“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略

張璐璐

摘 要：近年來人們對檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)程度逐漸提升，對檔案的認(rèn)識(shí)也有了進(jìn)一步發(fā)展?！皺n案知識(shí)管理”系統(tǒng)的出現(xiàn)有效的提高了檔案管理工作的效率，“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)能準(zhǔn)確反映個(gè)人的成長歷程，防止商業(yè)秘密外泄。本文著重闡述“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的相關(guān)原則，多角度的探討“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的策略，以期為檔案管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案知識(shí)管理；原則；策略

1 “檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的原則

1.1 檔案信息集成管理的原則

在網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化環(huán)境下，檔案文件是一種較為有價(jià)值的知識(shí)資源，因此我們應(yīng)該對檔案文件進(jìn)行全過程管理與控制，對檔案文件實(shí)施集成、一體化的管理，使其實(shí)現(xiàn)交流與共享。所謂集成最一般的理解就是聚集、綜合，把諸多要素聚合在一起。也就是說，集成最本質(zhì)的特點(diǎn)是強(qiáng)調(diào)一體化整合。檔案信息集成有利于將信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置，避免單一或信息不足。建立信息集成管理制度，理論上是延伸信息公開的過程，對于保障公民、法人和其他組織依法獲取信息、提高工作的透明具有積極意義。

1.2 檔案功能集成原則

在檔案信息管理集成原則下建立起來的檔案信息系統(tǒng)，既以知識(shí)為導(dǎo)向進(jìn)行檔案管理，又以檔案為基礎(chǔ)進(jìn)行知識(shí)管理，是二者的有機(jī)結(jié)合體，因此“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)不僅要求信息管理過程要做到集成，功能也需要做到集成。只有知識(shí)管理功能與檔案管理功能都實(shí)現(xiàn)集成，二者才能互為促進(jìn)、互為相補(bǔ)，真正確保檔案文件的憑證價(jià)值、保存價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值，并保證這些檔案被有效的組織、積累、交流與應(yīng)用。

1.3 檔案系統(tǒng)集成原則

檔案管理不能是獨(dú)立存在的，它是人們活動(dòng)歷史的收集和見證者。若脫離了人檔案就不能被主動(dòng)捕獲，不能被前端控制、全過程管理以及集成管理。知識(shí)管理是一種全新的思想理念，作為一種思想理念，知識(shí)管理應(yīng)該體現(xiàn)于人們的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)之中，成為人們基本的工作方法和思維方式，使我們在生活中自然而然地應(yīng)用知識(shí)、傳播知識(shí)、創(chuàng)造知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)存在的價(jià)值。因此為了使檔案管理與知識(shí)管理緊密結(jié)合，“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)應(yīng)該與人們?nèi)粘Ｉ钣袡C(jī)融合，而不是作為一個(gè)單獨(dú)的、專門的系統(tǒng)存在。

2 “檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)構(gòu)建的策略

2.1 注重檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作者是知識(shí)管理的核心，檔案工作者隊(duì)伍的健康成長是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保證，因此加強(qiáng)檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)勢在必行。人們要擺正態(tài)度，充分尊重檔案管理人員，把檔案工作人員視為檔案工作的主體，尊重檔案工作人員的勞動(dòng)成果和知識(shí)貢獻(xiàn)，為檔案工作人員提供能為檔案工作信息服務(wù)的良好環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施。相應(yīng)的檔案工作人員也應(yīng)該具備良好的專業(yè)學(xué)科知識(shí)，具備較高的綜合能力，包括語言表達(dá)能力、管理和獲取各種文獻(xiàn)和電子信息的能力、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力以及寫作能力。檔案工作者主要是為利用者服務(wù)，因此還應(yīng)具備較強(qiáng)的人際協(xié)調(diào)能力。管理部門還可以有效的運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性，保證檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

2.2 智能化的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)

提起智能化現(xiàn)在已經(jīng)應(yīng)用非常廣泛，許多自助終端的出現(xiàn)使得我們的生活更方便快捷。若將智能化引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，投產(chǎn)使用后能增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)用性，并有可靠性、安全性、可擴(kuò)展性等特點(diǎn)，使得信息得以集中，初步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，方便今后檔案工作的查詢和管理，能及時(shí)準(zhǔn)確地為使用者提供查詢、借閱服務(wù)，并且方便工作者對每本檔案的狀態(tài)了如指掌。比如通過干部檔案信息化建設(shè)，為干部工作提供“智能化服務(wù)”，就能在領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部任免調(diào)配、工資調(diào)整等工作中提高檔案信息的利用率。同時(shí)加強(qiáng)干部檔案管理，能有效利用人才資源，干部檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、 能力和品德等，是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。這都是智能化檔案知識(shí)管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，并且智能化的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)能及時(shí)添置、更新檔案室部分設(shè)備，為加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)信息計(jì)算機(jī)存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。

2.3 檔案知識(shí)管理的非層次性

按照知識(shí)管理系統(tǒng)自身的發(fā)展和完善過程，知識(shí)管理系統(tǒng)的各數(shù)據(jù)庫和用戶所需要的知識(shí)數(shù)據(jù)庫屬于兩個(gè)層次，基礎(chǔ)層次是各個(gè)原始信息數(shù)據(jù)庫，也就是信息數(shù)據(jù)庫；高層次數(shù)據(jù)庫是在各原始信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上經(jīng)過語義分析和挖掘后形成的虛擬性知識(shí)數(shù)據(jù)庫。但對檔案工作而言，維護(hù)原始檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全性和真實(shí)性的困難比較大，而且依靠原始檔案信息數(shù)據(jù)庫難以滿足不同層次用戶的各種需求。因此檔案知識(shí)管理系統(tǒng)中的各數(shù)據(jù)庫必須打破知識(shí)管理中數(shù)據(jù)庫建設(shè)的層次性，即層次性只在系統(tǒng)運(yùn)行中實(shí)現(xiàn)知識(shí)的組配，而無需建立新的知識(shí)數(shù)據(jù)庫。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，例如制定《人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》等，使檔案的管理更加完善和行之有效。

3 結(jié)語

新時(shí)期信息的發(fā)展呈現(xiàn)出了范圍擴(kuò)大、共享性增加的特點(diǎn)，在這種情況下，提高檔案管理工作的有效性顯得尤為重要。隨著“檔案知識(shí)管理”系統(tǒng)的推廣和普及，將會(huì)有越來越多的企業(yè)和單位運(yùn)用此系統(tǒng)，它將成為檔案管理的未來發(fā)展方向之一，各企事業(yè)單位要對其提高重視性，在財(cái)力、物力、人力等方面的投入也要逐漸加大，此外還要做好管理理念更新、學(xué)習(xí)型組織建設(shè)和管理體系建設(shè)等工作，促使檔案管理工作的不斷優(yōu)化和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]郭敏，張黎.基于晶體模型的場景式知識(shí)管理模式的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].檔案學(xué)研究，2015，（3）：1-5.

[2]劉茜，王偉杰.基于知識(shí)管理的檔案信息系統(tǒng)研究[J].科技風(fēng)，2013，（1）：244.

（作者單位：中共山東臨沂市委黨校）