淺談如何做好公路檔案信息資源的開發(fā)利用

曲志鳳

摘 要：檔案信息資源的開發(fā)利用是指將檔案所承載的信息進行采集、加工存儲和輸出，把檔案承載的信息由靜態(tài)轉化為動態(tài)，提供給檔案利用者的過程，也是實現(xiàn)檔案價值、 發(fā)揮檔案作用，為社會各項實踐活動服務的關鍵性工作。

關鍵詞：公路檔案；信息資源；開發(fā)；利用

檔案同時又是信息之源，是一種特殊的知識產(chǎn)品。做為一種交流手段的公路檔案工作，如何開發(fā)信息資源更好的為公路工程、養(yǎng)護、路政等提供利用，已成為公路檔案工作者的重要任務。因此，做好公路檔案信息資源的開發(fā)利用工作需做好以下幾點：

一、增強人們的檔案意識

首先，要改變檔案人員的思想觀念。檔案人員只有從封閉走向開放，主動融入社會、 參與社會、 了解社會的需求，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。要樹立正確的服務觀念，增強服務行動的自覺性和主動性，從而使檔案人員在進行檔案信息開發(fā)利用工作中發(fā)揮應有的作用。其次，增強社會檔案意識。認真組織學習、宣傳《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針政策，使人們加深對檔案工作的認識，提高依法治檔的自覺性。要不斷加強對檔案信息的收集與管理，為開發(fā)檔案信息提供豐富資源。同時，還要搞好檔案利用效益宣傳，真正使人們從檔案開發(fā)所獲取效益的實例中感悟到檔案資源的寶貴價值，從而增強檔案意識，形成全社會重檔建檔的良好態(tài)勢。此外，還可以通過廣播、電視、報刊、檔案展覽等，加強與利用者的溝通和聯(lián)系，提高全社會的檔案意識。

二、進一步優(yōu)化館藏結構

檔案工作應當和社會需求相適應，并對經(jīng)濟建設有促進意義，這就必須保證種類多樣豐富，保真保值的檔案資料得到收集和整理。總結來說，如果想要與社會接軌，就必然要具備豐富和有效的檔案收藏，因此應不斷提升收藏資料的判斷能力，并擴大收藏范圍和內(nèi)存，面向社會展開收藏工作，加強辨別和珍藏能力。 優(yōu)化結構。 現(xiàn)在，應當將建設便于查找，功能強大，庫存豐富的館藏作為目標，并積極調(diào)動科學的技術方案，提升分類能力，建立以不同關鍵詞作為查找標準的數(shù)據(jù)庫，方便社會各界人員查詢利用。優(yōu)化室藏，使接收檔案真正做到完整、科學、合理，嚴把入室關。其次，要建立先進而科學的檢索體系，最大限度地提供檔案信息。要用先進的傳遞手段做好信息開發(fā)的工作要編制好檔案資源的檢索工具，建立科學的檢索系統(tǒng)，為公路建設提供更多的檢索渠道，這樣不僅更有利于利用而且也為檔案工作者對信息開發(fā)打下了基礎。

三、提高現(xiàn)代化信息技術水平

現(xiàn)代化高新信息技術的發(fā)展已經(jīng)對檔案信息資源的開發(fā)利用產(chǎn)生了巨大的影響，電子文件的歸檔、電子檔案管理以及電子技術處理，為檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的課題。目前，以光盤技術、 縮微技術、 計算機技術為代表的現(xiàn)代信息技術在信息的組織管理、 傳輸上顯示出巨大的威力，給信息資源的管理和開發(fā)帶來了革命性變化；以磁帶、 磁盤或光盤為介質(zhì)的數(shù)字檔案成為檔案管理的重要對象，檔案信息資源通過網(wǎng)絡、 電視屏幕、 報刊廣告等形式為人們所利用。因此，應大力推進現(xiàn)代化技術的應用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化管理。

四、建立科學的檢索體系

檔案檢索工具是揭示館藏內(nèi)容和成分，積累檔案信息線索和查詢檔案材料的手段，也是進行檔案管理和提供利用的一種工具。只有檢索工具編制得科學適用，才能增加檢索的深度和廣度，提高查全率和查準率，更有效地揭示檔案信息內(nèi)容。檔案部門在編制檢索工具時，應力求符合規(guī)范、 標準，使檢索工具配套，并能把館藏檔案的內(nèi)容特征揭示出來。

五、開展編研工作提高檔案信息開發(fā)利用工作的效益

即在編目的基礎上，對檔案信息進行分析、歸檔、綜合、加工和深化。與此同時，做好信息反饋。要克服利用工作中忽視登記的不良傾向，確保檔案利用情況的登記齊全、完整建立檔案利用情況分析制度，要把利用情況登記，尤其是利用效果登記作為一項重要工作持之以恒地堅持下去。了解檔案利用情況，加強對利用效果的跟蹤調(diào)查，解決好利用效果反饋滯后的問題，探索規(guī)律，指導利用工作的深入開展，總結出工作規(guī)律，為進一步開發(fā)利用檔案資源做依據(jù)。

六、服務方式要多元化

開展多種服務方式，從被動服務向主動服務轉化；從封閉、半封閉服務轉為開放服務；從單位服務轉變?yōu)榫W(wǎng)絡服務。要通過廣播、電視、報刊投稿等靈活多樣的形式，廣泛宣傳檔案信息的開發(fā)利用在公路建設中的作用。利用計算機輔助檔案管理已在我局運行多年。計算機應用于檔案檢索、檔案編目、檔案著錄、檔案統(tǒng)計等檔案信息開發(fā)工作，可做到一次輸入、多次輸出，一種輸入、多種輸出，檢索速度快，查全率和查準率高。

因此，我們認為為適應新形勢的發(fā)展必須建立電子計算機與現(xiàn)代通訊技術相結合的檔案檢索網(wǎng)絡，突破空間的限制，使檔案管理能夠在信息網(wǎng)上進行工作，實現(xiàn)檔案信息的遠距離傳遞，使檔案信息在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用。檔案的標引、登記和利用等工作都可以在計算機中存儲、檢索、統(tǒng)計，使檔案人員真正從重復的手工勞動中解脫出來，提高了工作效率。工作人員既可以通過微機快速檢索，獲得基本信息，又可以瀏覽微機存貯的檔案“復制品”，還可以到庫房查看原件等。計算機網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的運用將極度大地促進公路檔案的利用工作。檔案信息開發(fā)同其它各項工作一樣，處于社會大環(huán)境之中，受社會環(huán)境的深刻影響。良好的社會環(huán)境靠我們?nèi)?chuàng)造、去爭取。要善于發(fā)現(xiàn)典型，以典型引路，帶動檔案信息開發(fā)工作廣泛、深入、扎實、持久地開展下去以開創(chuàng)公路檔案信息開發(fā)工作的新局面，更好地為公路建設服務。