關(guān)于企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用探析

羅祖濤

（貴州黎陽航空動力有限公司，貴州 貴陽 550016）

現(xiàn)階段，檔案信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的記錄，記錄了企業(yè)的發(fā)展背景，關(guān)乎企業(yè)未來的發(fā)展。信息時代和科技時代的到來，充分展現(xiàn)了企業(yè)檔案信息資源的重要性，只有大力開發(fā)和利用企業(yè)檔案，展現(xiàn)信息資源的作用價值，方可推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 檔案信息資源開發(fā)與利用的意義

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用主要指工作人員依據(jù)特定的原則和要求，采取科學(xué)的方式方法，開發(fā)檔案中存儲的有價值信息。企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)發(fā)展的重要生產(chǎn)力，可促進(jìn)企業(yè)科研生產(chǎn)、改革發(fā)展與文化建設(shè)。

現(xiàn)階段，市場競爭日益激烈，企業(yè)若想更好地應(yīng)對市場競爭，就務(wù)必高度關(guān)注信息資源的規(guī)模與質(zhì)量，增強(qiáng)信息開發(fā)能力，只有加大檔案信息的開發(fā)和利用，方可實現(xiàn)企業(yè)信息向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)變，展現(xiàn)檔案信息的效益，進(jìn)而推動企業(yè)科研、生產(chǎn)和經(jīng)營管理工作的有序開展，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。積極開發(fā)和利用企業(yè)檔案信息資源能夠減少人力、物力資源的消耗，使企業(yè)得到可持續(xù)進(jìn)步。

2 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用中的問題

1）企業(yè)檔案及檔案開發(fā)利用認(rèn)識不足。盡管很多人均十分關(guān)注企業(yè)檔案信息資源，但是人們依然沒有對企業(yè)檔案信息資源的作用建立起正確的認(rèn)識，也無法以客觀的眼光看待檔案資源開發(fā)利用。特別是在重視生產(chǎn)，輕視管理的企業(yè)之中。檔案的管理依然處于被動局面，檔案信息資源開發(fā)利用的緊迫感較差，無法充分展現(xiàn)檔案信息的價值，如此也就無法實現(xiàn)信息資源向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

2）檔案信息資源整合度有待提高。紙質(zhì)檔案管理通常由管理人員人為操作，保管的內(nèi)容是實體。企業(yè)信息化建設(shè)后，計算機(jī)應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中。但是企業(yè)信息化人才的專業(yè)素質(zhì)存在顯著的差異，檔案管理過程中計算機(jī)應(yīng)用能力不過關(guān)。企業(yè)僅將檔案信息存儲在計算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，信息資源深度整理能力較差，無法靈活地應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)規(guī)范信息資源管理。此外，信息資源缺乏深度，企業(yè)檔案信息收集工作的方法不科學(xué)，收集方式缺乏多樣性，僅是依賴信息記錄整合檔案資源，無法滿足企業(yè)的發(fā)展要求。

3）檔案信息資源有待深度挖掘。很多企業(yè)檔案管理功能缺乏多樣性， 只是一味的重視收集和保管工作。雖然檔案管理工作的規(guī)模較大，但深度和專業(yè)性有待提高。首先，收集企業(yè)檔案信息資源后，無法保證后續(xù)的管理和開發(fā)，檔案保存即為檔案管理。很多企業(yè)的檔案管理人員，在收集檔案資料后未做到分類處理，并不深度挖掘和整理檔案信息，這樣一旦用戶需要，并不能及時提供便捷的查閱服務(wù)。同時，檔案信息無法充分體現(xiàn)其價值，也無法全面展現(xiàn)企業(yè)決策的作用，不能有效提升企業(yè)的核心競爭力。其次，信息技術(shù)發(fā)展水平有限，無法維持信息挖掘的水平，從檔案當(dāng)中無法獲取深度的信息。最后，檔案信息資源主要在企業(yè)內(nèi)部流通，且與外部銜接效果不佳，無法突顯檔案信息資源的作用，不能與時代發(fā)展相適應(yīng)。

4）檔案信息資源利用率有待提高。企業(yè)檔案是一種十分重要的記錄與憑證，在市場發(fā)展中流通和利用度較小，故而無法充分體現(xiàn)自身的經(jīng)濟(jì)效益。利用企業(yè)檔案信息資源的過程中，除采用借閱或查詢等方式外，還應(yīng)在收集、整理和鑒定等方面高度關(guān)注用戶的基本需求及市場發(fā)展的動態(tài)。但縱觀企業(yè)運(yùn)營實際情況，企業(yè)檔案信息資源利用服務(wù)十分被動，無法保障信息資源加工、整理的智能化建設(shè)，這在很大程度上限制了檔案信息資源的有效利用。

3 企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的有效措施

1）協(xié)調(diào)檔案信息資源開發(fā)工作的特殊性及效益。企業(yè)檔案資源是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中形成的一種尤為特殊的知識產(chǎn)品，檔案工作并非單純的生產(chǎn)性工作，檔案信息資源開發(fā)無法有效提高企業(yè)的綜合效益，但是檔案資源開發(fā)在企業(yè)運(yùn)營中卻是一項必不可少的工作，與企業(yè)文化、生產(chǎn)、決策等業(yè)務(wù)有著十分密切的聯(lián)系，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，企業(yè)應(yīng)該從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度去看待問題，不可全然從盈利和創(chuàng)收的視角看待檔案信息資源開發(fā)利用。

2）重視檔案信息化建設(shè)，積極整合檔案信息資源

信息化發(fā)展中，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)及利用需以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，合理利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案收集、整理和開發(fā)的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)中需要人才、設(shè)備和技術(shù)的大力支持。企業(yè)要在檔案管理中加強(qiáng)人、財、物的支持，從而提升檔案信息化建設(shè)水平。

推動檔案信息化建設(shè)和發(fā)展，重視檔案信息資源整合，有助于檔案信息資源的開發(fā)和利用。檔案信息資源整合中，首先，需深度挖掘檔案信息資源服務(wù)共享水平，合理利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，為檔案信息資源歸類、識別、保存和傳輸提供堅實的保障。其次，豐富信息資源整合渠道和方式，采取多種整合手段，合理應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)信息資源向知識型文檔的轉(zhuǎn)化，提高信息資源整合效率。

3）加大挖掘深度，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案信息的價值。若想有效提高企業(yè)檔案的價值，就需深度挖掘信息資源，以達(dá)到信息資源挖掘及利用的既定目標(biāo)。全面展現(xiàn)企業(yè)檔案的效用可增大企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為深度挖掘檔案信息資源，要將信息資源轉(zhuǎn)化為具有商業(yè)價值的資源。檔案管理工作人員也應(yīng)該適應(yīng)時代發(fā)展，將企業(yè)檔案中的顯性知識與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中所蘊(yùn)含的隱性知識有機(jī)結(jié)合，參照企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，以戰(zhàn)略的眼光看待檔案信息資源挖掘。且合理應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)，深度挖掘檔案中的多種知識資源，實現(xiàn)知識向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化，促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)決策，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。

另外，還要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案利用模式，組織開展不同類型的服務(wù)，為檔案信息交流奠定堅實的基礎(chǔ)。除此之外，理性認(rèn)識檔案結(jié)構(gòu)，整合后方可被企業(yè)分享和利用。檔案信息資源服務(wù)中，也需要充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息等先進(jìn)科技，組織開展不同形式的信息化檔案咨詢活動，為信息共享提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時轉(zhuǎn)變服務(wù)的方式和信息傳播模式。

4）改善技術(shù)水平，增大信息資源利用率。檔案信息開發(fā)利用工作的有序開展需要性能優(yōu)越的硬件。企業(yè)檔案管理中，若無法應(yīng)用先進(jìn)完善的科學(xué)技術(shù)及設(shè)備處理信息資源，就無法將其落到實處，無法有效提高檔案資源的利用率。為此，企業(yè)檔案管理人員需要科學(xué)利用計算機(jī)和多媒體技術(shù)，合理利用聲音、文字和圖片等信息做好存儲、處理等工作，實現(xiàn)檔案內(nèi)容與表現(xiàn)形式的有機(jī)統(tǒng)一。

利用企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)可為資源利用者提供多種不同形式的檔案，不斷拓寬工作的范圍和領(lǐng)域，做到檔案開發(fā)利用的多樣化建設(shè)。在構(gòu)建技術(shù)平臺的過程中，基于紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，有效處理圖書、情報和檔案等多項知識資源，在企業(yè)檔案資源開發(fā)利用中，應(yīng)用于企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用，以發(fā)揮出檔案信息資源利用的最大價值。

4 結(jié)束語

總而言之，檔案資源開發(fā)利用有利于推動企業(yè)檔案工作的全面發(fā)展。在企業(yè)檔案管理中，要求人員總結(jié)信息資源開發(fā)管理中存在的各項問題，研究檔案信息資源開發(fā)利用策略，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，注重檔案的信息化建設(shè)，以此不斷提升檔案信息資源的利用率，為企業(yè)的更好發(fā)展助力。