中職學(xué)籍信息系統(tǒng)化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策初探

李蘇

[摘 要] 隨著科技不斷提高，學(xué)籍管理系統(tǒng)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。針對(duì)由廣東開(kāi)放大學(xué)附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校統(tǒng)籌管理下的全省各分校中職學(xué)生學(xué)籍信息管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍問(wèn)題，并在思考的基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)對(duì)策。有利于加強(qiáng)我校學(xué)生的學(xué)籍管理，不斷提高分校的教學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)我校的辦學(xué)宗旨，推進(jìn)中等職業(yè)教育持續(xù)健康發(fā)展。

[關(guān) 鍵 詞] 學(xué)籍管理；中職；系統(tǒng)化管理；問(wèn)題；對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）14-0166-02

所謂學(xué)籍是指一個(gè)學(xué)生屬于某所學(xué)校的一種法律上的身份或者資格，專指作為某校學(xué)生的資格。學(xué)籍具有唯一性、依附性（依附學(xué)生和學(xué)校）、流動(dòng)性（隨學(xué)生流動(dòng)）等特點(diǎn)。而學(xué)籍管理是指學(xué)校根據(jù)國(guó)家有關(guān)政策、法規(guī)對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間實(shí)施培養(yǎng)過(guò)程的管理，是學(xué)校教務(wù)管理的重要組成部分。學(xué)籍管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位不可缺少的部分，它能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍２捎脗鹘y(tǒng)人工的方式管理文件檔案存在著諸如效率低、保密性差、不易查找等缺點(diǎn)。隨著科技不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，學(xué)籍管理系統(tǒng)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。2013年9月1日起，全國(guó)已經(jīng)初步建立了小中大學(xué)籍的信息管理系統(tǒng)。

廣東開(kāi)放大學(xué)附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校（以下簡(jiǎn)稱為省校）是一所依托于廣東開(kāi)放大學(xué)系統(tǒng)辦學(xué)的中職學(xué)校，采用統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)辦學(xué)和分級(jí)管理的辦學(xué)模式，充分利用了廣東開(kāi)放大學(xué)系統(tǒng)的教學(xué)設(shè)備、場(chǎng)地、師資等資源。目前統(tǒng)管廣東省各地市（縣）范圍內(nèi)的三十多所分校。本文所研究和探討的主要是針對(duì)由我校統(tǒng)籌管理下的全省各分校中職學(xué)生學(xué)籍信息管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍問(wèn)題，并在思考的基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對(duì)策。通過(guò)研究，有利于進(jìn)一步加強(qiáng)我校學(xué)生學(xué)籍管理，不斷提高分校的教學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)我校的辦學(xué)宗旨，培養(yǎng)出更多的專業(yè)素質(zhì)高、操作技能強(qiáng)的應(yīng)用型人才，推進(jìn)中等職業(yè)教育持續(xù)健康發(fā)展。

一、中職學(xué)籍信息系統(tǒng)化管理中存在的問(wèn)題

因?yàn)槲倚儆谑俟k學(xué)校，下轄分校眾多，采用系統(tǒng)化管理的方式來(lái)進(jìn)行管理，表面上看是一所中職學(xué)校，但實(shí)際上相當(dāng)于一個(gè)“小型的教育局”，處理的學(xué)籍問(wèn)題直接涉及所管的各個(gè)分校，所以管理起來(lái)相對(duì)比較困難。我校在學(xué)籍管理工作過(guò)程中存在部分問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)法同步

中職招生錄取平臺(tái)與學(xué)籍管理均有不同的系統(tǒng)開(kāi)放和數(shù)據(jù)上報(bào)截止日期，這樣就直接影響到中職新生的注冊(cè)數(shù)據(jù)。我校實(shí)行一年春秋兩季招生，其中春季新生學(xué)籍電子注冊(cè)的截止日期為四月底，然而春季新生錄取平臺(tái)的系統(tǒng)開(kāi)放時(shí)間要到五月份。在此期間，已辦理電子注冊(cè)的新生可能會(huì)出現(xiàn)退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等流失，這種先注冊(cè)后錄取的操作方式，極易導(dǎo)致招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不吻合，進(jìn)而影響到中職資助系統(tǒng)數(shù)據(jù)的維護(hù)。

（二）學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)與信息變更沒(méi)有及時(shí)上報(bào)

學(xué)籍異動(dòng)包括轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、留級(jí)、休學(xué)、退學(xué)、注銷及復(fù)學(xué)。信息變更是指變更姓名、身份證號(hào)碼及戶籍等。全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)僅分配給我校一個(gè)登錄賬號(hào)，學(xué)生是在各分校就讀的，因此學(xué)籍異動(dòng)與信息變更都由分校學(xué)籍管理員上報(bào)給省校統(tǒng)一操作。然而，由于各分校上報(bào)數(shù)據(jù)不及時(shí)和不細(xì)心，導(dǎo)致出現(xiàn)個(gè)別學(xué)生在籍不在?；蛳到y(tǒng)信息有誤的情況。這種滯后的學(xué)籍異動(dòng)與信息變更，將給后續(xù)的學(xué)生資助工作帶來(lái)一定程度的影響。

（三）系統(tǒng)問(wèn)題學(xué)籍的處理顯得有些被動(dòng)

所謂問(wèn)題學(xué)籍主要是指在學(xué)籍管理系統(tǒng)中的“雙重學(xué)籍”和“已畢業(yè)未處理學(xué)籍”。對(duì)于“雙重學(xué)籍”情況，由于各分校學(xué)籍管理員沒(méi)有及時(shí)核實(shí)該生是否在校，沒(méi)有積極聯(lián)系對(duì)方學(xué)校退出學(xué)籍，從而影響到免學(xué)費(fèi)助學(xué)金的正常發(fā)放。對(duì)于“已畢業(yè)未處理學(xué)籍”情況，由于一方面學(xué)籍管理系統(tǒng)還不穩(wěn)定，經(jīng)常出現(xiàn)無(wú)法正常登錄的情況；另一方面是由于時(shí)間緊任務(wù)重，加上我校學(xué)生人數(shù)基數(shù)大，處理畢業(yè)申請(qǐng)的日期很短，所以導(dǎo)致了部分畢業(yè)生數(shù)據(jù)未能正常進(jìn)行畢業(yè)申請(qǐng)。此外，經(jīng)常有其他學(xué)校讓學(xué)生本人直接致電省校，要求幫其取消學(xué)籍或恢復(fù)學(xué)籍，犯了越級(jí)上報(bào)的錯(cuò)誤。

（四）學(xué)生畢業(yè)與結(jié)業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)不夠嚴(yán)格

我校2015年修訂的學(xué)籍管理辦法中第33條中規(guī)定，三年制專業(yè)學(xué)生畢業(yè)應(yīng)修滿的總學(xué)分不少于170分。第36條中規(guī)定，對(duì)于在規(guī)定的學(xué)習(xí)年限內(nèi)，考核成績(jī)（含實(shí)習(xí)）仍有不及格且未達(dá)到留級(jí)規(guī)定，或思想品德評(píng)價(jià)不合格者，以及未修滿規(guī)定學(xué)分的學(xué)生，發(fā)給結(jié)業(yè)證書。同樣是因?yàn)閷W(xué)生是在各分校就讀，成績(jī)考核、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分等環(huán)節(jié)都由分校在負(fù)責(zé)管理。省校除了統(tǒng)籌管理及定期實(shí)地檢查以外，給予了他們更大的辦學(xué)管理自主權(quán)。這種抓大放小的管理方式，也在一定程度上放寬了學(xué)生畢（結(jié)）業(yè)的資格審查，從而無(wú)法排除個(gè)別分校有虛報(bào)非省管課程的學(xué)生畢業(yè)成績(jī)和相應(yīng)科目所對(duì)應(yīng)的畢業(yè)總學(xué)分。

（五）分校學(xué)籍管理員責(zé)任心不夠，辦事效率較低且穩(wěn)定性不高

對(duì)于省校交辦的有明確截止日期的工作任務(wù)，存在拖拉作風(fēng)或抱有僥幸心理，不按文件要求準(zhǔn)確上報(bào)學(xué)籍相關(guān)信息，總是存在格式或內(nèi)容不齊全等問(wèn)題。例如：無(wú)故超過(guò)某項(xiàng)任務(wù)應(yīng)完成的截止日期；新生注冊(cè)上報(bào)數(shù)據(jù)的表格內(nèi)容填寫不全；上傳學(xué)籍系統(tǒng)的相片規(guī)格不符；上報(bào)未經(jīng)核對(duì)的畢業(yè)生籍貫和性別信息導(dǎo)致畢業(yè)證書內(nèi)容有誤等。學(xué)籍管理工作任務(wù)繁重，需要相對(duì)穩(wěn)定的人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。但各分校的學(xué)籍管理員出現(xiàn)經(jīng)常更換的情況，這樣給省校管理帶來(lái)不少困難。

二、中職學(xué)籍信息系統(tǒng)化管理的解決對(duì)策

筆者作為一名省校學(xué)籍管理員，在多年的實(shí)際工作經(jīng)歷中，針對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各類學(xué)籍問(wèn)題，基于思考的前提下，提出以下幾點(diǎn)對(duì)策（建議）作為參考：

（一）制訂學(xué)籍管理制度，完善相關(guān)實(shí)施細(xì)則

為了使學(xué)籍管理工作能夠有章可循，必須制訂出一套靈活有效的管理制度。不斷簡(jiǎn)化和完善學(xué)籍管理文件，修訂和補(bǔ)充學(xué)籍管理的工作流程和操作步驟。細(xì)化學(xué)籍管理規(guī)定，用制度促進(jìn)學(xué)籍管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。另外，還要建立學(xué)籍管理工作的目標(biāo)考核制度，包括省校對(duì)各分校學(xué)籍管理工作的考核和對(duì)學(xué)籍管理員的績(jī)效考核制度，以激發(fā)各分校學(xué)籍管理員的工作積極性。按照實(shí)事求是和嚴(yán)寬適度的要求，結(jié)合本校的具體情況，制訂并完善學(xué)籍管理實(shí)施辦法（細(xì)則）。我校于2015年印發(fā)了《廣東開(kāi)放大學(xué)附屬職業(yè)技術(shù)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法（修訂）》，明確入學(xué)與注冊(cè)、學(xué)習(xí)形式與修業(yè)年限、學(xué)籍異動(dòng)與信息變更、成績(jī)考核、工學(xué)交替與頂崗實(shí)習(xí)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)等一系列相應(yīng)的管理制度。后續(xù)應(yīng)當(dāng)研究并制訂出更多有關(guān)規(guī)范分校管理的規(guī)章制度，比如類似《某某分校學(xué)籍管理人員工作條例》《某某分校學(xué)籍檔案管理規(guī)范》等，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生的學(xué)籍管理，保障基本工作條件，落實(shí)分校管理責(zé)任，增強(qiáng)各分校學(xué)籍管理員的責(zé)任心，使學(xué)籍管理能夠順利高效地進(jìn)行。

（二）完善學(xué)籍管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)管理效率

針對(duì)目前招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)法同步的情況，建議將招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)能夠合二為一，將以上兩個(gè)管理系統(tǒng)適當(dāng)?shù)卣夏承┕δ埽瑴p少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。例如從招生管理系統(tǒng)里導(dǎo)出的表格數(shù)據(jù)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，可直接導(dǎo)入學(xué)籍管理系統(tǒng)作為學(xué)生入學(xué)的電子注冊(cè)數(shù)據(jù)。此外，必須改變以往“先電子注冊(cè)后錄取”的操作方式，改為“先錄取后電子注冊(cè)”，因此應(yīng)當(dāng)調(diào)整新生錄取平臺(tái)的系統(tǒng)開(kāi)放時(shí)間。這樣才能保證招生管理系統(tǒng)與學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性。針對(duì)學(xué)籍系統(tǒng)的“雙重學(xué)籍”問(wèn)題，建議放開(kāi)與技工學(xué)校及高中學(xué)籍查重的權(quán)限，即在當(dāng)前的學(xué)籍管理系統(tǒng)中，除了能夠查詢到與全國(guó)其他中職學(xué)校是否學(xué)籍重復(fù)，還能夠查詢到與其他技工學(xué)校及高中是否學(xué)籍重復(fù)。最后，建議省教育廳多向教育部反映各類在系統(tǒng)操作過(guò)程中出現(xiàn)的提交數(shù)據(jù)無(wú)故消失及系統(tǒng)滯后等故障問(wèn)題，學(xué)籍管理系統(tǒng)還應(yīng)不斷地完善技術(shù)服務(wù)，增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高系統(tǒng)管理的效率。

（三）加強(qiáng)學(xué)籍管理意識(shí)，促進(jìn)學(xué)籍管理有序運(yùn)行

為了維護(hù)教育的嚴(yán)肅權(quán)威性和確保數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)無(wú)誤，必須高度重視學(xué)籍管理工作，必須加強(qiáng)自上而下的學(xué)籍管理意識(shí)。認(rèn)真貫徹執(zhí)行教育部和省教育廳的各項(xiàng)工作規(guī)范和政策法規(guī)，堅(jiān)持原則、按章管理、嚴(yán)守工作職責(zé)、嚴(yán)肅工作紀(jì)律、嚴(yán)明管理程序、嚴(yán)格自我約束、強(qiáng)化服務(wù)理念、自覺(jué)履行制度約束。省校學(xué)籍管理員、分校學(xué)籍管理員、教務(wù)科、學(xué)生科和班主任要層層把關(guān)，各司其職，強(qiáng)化各部門之間的聯(lián)系，明確各部門的職責(zé)和上下級(jí)之間的關(guān)系，形成良好的管理運(yùn)行機(jī)制，保障學(xué)籍管理工作正常有序地運(yùn)行。省校在給予分校一定管理自主權(quán)的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)、信息變更、畢（結(jié)）業(yè)資格等的審查，保證學(xué)籍和畢業(yè)數(shù)據(jù)的有效性。分校要配備作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、業(yè)務(wù)精準(zhǔn)、吃苦耐勞、敢于堅(jiān)持原則、樂(lè)于服務(wù)學(xué)生和社會(huì)的高素質(zhì)專職人員從事學(xué)籍管理工作。新任學(xué)籍管理員應(yīng)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉學(xué)籍管理政策工作程序和加強(qiáng)信息化素質(zhì)培養(yǎng)后方能上崗，應(yīng)保持學(xué)籍管理隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定，如無(wú)特殊原因，不應(yīng)頻繁更換學(xué)籍管理人員，促進(jìn)學(xué)籍管理有序運(yùn)行。

總之，隨著教育改革的不斷深入，中職學(xué)籍管理也將面臨更多新內(nèi)容，此項(xiàng)管理工作也將變得更復(fù)雜。作為一所統(tǒng)管全省各市（縣）分校的省校，在學(xué)籍管理這塊業(yè)務(wù)上，應(yīng)該不斷推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)，使學(xué)籍信息系統(tǒng)化管理水平更上一層樓。

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