事業(yè)單位檔案計算機(jī)管理工作存在的問題及改進(jìn)措施

李娜

摘 要：檔案是承載信息的重要載體，檔案管理是一個單位日常管理工作的重要一環(huán)。 對于事業(yè)單位而言，檔案管理內(nèi)容多、涉及面廣，做好檔案管理工作對事業(yè)單位員工考核、選拔等具有重要意義。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理中還存在一些問題，制約了事業(yè)單位的發(fā)展。鑒于此，本文對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題以及改進(jìn)措施進(jìn)行了探討，以期對相關(guān)從業(yè)人員有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.重視程度不夠

在事業(yè)單位大多數(shù)人的眼中，檔案管理工作就是一項默默無聞的工作，在短時間內(nèi)做不出多大的成績，因此不容易引人注意。因此，事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對于事業(yè)單位檔案管理工作存在著認(rèn)識不夠的現(xiàn)象，他們普遍認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的保管資料，因此沒有將其作為單位的重要工作來開展，只要檔案數(shù)據(jù)不丟失、不泄密就可以了，這樣的思想觀念嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展。

2.管理秩序混亂

目前的事業(yè)單位檔案管理秩序比較混亂，大多數(shù)單位都缺乏規(guī)范性的檔案管理制度，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案收集不完整。因為事業(yè)單位檔案收集沒有相應(yīng)的考核手段，因此出現(xiàn)了收集不全面完整的現(xiàn)象，導(dǎo)致了檔案資源利用率的降低。第二，檔案整理不規(guī)范。在大多數(shù)的事業(yè)單位中，檔案管理人員變動很快，且沒有統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中存在著目錄與實際內(nèi)容不符、遺漏資料等等問題，因此影響了事業(yè)單位檔案管理工作有效性的發(fā)揮。

3.檔案人員素質(zhì)較低

由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視，因此沒有選擇專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行檔案管理，且檔案管理人員一般都是身兼數(shù)職，沒有完全地投入到檔案管理工作中，降低了檔案管理水平。此外，事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案部門和事業(yè)單位內(nèi)部很少做專業(yè)培訓(xùn)，再加上檔案人員變動性較大，因此很難取得良好的效果。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的措施

1.重視檔案開發(fā)與利用，操作統(tǒng)一規(guī)范

首先，檔案部門要牢牢樹立服務(wù)意識，其工作要緊緊圍繞事業(yè)單位的中心工作來開展，積極參與事業(yè)單位的各項重大活動，例如周年慶典、各類大型活動、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動等，靈活運(yùn)用多種載體和形式做好檔案管理工作。其次，事業(yè)單位檔案管理部門還要積極拓展服務(wù)領(lǐng)域。最后，檔案管理部門還要積極開展多種編研活動，即在對檔案信息進(jìn)行深層加工和利用的基礎(chǔ)上，編寫各類專題匯編材料，例如基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記匯編等，多途徑、全方位地開發(fā)檔案中的信息資源，為利用者提供多方面、多層次、高效率的信息，提高檔案在事業(yè)單位管理中的地位。這種服務(wù)意識和服務(wù)行為不僅要在檔案管理部門中推廣，還要在整個單位中推廣，讓負(fù)責(zé)一部分檔案收集和整理工作的其他部門主動將資料移交到檔案室，從而實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。

2.創(chuàng)新管理理念與方法，完成管理現(xiàn)代化

檔案管理工作要跟上時代的步伐，必須創(chuàng)新管理理念與方法。摒棄“管理就是保管”的傳統(tǒng)落后理念，樹立檔案就是潛在生產(chǎn)力的檔案價值觀；破除“坐等上門”的消極工作作風(fēng)，樹立檔案管理的動態(tài)觀；明確市場經(jīng)濟(jì)條件下的競爭意識，樹立檔案管理的效率觀。要創(chuàng)新檔案管理方法和手段，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，變革傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，加強(qiáng)電子檔案的統(tǒng)一管理，將有價值的電子檔案歸檔，建立各類多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，并通過設(shè)置科學(xué)合理的管理權(quán)限，將多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫分層對外開放，以提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3.建立高素質(zhì)管理團(tuán)隊，實現(xiàn)管理全員化

檔案管理人員是檔案管理活動的實施者和行為者，因此要提高檔案管理水平，必須要建立一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊。首先，在人員的任用上要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化。最好不聘用兼職人員擔(dān)任檔案管理職位，盡可能降低檔案管理團(tuán)隊的流動性，并且，將身兼多職的檔案管理人員轉(zhuǎn)化為專職檔案管理人員，以確保檔案管理人員專注于檔案管理工作。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立一套科學(xué)的檔案人員隊伍管理辦法：一方面，要對已入職的職員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高他們的文字表達(dá)能力、計算機(jī)能力和獨(dú)立應(yīng)對能力，并提供繼續(xù)深造的機(jī)會，不斷改善其檔案

管理的方法和手段，確保檔案信息的真實、準(zhǔn)確、可靠、有效；另一方面，要積極引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，給事業(yè)單位注入新的活力，促進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化。其次，要實現(xiàn)檔案管理全員化，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作予以足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力、物力和財力投入；其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供便利；在整個事業(yè)單位形成一種全員參與檔案管理的文化氛圍，人人參與收集、整理和提交檔案信息，人人善于利用檔案信息，將檔案的價值實現(xiàn)最大化。

4.及時更新檔案

事業(yè)單位具有很強(qiáng)的變動性，人員流行頻繁，檔案的更新是一份工作量很龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，及時的更新檔案信息、檔案內(nèi)容，及時的為員工提供社會與單位內(nèi)的新動態(tài)、新信息等。對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業(yè)單位的工作效率。

總之，事業(yè)單位的檔案管理工作中存在著重視不夠、管理混亂、人員素質(zhì)不高的問題。隨著科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理工作也要跟緊社會腳步，擺正思想，提高認(rèn)識程度，建立科學(xué)的管理制度，加強(qiáng)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)，并在檔案管理的過程中不斷推行創(chuàng)新與改革，促進(jìn)事業(yè)單位和社會的全面發(fā)展。在信息化日益普及的今天，檔案管理工作被賦予了更廣闊的應(yīng)用環(huán)境，事業(yè)單位檔案管理工作朝著信息化、技術(shù)化的方向發(fā)展，這也為事業(yè)單位檔案管理工作提出了要求和挑戰(zhàn)。

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（作者單位：海陽市人力資源考試中心）