淺談如何實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化

陳曼婷

【摘要】當代社會的檔案管理工作是在信息化技術的推動下進行的，在這種形勢下，要求在管理檔案的時候，做到規(guī)范化，這樣才能有效的完成檔案管理的相關工作。檔案管理人員更應該有一個正確的工作態(tài)度，去完成自己的管理任務。在管理檔案的時候，要將規(guī)范化作為自己工作的準則，使一切管理行為都能規(guī)范。經(jīng)濟以及時代都在變化，而且社會也在普及網(wǎng)絡，在這個基礎上，完善檔案工作就更為重要。

【關鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；準則；完善

受信息時代的影響，要保證檔案管理工作能做到系統(tǒng)而且規(guī)范，在管理的時候，要摒棄已有的管理制度，現(xiàn)在的人們存在誤區(qū)，對檔案管理工作沒有正確的認識，認為這種工作可有可無。這種想法是錯誤的，一直以來，檔案管理工作都是我國社會以及經(jīng)濟進步的動力，如果能管理好檔案并且合理的利用，那么對社會發(fā)展是有積極意義的。做好檔案管理就要在管理現(xiàn)狀的基礎上，借鑒其他的管理經(jīng)驗，適應檔案管理的新發(fā)展，完善檔案管理。讓混亂的檔案管理變得有秩序、有規(guī)范。

一、檔案管理的問題

檔案管理工作存在著嚴重的不統(tǒng)一性，人員配置不合理以及案卷數(shù)量方面都有嚴重的缺失。更重要的是上級管理工作與下級管理工作嚴重的不一致性，給檔案管理工作的執(zhí)行力度帶來了嚴重的滯后問題，不能更好的銜接上，為此，首要的要求就是規(guī)范上下級的管理工作。檔案管理工作是一個系統(tǒng)化的進程，是通過人們?nèi)找婷鞒鰜淼墓芾磙k法，我們需要結合發(fā)展的要求與信息技術相結合的辦法，才能將工作細化、規(guī)范化。

二、檔案管理的規(guī)范化

1、全面普查案卷。這一環(huán)節(jié)是檔案管理的最初階段，現(xiàn)在綜合性的檔案管理很多，而且大部分的檔案都沒有很好的管理，長期處于混亂階段。有些檔案在移交的過程中，沒有確定保管期限，也有部分檔案標題不清，甚至是沒有具體的標題。一些檔案中的目錄混亂，由于檔案管理不當，有些檔案還存在著重疊甚至是多份，在眾多的檔案中更有不少檔案已經(jīng)沒有了參考價值。上述的這些檔案混亂現(xiàn)象，要仔細的處理。首先在對其管理的時候，要將沒有價值的檔案剔除，留下的全部都是有參考以及利用價值的檔案，以免在用計算機管理的時候，出現(xiàn)重復，影響管理效率。2、重新組合案卷。檔案的內(nèi)容或者是目錄混亂的地方要重組，重組就是將存在某種聯(lián)系的檔案重新組合在一起。如果檔案中的頁碼、目錄混亂就要將這些檔案再加工，捋順目錄，使檔案更加規(guī)范。這有利于科學管理檔案，同時也能保證檔案的利用效果。3、注意有效的維護全宗的完整性。在整理檔案并且歸檔的時候，要堅持以我為主，保證檔案完整，歸檔的文件主要是記載本單位歷史文件，其他文件是次要的。在歸檔中，要知道，哪些文件是重要的，哪些文件是次要的，而且要保證歸檔的文件中，不應該有無用的檔案，并且在歸檔的時候，還要注意檔案不能有流失，有聯(lián)系的檔案在歸檔的時候，應該放在一起。如果某些講述的是一個內(nèi)容，那么在處理的時候，應該集中處理，這樣才能保證檔案的價值。檔案在歸檔之后，也不會出現(xiàn)混亂，反而有秩序。以我為主的原則是在長期的檔案管理工作遺留下來的，而且這個原則也推動了檔案管理規(guī)范化的進程。在堅持以我為主的時候，應該處理好幾個問題：首先是清楚檔案歸檔的最佳時期，歸檔的檔案是指成功完成任務的文件，這是歸檔的標準。如果檔案沒有完成任務，那么絕對不能歸檔，以免造成秩序混亂。管理人員要能分清歸檔文件的類型，知道文件中記錄的內(nèi)容。對于檔案反映的內(nèi)容應該仔細的分析，以免歸檔的文件重復率過高。如果歸檔的檔案有重復，并且重復量較大，對于檔案管理工作來說不是一件好事，這樣的文件會使檔案不完整，而且也浪費了管理時間。因此在管理的時候，一定要避免重復。

三、用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設事一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件。

四、提高人員素質

能對檔案負責的就是檔案管理人員，從從事檔案管理工作的人需要具備一定的素質，首先是政治素質，在工作的時候要有服務的精神，而且有政治感，對自己的事業(yè)很熱愛，在工作的時候，能投入熱情。其次是業(yè)務素質，對于檔案的管理應該有專業(yè)知識，知道自己管理的內(nèi)容，而且對于檔案管理有關的法律非常熟悉。再次是文化素質，檔案管理人員應該具有一定的文化水平，只有在這基礎上才能開展管理工作，而且在工作的時候，善于總結工作經(jīng)驗，找到管理工作的不足，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)律。最后是有較強的工作能力，在管理的時候，出現(xiàn)問題，及時處理。此外，還要有一定的計算機能力，現(xiàn)代的檔案管理工作基本上是靠計算機完成的，因此要求檔案管理人員掌握基本的計算機能力。這樣也能適應現(xiàn)代的檔案管理工作。

五、結束語

隨著我們信息技術突飛猛進的發(fā)展，運用信息技術管理文件檔案已經(jīng)提上了日程。它打破了傳統(tǒng)的文件歸檔方式，運用計算機管理克服了重復工作的程序，強化了文件管理工作的超前管理，確保了檔案工作的質量。檔案工作者提前介入文件的生命周期，從信息源頭做起，能夠推進檔案管理規(guī)范化的措施很多，我們要學會總結。為了更快的適應現(xiàn)代化檔案管理，在開展管理工作的時候就必須堅持規(guī)范化。

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