醫(yī)院檔案信息化及管理策略分析

郭濤

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今，信息化在各個(gè)行業(yè)和各項(xiàng)管理工作中都已經(jīng)成為了主流趨勢(shì)，醫(yī)院管理也不例外。作為醫(yī)院管理的重要組成，檔案管理一直是一項(xiàng)備受關(guān)注的工作，關(guān)系到醫(yī)院的管理水平與服務(wù)質(zhì)量，所以，現(xiàn)代醫(yī)院管理中有必要對(duì)檔案管理方面的工作進(jìn)行調(diào)整。該文對(duì)醫(yī)院檔案信息化及管理進(jìn)行了分析，并提出了實(shí)現(xiàn)方法，希望能夠作為相關(guān)醫(yī)院改進(jìn)工作的參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 信息化 管理策略

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）01（c）-0013-02

信息技術(shù)推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也使得各項(xiàng)管理工作的模式發(fā)生了深刻變化。信息技術(shù)在管理工作中應(yīng)用的實(shí)例越來越多，其展現(xiàn)出的高效、便捷等優(yōu)勢(shì)，足以說明其利用價(jià)值。與其他單位一樣，醫(yī)院管理也在不斷探索新的管理模式，而擁有強(qiáng)大功能優(yōu)勢(shì)的信息技術(shù)無疑將為其工作的改進(jìn)提供巨大幫助。

1 醫(yī)院檔案信息化推進(jìn)思路

在現(xiàn)代社會(huì)背景下，人們已經(jīng)逐漸意識(shí)到了紙質(zhì)檔案的局限性，其在保存期限、查閱便利性等方面的表現(xiàn)很難令人滿意。為了實(shí)現(xiàn)更加高效的管理，大多醫(yī)院目前已經(jīng)開始對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，其中，對(duì)于信息化的高度重視，是這些醫(yī)院的共同點(diǎn)，也是其創(chuàng)新措施能夠取得一定成效的關(guān)鍵。

1.1 加強(qiáng)管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案不僅容易保存且成本較低，查閱起來也非常方便?，F(xiàn)代醫(yī)院大多已經(jīng)建立了辦公網(wǎng)絡(luò)，此舉對(duì)于檔案管理工作的改進(jìn)是具有很大益處的，比如，借助辦公網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)管理得以順利實(shí)現(xiàn)。但同時(shí)，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)僅靠辦公網(wǎng)絡(luò)的便利性是不行的，還需要從其他方面入手采取保障措施。目前在這方面醫(yī)院經(jīng)常采用的做法是強(qiáng)化信息部與檔案管理負(fù)責(zé)部門的聯(lián)系，通過二者的協(xié)同努力，從硬件上給予管理系統(tǒng)支持。同時(shí)，為了方便資源的共享與利用，醫(yī)院可以考慮在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)開通文件上傳窗口，以推進(jìn)信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段檔案管理工作中需要完善的制度主要涉及文件歸檔及技術(shù)處理、檔案合理利用以及保密等方面，需要醫(yī)院根據(jù)具體情況，做好相關(guān)機(jī)制的建設(shè)，提高規(guī)范化程度。

1.2 遵照科學(xué)原則逐步推進(jìn)

檔案信息化是一項(xiàng)巨大的挑戰(zhàn)，是時(shí)代變化在醫(yī)院管理工作中的具體展現(xiàn)。結(jié)合醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)來講，所謂的信息化其實(shí)指的就是借助網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效整合與統(tǒng)一管理，使其更好的服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展，其中，數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)信息化的必要路徑，而資源共享則是信息化的主要目的。具體來講，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)需要遵照系統(tǒng)性、便利性、服務(wù)性、多樣性等原則，只有以這些原則為基準(zhǔn)，才能保證信息化建設(shè)有序、逐步的推進(jìn)。

同時(shí)，在信息化過程中，醫(yī)院應(yīng)重視以下幾項(xiàng)問題：（1）信息化的優(yōu)勢(shì)非常顯著，但同時(shí)其也存在較高的安全風(fēng)險(xiǎn)，所以，采取各種手段保護(hù)信息安全，是醫(yī)院需要重點(diǎn)加強(qiáng)管理的工作。（2）信息化建設(shè)不可能單靠一個(gè)部門去努力，在推進(jìn)的過程中需要各部門的配合與支持，所以，加強(qiáng)部門溝通協(xié)作是落實(shí)信息化的基礎(chǔ)。（3）為了保證信息化的順利實(shí)現(xiàn)，醫(yī)院有必要強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn)，使其掌握相關(guān)的管理技術(shù)，具有與信息化管理相適應(yīng)的綜合素質(zhì)。這樣就要求醫(yī)院在做好職工繼續(xù)教育的同時(shí)，重視職工交流，通過職工彼此的溝通，促進(jìn)共同進(jìn)步。

2 醫(yī)院檔案信息化管理策略

2.1 改進(jìn)信息收集方法

為了進(jìn)一步提升檔案信息的收集效率，管理工作中應(yīng)加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)，借助數(shù)字的形式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有資源的高效存儲(chǔ)。在做好上述工作的基礎(chǔ)上，醫(yī)院還要重視加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)，為充分利用檔案奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案的特點(diǎn)之一就是總數(shù)多，所以，對(duì)于這樣的資料，要想高效的利用，就必須重視從完善查詢機(jī)制入手，加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)，方便資源查詢和利用。一般來講，醫(yī)院檔案的查詢平臺(tái)應(yīng)具有以下幾項(xiàng)基本功能：（1）支持?jǐn)?shù)字化。（2）高效存儲(chǔ)。（3）便利檢索。（4）信息輸出。這樣的平臺(tái)可以為檔案資源的高效利用提供方便，其也因此顯得更加重要。

對(duì)于檔案信息搜集而言，數(shù)字轉(zhuǎn)換是一項(xiàng)非常重要的流程，在具體操作中，應(yīng)視現(xiàn)實(shí)情況與資源的具體形式來確定轉(zhuǎn)換方式。對(duì)于材料上報(bào)，醫(yī)院應(yīng)要求各部門按照相應(yīng)的格式遞交電子文件；而在將現(xiàn)有資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的過程中，則要對(duì)轉(zhuǎn)換方法的可行性進(jìn)行考慮，對(duì)于圖像檔案，最好采用掃描的方式進(jìn)行錄入，以確保文件信息的完整性與真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)高效存儲(chǔ)的方式有兩種，分別為“索引+目錄”法、檢索庫法。

2.2 健全機(jī)制，提升服務(wù)水平

信息技術(shù)在檔案管理中已經(jīng)有了很長(zhǎng)的應(yīng)用歷史，但該項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)卻并未得到充分利用?，F(xiàn)代信息技術(shù)除了能夠推動(dòng)管理創(chuàng)新之外，對(duì)其服務(wù)水平的提升也有非常明顯的積極作用。

醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，對(duì)于信息服務(wù)質(zhì)量的改善有著明顯的益處，所以，當(dāng)前階段醫(yī)院有必要正視并合理利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，具體做法如下。

（1）加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，為檔案高效利用提供支撐。

在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)基本確立的情況下，負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)部門應(yīng)立足檔案資源需求現(xiàn)狀，加快網(wǎng)站建設(shè)。借助檔案資料的數(shù)字轉(zhuǎn)換，醫(yī)院可實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效整合，服務(wù)用戶的各項(xiàng)條件已初步具備。在這樣的情況下，通過加強(qiáng)網(wǎng)站建設(shè)，為用戶提供優(yōu)質(zhì)資源服務(wù)已經(jīng)具有了較高的可行性。為了實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門應(yīng)重視強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快信息化進(jìn)程，為資源共享的實(shí)現(xiàn)而積極努力。

（2）設(shè)立專管部門，對(duì)資源利用進(jìn)行調(diào)控。

對(duì)于醫(yī)院來講，大量的檔案資料就相當(dāng)于一個(gè)龐大的資源庫，這些資源理應(yīng)得到合理的利用。為此，醫(yī)院應(yīng)考慮設(shè)立專管部門負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，比如成立專門的管理中心。就資源庫的構(gòu)成來講，管理中心居于基礎(chǔ)地位，其主要任務(wù)是在集中、統(tǒng)一管理電子信息的同時(shí)，規(guī)范資源服務(wù)秩序，尤其是在限制性文件利用方面。這樣做可以確保檔案信息得到更充分的利用，提升資源的利用效率，既可以體現(xiàn)檔案價(jià)值，又可以使其更好的為醫(yī)院工作服務(wù)。

（3）結(jié)合當(dāng)前的情況來講，我國(guó)有很多醫(yī)院盡管也順應(yīng)潮流應(yīng)用了新設(shè)備，但在運(yùn)行方式上依舊是單機(jī)式，限制了網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。

對(duì)此，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，明確信息化的特殊性以及其與傳統(tǒng)管理模式的差異。信息化管理最顯著的特點(diǎn)體現(xiàn)在資源利用需要借助資料上傳以及數(shù)據(jù)下載的方式來實(shí)現(xiàn)，因而，為了使得資源利用更加便捷，醫(yī)院可考慮從資料上傳、下載兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行改善，對(duì)于前者，醫(yī)院應(yīng)重視推行自動(dòng)上傳，以拓寬資源來源渠道和搜集效率。此舉不僅有利于檔案利用效率的提升，還能夠推動(dòng)檔案管理的高效化和規(guī)范化。

3 結(jié)語

對(duì)于當(dāng)前階段的醫(yī)院來講，檔案資料的重要性已經(jīng)日益凸顯，所以，如何做好檔案的管理工作、提高資源的利用效率，就成了醫(yī)院最為關(guān)心的問題之一。鑒于醫(yī)院檔案數(shù)量大、種類雜、參考價(jià)值高等特點(diǎn)，檔案管理部門有必要?jiǎng)?chuàng)新管理方法，通過推進(jìn)信息化、完善檢索機(jī)制等方式，來保證檔案資源得到更充分的利用。

參考文獻(xiàn)

[1] 曾永輝.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2013（11）：143-144.

[2] 丁紅.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對(duì)策[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2014（2）：116-118.

[3] 王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2014（4）：66-69.