探討做好高校檔案管理工作的具體方法

劉波

【摘要】隨著高校事業(yè)的迅速發(fā)展，高校檔案管理工作逐漸引起了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的重視。高校檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，管理難度大，復(fù)雜程度高。以往主要采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并未能夠取得理想的管理效果。高校事業(yè)取得進(jìn)一步發(fā)展后，檔案管理模式也發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代信息技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理中，大大簡(jiǎn)化了管理流程，提高了高校的檔案管理水平，提升了管理效率，為檔案管理工作賦予了更多的活力、生機(jī)。就高校事業(yè)發(fā)展而言，高校檔案管理是其中的一部分，做好檔案管理工作，可將高校開展活動(dòng)的記錄、社會(huì)服務(wù)功能反映出來，優(yōu)化管理模式，創(chuàng)新管理方式。要想對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，管理者必須融入現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理水平。本文主要探討如何做好高校檔案管理工作，改善高校檔案管理質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理方法

所謂高校檔案，就是指高校在管理、科研、教學(xué)等各種辦學(xué)活動(dòng)中形成的、對(duì)社會(huì)、學(xué)校均有著一定參考價(jià)值的各種聲像、圖標(biāo)、文字等不同載體的歷史記錄。隨著學(xué)校建立的歷史越長(zhǎng)，高校檔案也會(huì)積累得更加豐富，它能夠?qū)W(xué)校的發(fā)展思路、辦學(xué)理念進(jìn)行記載，便于指導(dǎo)高校的管理工作，是高校的一筆寶貴財(cái)富[1]。從現(xiàn)階段高校的檔案管理情況上看，其中還存在很多不足，要想提高高校檔案管理質(zhì)量，管理人員必須意識(shí)到其中存在的問題，并采取合理的措施對(duì)高校檔案進(jìn)行管理。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)高校檔案管理工作的重視程度不高

檔案管理工作的業(yè)務(wù)性、政策性較強(qiáng)，不過因受到傳統(tǒng)思維習(xí)慣、工作方式、性格閱歷等因素的影響，部分管理者尚未意識(shí)到檔案管理的重要性，在開展教育活動(dòng)的過程中，存在輕視檔案管理，注重教育建設(shè)的思想。管理人員的態(tài)度會(huì)在一定程度上影響其他員工的態(tài)度，檔案管理人員的工作積極性很難提升。

（二）檔案意識(shí)比較薄弱

高校檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，其功能可能要等到若干年后才能夠發(fā)揮出來，功能的發(fā)揮具有隱性、漸進(jìn)性的特征，易被群眾、領(lǐng)導(dǎo)者忽略。部分高校沒有構(gòu)建完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作僅僅流于表面形式，部分領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作缺乏了解，認(rèn)為檔案管理就是單純的文件保存、留檔工作，且管理過程中不夠細(xì)心，出現(xiàn)了文件資料遺失的情況。

（三）檔案管理模式缺乏創(chuàng)新性

在信息時(shí)代發(fā)展背景下，人們對(duì)檔案管理提出了更加嚴(yán)格的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求。部分高校仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理工作缺乏創(chuàng)新性，不愿引入先進(jìn)的信息管理技術(shù)，還有部分高校即便引入了信息管理技術(shù)，不過應(yīng)用化、專業(yè)化水平較低，并沒有合理利用技術(shù)資源，無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的共享。

（四）管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定

近幾年，高校檔案工作地位有所提升，然而部分檔案管理人員并未意識(shí)到這一點(diǎn)，仍然將檔案管理視為低技術(shù)、淺層次的管理工作，工作內(nèi)容比較枯燥、單調(diào)，未被引起重視。與管理、科研、教學(xué)等其他單位相較，檔案管理人員的專業(yè)化水平不高，管理能力不夠理想。

二、如何做好高校檔案管理工作

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)檔案管理引起重視

檔案管理對(duì)促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展具有重要意義，做好檔案管理工作，可對(duì)高校后續(xù)工作進(jìn)行指導(dǎo)，確保教育活動(dòng)的順利開展與進(jìn)行，制定教育計(jì)劃，明確教育規(guī)律。為了提高高校檔案管理水平，管理者必須對(duì)這項(xiàng)工作引起重視，強(qiáng)化檔案管理的執(zhí)法、監(jiān)督、調(diào)控、決策力度[2]。

另外，高校檔案管理部門要善于抓住時(shí)機(jī)，通過多種方式、多種渠道，宣傳檔案管理的重要性，干部職工、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)均需意識(shí)到檔案管理的作用，關(guān)注檔案管理工作進(jìn)度，支持該項(xiàng)工作。檔案管理者還要注重提高自身的專業(yè)化水平，促使自身的綜合素養(yǎng)提升，多學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高信息開發(fā)能力與信息利用能力，提升檔案管理質(zhì)量[3]。

（二）構(gòu)建完善的檔案管理制度

高校需構(gòu)建完善的檔案管理制度，在構(gòu)建管理制度時(shí)，要綜合考慮到學(xué)校發(fā)展的具體情況，做到有章可循、有法可依。另外，高校還需落實(shí)工作人員崗位責(zé)任制度，在校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，做好檔案信息的收集、歸檔、管理工作。檔案管理人員要定期總結(jié)、評(píng)比、驗(yàn)收、檢查檔案信息。

制度的構(gòu)建是提高檔案管理質(zhì)量與水平的基礎(chǔ)，落實(shí)制度是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。通過落實(shí)檔案管理制度，有利于使抽象的管理工作變得更加具體化，將檔案管理融入科研、教學(xué)等活動(dòng)中，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化、制度化方向不斷進(jìn)步、發(fā)展。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

檔案管理工作需要由管理人員來完成，由此可見，管理隊(duì)伍在其中占據(jù)著非常重要的地位。只有使管理人才的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，才能夠增強(qiáng)檔案管理工作的活力與生命力，確保檔案管理的質(zhì)量[4]。高校要?jiǎng)?chuàng)建穩(wěn)定人才、吸引人才的環(huán)境，采取措施促使辦公環(huán)境得以改善，可采用獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度，針對(duì)表現(xiàn)良好的工作人員，給予適度獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提高他們工作的積極性。檔案管理人員需要不斷充實(shí)自己，注重更新業(yè)務(wù)、拓展業(yè)務(wù)，多學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)與現(xiàn)代信息技術(shù)，豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

（四）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

高校檔案管理者需轉(zhuǎn)變檔案管理理念，樹立服務(wù)意識(shí)，變革傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，促使服務(wù)手段得以改善，優(yōu)化檔案管理流程與內(nèi)容。教職工可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，及時(shí)查詢到個(gè)人檔案信息，有利于提高檔案管理效率。

結(jié)束語

檔案管理具有歸檔難、整理難、保管難、收集難等特點(diǎn)，在管理過程中，高校需構(gòu)建競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新。本文首先探討了高校檔案管理工作中存在的問題，然后分析了如何做好高校檔案管理工作，通過本次研究了解到，高校必須從多個(gè)方面完善管理模式、轉(zhuǎn)變管理理念，便于滿足高校科研、教育的需求。

參考文獻(xiàn)

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[4]王朝陽.高校檔案管理工作面臨的主要問題及對(duì)策研究[J].華北水利水電學(xué)院學(xué)報(bào)（社科版），2010，（05）：44-46.