Office軟件應(yīng)用技巧研究

朱娜 鄭群

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也漸漸滲入到人們的生活、學(xué)習(xí)、工作當(dāng)中。Office辦公軟件漸漸地應(yīng)用于人們的工作和生活中，相比于傳統(tǒng)的辦公形式，Office辦公軟件具有方便、高效、便捷和美觀的特點(diǎn)。因此，文章對(duì)Office辦公軟件在實(shí)際工作中的應(yīng)用和操作方法進(jìn)行分析和研究，實(shí)踐證明，Office辦公軟件操作簡(jiǎn)單且實(shí)用性比較強(qiáng)，對(duì)于現(xiàn)代化辦公、電腦寫作等電子化辦公有一定的積極意義。

關(guān)鍵詞：Office；軟件應(yīng)用；技巧研究

Office辦公軟件是人們?cè)谶M(jìn)行電子化辦公和電子寫作的過(guò)程中使用最頻繁的辦公軟件，但是在人們的日常工作中，往往在使用Office辦公軟件時(shí)會(huì)出現(xiàn)千奇百怪的問(wèn)題和高難度的操作，這不僅阻礙了人們正常的思維模式，也減低了電子化辦公的速度，使人們的工作效率和工作質(zhì)量大大降低。因此，人們?cè)谑褂肙ffice辦公軟件時(shí)，需要了解Office辦公軟件的基礎(chǔ)知識(shí)，在不斷的使用過(guò)程中漸漸的積累一些實(shí)用性的技巧，可以使人們?cè)诓僮鬟^(guò)程中更加的舒心和便捷。

1 Office辦公軟件中的Word應(yīng)用技巧

1.1 Word的應(yīng)用技巧

Office辦公軟件由多部分組成，其中Word是重要部分之一。Word主要具有編輯文本、文章排版和文字打印等功能，也是電子化辦公中最常使用的電子文件格式。

使用Word功能時(shí)候，首先需要右擊鼠標(biāo)，新建立一個(gè)文本或者文檔，然后打開建立的文本或者文檔。

其次，仔細(xì)地觀察文本或者文檔的頁(yè)面，從上到下地了解文本頁(yè)面上的任務(wù)欄：（1）標(biāo)題欄，顯示文本或者文檔的名稱。（2）菜單欄，包含所有文本或文檔的操作命令，即對(duì)文本或文章進(jìn)行適當(dāng)調(diào)節(jié)的主要工具，由9個(gè)菜單欄共同組成：視圖菜單、文件菜單、格式菜單、編輯菜單、工具菜單、插入菜單、表格菜單、窗口菜單以及幫助菜單。（3）工具欄，是菜單欄中使用最頻繁的快捷鍵，可直接點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行使用。主要包含居中、字號(hào)、涂色、加黑、下劃線等，可以通過(guò)點(diǎn)擊右鍵選擇打開或進(jìn)行隱藏。（4）標(biāo)尺欄，主要是對(duì)用于本文的大小進(jìn)行調(diào)節(jié)，操作者可以根據(jù)自身編輯的實(shí)際使用情況和使用習(xí)慣，拖動(dòng)文檔的標(biāo)尺進(jìn)行調(diào)整大小。文本的內(nèi)容只在尺寸的范圍內(nèi)顯示。（5）編輯區(qū)，一般情況下文本的規(guī)格是按照A4紙的大小進(jìn)行設(shè)定的，文本編輯區(qū)域由文本區(qū)域和頁(yè)邊區(qū)域兩者組成，操作者在頁(yè)邊區(qū)域進(jìn)行頁(yè)碼編輯和注釋頁(yè)腳的過(guò)程中，需要根據(jù)文章或者文本的具體要求進(jìn)行調(diào)節(jié)，在頁(yè)面設(shè)置中，可以將文本或者文章的顯示設(shè)置為橫向顯示或者縱向顯示的形式，并且用鼠標(biāo)拖動(dòng)標(biāo)尺，調(diào)整到合適的大小。（5）滾動(dòng)條，點(diǎn)擊鼠標(biāo)可直接拖動(dòng)文本進(jìn)行移動(dòng)，文本的右側(cè)部分為上下滾動(dòng)條，文本的下側(cè)為左右滾動(dòng)條。可根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

最后，Word文本中所具有的應(yīng)用技能有：（1）文檔的保存：將新建的文本或者文檔重新進(jìn)行命名，然后將新建的文本復(fù)制或者直接剪切到我的計(jì)算機(jī)中，選擇存文件的盤，然后點(diǎn)擊右鍵，選擇“另存為”，即可完成文件的備份。（2）對(duì)文檔進(jìn)行編輯：將鼠標(biāo)的光標(biāo)移動(dòng)到需要編輯文章的位置，然后點(diǎn)擊右鍵或者左鍵雙擊，打開已經(jīng)命名好的文檔，借助鍵盤上的“Shift鍵+Ctrl鍵”或者借助鼠標(biāo)在文檔下方的任務(wù)欄中，選擇所需要的輸入法，切換到需要的模式。文檔的段落編輯完成之后，直接點(diǎn)擊鍵盤上的回車鍵。如果需要清除文檔中的部分文字時(shí)，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要?jiǎng)h除的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊鍵盤中的Delete對(duì)需要?jiǎng)h除的文字進(jìn)行刪除。編輯符號(hào)或者特殊符號(hào)，需要看清鍵盤符號(hào)對(duì)應(yīng)的鍵，然后使用鍵盤中的Shift鍵切換到所需要的符號(hào)，并且插入到文本中。進(jìn)行文本的剪切和復(fù)制時(shí)，需要先選擇想復(fù)制和剪切的內(nèi)容，然后使用鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊菜單欄中的指令，完成文本的粘貼、復(fù)制或者位置移動(dòng)，從而完成文章內(nèi)容的調(diào)整。文章中文字內(nèi)容的查找，首先需要在編輯菜單中的查找或更換選項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)擊，然后對(duì)全文進(jìn)行搜索，查找文字在文章中的分布，最后根據(jù)自己的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整。

1.2 Word文本編輯實(shí)用技巧

（1）消除數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)多占行距的問(wèn)題。在數(shù)學(xué)類、財(cái)經(jīng)類、教育類的文檔中，經(jīng)常需要用數(shù)學(xué)符號(hào)或者數(shù)字的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的表達(dá)。在文本中插入數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)，往往會(huì)由于數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)和文字之間的格式不同，使文本的版面看起來(lái)雜亂無(wú)章，因此，需要對(duì)含有數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)的行距進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，從而使文章顯得井井有條。但是，在實(shí)際操作中，往往不會(huì)那樣的理想化，數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)下緣容易調(diào)節(jié)到正常狀態(tài)，但是數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)的上部分卻那樣的雜亂，有時(shí)候數(shù)字或數(shù)字符號(hào)會(huì)高出文字很多，但是如果調(diào)整行距的話，會(huì)使得上一行和下一行之間的距離太大，并且其中無(wú)法插入一行文字，使得文章的整體布局非常難看。

實(shí)際運(yùn)用Word2003辦公軟件進(jìn)行文字編輯時(shí)，找到了一個(gè)較為實(shí)用的辦法，可以將數(shù)字或者數(shù)字符號(hào)多占用行距的問(wèn)題進(jìn)行消除。具體操作流程如下：首先，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊數(shù)字或數(shù)字符號(hào)并且選中，然后在Word窗口的菜單欄中點(diǎn)擊“編輯（F） ”命令，然后在下拉菜單中選擇“清除（A）”指令，并且在二級(jí)菜單中選擇“格式（F）”指令，現(xiàn)在數(shù)字或數(shù)字符號(hào)的上部分已經(jīng)有所改進(jìn)，現(xiàn)在對(duì)文字的行距進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，就能讓文章的版面內(nèi)容分布的井然有序。

（2）擴(kuò)大Word單元格的“肚量”。Word文檔中最常使用的一種方式是表格，但在實(shí)際操作過(guò)程中，由于頁(yè)面大小、文字的大小等，對(duì)表格有一定的限制。因此，在插入表格時(shí)候，如果表格中的某一單元格中的內(nèi)容超過(guò)了其存儲(chǔ)的范圍，那么單元格中的文字就會(huì)進(jìn)行自動(dòng)換行，這樣使得單元格的行高擴(kuò)大，同類單元格中的比例不均很，表格結(jié)構(gòu)顯得非常的錯(cuò)亂，也不美觀。使用電子化辦公軟件的人經(jīng)常在工作中遇到這種問(wèn)題，也有不少人對(duì)此無(wú)可奈何。那么，就以Word2003辦公軟件中最常用的中文字表為例，講述具體的操作辦法：

方法：首先點(diǎn)擊需要修改的文檔，然后選中需要修改的單元格，借助鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊，彈出一個(gè)下拉菜單，在下拉菜單中選中“表格屬性（R）”，隨后彈出一個(gè)對(duì)話框，使用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊“表格（T）”，在其中選擇“選項(xiàng)（0）…”按鈕；在隨后彈出的對(duì)話框中選擇“表格選項(xiàng)”，對(duì)“默認(rèn)單元格邊距”的數(shù)值進(jìn)行調(diào)節(jié)，調(diào)節(jié)完后，點(diǎn)擊本頁(yè)面底部的“確定”按鈕；在“表格屬性”頁(yè)面底部點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可完成修改。

（3）消除文檔中的孤行。孤行的意思是說(shuō)，在段落的開始位置或者結(jié)束位置脫離段落出現(xiàn)在相鄰頁(yè)面的文字。孤行只會(huì)出現(xiàn)在多頁(yè)數(shù)的文檔中，比如，第一段第一行中的部分文字跑到了上一頁(yè)的最后。孤行現(xiàn)象的存在，不利于文檔的正常閱讀和分析，因此，需要對(duì)孤行現(xiàn)象進(jìn)行及時(shí)消除。具體操作辦法如下：以Word2003辦公軟件為例，首先需要將鼠標(biāo)移動(dòng)到出現(xiàn)孤行的段落，然后點(diǎn)擊窗口菜單命令中的“格式（0）”，在下拉菜單中選擇“段落（P） ...”命令；隨后彈出一個(gè)“段落”的對(duì)話框，選擇“換行和分頁(yè)（P）”命令，在“分頁(yè)”欄下選擇“孤行控制（W）”和“段中不分頁(yè)（K）”2個(gè)選項(xiàng)；最后，在“段落”的底部點(diǎn)擊“確定”即可。

2 Office辦公軟件中的Excel應(yīng)用技巧

2.1 Excel的應(yīng)用技巧

Office辦公軟件中，Excel是進(jìn)行表格編輯的軟件，也是對(duì)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)和計(jì)算的專門軟件。操作方法如下：

右擊鼠標(biāo)，建立一個(gè)新的表格薄，然后根據(jù)自己的需求建立合適的數(shù)目，完成后打開文檔。

仔細(xì)觀察文檔上部分的狀態(tài)欄：標(biāo)題欄、工具欄、菜單欄和滾動(dòng)條等，然后按照Word軟件的處理方式進(jìn)行處理。唯一的不同之處在于，Excel中會(huì)多出一項(xiàng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的工具欄。

文本的應(yīng)用技能。對(duì)單元格進(jìn)行調(diào)整和移動(dòng)單元格大小，將光標(biāo)放在需要調(diào)整的行號(hào)或者列處，然后對(duì)其進(jìn)行調(diào)整；單元格的插入，首先，選擇相鄰的縱行或者橫行，點(diǎn)擊右鍵進(jìn)行插入；單元格的刪除，選中需要?jiǎng)h除的單元格，直接進(jìn)行刪除。

2.2 數(shù)據(jù)計(jì)算應(yīng)用技巧

（1）直接插入函數(shù)公式進(jìn)行計(jì)算。首先，選定計(jì)算區(qū)域，然后點(diǎn)擊工具欄中的函數(shù)圖標(biāo)，選擇合適的函數(shù)公式，敲定回車即可。（2）采用編輯數(shù)學(xué)表達(dá)式的方法進(jìn)行計(jì)算。首先，選定參與計(jì)算的數(shù)值，然后在結(jié)果欄中輸入相應(yīng)的運(yùn)算式，敲定回車鍵即可。

3 結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)逐漸滲透到人們生活的方方面面。Office辦公軟件漸漸的應(yīng)用于人們的工作和生活中，相比于傳統(tǒng)的辦公形式，Office辦公軟件具有方便、高效、便捷和美觀的特點(diǎn)。但是，在電子化辦公軟件的使用過(guò)程中，還是會(huì)遇到這樣或者那樣的問(wèn)題。因此，需要人們對(duì)電子化辦公軟件進(jìn)行熟悉和了解，這樣才能更好地使用Office辦公軟件。

[參考文獻(xiàn)]

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[2]賈曉鳴.Office軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧研究[J].才智，2012（6）：324.

Research on Office Software Application Skills

Zhu Na， Zheng Qun

（Qinhuangdao Institute of Technology， Qinhuangdao 066100， China）

Abstract： With the continuous development of information technology has gradually penetrate into peoples lives， study， work them. Office software gradually applied to peoples work and life， compared to traditional forms of office， Office software has a convenient， efficient， convenient， and aesthetic features. Therefore， the analysis and research of the Office software in practical application and method of operation， proven， Office productivity software is simple and relatively strong practicality for modern office， computers and other electronic office writing has certain positive significance.

Key words： Office； software； research skills