淺析事業(yè)單位檔案管理制度

苑傳賀

【摘要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們對信息的需求量也逐漸增加，這在無形中也提高了對事業(yè)單位檔案管理的要求。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理，完善檔案管理制度對事業(yè)單位內(nèi)部管理有著重要意義。筆者就對目前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并對事業(yè)單位檔案管理制度的完善提出了一些對策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；管理制度

目前我國的事業(yè)單位檔案管理制度已初步形成，但是仍存在許多的問題，在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。這就需要事業(yè)單位能夠針對存在的問題進(jìn)一步完善檔案管理制度，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部競爭力的提高。

1.事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)低

由于我國的檔案信息量較大，在管理上也較為復(fù)雜，并且由于各事業(yè)單位在檔案內(nèi)容和格式上都存在較大的差異，因此，各事業(yè)單位檔案管理制度也就存在很大的不同，管理制度的標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，這直接影響了我國整體事業(yè)單位的檔案管理水平。由于檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)低，使得很多檔案信息都不完整，這對后續(xù)的檔案信息查找造成了很大的不便，影響了事業(yè)單位對檔案的利用率，進(jìn)而對我國事業(yè)單位檔案管理工作造成不良影響。

1.2事業(yè)單位檔案管理的信息化程度低

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展使得事業(yè)單位檔案管理也更加的信息化，然而雖然科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是很多事業(yè)單位檔案管理工作的信息化程度都比較低，未能實(shí)現(xiàn)全面的信息化。很多事業(yè)單位在儲存檔案信息時(shí)仍采用紙質(zhì)檔案管理，這種紙質(zhì)方式常會受到天氣影響，在潮濕天氣下，紙質(zhì)檔案很容易受潮而破壞，一旦檔案損壞就很難修復(fù)，這在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量[1]。此外，紙質(zhì)檔案在查找信息時(shí)也非常不便，這在很大程度上影響了檔案管理的效率。只有全面提高事業(yè)單位檔案管理信息化程度，提高信息查找的效率，這樣才可以為事業(yè)單位檔案信息提供保障。

1.3檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識和現(xiàn)代管理技術(shù)，然而就當(dāng)我我國大部分事業(yè)單位檔案管理工作情況來看，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員多缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)，甚至一些檔案管理人員對檔案管理工作并不了解，只是按照自己的想法進(jìn)行檔案管理，這在很大程度上影響了檔案管理的工作效率[1]。

2.促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理制度改革的方法

2.1檔案管理制度堅(jiān)持統(tǒng)一化與差異化兼顧的原則

在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要以國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，堅(jiān)持統(tǒng)一化與差異化兼顧的原則，制定符合單位實(shí)際情況的檔案管理制度，規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作。不同的事業(yè)單位在制定檔案管理制度上也應(yīng)有所不同，各單位需要結(jié)合實(shí)際情況，針對單位實(shí)際的性質(zhì)與特點(diǎn)制定具有單位特色的檔案管理制度[2]。事業(yè)單位在檔案管理制度上既要保持與國家標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，也要根據(jù)實(shí)際情況保留差異性。因此，事業(yè)單位需要正確認(rèn)知自身的性質(zhì)，在實(shí)踐中優(yōu)化檔案管理工作，制定滿足事業(yè)單位實(shí)際情況的檔案管理制度。

2.2明確檔案管理人員的職責(zé)

事業(yè)單位檔案管理工作主要由檔案管理人員負(fù)責(zé)，其工作積極性直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量，而檔案管理人員的工作積極性又與其職責(zé)相關(guān)，因此，事業(yè)單位檔案管理制度需要進(jìn)一步明確檔案管理人員的職責(zé)，對檔案管理人員的職責(zé)范圍進(jìn)行規(guī)范，確保檔案管理人員能夠真正地履行自身職責(zé)，提高檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

2.3事業(yè)單位檔案管理制度規(guī)范化

目前，很多事業(yè)單位檔案管理工作都存在工作松散的現(xiàn)象，這在很大程度上降低了檔案管理的效率，因此，事業(yè)單位需要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理制度，從事業(yè)單位自身的特點(diǎn)出發(fā)，建立一套科學(xué)合理的規(guī)章制度，并保證檔案管理制度的可行性[1]。事業(yè)單位檔案管理制度的建立需要嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法令條款，規(guī)范檔案管理工作并在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，積極探索與創(chuàng)新，建立一套科學(xué)完善且規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理制度，并將檔案管理制度落實(shí)到檔案管理工作中。

2.4事業(yè)單位檔案管理信息化

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理的效率提高創(chuàng)造了條件，事業(yè)單位檔案管理需要進(jìn)一步提高信息化程度，促進(jìn)檔案管理制度改革。社會的信息化在一定程度上推動(dòng)了檔案管理制度的信息化改革，事業(yè)單位在日常的檔案管理工作中需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，檔案管理人員也需要積極探索檔案管理的信息技術(shù)，建立事業(yè)單位的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，這在很大程度上提高了檔案信息的查找效率，對檔案信息的利用具有重要意義，在一定程度上促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量提高[1]。

2.5提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員作為事業(yè)檔案管理的主要執(zhí)行者，其專業(yè)素質(zhì)直接影響了事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，需要全面提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員需要具有一定的專業(yè)知識，同時(shí)也需要掌握科學(xué)、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的知識。事業(yè)單位在選擇檔案管理人員時(shí)，需要完善選拔機(jī)制，選擇個(gè)人素質(zhì)高且綜合實(shí)力強(qiáng)的檔案管理人員，這在一定程度上保障了事業(yè)單位內(nèi)部管理的穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

3.結(jié)語

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息的需求量也不斷增加，這對事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求，各事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，對當(dāng)前檔案信息管理中存在的問題，要積極探索解決對策，建立健全檔案管理制度，全面實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的信息化，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度，從而提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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