醫(yī)院電子檔案管理的對策分析

黃萍

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，而對于這些傳統(tǒng)的管理模式和工作方法來說，都提出了挑戰(zhàn)，醫(yī)院是社會中的一個(gè)保障服務(wù)機(jī)構(gòu)，而醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院正常工作的一個(gè)重要步驟，如何讓電子檔案管理更加方便檢索和更有效地收集檔案成為未來發(fā)展中需要研究和探討的新話題，該文就如何加強(qiáng)醫(yī)院對電子檔案的管理進(jìn)行討論，希望能對以后的檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院電子檔案 檔案管理 對策分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）01（c）-0097-02

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的弊端表露無遺，而隨著信息量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理也存在不易實(shí)行的問題，比如紙質(zhì)的檔案資料不易于保存和整理，會給工作人員帶來巨大的工作量，這就使電子檔案的管理技術(shù)和手段迫切的需要更加廣泛地應(yīng)用到實(shí)際工作中去，來為醫(yī)院的現(xiàn)代化管理做出貢獻(xiàn)和力量。

1 電子檔案管理的定義、優(yōu)勢

電子檔案是通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常用案卷為單位。

電子檔案的優(yōu)勢在于其儲存可以實(shí)現(xiàn)高密度性，可以存儲大量的信息數(shù)據(jù)，信息是非人工識讀性，可以通過識別儀器進(jìn)行自動識別，在信息的儲存方式上體現(xiàn)了信息同載體的分離性，讓電子檔案管理不僅僅局限于紙質(zhì)的檔案上，更加方便易于儲存，還有多種信息媒體的繼承性以及對系統(tǒng)的依賴性，電子檔案管理打破了人們對檔案管理的傳統(tǒng)觀念，讓人們認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息數(shù)字化的發(fā)展必然。

2 現(xiàn)有的醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案管理模式分散、不規(guī)范

在現(xiàn)有的一些醫(yī)院的管理工作分配中，檔案的管理不集中，沒有一個(gè)直接的負(fù)責(zé)人，例如在一些醫(yī)院中設(shè)有行政辦公室這個(gè)部門，而其只負(fù)責(zé)管理一些綜合的檔案資料，如人事檔案、科研檔案和一些日常的文書檔案的管理，而對于具有專業(yè)利用價(jià)值的醫(yī)療檔案的檔案卻由一些病案室進(jìn)行管理，不同科室負(fù)責(zé)自行管理自己科室的電子檔案，導(dǎo)致本來應(yīng)該由一個(gè)集中的部門管理的業(yè)務(wù)分散給各個(gè)科室管理，使整個(gè)管理的模式很混亂，并且沒有一個(gè)合理的行業(yè)規(guī)范，在需要調(diào)取檔案的時(shí)候很難找到直接的責(zé)任人，出現(xiàn)混亂的管理局面，讓醫(yī)院的電子檔案管理沒有更好地為醫(yī)院的運(yùn)營和科研工作服務(wù)。

2.2 對電子檔案管理不重視，缺乏監(jiān)管力度

現(xiàn)在雖然一些醫(yī)院已經(jīng)把電子檔案的管理建立起一定的制度，但是在實(shí)際的執(zhí)行上還存在著許多不合理的地方，首先，在電子檔案管理部門的工作人員沒有對自身的工作進(jìn)行重視，沒有認(rèn)識到自己工作的重要性，有些工作人員隨意地把檔案資料放在辦公室里，不及時(shí)地將資料進(jìn)行整理存放，這種行為極易使檔案資料丟失或者損壞，而這些工作態(tài)度上的不認(rèn)真，都是因?yàn)閷ぷ鞑恢匾?，對專業(yè)的檔案管理知識的缺乏，還有上級的管理部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的管理工作也沒有形成重視，往往把注意力都集中在效益上，所以就需要對檔案管理加強(qiáng)重視形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 電子檔案網(wǎng)絡(luò)防御措施不健全

在享用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子檔案的管理帶來方便的同時(shí)也存在著許多潛在的風(fēng)險(xiǎn)，有些病毒的入侵會在其自身不停地復(fù)制的情況下蔓延到整個(gè)系統(tǒng)的所有計(jì)算機(jī)中，嚴(yán)重的情況會使整個(gè)系統(tǒng)面臨癱瘓的風(fēng)險(xiǎn)，要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全加強(qiáng)重視，避免因?yàn)楹鲆晫?dǎo)致電子檔案資料被竊取或損失，因?yàn)獒t(yī)院的電子檔案管理是極其珍貴的資料，所以一定要加強(qiáng)保護(hù)意識和措施。

2.4 工作人員素質(zhì)低，不夠?qū)I(yè)化

在現(xiàn)有的檔案管理工作的人員標(biāo)準(zhǔn)上還沒有嚴(yán)格的規(guī)定，有很多在檔案管理上的人員都是兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和知識技能的學(xué)習(xí)，所以在檔案管理的工作中表現(xiàn)出力不從心的狀態(tài)，有的只是依靠在長時(shí)間的工作中積累出來的經(jīng)驗(yàn)來維持現(xiàn)有工作的進(jìn)行。而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不能夠適用，所以這就要求檔案管理人員能夠熟練地運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟件，與此同時(shí)，對管理人員的工作環(huán)境和待遇都不能維持在原有的水平，要合理地改進(jìn)，提高工作人員對管理工作的認(rèn)識，并重視起來，只有這樣才能讓電子檔案管理工作充滿活力。

2.5 電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善

要想讓電子檔案的管理能夠有效地發(fā)展，就需要有一套完整齊全的設(shè)備投入，但是現(xiàn)有的電子檔案管理設(shè)備上的投入力度不夠大，沒有真正地實(shí)現(xiàn)建立一個(gè)整個(gè)醫(yī)院共享的網(wǎng)絡(luò)資源平臺，只有這樣才能讓電子檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，不僅要在計(jì)算機(jī)設(shè)備上加大投入力度也要在軟件計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上更加關(guān)注，為電子檔案的建立做好基礎(chǔ)工作。

3 解決現(xiàn)有電子檔案管理工作中的問題的對策

3.1 建立起規(guī)范的管理制度

電子檔案管理工作是醫(yī)院工作中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，所以一定要建立起規(guī)范的管理體制，給工作人員建立嚴(yán)格的考核和監(jiān)督工作的規(guī)范，對電子檔案管理的各個(gè)時(shí)期和步驟建立嚴(yán)格的時(shí)間限制，讓每個(gè)環(huán)節(jié)都有直接的負(fù)責(zé)人，避免出現(xiàn)管理局面混亂的現(xiàn)象繼續(xù)存在，讓電子檔案從收集到整理再到歸檔都有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范來實(shí)行，極大地避免了工作漏洞的出現(xiàn)，讓文件在歸檔的過程中受到損壞或信息丟失的發(fā)生。

3.2 對電子檔案的管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理建設(shè)

隨著醫(yī)院檔案的信息量不斷地加大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式顯然已經(jīng)無法適用，所以要逐步地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理方式，在以數(shù)字化為前提的情況下要建立起相匹配的管理分配。要從醫(yī)院到檔案室再到各個(gè)科室建立起一個(gè)完整的管理系統(tǒng)，明確職責(zé)和工作要求，要進(jìn)行統(tǒng)一的管理、統(tǒng)一的操作、統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，讓整個(gè)程序有一個(gè)完整的規(guī)劃，有利于監(jiān)督工作的實(shí)施。把具體工作合理的分配給信息科和綜合檔案室，其中信息科是對醫(yī)院工作的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)保存，例如：病案統(tǒng)計(jì)、圖書管理、計(jì)算機(jī)管理等信息管理程序，而綜合檔案室是主要對各種門類和載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理部門，并且在整個(gè)檔案管理工作中起監(jiān)督和引導(dǎo)的作用，這樣就能夠讓兩個(gè)部門有效地配合，明確各自的責(zé)任劃分。

3.3 提高對檔案管理工作的重視度，加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)

想要把醫(yī)院的電子檔案工作做好，就必須把這項(xiàng)工作重視起來，不僅要從員工中培養(yǎng)認(rèn)真的工作態(tài)度，也要從領(lǐng)導(dǎo)中加強(qiáng)對電子檔案管理部門的重視，只有這樣才能上下一心。不僅加強(qiáng)各方面的建設(shè)，還要對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓其能夠更好地掌握專業(yè)的技能和知識，提高專業(yè)化水平；同時(shí)，在人才方面要不斷地培養(yǎng)接受專業(yè)教育的人才的加入，提高整個(gè)隊(duì)伍的技術(shù)能力，讓電子檔案工作人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠熟練的應(yīng)用，不再依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法并且接受先進(jìn)的管理思想，讓醫(yī)院的電子檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流。

3.4 提高對電子檔案管理的資金投入

一個(gè)完善合理的電子檔案管理能夠?yàn)橐院蟮难芯抗ぷ骱徒虒W(xué)活動提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)，所以在資金的投入上也要不斷地加強(qiáng)。因?yàn)殡娮訖n案的管理是建立在計(jì)算機(jī)設(shè)備和先進(jìn)的軟件上才能夠?qū)崿F(xiàn)的，所以要采用最先進(jìn)的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防御工程的建立，利用先進(jìn)的軟件技術(shù)讓電子檔案的管理系統(tǒng)更加牢固；同時(shí)對于惡性侵害的網(wǎng)絡(luò)手段要進(jìn)行有效的防御，建立防火墻系統(tǒng)，在用戶信息登陸方面也更加嚴(yán)格，防止檔案信息丟失或者被破壞。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)雖然還沒有形成成熟的行業(yè)規(guī)范，在設(shè)備投入和關(guān)注度上也都存在這樣那樣的問題，但是，電子檔案的管理已經(jīng)開始受到人們的重視，也逐漸顯現(xiàn)出其在發(fā)展過程中存在的優(yōu)勢和必然發(fā)展的趨勢，所以加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的管理勢在必行。

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