實現(xiàn)檔案統(tǒng)計信息化的途徑

牛熙源

摘 要： 本文介紹了檔案統(tǒng)計及其信息化的含義、內(nèi)容和基本流程，提出了檔案統(tǒng)計工作信息化的思路、作用和實現(xiàn)途徑；重點介紹了檔案統(tǒng)計信息化模塊的設(shè)計思路、流程、程序開發(fā)和效果分析，為檔案管理工作整體信息化提供技術(shù)支持。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計 信息化 程序設(shè)計

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（b）-0000-00

1檔案統(tǒng)計概述

1.1 檔案統(tǒng)計的內(nèi)容

檔案統(tǒng)計是指運用多種多樣的統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過圖、表、冊以及數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程[1]。它是了解、認識和掌握檔案工作總體情況的重要手段，是揭示檔案工作有關(guān)情況及其發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。

檔案統(tǒng)計包括以下幾個方面，一是檔案利用的統(tǒng)計，是指一種對各種類型檔案被各機關(guān)、各項工作利用的統(tǒng)計，主要包括各類檔案的查閱、借閱、復(fù)制利用等項目；二是進行檔案工作的統(tǒng)計，即對保管、編研、二次開發(fā)、數(shù)字化等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計；三是進行檔案統(tǒng)計分析，對重要的統(tǒng)計報表的情況分析。主要包括：檔案統(tǒng)計年報、全年檔案搶救統(tǒng)計表等。

1.2 檔案統(tǒng)計信息化及優(yōu)勢

檔案統(tǒng)計信息化是指在新型的檔案統(tǒng)計方法的指引下，運用先進的信息技術(shù)，對需要進行統(tǒng)計的檔案信息進行分類、編輯、整理、統(tǒng)計、打印和利用分析的新型檔案統(tǒng)計方式。

檔案統(tǒng)計對檔案綜合利用工作具有重要的意義，首先使得檔案統(tǒng)計工作化繁為簡，提高檔案統(tǒng)計效率；其次能夠使統(tǒng)計數(shù)據(jù)更加準確，更為直觀的反映檔案利用情況；三使移交檔案統(tǒng)計報表變得更加安全、方便和快捷；四可增加檔案統(tǒng)計工作的靈活性，輕松應(yīng)對越來越多樣化的檔案統(tǒng)計工作；第五為整個檔案管理工作的數(shù)字化與信息化提供智力支持、技術(shù)支撐和設(shè)備保障。

2 檔案統(tǒng)計信息化的設(shè)計與實現(xiàn)

2.1檔案統(tǒng)計模塊的發(fā)展前景

以往的檔案管理系統(tǒng)一般注重收集、借閱、歸檔、整理等功能，只能進行最基本的數(shù)量統(tǒng)計，弱化統(tǒng)計功能，這樣顯然無法滿足檔案統(tǒng)計、檔案利用工作的需要[2]。檔案統(tǒng)計信息化促使檔案管理部門淘汰傳統(tǒng)的統(tǒng)計方式，細化統(tǒng)計分類、強化統(tǒng)計分析、提高工作效率，以適應(yīng)新形式的要求。因此優(yōu)化升級檔案統(tǒng)計模塊并掛接到檔案管理系統(tǒng)中，可提高檔案管理系統(tǒng)作用，使之更好地服務(wù)社會。

2.2 檔案統(tǒng)計模塊的設(shè)計

檔案統(tǒng)計模塊應(yīng)設(shè)置檔案利用統(tǒng)計模塊、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計模塊、檔案統(tǒng)計分析模塊。整個檔案統(tǒng)計模塊由18個子功能組成，并能對需要上交的統(tǒng)計報告、統(tǒng)計報表等進行打印。

1、檔案利用統(tǒng)計模塊設(shè)計

檔案利用統(tǒng)計模塊可以分為3個子功能：

（1）查閱檔案情況統(tǒng)計功能：建立各種類型的檔案查閱記錄表，對表中的查閱人數(shù)、單位、檔案卷號、數(shù)量等字段進行記錄，分季度進行統(tǒng)計，年末匯總成整年的查閱記錄情況表。

（2）復(fù)制利用檔案統(tǒng)計功能：在后臺建立檔案利用信息記錄表，對檔案利用的情況和借閱人的情況進行錄入，然后根據(jù)記錄打印成檔案資料利用三聯(lián)單，發(fā)給所利用的單位或個人。對表中記錄的掃描復(fù)印的紙質(zhì)檔案文件數(shù)量、電子檔案文件數(shù)量、紙質(zhì)圖件數(shù)量、電子圖件數(shù)量等字段進行統(tǒng)計，生成某個時間段內(nèi)整體檔案利用情況。

（3）借閱檔案統(tǒng)計功能：調(diào)用檔案管理數(shù)據(jù)庫中的借閱檔案信息管理表，對表中借閱的檔案名稱、檔案數(shù)量等字段進行統(tǒng)計，生成全年的借閱檔案信息表。

2、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計模塊設(shè)計

檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計模塊可以分為10個子功能：

（1）檔案保護情況統(tǒng)計功能：在后臺數(shù)據(jù)庫建立檔案保護信息表，對出現(xiàn)了：破損、字跡不清、缺失、褪色、腐爛等情況的檔案進行保護的情況錄入登記，生成某個時間段內(nèi)所有需要保護的檔案目錄清單。對整個清單進行匯總統(tǒng)計，生成檔案搶救統(tǒng)計表。

（2）檔案數(shù)字化工作情況統(tǒng)計功能：在數(shù)據(jù)庫中建立檔案數(shù)字化工作進度表，對工作日內(nèi)檔案數(shù)字化工作的進展情況，整體質(zhì)量等進行記錄，年末匯總成檔案數(shù)字化工作總表，最終匯入統(tǒng)計年報。

（3）檔案編研成果統(tǒng)計功能：調(diào)用檔案編研信息表，對某一時間段內(nèi)檔案編研工作產(chǎn)生的的檔案文集、大事記等編研成果的數(shù)量、內(nèi)容等基本情況進行統(tǒng)計，匯總成全年檔案編研信息表，加入統(tǒng)計年報中。

（4）檔案二次開發(fā)信息統(tǒng)計功能：調(diào)用檔案開發(fā)信息管理表，對有價值的檔案進行開發(fā)利用產(chǎn)生的新的檔案成果情況進行信息錄入，然后在年底對本年開發(fā)的檔案的數(shù)量及其成果進行匯總。

（5）檔案統(tǒng)計年報功能：將一年內(nèi)所有利用檔案的情況的匯總報告，加上整個館藏的檔案情況和檔案館（室）的基本情況整理到一起，向上級有關(guān)檔案行政管理部門匯交[4]。

（6）匯交檔案情況統(tǒng)計功能：調(diào)用匯交檔案信息表，對匯交的檔案的編號、名稱、類型、格式、數(shù)量、匯交日期等字段進行分類小計，生成某個時間段內(nèi)所有匯交的檔案目錄清單。年末對整個匯交清單進行匯總統(tǒng)計，生成全年匯交檔案總表。

（7）銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計功能：在后臺數(shù)據(jù)庫建立銷毀檔案管理表，對需要銷毀的檔案的編號、名稱、類型、數(shù)量等字段進行錄入登記，生成某個時間段內(nèi)銷毀的檔案目錄清單。對整個清單進行匯總統(tǒng)計，生成銷毀檔案統(tǒng)計表。

（8）歸還檔案統(tǒng)計功能：調(diào)出檔案管理數(shù)據(jù)庫中的檔案歸還信息管理表，對表中已歸還的檔案名稱、檔案數(shù)量、尚未歸還的檔案名稱、檔案數(shù)量等字段進行統(tǒng)計。

（9）檔案機構(gòu)及人員情況統(tǒng)計功能：建立檔案機構(gòu)信息記錄表，對本年內(nèi)檔案機構(gòu)及其內(nèi)部人員的基本情況進行統(tǒng)計，最終匯入統(tǒng)計年報中。

（10）館藏檔案統(tǒng)計功能：建立館藏檔案記錄表，統(tǒng)計本年內(nèi)館藏檔案的1情況，包括：全宗數(shù)、檔案案卷總數(shù)、檔案件次總數(shù)、檔案排架長度等，最終匯入統(tǒng)計年報中。

3、檔案統(tǒng)計分析模塊設(shè)計

檔案統(tǒng)計分析模塊分為5個子功能：

（1）檔案利用統(tǒng)計分析：分析復(fù)制、借閱出去的檔案是否產(chǎn)生了經(jīng)濟和社會效益，依此得出檔案的真正利用效率，并為在今后如何增強檔案的利用率的問題上提供解決方案[3]。

（2）檔案統(tǒng)計年報的分析：對檔案部門一年內(nèi)的整體情況進行分析，制定下一年的工作目標。

（3）檔案保護統(tǒng)計分析：通過對檔案進行保護工作的統(tǒng)計進行分析，得出檔案完整性遭到破壞的原因，研究加強檔案保護的措施。

（4）檔案編研開發(fā)統(tǒng)計分析：對被編研、開發(fā)過的檔案數(shù)量、類型等的統(tǒng)計進行分析，可以大致得出整個檔案館（室）所藏檔案的開發(fā)利用價值。

（5）檔案數(shù)字化工作統(tǒng)計分析：對檔案數(shù)字化工作的統(tǒng)計分析，可以反映出檔案館（室）的數(shù)字化建設(shè)進程，可為數(shù)字化檔案館（室）建設(shè)提供智力支撐。

2.3檔案統(tǒng)計模塊的實現(xiàn)

按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計 “自頂向下，逐步求精”的設(shè)計理念對檔案統(tǒng)計模塊中的18個功能進行分類，最終設(shè)計出檔案統(tǒng)計模塊的組織功能結(jié)構(gòu)圖，如圖2-1所示。

2.4檔案統(tǒng)計模塊在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的設(shè)計

根據(jù)對檔案統(tǒng)計模塊組織結(jié)構(gòu)圖的分析，需要在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中建立8個表單。一是檔案查閱情況統(tǒng)計表（見表2-1），二是檔案利用情況統(tǒng)計表，三是檔案保護情況統(tǒng)計表，四是檔案數(shù)字化進度統(tǒng)計表，五是銷毀檔案統(tǒng)計表，六是檔案機構(gòu)基本情況統(tǒng)計表，七是館藏檔案統(tǒng)計表，八是檔案編研與開發(fā)統(tǒng)計表。

表2-1 檔案查閱情況統(tǒng)計表

年份

日期

文字檔案（冊）

圖件檔案（張）

照片檔案（張）

視頻檔案（輯）

其它檔案數(shù)量

查閱人次（次）

查閱單位

查閱檔案卷數(shù)

2015

5.15

22

36

8

9

2

3

某公司

11

2015

11.19

30

120

20

8

60

5

房管局

21

總 計

52

156

28

17

62

8

32

2.5接口設(shè)計要求

在設(shè)計檔案統(tǒng)計功能模塊過程中應(yīng)該設(shè)計出與其他外部設(shè)備相聯(lián)系的硬件接口，包括打印機、光盤刻錄機、服務(wù)器等。

在設(shè)計系統(tǒng)框架和編寫程序代碼過程中應(yīng)注意與后臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的緊密融合，合理設(shè)計數(shù)據(jù)庫軟件接口。

在設(shè)計系統(tǒng)框架和編寫程序代碼過程中還應(yīng)注意與Word、Excel等辦公軟件和Nero Express光盤刻錄軟件等應(yīng)用軟件的融合，合理設(shè)計應(yīng)用軟件接口。這樣在系統(tǒng)中可直接調(diào)用出Word、Excel等程序，對相關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行編輯和整理，生成專門的統(tǒng)計報告、統(tǒng)計報表并進行打印。

3 結(jié)論

信息化的時代要求實現(xiàn)檔案管理的信息化[5]，檔案統(tǒng)計信息化是對傳統(tǒng)統(tǒng)計方式的繼承和發(fā)展，檔案統(tǒng)計信息化的實現(xiàn)可準確統(tǒng)計檔案信息，提高工作效率，減輕勞動強度，為檔案管理的科學(xué)規(guī)劃、檔案資料的研究利用提供基礎(chǔ)資料，為檔案管理工作提供更多的技術(shù)支持[6]，還有利于檔案管理人員專業(yè)水平的提升，更有利于實現(xiàn)檔案資料的社會和經(jīng)濟效益。

參考文獻

[1] 許歆懿.“卷”不宜作檔案統(tǒng)計的單位[J]. 中國檔案. 2000（06）

[2] 許愛香.試述檔案統(tǒng)計工作存在的問題與對策[J]. 山西統(tǒng)計. 2002（08）

[3] 李海英.檔案利用數(shù)量分析[J]. 北京檔案. 2005（10）

[4] 費蕾.關(guān)于檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度的建議[J]. 山東檔案. 2005（03）

[5] 李小飛.淺議高校檔案統(tǒng)計工作[J]. 云南檔案. 2011（01）

[6]王振云.淺議檔案統(tǒng)計工作[J]. 統(tǒng)計與管理. 2013（03）