基層供電企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制分析

摘要：物資管理是各供電企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分，它對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)成本、工程質(zhì)量以及經(jīng)濟(jì)效益都有著直接影響，同時(shí)加強(qiáng)企業(yè)的物資內(nèi)控管理還有助于企業(yè)的反腐倡廉，推進(jìn)企業(yè)的廉政建設(shè)。文章對(duì)基層供電企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；物資管理；內(nèi)部控制；生產(chǎn)成本；工程質(zhì)量；經(jīng)濟(jì)效益 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F426 文章編號(hào)：1009-2374（2016）18-0166-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.18.083

各供電企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)活動(dòng)都離不開物資管理，由于物資管理直接涉及到企業(yè)的資金問題，因此這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的漏洞最多，也極易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。若對(duì)企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制不嚴(yán)格，則會(huì)經(jīng)常導(dǎo)致采購物資的價(jià)格虛高，并且物資質(zhì)量低劣，不但會(huì)浪費(fèi)企業(yè)資金，甚至?xí)?duì)工程質(zhì)量造成嚴(yán)重影響，最終影響到企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。把內(nèi)部控制的策略實(shí)施于物資管理的主要環(huán)節(jié)，可以提高采購物資的效率、改善物資質(zhì)量、有效降低物資成本，防止各類舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。當(dāng)前隨著我國(guó)企業(yè)反腐倡廉工作的不斷推進(jìn)，對(duì)各企業(yè)的物資管理實(shí)施內(nèi)部控制也顯得越來越重要。

1 企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制是指在企業(yè)董事會(huì)、管理層以及其他職員的共同監(jiān)管下，在遵守各項(xiàng)法律、法規(guī)的前提下，為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的一個(gè)監(jiān)管控制保障過程。環(huán)境控制、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)、控制活動(dòng)、監(jiān)控等是其主要的工作內(nèi)容，企業(yè)物資內(nèi)部控制人員應(yīng)對(duì)一些物資資料及時(shí)進(jìn)行審核，進(jìn)行一些必要的分析性復(fù)核，要以企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)情況為基礎(chǔ)及時(shí)制定出一些適合本企業(yè)發(fā)展的控制計(jì)劃與控制方案，并且要及時(shí)提出一些合理的意見與建議來對(duì)企業(yè)的物資管理工作進(jìn)行改進(jìn)與完善，讓企業(yè)內(nèi)部控制管理的積極作用充分發(fā)揮出來。

2 企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制流程與控制方法

2.1 對(duì)控制環(huán)境的調(diào)查與評(píng)價(jià)

治理職能與管理職能是控制環(huán)境主要包括的兩個(gè)方面，企業(yè)要想更好地實(shí)施內(nèi)部控制必須得有良好的控制環(huán)境做基礎(chǔ)，可以借助側(cè)面了解企業(yè)管理人的控制理念、控制制度來初步判斷與評(píng)價(jià)控制環(huán)境的優(yōu)劣。

2.2 對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的調(diào)查與評(píng)價(jià)

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)以及控制風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)管理的主要內(nèi)容，企業(yè)內(nèi)控人員要學(xué)會(huì)識(shí)別各種風(fēng)險(xiǎn)，善于評(píng)估各種風(fēng)險(xiǎn)，并且要掌握一些控制風(fēng)險(xiǎn)的基本策略，企業(yè)管理層要對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制不斷進(jìn)行完善，以便企業(yè)可以更好地控制各種風(fēng)險(xiǎn)，把各類風(fēng)險(xiǎn)都掌控在可以接受的范圍內(nèi)。

2.3 對(duì)控制活動(dòng)的調(diào)查與評(píng)價(jià)

控制活動(dòng)主要是以風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估結(jié)果為依據(jù)，通過各種控制措施的應(yīng)用，在可以接受的范圍內(nèi)控制各類風(fēng)險(xiǎn)，其包括的內(nèi)容主要有授權(quán)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、處理各種信息等，控制人員應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)查了解并且要初步評(píng)價(jià)控制活動(dòng)的可信度。

2.4 對(duì)信息與溝通的調(diào)查與評(píng)價(jià)

信息與溝通要能把與物資控制相關(guān)的信息及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行收集與傳遞，以保障在相關(guān)部門之間能實(shí)現(xiàn)信息的有效溝通，內(nèi)控人員通過對(duì)信息溝通的調(diào)查與評(píng)價(jià)，可以促進(jìn)企業(yè)物資各部門之間的及時(shí)有效溝通，達(dá)到內(nèi)部控制各項(xiàng)物資的目的。內(nèi)控人員通過研究與了解企業(yè)物資內(nèi)部控制管理情況，可以對(duì)現(xiàn)有控制程序的控制點(diǎn)進(jìn)行全面了解，這樣不但能有效防止基層供電企業(yè)物資管理作業(yè)中的各種潛在風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還有利于企業(yè)物資內(nèi)控制度的健全與完善。

3 在初步評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上實(shí)施物資管理流程內(nèi)部控制

當(dāng)前很多企業(yè)的各項(xiàng)管理制度在形式上看似很健全，但實(shí)際上卻很少去貫徹落實(shí)，出現(xiàn)了一些形同虛設(shè)的控制制度現(xiàn)象。所以，為了更好地控制企業(yè)的各項(xiàng)物資，我們?cè)谕瓿晌镔Y管控初步評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，應(yīng)執(zhí)行一些實(shí)際的內(nèi)部控制測(cè)試來檢驗(yàn)物資的管理情況，讓企業(yè)物資各項(xiàng)內(nèi)控制度的作用都能得到充分發(fā)揮，在具體實(shí)施物資控制內(nèi)部測(cè)試時(shí)，筆者建議應(yīng)從以下五個(gè)方面入手：

3.1 采購計(jì)劃管理的控制

物資管理工作的主要程序之一就是采購計(jì)劃，對(duì)企業(yè)的采購申請(qǐng)、批準(zhǔn)訂購等進(jìn)行檢查，可以很好地對(duì)企業(yè)的物資管理進(jìn)行控制。在進(jìn)行采購控制時(shí)，控制人員應(yīng)多選幾份采購申請(qǐng)書，檢查內(nèi)容要包含物資名稱、型號(hào)、數(shù)量、各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)等以及是否有完善的生產(chǎn)廠家信息，各物品的編號(hào)是否完整，核準(zhǔn)人是否都進(jìn)行了簽字等，要確保采購與審批各自的職責(zé)是分離的，只有這樣才能有效進(jìn)行物資的內(nèi)部管理控制。

3.2 招標(biāo)采購環(huán)節(jié)的改進(jìn)

為確保招標(biāo)及評(píng)標(biāo)的公正、公平，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善這種有效采購形式，應(yīng)從以下方面加以彌補(bǔ)和改進(jìn)：

第一，在開標(biāo)后，按照投標(biāo)最高價(jià)格和不低于成本價(jià)的最低價(jià)格取一個(gè)中間值為中標(biāo)參考價(jià)格（也可叫采購價(jià)格軸線或參標(biāo)底）。在評(píng)標(biāo)過程中，以軸線為準(zhǔn)，上下各取5%為接近于參考標(biāo)底報(bào)價(jià)，視為有效報(bào)價(jià)，可以量化定為相應(yīng)分?jǐn)?shù)，直接參與評(píng)標(biāo)。評(píng)標(biāo)時(shí)，將評(píng)委所打的除報(bào)價(jià)分值以外的綜合分加上再除以2，為評(píng)委分和報(bào)價(jià)分的平均分，獲高分者可被推薦為中標(biāo)候選人。這樣就不會(huì)以最低價(jià)為標(biāo)準(zhǔn)，既可以防止因一味追求低報(bào)價(jià)而引起的質(zhì)量和其他方面的經(jīng)濟(jì)糾紛，又能相對(duì)保護(hù)供應(yīng)商參與競(jìng)爭(zhēng)的積極性。

第二，對(duì)有評(píng)委親屬參加投標(biāo)的，必須進(jìn)行回避。發(fā)現(xiàn)有影響公眾利益的不良傾向時(shí)，要及時(shí)糾正，認(rèn)真查處。要加強(qiáng)采購隊(duì)伍的專業(yè)技術(shù)人員的建設(shè)，對(duì)經(jīng)常遇到的重點(diǎn)專業(yè)，應(yīng)面向社會(huì)招聘一些有經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識(shí)的專業(yè)技術(shù)人員，以減少因工作不周密而造成的不公平現(xiàn)象。

第三，對(duì)采購額度較大、技術(shù)程度較高的，可通過公開招標(biāo)進(jìn)行采購；對(duì)非批量采購或者小批量采購，則應(yīng)采取邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判或詢價(jià)采購形式，使在公開招標(biāo)中未能充分展示自己實(shí)力的供應(yīng)商多幾次參與競(jìng)標(biāo)的機(jī)會(huì)，以平衡它們?cè)诠_招標(biāo)中未能中標(biāo)的心理，增強(qiáng)采購的吸引力。

第四，探索和開發(fā)網(wǎng)上采購的新途徑。對(duì)有些招標(biāo)項(xiàng)目，在做好保密工作的前提下，充分發(fā)揮網(wǎng)上采購的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行網(wǎng)上招標(biāo)或詢價(jià)采購，能夠拓展采購?fù)緩?，彌補(bǔ)公開招標(biāo)費(fèi)用大、歷時(shí)長(zhǎng)的缺陷。

3.3 驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)的控制

各物資驗(yàn)收部門在進(jìn)行收貨時(shí)，要仔細(xì)檢查各項(xiàng)物資的實(shí)際情況，對(duì)不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的貨物要嚴(yán)格拒收，并且要把各項(xiàng)貨物的驗(yàn)收單填寫完整，有些需要進(jìn)行技術(shù)鑒定的貨物必須由相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定，鑒定合格后再進(jìn)行入庫，在驗(yàn)收單上要標(biāo)明具體檢驗(yàn)人以及檢驗(yàn)人要進(jìn)行簽字作業(yè)，各項(xiàng)驗(yàn)收單以及質(zhì)量檢驗(yàn)單必須由相關(guān)主管人員簽字，并且要把檢驗(yàn)完成后的驗(yàn)收單及時(shí)傳遞給訂貨部門與財(cái)務(wù)部門。要確保入庫單與驗(yàn)收單一致，此外還應(yīng)檢查驗(yàn)收與采購、倉儲(chǔ)管理員職責(zé)是否執(zhí)行了職責(zé)分離。

3.4 結(jié)算付款環(huán)節(jié)的控制

控制人員應(yīng)多抽取幾份采購業(yè)務(wù)的原始報(bào)賬憑證，要確保每張附帶的訂貨單、銷貨清單、驗(yàn)收單等齊全，要確保各個(gè)清單上的相關(guān)數(shù)據(jù)要一致，原始憑證上要有齊全的手續(xù)，并且付款憑證的編號(hào)要連續(xù)，實(shí)際付款內(nèi)容要一致于付款憑證，付款支票上要有相關(guān)授權(quán)人簽字，可抽取部分應(yīng)付款明細(xì)賬與相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)際對(duì)賬，要確保各項(xiàng)賬目都要一致，若在檢查過程中發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)查明其原因，并進(jìn)行糾正操作，若發(fā)現(xiàn)重大問題應(yīng)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

3.5 現(xiàn)場(chǎng)管理與消耗的控制

要確保倉儲(chǔ)管理員與采購等其他職責(zé)是相互分離的，對(duì)各項(xiàng)調(diào)撥單以及出庫單必須要在主管的批準(zhǔn)下操作，并且相關(guān)領(lǐng)用人要進(jìn)行簽字，每個(gè)出庫單上登記的貨物數(shù)量、規(guī)格要一致于實(shí)際收發(fā)存登記薄要以工程的實(shí)際用料情況來嚴(yán)格控制領(lǐng)料額，要把每次使用的物料在工程建設(shè)成本明細(xì)賬中詳細(xì)記錄，對(duì)材料的庫存情況要進(jìn)行詳細(xì)登記，并且要及時(shí)找材料會(huì)計(jì)進(jìn)行相關(guān)核對(duì)，此外還要確保施工現(xiàn)場(chǎng)的材料儲(chǔ)蓄條件符合要求，以確保各項(xiàng)材料性能的完好。

4 結(jié)語

總之，企業(yè)物資管理控制是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)的檢查控制人員要從本企業(yè)的物資管控現(xiàn)狀出發(fā)，不斷分析總結(jié)企業(yè)物資管理控制的實(shí)際執(zhí)行情況，對(duì)控制較弱或容易產(chǎn)生差錯(cuò)、舞弊的環(huán)節(jié)提出加強(qiáng)和改進(jìn)內(nèi)部控制的建議及整改意見，只有對(duì)企業(yè)物資管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化，才能促進(jìn)企業(yè)物資管理效益的提升，進(jìn)而提高企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)期、健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：趙絲雨，女，河北邯鄲人，國(guó)網(wǎng)河北省電力公司邯鄲供電分公司工程師，研究生，研究方向：物資管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）