shí)型文檔，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行深層次的技術(shù)信息管理和挖掘，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供服務(wù)。其次，信息型檔案是對(duì)事（或物）實(shí)際過(guò)程的記錄。這種類型的檔案可以按照使用的要求直接使用，同時(shí)也可以轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔再進(jìn)行使用。例如企業(yè)中的會(huì)議紀(jì)要、重要事件記錄、文件檔案、客戶往來(lái)賬目文件檔案、質(zhì)量檢查記錄檔案等。其中很大一部分信息型檔案可以直接管理，而有一些信息型檔案，如數(shù)據(jù)圖表，則可通過(guò)專業(yè)的方法進(jìn)行分析和判斷后再轉(zhuǎn)化成知識(shí)型文檔，從而進(jìn)行管理。最后，知識(shí)型檔案是對(duì)事（物）及其運(yùn)行規(guī)律認(rèn)識(shí)（或下結(jié)論）的文檔資料，如企業(yè)科技研發(fā)報(bào)告、企業(yè)規(guī)劃計(jì)劃報(bào)告、企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件、企業(yè)工作總結(jié)等。很明顯企業(yè)核心技術(shù)檔案不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，但企業(yè)核心技術(shù)檔案是企業(yè)中最重要的無(wú)形資產(chǎn)，它能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供企業(yè)各方面信息，以輔助崗位為生產(chǎn)一線服務(wù)。

1.2 核心技術(shù)檔案的管理的功能及要求

1.2.1 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理的功能

首先，高新企業(yè)管理核心技術(shù)檔案可以理清并發(fā)現(xiàn)企業(yè)目前已有的、必須擁有的以及未來(lái)必須獲取的企業(yè)技術(shù)。其次，通過(guò)核心技術(shù)檔案還可以評(píng)估企業(yè)現(xiàn)有技術(shù)的強(qiáng)弱項(xiàng)，管理效率、核心技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)力及潛力。第三，通過(guò)高新企業(yè)管理核心檔案可以對(duì)核心技術(shù)做最有效的規(guī)劃、分配與運(yùn)用。第四，經(jīng)過(guò)對(duì)技術(shù)調(diào)查、改善、更新，充實(shí)企業(yè)本身的核心技術(shù)。最后，核心技術(shù)檔案可以保護(hù)企業(yè)核心技術(shù)領(lǐng)域及其知識(shí)產(chǎn)權(quán)。

1.2.2 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理的要求

我們針對(duì)核心技術(shù)檔案應(yīng)具備的功能，應(yīng)對(duì)高新企業(yè)核心技術(shù)戰(zhàn)略管理應(yīng)實(shí)施的策略提出以下要求。

第一，提高高新企業(yè)管理創(chuàng)新能力：傳統(tǒng)的系統(tǒng)管理導(dǎo)入不代表適用于未來(lái)的發(fā)展。高新企業(yè)可采取的方法是采取適度的分散權(quán)利，內(nèi)部通暢的溝通系統(tǒng)，放大授權(quán)，并且采用和諧的人性化管理，最終形成以技術(shù)創(chuàng)新為平臺(tái)的企業(yè)文化。

第二，擬定核心技術(shù)的研發(fā)管理規(guī)劃：企業(yè)應(yīng)擬定一份適用于企業(yè)本身特點(diǎn)的中長(zhǎng)期創(chuàng)新技術(shù)發(fā)展規(guī)劃藍(lán)圖，以引導(dǎo)企業(yè)研發(fā)資源向重點(diǎn)核心技術(shù)能力方向發(fā)展。第三，重視培養(yǎng)專業(yè)人才：企業(yè)必須重視檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)與發(fā)展，專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)人才是企業(yè)最寶貴的資源，企業(yè)具備核心技術(shù)創(chuàng)新能力的根本是具備優(yōu)秀的技術(shù)人才。第四，具備持續(xù)的技術(shù)創(chuàng)新能力：企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新對(duì)于高新企業(yè)來(lái)講是在同競(jìng)爭(zhēng)行業(yè)中拉開差距最有效的策略，同時(shí)高新企業(yè)只有重點(diǎn)發(fā)展核心技術(shù)能力，才能在市場(chǎng)上占有優(yōu)勢(shì)。

2 對(duì)高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀評(píng)述

在當(dāng)今諸多的理論觀點(diǎn)中，信息資源管理、企業(yè)資源管理以及檔案后保管理論，都引導(dǎo)著企業(yè)的檔案管理活動(dòng)逐漸變化。

2.1 現(xiàn)階段高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理

我國(guó)高新企業(yè)崛起較晚，對(duì)于其核心技術(shù)的檔案管理工作在國(guó)際范圍內(nèi)尚屬于淺層次。但近三年來(lái)的研究成果呈逐年上升的趨勢(shì)，這也說(shuō)明企業(yè)核心技術(shù)檔案管理逐漸成為研究熱點(diǎn)。

2.1.1 核心技術(shù)檔案分級(jí)管理機(jī)制

現(xiàn)階段，高新企業(yè)的檔案管理主要是分級(jí)管理機(jī)制。分為公司級(jí)和部門級(jí)雙層管理，每個(gè)部門產(chǎn)生的文件有的放在自己部門保管，有的放到其他部門保管。還有一部分由公司綜合部門進(jìn)行保管。

2.1.2 高新企業(yè)檔案人員以兼職為主

由于其分級(jí)管理機(jī)制，人員配備與企業(yè)檔案工作不相適應(yīng)。致使各部門檔案管理工作由本部門秘書或其他工作人員兼職管理。沒有設(shè)置專門的檔案工作人員。這些兼職檔案員工作壓力較大，工作內(nèi)容繁雜，既要完成部門技術(shù)工作，又要督導(dǎo)本部門文件的形成、積累、保存、整理、移交和部門服務(wù)器管理的工作。

2.1.3 檔案采用“誰(shuí)用誰(shuí)管理”制度

高新企業(yè)一般采取“誰(shuí)用誰(shuí)管理”制度，各部門一般是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)其利用的檔案負(fù)責(zé)。每個(gè)部門采取的管理制度大不相同。主要依據(jù)本部門的工作特點(diǎn)和工作習(xí)慣來(lái)制定。并且，檔案保管范圍也是各部門依據(jù)自己部門產(chǎn)生的文件制定其檔案保管范圍。

2.2 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理存在的問(wèn)題

目前，高新企業(yè)間的高科技競(jìng)爭(zhēng)已日趨白熱化，情況也比較復(fù)雜。許多中小型高新企業(yè)由于核心技術(shù)保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)、管理不善而導(dǎo)致項(xiàng)目流產(chǎn)以致企業(yè)破產(chǎn)。

2.2.1 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)落后

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)雖然對(duì)自身的信息技術(shù)、信息設(shè)施建設(shè)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、信息人員教育等進(jìn)行過(guò)研究分析，甚至很多企業(yè)聘請(qǐng)專業(yè)的公司進(jìn)行詳細(xì)的系統(tǒng)測(cè)評(píng)，但絕大多數(shù)企業(yè)還沒有將對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題的理解轉(zhuǎn)換成實(shí)際行動(dòng)，沒有大力地進(jìn)行改革。很多中小型高新企業(yè)在信息化投入中只重視硬件的配置，但不重視軟件的投資，不愿意或沒有投入足夠時(shí)間和精力對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行專業(yè)的信息資源管理的培訓(xùn)，信息管理處于放任狀態(tài)，很少以制度化和規(guī)范化方式進(jìn)行信息資源管理。

2.2.2 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案開發(fā)利用率偏低

檔案工作者的大部分的時(shí)間和精力一直集中于檔案收集、鑒定、整理、保管等主要業(yè)務(wù)上，而很少考慮到企業(yè)如何能夠憑借檔案工作獲取實(shí)際利益。這樣，檔案工作就缺乏自身的內(nèi)部動(dòng)力，自然就被企業(yè)管理層冷落。高新企業(yè)決策者面對(duì)大量未經(jīng)過(guò)處理的初步信息感到無(wú)從下手，難以決斷。同樣，企業(yè)高層在決策中也很少會(huì)借助企業(yè)信息部門的幫助，導(dǎo)致決策缺乏戰(zhàn)略性，從而影響了企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3 高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理發(fā)展建議

要改善上述情況，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代變化，與時(shí)俱進(jìn)地改善傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，將高新企業(yè)核心技術(shù)檔案管理的著重點(diǎn)放在以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的信息化進(jìn)程中，并對(duì)現(xiàn)有的舊系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的變化。從而探索出能夠更好地適用于高新技術(shù)企業(yè)的檔案管理新方向。

3.1 核心技術(shù)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置建議

核心技術(shù)資源管理體系需要有專門的機(jī)構(gòu)或人員來(lái)負(fù)責(zé)，使各個(gè)系統(tǒng)正常地運(yùn)行與維護(hù)，根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模和內(nèi)部管理機(jī)制的不同，可以選擇不同種類的機(jī)構(gòu)設(shè)置。

3.1.1 小型高新企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

若是小型高新企業(yè)，可以設(shè)置一個(gè)綜合檔案室，掛靠于總經(jīng)理辦公室或高層辦公室下，配備一名或幾名專職檔案員來(lái)進(jìn)行專業(yè)化的管理。其工作內(nèi)容是將各部門檔案集中統(tǒng)一管理。

3.1.2 中大型高新企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置

若是中型的企業(yè)，構(gòu)建圖書、情報(bào)、檔案一體化的檔案管理中心，如檔案信息中心，需要授權(quán)于一名首席信息主管，負(fù)責(zé)檔案中心的所有業(yè)務(wù)，企業(yè)可以進(jìn)行“三駕馬車”式管理；若是大型的高新企業(yè)，可以專門設(shè)置新的管理機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)在建設(shè)之初，可以遵循企業(yè)原有的檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)。根據(jù)企業(yè)原檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系的位置，新設(shè)置的機(jī)構(gòu)既可成為企業(yè)下設(shè)的單獨(dú)的二級(jí)機(jī)構(gòu)，也可以掛靠在總經(jīng)理或高層領(lǐng)導(dǎo)的辦公室下，充分利用綜合性、協(xié)調(diào)性部門的優(yōu)勢(shì)，發(fā)展新部門業(yè)務(wù)，在實(shí)施一段時(shí)間之后，業(yè)務(wù)穩(wěn)定后，再劃分為獨(dú)立的二級(jí)機(jī)構(gòu)。

3.2 核心技術(shù)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)建議

當(dāng)今社會(huì)環(huán)境的變化和企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)的要求促使企業(yè)拋棄以往閉門造車的狀態(tài)，需要將視野拓寬到企業(yè)外部。主要方式有以下幾種。

3.2.1 積極與中介組織合作

積極與檔案的中介組織進(jìn)行合作可以深化本單位檔案機(jī)構(gòu)職能。借助發(fā)展成熟的檔案中介組織，如檔案研究部門、檔案事務(wù)所、檔案服務(wù)中心的力量，提供高質(zhì)量、有信譽(yù)保證的規(guī)范化服務(wù)。與中介公司的合作不僅可以充分高速地進(jìn)行高新企業(yè)信息資源建設(shè)、從整體上優(yōu)化企業(yè)資源，同時(shí)，也可以借鑒中介公司的檔案管理建設(shè)思路，為今后的檔案工作開展提供良好的基礎(chǔ)。

3.2.2 擴(kuò)大檔案收集范圍

加強(qiáng)對(duì)高新企業(yè)活動(dòng)中設(shè)備運(yùn)行記錄、產(chǎn)品的測(cè)試、化驗(yàn)、檢驗(yàn)等記錄的管理。原始紀(jì)錄的現(xiàn)實(shí)作用雖然得到公認(rèn)，但由于其數(shù)量巨大，許多企業(yè)并沒有把它們作為檔案進(jìn)行管理。企業(yè)的原始記錄不僅能夠準(zhǔn)確反映相關(guān)活動(dòng)、作為企業(yè)活動(dòng)其規(guī)律的可靠憑證，同時(shí)也可以實(shí)時(shí)地提供豐富、客觀的細(xì)節(jié)信息，而且還是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)貿(mào)易中經(jīng)常被要求查詢的憑證性文件。為了保障現(xiàn)代企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的利益，企業(yè)必須將原始記錄納入檔案管理范疇進(jìn)行科學(xué)管理。

3.2.3 提供檔案現(xiàn)代化管理

檔案工作也應(yīng)該納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理中。將其與行政辦公系統(tǒng)相銜接，建立一體化辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件形成、報(bào)送、接收、編目、整理、數(shù)據(jù)著錄、提供利用等的一體化；方便企業(yè)內(nèi)部職工的查找利用。同時(shí)借助企業(yè)的局域網(wǎng)，可以逐步將室藏的核心技術(shù)檔案資料，包括文檔、圖書、圖片、聲像等各類信息資料上網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)的檔案信息資源共享。在檔案工作管理的形式上，可以把價(jià)值小、保管期限短的檔案放到產(chǎn)生的部門，更利于日常工作的利用。綜合檔案室只需在網(wǎng)上保留基層檔案信息，其重要的工作任務(wù)是管理核心技術(shù)檔案，隨時(shí)準(zhǔn)備為利用者提供所急需的檔案。由于核心技術(shù)檔案的特殊性，高新技術(shù)企業(yè)最好要備有微縮或復(fù)制件，在日常工作中代替檔案原件提供利用，防止原件遭受不必要的損害。同時(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。

3.3 核心技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)建議

3.3.1 核心技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)成

核心技術(shù)檔案管理體系由核心技術(shù)資源庫(kù)，核心技術(shù)資源服務(wù)系統(tǒng)及核心技術(shù)資源整合系統(tǒng)三部分組成。其主要工作流程為：

3.3.2 核心技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的職責(zé)

第一，進(jìn)入核心技術(shù)資源整合系統(tǒng)。核心技術(shù)資源整合系統(tǒng)的主要職責(zé)是：及時(shí)、全面地收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識(shí)、技術(shù)資料，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，將有序的、系統(tǒng)的企業(yè)技術(shù)資源存入核心技術(shù)資源庫(kù)。

第二，是核心技術(shù)資源服務(wù)系統(tǒng)。核心技術(shù)資源服務(wù)系統(tǒng)的核心作用是被利用，所以整個(gè)系統(tǒng)的終端就是核心技術(shù)資源服務(wù)系統(tǒng)。它的功能是為高新企業(yè)各部門技術(shù)資源和核心技術(shù)的利用分享提供一個(gè)便捷的出口，各部門可以通過(guò)有效的檢索途徑和系統(tǒng)的服務(wù)窗口進(jìn)行及時(shí)利用。

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