大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

韓冠軍

摘 要：大數(shù)據(jù)時代下給檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇，同時也使檔案管理面對著更加艱巨的挑戰(zhàn)，所以在大數(shù)據(jù)時代下，如何處理好檔案管理，是需要得到廣泛關(guān)注的。本文從大時代背景下檔案管理的優(yōu)勢出發(fā)，分析了大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，最后提出了優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；問題；對策

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的優(yōu)勢

（一）大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理保障了檔案數(shù)據(jù)信息的完整性。目前，從政府機關(guān)到企事業(yè)單位都建立了檔案數(shù)據(jù)庫來解決巨大的檔案管理工作，但是，由于數(shù)據(jù)的不斷增多，而檔案數(shù)據(jù)庫的容量有限，就會出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫儲存已滿的問題，所以在錄入新的檔案信息就必須將原本已經(jīng)錄入的檔案信息進(jìn)行刪除和銷毀，使得大量的檔案信息缺失，導(dǎo)致檔案信息不完整，為日后查找需要帶來不便與困擾。而大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案數(shù)據(jù)管理，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，解決了檔案數(shù)據(jù)庫存儲空間有限的弊端，檔案管理中的各種數(shù)據(jù)信息可以大量貯存以及可以備份保存，這大大的保障了檔案數(shù)據(jù)信息的完整性。

（二）大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理使檔案數(shù)據(jù)信息利用變得方便與快捷。傳統(tǒng)的檔案管理多以紙質(zhì)檔案和電子檔案的形式進(jìn)行管理，這就使得檔案數(shù)據(jù)信息的利用十分的繁雜，查找紙質(zhì)檔案和電子檔案需要耗費大量的時間與精力，甚至是金錢[1]。這不僅讓檔案管理人員的工作量加大，而且查找的效率相對較低。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的存儲與分析，而且運用了云計算機技術(shù)，使得查找者可以快速的檢索到自己需要的檔案管理信息，使得檔案數(shù)據(jù)信息利用變得方便與快捷。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了很大沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對于各類檔案進(jìn)行分類處理，而在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理是將各類檔案數(shù)據(jù)信息交織在一起的[2]，這就要求檔案管理者在有原本檔案分類處理的能力之外，還要具有極強的決策能力、信息識別能力以及信息發(fā)現(xiàn)能力，而這對傳統(tǒng)的檔案管理來說具有很大的沖擊。

（二）大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理要求對管理工作做出改變。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，這就表明檔案數(shù)據(jù)信息的量在飛速的增長中，這就使得原有的管理手段和管理方式不能夠滿足在大時代背景下的檔案管理的需求。因為在大數(shù)據(jù)時代背景下的工作重點是對所存儲的信息進(jìn)行專業(yè)化得處理與分析，來發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)信息中蘊含的深層價值，而不是傳統(tǒng)的檔案管理要做的檔案數(shù)據(jù)信息的存貯。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理要求了檔案管理者對管理工作做出改變，來滿足大數(shù)據(jù)時代的檔案管理需求。

（三）大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理對檔案管理人員有著更高的要求。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作不斷的專業(yè)化、多元化以及開放化，而且涉及到與計算。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的檔案收集、檔案管理以及檔案的利用都在不斷的改進(jìn)與改變，而檔案管理的這些改進(jìn)與改變，對檔案管理工作者的管理理念、管理專業(yè)能力、以及檔案處理技術(shù)等都有著更高的要求，需要檔案管理者的管理能力能夠跟上大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展需求。

三、優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理的策略

（一）優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理對檔案管理人員的管理理念、管理專業(yè)能力、以及檔案處理技術(shù)等都有著更高的要求，一次檔案管理部門的主管者應(yīng)該要加大對在職檔案管理人員的培訓(xùn)，改變檔案管理工作人員的原有工作理念，并提高檔案管理人員的專業(yè)能力，使得檔案管理工作者能夠適應(yīng)和符合大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理對管理人員的要求，來更好的進(jìn)行檔案管理工作。通過對在職員工的培訓(xùn)不僅可以促進(jìn)管理員工的檔案管理能力的培養(yǎng)與發(fā)展，而且可以使得大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理進(jìn)一步的多元化、專業(yè)化以及開放化。同時，檔案管理部門的主管要招錄現(xiàn)代專業(yè)化高素質(zhì)管理人員，來優(yōu)化檔案管理管理人員結(jié)構(gòu)，通過招錄現(xiàn)代化專業(yè)化高素質(zhì)管理人員，來更好的進(jìn)行大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，使得檔案管理工作能更加順利、專業(yè)。

（二）完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。為了檔案管理工作在大時代的背景下更進(jìn)一步的優(yōu)化與發(fā)展，就必須要完善大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。這就需要，檔案管理部門積極與大數(shù)據(jù)公司或者機構(gòu)進(jìn)行合作，在大數(shù)據(jù)公司的技術(shù)支持下，結(jié)合本檔案管理部門的實際情況，開發(fā)設(shè)計出適合本檔案管理部門的大數(shù)據(jù)技術(shù)和工具，來滿足本檔案管理部門的發(fā)展需求。在大時代背景下的檔案管理還與云計算、云儲存以及虛擬技術(shù)有關(guān)，因此為了檔案管理更好的發(fā)展，還必須與這些技術(shù)部門進(jìn)行合作，在大時代背景下的檔案管理中應(yīng)用到的相關(guān)技術(shù)都可以得到專業(yè)的技術(shù)支援，進(jìn)而不斷的完善，使得檔案管理工作可以更加有效的、高效的、高質(zhì)量的進(jìn)行。

（三）嚴(yán)格大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度與監(jiān)管制度。大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，與傳統(tǒng)檔案管理相比有著很大的優(yōu)勢，同時也面臨著很大的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理數(shù)據(jù)信息變得的更加多元、更加開放、以及更多，因而在對檔案數(shù)據(jù)信息管理過程中會存在著許多安全性風(fēng)險，這就要求了必須嚴(yán)格大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度，并且加大對檔案管理工作的監(jiān)管，建立監(jiān)管制度。通過嚴(yán)格大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理準(zhǔn)入制度以及監(jiān)管制度，可以進(jìn)一步的保障各類檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，并且對各類檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的保護，有效的避免在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理數(shù)據(jù)信息的安全性風(fēng)險，保證檔案數(shù)據(jù)信息不會被輕易的泄漏或者丟失。另外，要及時的更新檔案管理信息化技術(shù)，防止出現(xiàn)漏洞使得黑客或者不法分子入侵，造成檔案數(shù)據(jù)信息的泄漏、損毀，并要對機密性的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行專門的加密保護措施，來進(jìn)一步的提高對檔案數(shù)據(jù)信息的安全保護。

四、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理，對檔案管理的發(fā)展和改進(jìn)來說有著很重要的作用與意義，但是同樣也使得檔案管理面對著不少的問題，這就需要檔案管理部門針對性的提出解決方案，來不斷的優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]李小晨.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013，06.

[2]邢蕾蕾.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理發(fā)展的有效途徑[J].科技展望，2014，21：245.