供水企業(yè)基建工程檔案芻議

吳峻

摘要：本文在介紹供水企業(yè)基建工程檔案特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，就其存在的歸檔范圍不明確、歸檔材料欠完整、開發(fā)利用待加強(qiáng)等問題，提出建立規(guī)章制度，明確歸檔要求；明確單位責(zé)任，確保檔案完整；重視檔案開發(fā)，深化服務(wù)利用等對策。

關(guān)鍵詞：供水企業(yè)基建工程檔案管理

供水企業(yè)主要負(fù)責(zé)供水業(yè)務(wù)，以及供水工程設(shè)計、施工、安裝、管網(wǎng)維修搶修等業(yè)務(wù)，這些與國計民生息息相關(guān)，涉及人民群眾的切身利益。為了保障供水企業(yè)各項工作的有效運(yùn)行，檔案扮演著重要的角色，在許多方面發(fā)揮著應(yīng)有的作用。在供水業(yè)務(wù)過程中形成的檔案資料，不僅是各項業(yè)務(wù)活動的重要記錄，是管線作為市政基礎(chǔ)設(shè)施存在的重要基礎(chǔ)，是管網(wǎng)進(jìn)行運(yùn)行和維護(hù)的重要依據(jù)?；üこ虣n案是供水企業(yè)檔案的組成部分，是重要的檔案資源。齊全完整的工程檔案，對于推動供水企業(yè)的發(fā)展，保障安全優(yōu)質(zhì)供水有著重要的意義。本文重點(diǎn)介紹供水企業(yè)基建工程檔案的特點(diǎn)，就其存在的問題，提出相應(yīng)的解決對策。

一、供水企業(yè)基建工程檔案的特點(diǎn)

基建工程檔案是指從基建項目的提出、論證、審批、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、試生產(chǎn)到竣工驗收的全過程中形成的，具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等應(yīng)當(dāng)歸檔的各種載體的文件材料。它是城市建設(shè)和管理的依據(jù)，不僅對基建工程質(zhì)量的鑒定有著重要的憑證作用，而且對基本建設(shè)工程日后的改建、擴(kuò)建、維修和管理等方面具有重要的依據(jù)作用。在供水企業(yè)等諸多門類檔案中，基建工程檔案所占比重較大。其具體特點(diǎn)如下：

（一）檔案來源廣泛，歸檔范圍較寬

由于基建工程投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、參建單位多，形成的文件材料數(shù)量多且內(nèi)容復(fù)雜，檔案人員應(yīng)該從源頭開始介入。從其涉及的部門來看，主要包括上級單位、同級單位及下屬單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位、勘察單位、施工單位、審計部門等；從其內(nèi)容來看，主要涉及會議材料、協(xié)議書等；從載體形式來看，所收集的檔案幾乎涵蓋文書、照片、聲像、實物等所有形式。正是由于檔案的數(shù)量大、門類多，文件材料歸檔必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，才能夠真實客觀地反映工程建設(shè)活動的全過程。同時要求歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷，把反映基建工程的文件，具有利用價值的文件材料，列入歸檔范圍。

（二）分階段性歸檔，實施全程管理

基建工程主要分為開工前期的準(zhǔn)備階段、工程施工階段、工程竣工階段。工程的階段性在一定程度上決定了基建工程檔案的階段性。一是準(zhǔn)備階段。形成的主要是基建單位在工程前期準(zhǔn)備階段的文件。這些是工程開工建設(shè)和竣工驗收的重要文件資料。主要包括決策立項文件、設(shè)計文件、合同文件等。二是施工階段。形成的主要是監(jiān)理單位和施工單位的文件。其中，監(jiān)理單位形成監(jiān)理文件，主要包括材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件以及進(jìn)場報驗文件、見證取樣和送檢見證人備案表、見證記錄等；施工單位則形成施工文件，主要包括施工日志、施工技術(shù)資料、工程物資資料、施工測量資料、施工記錄、施工質(zhì)量驗收資料等。三是工程竣工階段。施工單位形成的竣工驗收文件，主要包括工程竣工驗收資料、竣工圖等。檔案部門需要對基建工程各環(huán)節(jié)、各階段文件材料的形成、積累和歸檔實行全過程管理和監(jiān)控，具體來說，就是既有事前介入，又有事中檢查，更有事后驗收。即事前要進(jìn)行充分準(zhǔn)備，了解有關(guān)基建工程檔案管理文件和制度，熟悉文件材料歸檔內(nèi)容和時間，而且力求多方收集與此工程相關(guān)的信息，如工程規(guī)模、建設(shè)地點(diǎn)、投資概算、工程內(nèi)容、開竣工時間、工程進(jìn)度、以及設(shè)計、施工、監(jiān)理等各參建單位情況，以便對工程有更切實更深入的了解。工程建設(shè)期間，還應(yīng)深入施工現(xiàn)場，并會同基建部門、監(jiān)理單位，實地了解工程進(jìn)展和文件形成情況，掌握時間節(jié)點(diǎn)，檢查和督促施工單位文件材料收集和建檔工作。

（三）利用范圍較大，發(fā)揮作用明顯

供水基建工程檔案數(shù)量大，種類多、內(nèi)容豐富，故所蘊(yùn)含的信息量大。因此，它不僅對本工程的現(xiàn)階段以及將來利用顯得特別重要，而且在供水工程附近的單位興建工程以及其他相似類型的工程，都有很大的參考價值?？梢哉f，其利用范圍十分廣泛，這是供水基建工程檔案所具有的又一顯著特點(diǎn)。針對這個特點(diǎn)，我們在服務(wù)范圍上既要由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，在服務(wù)方法上要由單一的接待查閱轉(zhuǎn)為積極主動地向有關(guān)部門和決策人員介紹檔案，引導(dǎo)他們充分利用檔案，最大限度地發(fā)揮重點(diǎn)工程檔案的作用，實現(xiàn)檔案資源共享利用。當(dāng)然，針對利用范圍廣這一特點(diǎn)，在為社會廣泛服務(wù)過程中，要正確處理好保密與提供利用的關(guān)系。

二、供水企業(yè)基建工程檔案存在的主要問題

（一）歸檔范圍不明確

文件在進(jìn)行歸檔的時候，需要按照分類方案和保管期限表來明確其歸檔范圍。對于基建工程來說，它需要基建單位、監(jiān)理單位、施工單位共同參與。責(zé)任方在歸檔范圍上除了按照要求，對所提供圖紙會審記錄、材料檢驗文件、工程物資文件、工程測量文件、工程竣工報告等進(jìn)行歸檔外，還需要考慮到每項工程的具體過程，進(jìn)行有針對性的歸檔。但是，目前因為基建工程項目不同，歸檔標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容不同，并沒有對歸檔文件提出具體、明確的統(tǒng)一要求。

（二）歸檔材料欠完整

目前正處于城市建設(shè)快速發(fā)展時期，由于基建投資項目的增多，施工單位強(qiáng)調(diào)項目的完成時間、工期，對項目檔案管理重視不夠，建設(shè)施工過程有時沒有專門人員負(fù)責(zé)管理，因此不可避免地存在著檔案資料不齊全、不完整的現(xiàn)象，造成各種文件歸檔不全，檔案管理的環(huán)節(jié)存在漏洞。如施工記錄和施工日志是重要的檔案材料，但是由于部分施工人員現(xiàn)場沒有及時收集整理這些檔案材料，待工程結(jié)束后再次收集整理時，檔案材料的完整性很容易受到影響。

（三）開發(fā)利用待加強(qiáng)

在檔案信息資源開發(fā)工作中的手段還比較單一，提供利用工作的主要途徑有待拓展和加強(qiáng)，服務(wù)意識相對來說比較淡薄，沒有系統(tǒng)、有針對性地主動開展檔案服務(wù)利用工作，積極探索檔案服務(wù)的新路子，檔案信息資源的優(yōu)勢還不能得到充分發(fā)揮。

三、提高供水企業(yè)基建工程檔案質(zhì)量的對策

（一）建立規(guī)章制度，明確歸檔要求

供水企業(yè)應(yīng)做好基建工程檔案的基礎(chǔ)性工作，抓好基建檔案的建章立制，做好基建檔案的收集、整理、立卷和歸檔，確?；üこ虣n案質(zhì)量。一是建立健全基建檔案工作規(guī)章制度。通過編制和完善相關(guān)管理制度，對建設(shè)工程各階段、各環(huán)節(jié)的檔案資料管理工作作出明確規(guī)定和要求，力求體現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性，使供水企業(yè)基建檔案工作有章可循，有法可依。如針對不同的基建工程，在借鑒實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為經(jīng)過基建單位、監(jiān)理單位的協(xié)商同意，應(yīng)明確歸檔材料的范圍，建立檔案材料的范本，列出每個單位的具體歸檔清單，明確對歸檔的要求。二是切實抓好工程文件收集工作。要特別注重平時的收集積累，不僅要收集基建工程歸檔范圍所規(guī)定的各類文件材料，還應(yīng)根據(jù)基建工程管理過程中出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，擴(kuò)大收集范圍，并且實施文件質(zhì)量的全過程跟蹤管理。

（二）明確單位責(zé)任，確保檔案完整

供水企業(yè)應(yīng)采取有效的措施，加強(qiáng)對設(shè)計、施工、監(jiān)理等工程參建單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，明確各參建單位收集檔案的職責(zé)，真正建立起良好的約束監(jiān)督機(jī)制。一是加大檔案管理的力度。應(yīng)加強(qiáng)對工程建設(shè)特別是重點(diǎn)工程項目的檔案管理，將其文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入供水企業(yè)年度綜合管理目標(biāo)考核內(nèi)容之中。二是供水基建檔案資料整理工作要與工程建設(shè)同步進(jìn)行。所有供水基建檔案從立項時，就應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的收集積累。項目從開始投標(biāo)、中標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工等過程，都要對項目文件資料提出明確的要求；檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，檢查工程檔案資料的收集、整理情況，同時要驗收歸檔文件材料完整性和質(zhì)量，在檔案驗收后及時移交歸檔。還要定期對施工日志等檔案材料進(jìn)行檢查，并要求每日必須準(zhǔn)確地填寫施工日志，日志的日期和內(nèi)容要與施工的檔案材料相符合。如在工程展開的過程中，相應(yīng)的開槽、回填、下管、打壓、測量等工序檔案材料要及時填寫。對此要定期檢查，對于沒有移交或者質(zhì)量有問題的，應(yīng)當(dāng)給予糾正。

（三）重視檔案開發(fā)，深化服務(wù)利用

供水企業(yè)應(yīng)采取各種方式，把開發(fā)檔案資源，更好地為企業(yè)服務(wù)作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。要深化改革，服務(wù)創(chuàng)新，挖掘檔案資源，為企業(yè)基建檔案發(fā)展提供新的動力。一是利用基建檔案信息，更好地為企業(yè)創(chuàng)造效益。通過對基建工程檔案中儲存的相關(guān)信息進(jìn)行處理和加工，使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，提高檔案工作經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。二是基建檔案要為工程設(shè)計、施工提供重要依據(jù)和參考。利用現(xiàn)有的基建工程檔案既可以啟發(fā)工程技術(shù)人員的思路，擴(kuò)大視野，而且可以避免不必要的重復(fù)費(fèi)用和重復(fù)勞動，提高工作效率。三是為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，發(fā)揮檔案依據(jù)和憑證作用?？梢灾鲃映鰮袅私饨?jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，努力搞好檔案信息的開發(fā)和提供利用?？赏ㄟ^所掌握的大量檔案材料，為解決諸如產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)評估等問題出具有價值的原始憑證，維護(hù)供水企業(yè)財產(chǎn)和利益。

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