論新時(shí)期高職院校辦公室的制度建設(shè)

摘 要 對于高職院校來說，辦公室制度建設(shè)引導(dǎo)了高職院校辦公室職能轉(zhuǎn)變，它既是辦公室工作高效有序的有力保障，也是高職院校辦公室科學(xué)化管理的前提，還是高職院校辦公室工作崗位責(zé)任制完善的依據(jù)。隨著高等教育改革的深入，當(dāng)前制度暴露出了很多問題，諸如缺乏健全的制度、工作職責(zé)不明確、制度的執(zhí)行力不夠，在闡述這些問題的同時(shí)，本文還試著從以人為本的管理、辦公室文化建設(shè)、執(zhí)行監(jiān)督能力三方面提出改善措施。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 高職院校 辦公室 制度建設(shè)

中圖分類號：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.10.008

On the System Construction of Higher Vocational College's Office in the New Era

ZHAO Jun

（Jiangsu Vocational College of Agriculture and Forestry， Jurong， Jiangsu 212400）

Abstract In higher vocational colleges， office system construction guide transformation of higher vocational college office functions， it is a powerful guarantee of office work efficient and orderly， the premise is the office of scientific management in higher vocational colleges， higher vocational colleges or office work perfect basis. With the deepening of higher education reform， the current system has exposed many problems， such as lack of responsibility system， sound is not clear， the execution of the system is not enough， on these issues at the same time， this paper also try from three aspects of people-oriented management， office culture construction and put forward some measures to improve the ability of execution and supervision.

Keywords new era； vocational college； office； system construction

1 高職院校辦公室制度建設(shè)的意義

1.1 引導(dǎo)了高職院校辦公室職能轉(zhuǎn)變

以往，高職院校辦公室的工作大多涉及到的是事務(wù)性的服務(wù)與管理，這些工作往往處于被動(dòng)地位。工作方式大部分是按照慣例行事，毫無制度可言。在新形勢下，高職院校辦公室作為學(xué)院的對外窗口部門，與社會(huì)各界以及兄弟院校的聯(lián)系也越來越多，工作的廣度和深度也更進(jìn)了一步，辦公室的工作成效在高職教育的發(fā)展中起著至關(guān)重要的作用。辦公室工作應(yīng)該緊跟當(dāng)前形勢，更新管理觀念，探索并運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，進(jìn)而有效推動(dòng)高職院?，F(xiàn)代化、科學(xué)化的管理進(jìn)程。高職院校辦公室管理職能的轉(zhuǎn)變要求辦公室必須建立起一個(gè)完善的運(yùn)行機(jī)制，該機(jī)制功能齊全，并在內(nèi)部形成一個(gè)互為補(bǔ)充的狀態(tài)。

1.2 是辦公室工作高效有序的有力保障

高職院校辦公室工作制度的建立有利于提高辦公室工作效率以及管理水平。高職院校辦公室工作就目前現(xiàn)狀來說，很多還是按照慣例行事，運(yùn)用以往的經(jīng)驗(yàn)來管理，而隨著教育改革的深入，高職院校辦公室所面對的工作局面日益繁雜，在缺乏科學(xué)的理論依據(jù)的情況下，辦公室人員僅僅只能是被動(dòng)的完成工作。辦公室工作職能轉(zhuǎn)變后，同時(shí)由于辦公室工作量增大，要求更高，工作的輻射面也廣而深， 在這種情況下，首先要明確辦公室工作人員的工作職責(zé)，激發(fā)成員的工作積極性，而不是被動(dòng)地完成領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，每個(gè)人都朝著自己的目標(biāo)努力，要想達(dá)成這個(gè)局面，離不開辦公室工作制度的建立。辦公室工作制度一旦制定，就必須嚴(yán)格執(zhí)行，在工作中以此作為標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，用客觀公正的制度代替以往的個(gè)人主觀評判，杜絕了辦公室工作人員相互推諉，拖延不決的現(xiàn)象，從而提高了辦公室工作的效率以及質(zhì)量。

1.3 是高職院校辦公室科學(xué)化管理的前提

辦公室工作繁雜多變，極其瑣碎，常常會(huì)有突發(fā)性情況，這些都是無法預(yù)料的，至此，很多人會(huì)認(rèn)為辦公室工作無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。干部隊(duì)伍建設(shè)步伐的加快促進(jìn)了隊(duì)伍中年輕干部比率不斷攀升，這就威脅了辦公室工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。任何一種制度都是在實(shí)際工作中得出的經(jīng)驗(yàn)概括，它是團(tuán)隊(duì)的智慧結(jié)晶，是突破于個(gè)體差異和個(gè)人限制的一種工作章程。用以調(diào)動(dòng)全體工作人員的積極性，激勵(lì)每個(gè)成員發(fā)揮自身價(jià)值，協(xié)調(diào)成員之間的關(guān)系，避免推諉、拖延等狀況的發(fā)生，由此增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，而高職院校辦公室制度亦是如此。在實(shí)際工作中，辦公室工作繁雜多變，人員崗位也會(huì)流動(dòng)，但辦公室職責(zé)是相對穩(wěn)定的，辦公室制度在一定時(shí)期內(nèi)也是相對穩(wěn)定的。制度的建立能盡可能降低由于人員崗位變動(dòng)而帶來的不利影響。

1.4 是高職院校辦公室工作崗位責(zé)任制完善的依據(jù)

高職院校辦公室是學(xué)院的行政管理部門，工作內(nèi)容包括起草行文、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、印章管理、會(huì)議室管理、收發(fā)傳真、檔案管理等等，每個(gè)崗位的工作人員都具備一定的權(quán)利，比如說，印章管理人員在行使權(quán)利的時(shí)候，如果腦子里沒有責(zé)任意識(shí)，在本不該蓋章的文件上蓋了學(xué)院公章，這將是重大的事故。而為了保證更嚴(yán)肅有效地處理各項(xiàng)工作，尤其是在新時(shí)期，辦公室人員必須樹立起權(quán)利與責(zé)任共存的意識(shí)，必須健全辦公室崗位職責(zé)，這一切都離不開辦公室工作制度的建立。隨著教育事業(yè)的不斷深入改革，完善高職院校辦公室制度勢在必行，這將有利于理順各種工作之間的關(guān)系，同時(shí)科學(xué)化的對辦公室人員的崗位以及職責(zé)作出明確規(guī)定，一方面在職責(zé)允許的范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性，另一方面又規(guī)范了工作人員的操作流程以及工作方式等，時(shí)刻提醒他們按照既定章程辦事。明確權(quán)利與義務(wù)，獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，根本來講就是要樹立責(zé)任制的意識(shí)，辦公室制度正是為了保障這一意識(shí)的樹立而制定的，完備、可行，有據(jù)可依，才能行之有效地指導(dǎo)辦公室的各項(xiàng)工作。

2 高職院校辦公室制度建設(shè)的現(xiàn)狀

新時(shí)期，隨著高職院校內(nèi)部管理體制改革的深入發(fā)展，其中也暴露出越來越多的問題。大部分高職院校都是由中專校升格而來，原來的辦學(xué)規(guī)模，師生人數(shù)都不是很多，行政人員配備也比較少，管理職能也比較單一化，這些都使得當(dāng)時(shí)制定的制度相對落后。隨著當(dāng)前辦學(xué)條件的提升，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，師生人數(shù)不斷飆升，學(xué)院工作面廣而深，繼續(xù)使用以往的規(guī)章制度，顯然是不能適應(yīng)當(dāng)前工作的。新時(shí)期，辦公室行政工作中，不斷提到“法治”的重要性，我們要打破過去的“人治”。同時(shí)，在眾多高職院中，很多在辦公室從事行政工作的老師都是由專任教師兼職的，他們職稱從教師系列評定，行政工作的重要性對于他們的發(fā)展來說并不是唯一的，種種原因?qū)е逻@部分辦公室人員在完成課時(shí)量的工作后，對于行政工作無法給予太多的精力以及熱情，更無從談起辦公室深層次的管理和制度建設(shè)。主要表現(xiàn)在：

2.1 缺乏健全的制度

大部分高職院校并不是沒有辦公室管理方面的制度，但是卻沒有建立起一個(gè)相互制約、相互依賴的辦公室工作制度體系。在實(shí)際的工作中，有些辦公室人員“目無法紀(jì)”、“無法可依”，工作隨心情而定，規(guī)矩由自己說了算，在這種情況下，工作毫無效率以及質(zhì)量可言，對辦公室職能的發(fā)揮有很大的威脅。隨著社會(huì)發(fā)展，高職院校的辦學(xué)規(guī)模不大擴(kuò)大，涉及面也比以往要廣，原有的制度已不能適應(yīng)新時(shí)期辦公室工作的管理要求。

2.2 工作職責(zé)不明確

雖說辦公室是一個(gè)整體部門，辦公室人員之間要相互配合，相互補(bǔ)臺(tái)，但作為辦公室管理來說，最忌憚的就是“一鍋端”。有的辦公室人員滿足于接電話、收傳真、寫通知，按部就班地完成各項(xiàng)工作，并沒有考慮工作職責(zé)等。內(nèi)部分工明確，各個(gè)崗位職責(zé)明晰，這對于辦公室人員來說，大大提高了其工作效率。

2.3 制度的執(zhí)行力不夠

工作制度的制定是為了指導(dǎo)實(shí)際工作，可現(xiàn)狀是很多制度的制定并未落到實(shí)處。有些學(xué)校盡管制定了一系列的規(guī)章制度、崗位職責(zé)，如印章管理、檔案管理、公文管理、會(huì)議管理、倉庫管理等制度，但這些制度既不向教職員工宣傳，也不進(jìn)行網(wǎng)上公布，工作人員不確定是否按照此制度執(zhí)行，制定這些文件只是為了應(yīng)付上級檢查。執(zhí)行力不夠，監(jiān)管不力，制度也僅僅是紙上談兵。

3 改善高職院校辦公室制度的有效措施

3.1 制度建設(shè)與以人為本

管理工作首先要以人為本，不能凌駕于人的意愿之上，作為制度建設(shè)亦然。制度建設(shè)的首要目的是為了促進(jìn)人員管理，所以首先應(yīng)該樹立起以人為本的意識(shí)。以人為本的管理理念在運(yùn)用中涵蓋的內(nèi)容包括從工作人員的內(nèi)在需求出發(fā)，激勵(lì)工作人員的更高層次需求，使得他們進(jìn)行自我管理并追求自我實(shí)現(xiàn)等。制度建設(shè)與以人為本從來就不是相互對立的，正確的做法是通過制度建設(shè)營造和諧的工作氛圍，不斷提高工作人員的內(nèi)在素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力，充分發(fā)揮辦公室工作人員的主觀能動(dòng)性，激發(fā)工作人員的部門歸屬感和認(rèn)同感，促進(jìn)提升團(tuán)隊(duì)的凝聚力和執(zhí)行力。

3.2 制度建設(shè)與辦公室文化

新時(shí)期辦公室文化的建設(shè)也有了很大的變化，以往在一個(gè)團(tuán)體中，成員之間處處設(shè)防，以自我為中心的傳統(tǒng)本位主義早已經(jīng)落伍，替代的是要求團(tuán)隊(duì)中的個(gè)體之間加強(qiáng)溝通，有效合作，為了團(tuán)隊(duì)利益可以摒棄前嫌。而辦公室工作制度的建設(shè)正是融入其中的，除了物質(zhì)文化、精神文化，制度文化也是辦公室文化的一個(gè)重要組成部分。新時(shí)期的辦公室文化意欲讓成員明白一個(gè)忠于自己職位，踏踏實(shí)實(shí)做好本職工作的員工并不見得就能出類拔萃，與人溝通、協(xié)調(diào)、協(xié)作能力的強(qiáng)弱是考核個(gè)人綜合實(shí)力的重要指標(biāo)。高職院校辦公室要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，結(jié)合高職院校的工作特征，大力提升文化對人的影響力，營造出積極向上的辦公室文化，對外樹立高效、有序的辦公室形象；對內(nèi)營造團(tuán)結(jié)、協(xié)作的工作氛圍。

3.3 制度建設(shè)與執(zhí)行監(jiān)督

制度建立后，最重要的是要落到實(shí)處，扎實(shí)有效。正式制度制定后，辦公室應(yīng)該在辦公室人員中開展必要的學(xué)習(xí)，讓各成員熟悉該項(xiàng)管理制度，并對制度中存有的疑慮進(jìn)行答疑，以便在實(shí)施過程中按章辦事。同時(shí)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)作為制度的簽發(fā)人，尤其要以身作則，切不可行使特殊權(quán)利，“有令不行，有令不止”是制度執(zhí)行過程中最大的問題。辦公室成員應(yīng)該共同維護(hù)辦公室制度，以此作為工作準(zhǔn)則，在辦公室工作中真正做到“有章可循，有章必循”，辦事流程經(jīng)得住考驗(yàn)，并自覺接受其他各部門的監(jiān)督。制度建設(shè)只是路徑，而最終目的是提升辦公室的工作效能。

4 總結(jié)

高職院校辦公室是學(xué)院的中樞機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著協(xié)助參謀、溝通協(xié)調(diào)、督查協(xié)辦、調(diào)研分析、處理學(xué)院日常事務(wù)等職責(zé)。當(dāng)前，隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和教育改革的深入開展，亟待完善高職院校辦公室制度建設(shè)。高職院校辦公室制度建設(shè)是高職院校制度建設(shè)中不可或缺的重要組成部分，是高職院校落實(shí)依法辦學(xué)，依法治校方針政策的必要途徑，是提升高職院校辦公室工作能力、實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的重要保障。

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