信息化在科技檔案管理中存在的問題和解決對策

許向群

摘 要：科技檔案管理指的是對通過科技文件進(jìn)行分別和分類，通過分類后讓零散的文件變得系統(tǒng)化和規(guī)范化，使得科技檔案的價值能夠得到有效的發(fā)揮。如今，隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)也進(jìn)入了快速發(fā)展的時期，信息化技術(shù)也逐漸融入傳統(tǒng)的科技檔案管理中，提高了信息檔案管理的效率，使得檔案管理變得更加便捷，所以我們需要肯定信息化對科技檔案管理的重要性，并多加研究如何使信息化技術(shù)更好的應(yīng)用于科技檔案管理中。目前信息化應(yīng)用于科技檔案管理時仍有不少問題，本文研究了這些問題并就如何解決這些問題、提高科技檔案管理效率提出了一些自己的淺見。

關(guān)鍵詞：信息化；科技檔案管理；問題；對策

對科技檔案的管理是一項有著高度專業(yè)性的工作，傳統(tǒng)的科技檔案管理需要對科技檔案的實體進(jìn)行收集整理，并且統(tǒng)計分類，方便對于檔案的開發(fā)利用工作的進(jìn)行。而隨著計算機的不斷發(fā)展和信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)化科技檔案管理也由手工管理往網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展著。信息化管理科技檔案與傳統(tǒng)管理不同方面主要是在信息化管理時整理好的檔案信息不是使用紙筆記錄，而是使用網(wǎng)絡(luò)，將信息記錄在硬盤或者服務(wù)器中，檔案的調(diào)取和利用也通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。使用信息化管理科技檔案，有助于提高科研人員搜索利用科技信息的效率，有助于完善檔案的服務(wù)功能，有利于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。

1 科技檔案管理信息化的必要性分析

1.1 時代發(fā)展對科技檔案管理信息化的需要

隨著我國的改革開放，我國的各個領(lǐng)域都得到了前所未有的進(jìn)步，社會中的各種經(jīng)濟(jì)組織也展現(xiàn)著前所未有的活力，同時科技的發(fā)展也有了許多變化，社會也越來越重視對于科技的應(yīng)用。因此科技檔案也應(yīng)該要緊跟時代潮流，滿足時代需求，從傳統(tǒng)的封閉式管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放的現(xiàn)代化信息化管理方式。所以我們需要科技檔案管理的信息化；

1.2 科技檔案管理的內(nèi)容多樣化對管理方式信息化的需求

我國的科學(xué)技術(shù)正在快速發(fā)展，尤其是信息化技術(shù)取得了飛速的發(fā)展成果，傳統(tǒng)工業(yè)與信息技術(shù)之間的關(guān)系越來越密切，越來越多的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)中，有效的幫助的企業(yè)的成長，例如現(xiàn)在許多企業(yè)采用的生產(chǎn)自動化、監(jiān)控自動化等。而科技檔案的管理對象和服務(wù)對象都具有社會性，這使得科技檔案管理內(nèi)容也隨著時代發(fā)展變得越來越復(fù)雜。傳統(tǒng)的科技檔案管理方式已經(jīng)無法滿足對如今科技情報資料的搜集與管理。信息化的科技檔案管理方式的內(nèi)容足夠豐富，搜集、管理和利用方式更多，能夠滿足如今的科技檔案管理需要。因此現(xiàn)在的科技檔案管理需要信息化；

1.3 科技檔案使用者和傳遞方式的變化需要科技檔案管理的信息化

不只是科技檔案的內(nèi)容，科技檔案的需求對象也越來越多。科技發(fā)展飛速發(fā)展的今天，科技檔案的需求者變得更加廣泛，不單是國家事業(yè)機關(guān)人員，許多企業(yè)的管理人員和科技研究者也有著很大的需求，隨著需求的增加，科技檔案的內(nèi)容也出現(xiàn)了許多變化，檔案管理傳遞的方式也需要改變。在這樣的環(huán)境下，科技檔案基本不只是在同機構(gòu)或者同單位進(jìn)行使用，這時候就需要對科技檔案管理方式的信息化來滿足科技檔案如今需求的多樣性[1]。

2 對信息化應(yīng)用于科技檔案管理時出現(xiàn)的問題的分析

科技檔案是對科研人員的工作的成功與教訓(xùn)的記錄，是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的見證，能夠幫助科研人員了解技術(shù)的歷史發(fā)展，了解發(fā)展過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，在某些時候還能為當(dāng)今科學(xué)研究提供重要科研的信息。如今在科技檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用起著越來越重要的作用，但是仍然有不完善的地方，下面對信息化應(yīng)用于科技檔案管理中出現(xiàn)的問題做了分類簡述：

2.1 信息化管理人員不足或管理人員不能熟練應(yīng)用信息化知識

信息技術(shù)有效使用于科技檔案管理的時候，能夠保證檔案管理的效率，但是目前我們許多檔案管理人員的信息技術(shù)知識不足、信息化觀念落后，對我們使用信息化對科技檔案管理造成了一定影響。而且有些企業(yè)的科技檔案管理部門沒有緊隨時代發(fā)展潮流，對于信息技術(shù)應(yīng)用于科技檔案管理沒有進(jìn)行研究使用，意識里仍然是傳統(tǒng)科技檔案管理方式最佳，沒有發(fā)現(xiàn)信息化管理的好處，也因此使得管理人員中缺乏具有信息化管理知識的人才，這樣嚴(yán)重影響了對科技檔案的管理和利用。缺乏相應(yīng)人才，即使企業(yè)引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備也無法有效的使用。缺乏人才和人才使用意識，這是信息化應(yīng)用于科技檔案管理時的問題之一。

2.2 缺乏對信息化的重視、信息化經(jīng)費投入不足以及缺少統(tǒng)一的信息化管理設(shè)備

由于信息化科技檔案管理手段是新型的科技檔案管理手段，有些企業(yè)對此仍然缺乏重視，仍然認(rèn)為傳統(tǒng)的科技檔案管理手段能夠滿足如今企業(yè)的科技檔案信息需求，沒有注意到信息化對于當(dāng)今科技檔案管理的重要性。很多企業(yè)從對科技檔案管理的決策、準(zhǔn)備到實施過程，都沒有一個清晰的信息化應(yīng)用思想。這就使得企業(yè)的科技檔案管理部門得不到足夠的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的經(jīng)費，導(dǎo)致企業(yè)缺乏科技檔案管理的相關(guān)設(shè)備設(shè)施，最后使得企業(yè)的科技檔案管理仍然處于傳統(tǒng)管理模式下。傳統(tǒng)的模式下的科技信息和網(wǎng)絡(luò)無法形成有效鏈接，科技檔案管理系統(tǒng)的開放性不足，也對企業(yè)內(nèi)部資源共享也造成不便。此外，目前很多企業(yè)之間沒有一個統(tǒng)一的信息化科技檔案管理軟件，這樣使得企業(yè)間科技檔案難以有效交流，使得科技檔案信息化管理的發(fā)展受到了不好的影響[2]。

3 如何更好的在科技檔案管理中利用信息化的對策分析

在現(xiàn)在傳統(tǒng)的科技檔案管理模式無法滿足發(fā)展需要的形勢下，科技檔案管理的信息化的應(yīng)用顯得越來越重要。隨著科技的發(fā)展，將信息化應(yīng)用于科技檔案管理中的技術(shù)也逐漸成熟，不過上文也說到了一些信息化科技檔案管理的問題，現(xiàn)在將探討如何解決這些難題，幫助企業(yè)更好的管理和利用科技檔案，完成科技檔案管理的信息化。

3.1 建立完善的科技檔案管理人員的培養(yǎng)和管理制度

要應(yīng)用好新技術(shù)，首先管理者要重視新技術(shù)。為了更好的管理科技檔案，企業(yè)的管理者必先認(rèn)識到信息化科技檔案管理的優(yōu)勢，主動的改變對于科技檔案管理的傳統(tǒng)思想，將信息化的企業(yè)科技檔案管理方式納入到企業(yè)的檔案管理理念之中。之后要計劃好如何進(jìn)行科技檔案管理的信息化工作，例如請信息化科技檔案管理的專家對原先的科技檔案管理員工進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)他們?nèi)绾胃淖円酝墓芾矸绞?，使用一定的信息化知識進(jìn)行科技檔案管理工作。并且需要積極引進(jìn)具有檔案管理和信息技術(shù)知識的綜合性人才，使得檔案管理部門能夠快速的了解并掌握科技檔案管理相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)。在解決人才引進(jìn)和管理部門素質(zhì)提高的同時還要完善對科技檔案管理人員的管理體制，為人才的發(fā)展提供足夠的空間，將人才留在企業(yè)里。

3.2 加大在設(shè)備上的資金投入

現(xiàn)代化的管理要達(dá)到相應(yīng)的要求總是需要相應(yīng)的管理設(shè)備才能實現(xiàn)。如果沒有足夠的管理設(shè)備設(shè)施，即使有技術(shù)人員也將是一種“巧婦難為無米之炊”的場景，所以相應(yīng)的管理設(shè)備是進(jìn)行科技檔案信息化管理的必然要求，作為企業(yè)，必須加大對檔案管理系統(tǒng)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施。在購買足夠的設(shè)備，保證系統(tǒng)的硬件的同時，企業(yè)也要對系統(tǒng)的軟件使用做好清晰的打算，要選用合適的系統(tǒng)軟件。在這之后，企業(yè)的科技檔案管理部門還要注意做好對管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作和升級工作，而且有時候這些工作需要專業(yè)的軟件公司來完成，管理部門也要對維護(hù)的費用做好規(guī)劃。

3.3 做好對科技檔案信息的保護(hù)工作

信息化的科技檔案管理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)，有助于檔案的搜集和使用，但是也出現(xiàn)了新的安全問題，例如黑客入侵檔案管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)受到病毒感染等都可能對科技檔案的管理造成嚴(yán)重影響，所以我們要做好具體的保護(hù)工作?，F(xiàn)在也發(fā)生過不少由于科技檔案泄露而使企業(yè)利益受到損害的事件，也為我們企業(yè)的管理者敲響了警鐘。可以這樣做好信息保護(hù)工作，比如建立完善的檔案管理制度，監(jiān)督好科技檔案的搜集、管理和使用的情況，這樣能夠及時查出不規(guī)范的行為。同時要建立檔案的備份以及制定對應(yīng)的檔案管理災(zāi)害的應(yīng)對措施，實行合理的安全維護(hù)工作機制。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會的不斷發(fā)展，對于科技檔案的需求也呈現(xiàn)多樣化的形式。信息化也成為科技檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。作為企業(yè)的科技檔案管理者，要緊跟時代發(fā)展潮流，明確時代發(fā)展需要，以利用計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來進(jìn)行科技檔案管理信息化的建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該積極建立并完善對信息人才的引進(jìn)和管理體系，加強對于設(shè)備的資金投入，做好檔案的安全保護(hù)工作，促進(jìn)企業(yè)科技檔案管理方式的信息化轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)科技檔案得到更為便捷、更為有效的利用，并且通過科技檔案信息化的實現(xiàn)，幫助企業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]劉新喻.科技檔案管理信息化發(fā)展[J].青海師范大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2010，（3）：100-102.

[2]劉福紅.科技檔案管理信息化建設(shè)芻議[J].中國電力教育，2012，（3）：132-133.

（作者單位：云南中煙工業(yè)有限責(zé)任公司技術(shù)中心）