高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展方向與對(duì)策

胡瀛瀅

摘 要：推進(jìn)檔案管理的信息化是信息時(shí)代給檔案管理事業(yè)帶來(lái)的巨大變革，高校檔案管理工作在新時(shí)期的發(fā)展進(jìn)程中面臨著不斷出現(xiàn)的新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，創(chuàng)新管理模式是推動(dòng)高校檔案管理工作改革發(fā)展的題中之義。在當(dāng)前高校檔案管理工作中，人浮于事、制度欠缺、物質(zhì)保障不足等問(wèn)題正在嚴(yán)重制約著這一工作的進(jìn)一步開(kāi)展，因此推動(dòng)檔案管理工作的信息化就成為破局之策，在改進(jìn)高校檔案管理工作中能夠發(fā)揮不容忽視的重要作用。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

信息時(shí)代的快速發(fā)展給知識(shí)信息傳播帶來(lái)了極大便利，信息化已經(jīng)成為了當(dāng)今社會(huì)的重要標(biāo)志，因此探索推進(jìn)包括檔案管理工作在內(nèi)的各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)的信息化成為社會(huì)改革發(fā)展的重要方向。信息化能夠給檔案管理工作帶來(lái)革命性的變化，管理方式由手工化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊n案材料由紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，同時(shí)依托于高校校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)一定范圍的檔案共享或檔案公開(kāi)查閱等服務(wù)。推動(dòng)高校檔案管理信息化是我國(guó)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是提高高校檔案管理效率的必然選擇。

一、高校檔案管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理信息化認(rèn)知不足

檔案管理信息化是提升檔案管理效率的必然選擇，高校檔案管理具有信息量大、信息內(nèi)容復(fù)雜、檔案應(yīng)用性強(qiáng)的特征，學(xué)校的決策或部門(mén)工作的總結(jié)都需要借助于檔案信息的總結(jié)分析，因此高校檔案管理必須要具備能夠及時(shí)為需求者提供查詢服務(wù)的功能。電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言更易存儲(chǔ)、更易操作且操作速度更快，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理由封閉邁向開(kāi)放，為檔案需求者提供更為便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。然而當(dāng)前高校領(lǐng)導(dǎo)乃至檔案管理工作者對(duì)于檔案管理信息化的重要性認(rèn)知程度仍然不足，需要進(jìn)一步提升對(duì)于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。

（二）檔案管理缺乏制度規(guī)范

在高校檔案管理過(guò)程中必須要具備行之有效的制度規(guī)范才能真正保障檔案管理工作詩(shī)中在統(tǒng)一的組織、規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)范疇內(nèi)，從而確保檔案管理工作的效率。但是就當(dāng)前的高校檔案管理信息化工作進(jìn)展來(lái)說(shuō)，依托于檔案管理軟件的高校檔案管理工作往往受制于軟件自身的局限性，軟件開(kāi)發(fā)部門(mén)為了追求短期效益使得軟件本身的層次不高、規(guī)范性較差，因而給高校檔案管理信息化帶來(lái)規(guī)范性不強(qiáng)、共享性不夠等問(wèn)題，給高校檔案管理工作帶來(lái)消極影響。另外檔案管理軟件自身也面臨著諸多的技術(shù)難題，諸如軟件與硬件不適配、軟件技術(shù)與校園網(wǎng)絡(luò)不兼容等問(wèn)題，而在檔案數(shù)據(jù)遷移的過(guò)程中由于各種原因造成非主觀的檔案信息丟失更是給檔案管理帶來(lái)不可逆的影響。

（三）檔案管理信息化投入不足

相比于高校圖書(shū)館的圖書(shū)信息化，檔案管理信息化呈現(xiàn)出投入與產(chǎn)出矛盾的問(wèn)題更為突出的現(xiàn)象。前者作為流通性較強(qiáng)的高校所藏突出，在進(jìn)行信息化處理后讀者可以通過(guò)電子檢索和電子閱覽的方式享受檔案信息化的服務(wù)，從而提高了檔案的利用效率、減小了孤本和善本圖書(shū)的人為損壞。而后者的信息化過(guò)程中存在著投入較大，但是產(chǎn)出較小的問(wèn)題，利用高效檔案信息的人數(shù)較少，檔案管理的信息化有時(shí)會(huì)造成資源浪費(fèi)的問(wèn)題，這種情況下有的高效就會(huì)減緩甚至放棄檔案管理信息化的進(jìn)程。另外值得注意的是，檔案管理無(wú)論是紙質(zhì)化還是信息化，歸根結(jié)底都要人的參與，因此，提升檔案管理工作的人員隊(duì)伍素質(zhì)顯得刻不容緩。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

首先，深化高校檔案管理信息化的認(rèn)知程度取決于檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)者和高校決策者，只有在領(lǐng)導(dǎo)者提起高度重視的前提下才能不斷推進(jìn)高校檔案管理信息化的深入開(kāi)展。因此必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于一個(gè)學(xué)校的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值，以及檔案管理信息化的整體趨勢(shì)和發(fā)展思路，將檔案管理信息化納入到高校管理的統(tǒng)一規(guī)劃中。加強(qiáng)檔案管理工作的信息化還要在提高重視程度的基礎(chǔ)上不斷深入檔案管理制度化建設(shè)，制定出符合學(xué)校需求和實(shí)際的、操作性較強(qiáng)的檔案管理信息化工作思路，完善檔案管理的保密制度、備份制度、歸檔制度、網(wǎng)絡(luò)管理制度等。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理的規(guī)范化

只有建立起統(tǒng)一有效的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范才能確保檔案管理信息化工作的有條不紊推進(jìn)，推進(jìn)高校檔案管理工作的規(guī)范化就是要不斷完善檔案管理的硬件與軟件相結(jié)合，完善人力、物力、財(cái)力的協(xié)調(diào)投入、完善不同部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合，避免各自為政、互相推諉。另外要建立檔案管理的統(tǒng)一格式規(guī)范，利用電子檔案規(guī)范和電子檔案格式的統(tǒng)一，提高檔案管理工作中的信息化操作效率。

（三）確保檔案管理信息化的安全性

檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性是確保高校檔案安全的必要保障，只有切實(shí)解決好檔案管理信息化安全性才能真正推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。這就要求在建檔時(shí)做好長(zhǎng)久保存，為檔案管理提供扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)要做好對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限的限定，對(duì)于不同身份認(rèn)證的用戶進(jìn)行限制性訪問(wèn)能夠從很大程度上解決檔案安全隱患。此外還要做好對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)黑客攻擊和病毒感染的預(yù)防工作。

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