促進高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑分析

張圓

摘 要：高職院校的檔案資料是其辦學過程中形成的重要的原始資料，通過檔案可以真實地反映高職院校的發(fā)展歷程，同時檔案資料可以推動高職院校的持續(xù)發(fā)展。因此，高職院校需要不斷創(chuàng)新檔案管理工作，使得檔案資料更好地為教學、科研、社會提供服務。為此，本文通過闡述高職院校創(chuàng)新檔案管理工作的意義和創(chuàng)新檔案管理工作遵循的原則，分析高職院校檔案工作存在的問題，同時提出創(chuàng)新檔案管理工作的具體途徑，為高職院校檔案管理工作創(chuàng)新提供參考依據(jù)。

關鍵詞：創(chuàng)新；檔案管理；高職院校

隨著教育體制改革的不斷深入，以及社會用工需求的短缺，使得高職院校的辦學規(guī)模不斷擴大，這時，高職院校組織開展檔案工作的難度也會相應的增加。與此同時，隨著科學技術的發(fā)展，信息技術在教育教學中得到廣泛的應用，同時產(chǎn)生大量的電子文件，在這種情況下，無論是檔案的數(shù)量，還是檔案的載體都會快速地增長，與當前高職教育發(fā)展的需求相比，傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不適應，并且對高職檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生阻礙作用。面對新情況、新問題，如何創(chuàng)新檔案工作，使檔案工作為教學科研、社會提供更好的服務，逐漸成為高職院校檔案工作的重點。

一、高職院校創(chuàng)新檔案管理工作的意義

在高職院校的日常管理中，檔案工作是其中的重要組成部分，并且檔案工作也是一類不斷發(fā)展的工作，通過對檔案工作進行創(chuàng)新，一方面可以滿足高職院校信息化、網(wǎng)絡化的需要，另一方面可以推動檔案工作的持續(xù)發(fā)展，可以說，創(chuàng)新檔案工作，對高職院校具有重要的意義。

（1）創(chuàng)新檔案管理工作適應了時代的發(fā)展

隨著科學技術的發(fā)展，信息技術得到廣泛的運用，使得高職院校檔案工作發(fā)生變化。在信息技術的背景下，檔案信息網(wǎng)絡化、服務需求個性化成為檔案工作面臨首要問題，如何開發(fā)利用信息資源，對檔案信息進行一體化管理成為高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的關鍵所在，為此需要對檔案信息化建設的管理模式進行不斷地探索，通過創(chuàng)新進一步解決現(xiàn)實問題，進而在創(chuàng)新中推動檔案工作的持續(xù)發(fā)展，同時在發(fā)展中實現(xiàn)創(chuàng)新。

（2）創(chuàng)新推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，生活水平的提高，檔案管理工作逐漸擺脫傳統(tǒng)的手工操作，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡化、數(shù)字化管理，可以說，每次創(chuàng)新都凝結(jié)了檔案管理人員的心血，同時為檔案工作的持續(xù)發(fā)展注入新的動力。為了與時代保持同步發(fā)展，高職院校在組織開展檔案工作的過程中，需要進行大膽的創(chuàng)新，對傳統(tǒng)的管理模式進行變革，借助先進的管理理念對檔案工作進行指導，進一步幫助檔案管理人員提高素質(zhì)，不斷豐富檔案資源，同時實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理，最大限度地挖掘檔案資源的價值。

二、高職院校檔案管理工作存在的問題

對于高職院校來說，組織開展檔案工作，就是對高職院校的辦學方針、政策，以及教學大綱、課程安排、學生管理等原始資料，通過文字、實物、音像等方式進行保存，為以后的查看、利用做好準備。借助原始的檔案資料，后人可以回顧高職院校的發(fā)展歷程。在檔案工作方面，雖然高職院校取得一些成就，但是與高職院校的發(fā)展相比，無論是管理設施、人員素質(zhì)，還是規(guī)章制度都存在不相適應的地方，對于高職院校來說，在這些環(huán)節(jié)一直比較薄弱。

（1）管理設施落后

對于高職院校的檔案管理部門來說，其日常工作主要是收藏檔案資料。隨著時間的積累，收集的檔案資料逐漸增多，在這種情況下，檔案資料占用的庫房、設備的數(shù)量也會相應的增加，同時這種側(cè)重檔案資料收藏觀念，導致檔案資料難以發(fā)揮自身應有的作用。對于一些高職院校的領導來說，往往重視教學工作方面的投入，但是弱化了檔案工作方面的投入。無論是人力，還是資金，檔案管理部門與其他部門相比都存在一定的差距，由此帶來的問題，主要表現(xiàn)為：首先，缺乏購置存放檔案資料的設備，導致設備跟不上，而原有的設施在一定程度上難以滿足現(xiàn)有檔案資料的存放要求，尤其是陳舊的檔案設施不能適應當前檔案數(shù)字化、現(xiàn)代化管理的需要；其次，沿用傳統(tǒng)的手工方式對檔案資料進行管理、利用，這種管理模式，不僅工作強度大，而且浪費時間，并且管理效率低下，導致許多有價值的檔案資料被閑置，造成檔案資料的浪費；最后，先進的數(shù)字化管理平臺沒有在檔案管理方面得到應用，進而堵塞而來新信息的傳播渠道，同時不能與兄弟院校分享成功經(jīng)驗，進一步影響檔案工作的創(chuàng)新。

（2）檔案管理人員素質(zhì)偏低

在高職院校的日常管理工作中，檔案管理是一項綜合性工作，一方面具有較強的政策性，另一方面具有較強的專業(yè)性，因此，檔案管理人員的素質(zhì)在一定程度上決定著檔案管理水平。在高職院校中，由于領導層沒有高度重視檔案工作，同時忽視了對檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓，使得檔案管理人員無法掌握更多的專業(yè)知識、提升檔案管理技能，依然在原有的基礎上組織開展檔案管理工作，難以糾正陳舊的思想觀念和拓寬工作思路，在這種情況下，如果遇到技術性、突發(fā)性問題，這些檔案管理人員往往難以解決。

（3）規(guī)章制度不完善

為了確保檔案管理體系正常運行，需要規(guī)章制度作保證。在組織開展檔案工作的過程中，規(guī)章制度的作用主要表現(xiàn)在強制性和保障兩方面。例如，如果檔案資料缺乏完善的歸檔制度，那么借出去的檔案資料不可能被按時歸還。同樣，如果沒有健全的獎懲機制，檔案管理人員在開展檔案管理工作時就會存在怠工現(xiàn)象，此時也就無法對檔案工作進行創(chuàng)新。

三、檔案管理工作創(chuàng)新遵循的原則

對于高職院校來說，在對檔案工作進行創(chuàng)新時，需要遵守以下原則：

（1）統(tǒng)籌管理

高職院校在對檔案工作進行創(chuàng)新，需要統(tǒng)籌管理檔案工作，對檔案工作中遇到的問題進行及時協(xié)調(diào)、溝通，加強部門之間的合作。

（2）管理制度化

高職院校需要建立完善的檔案管理制度，對收集、整理、保管檔案資料的各個環(huán)節(jié)進行制度化管理。同時，在解決矛盾的過程中，可以進一步完善檔案管理制度，從而充分發(fā)揮檔案管理制度的作用。

（3）服務

對于高職院校來說，對檔案進行管理，其目的就是為教學、科研、社會等提供服務，既要保證檔案資料的日常服務，又要對檔案資料進行開發(fā)，充分挖掘檔案資料的潛在價值，使其更好地為社會服務。

四、高職院校檔案管理工作創(chuàng)新的具體途徑

高職院校檔案工作存在的問題，在一定程度上對檔案資料服務功能的發(fā)揮產(chǎn)生制約性影響，所以，需要對檔案工作進行創(chuàng)新，通過創(chuàng)新進一步激發(fā)高職院校檔案工作的活力。

（1）創(chuàng)新管理模式

一方面，將先進的管理軟件引入到檔案工作中，借助現(xiàn)代化的管理手段，對檔案資料進行進行立卷、歸檔、檢索管理，進一步取代傳統(tǒng)的手工操作模式。

另一方面，借助發(fā)達的互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通，豐富獲取檔案信息的渠道。首先搭建檔案信息共享平臺，及時了解檔案的發(fā)展趨勢，準確把握檔案的發(fā)展方向；其次加強兄弟院校之間的溝通交流，分享各自成功的管理經(jīng)驗。

另外，需要充分認識檔案資料的價值，并將檔案工作納入教育教學活動中，同時在人財物等方面給予扶持，幫助檔案管理部門開發(fā)、購置先進的管理軟件，對檔案進行數(shù)字化、現(xiàn)代化管理。

（2）加大教育培訓的力度，提升檔案管理人員素質(zhì)

在組織開展檔案工作方面，一方面要求檔案管理人員具備良好的職業(yè)道德，另一方面要具備豐富的專業(yè)知識和較強的專業(yè)技能，因此，高職院校需要對檔案管理人員加大教育培訓的力度，幫助其提升綜合素質(zhì)。同時可以借助獎懲機制激發(fā)檔案管理人員的工作的熱情，幫助他們挖掘自身的潛能，為檔案工作創(chuàng)新創(chuàng)造條件。

（3）完善檔案管理制度

首先，完善檔案歸檔機制，確保檔案資料及時歸還和檔案資料的完整性；

其次，建立健全獎懲機制，借助獎懲機制激發(fā)檔案管理人員工作的積極性和主動性，從根本上幫助檔案管理人員從被動工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸ぷ?，為檔案工作創(chuàng)新奠定基礎。

（4）擴大建檔范圍

首先建立畢業(yè)生信息檔案。收集整理歷屆優(yōu)秀畢業(yè)生的信息，以此為典范為在校生樹立學習的榜樣，激發(fā)他們學習的熱情，同時可以樹立高職院校的社會形象，一方面提高自身的知名度，另一方面可以增強檔案的生命力。這些積極的因素會在潛移默化中影響學生的思想、品德、人格等。

其次建立學生德育檔案。對于高職院校的大學生來說，在這一階段正式形成人生觀、價值觀、世界觀的關鍵時期，通過建立德育檔案，幫助大學生樹立誠信意識，同時在思想觀念、道德情操等方面進行引導，幫助大學生實現(xiàn)向社會的平穩(wěn)過渡。

最后建立學生心理健康檔案。通過建立學生心理健康檔案，可以及時發(fā)現(xiàn)學生存在的問題，并給予及時的疏導，一方面有利于組織開展教育教學活動，另一方面幫助學生正確地看待自己，進而形成良好的心理。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案工作創(chuàng)新不僅關系到高職院校的持續(xù)發(fā)展，同時影響檔案工作本身的發(fā)展，通過創(chuàng)新為檔案工作提供指導，幫助高職院校解決實際問題，在教學、科研、服務社會等方面充分發(fā)揮檔案資料的作用，不斷挖掘檔案資料的價值。

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