基于微信的高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)架構(gòu)與實(shí)現(xiàn)

王友建/江蘇師范大學(xué)學(xué)生工作處

高校學(xué)生事務(wù)是高等教育人才培養(yǎng)系統(tǒng)的重要組成部分[1]，圍繞學(xué)生事務(wù)組織架構(gòu)、活動開展均形成了大量有價(jià)值的檔案資源。這些檔案資源對于高校學(xué)生工作的積累、優(yōu)化和發(fā)展具有不可估量的價(jià)值。然而，大部分高校對學(xué)生事務(wù)檔案的管理還停留在存與取的階段，缺乏有效的設(shè)計(jì)與管理，造成檔案資源占有者信息“孤島”現(xiàn)象，學(xué)生事務(wù)檔案的價(jià)值未能得到充分體現(xiàn)。因而，建立規(guī)范的管理策略，尋求一定的技術(shù)平臺改變當(dāng)前學(xué)生事務(wù)檔案管理的模式，成為很多高校的迫切訴求。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，微信作為一款可以實(shí)現(xiàn)多媒體即時(shí)通訊的軟件迅速滲透到人們生活的各個(gè)方面[2]。微信客戶群體的廣泛性與微信技術(shù)的便捷性為學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的嫁接提供了可能。

1 高校學(xué)生事務(wù)檔案的概念

我國高校學(xué)生工作實(shí)行的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的黨政共管體制，形成了兩大共同運(yùn)作的系統(tǒng)：思想教育系統(tǒng)和行政管理系統(tǒng)。思想教育系統(tǒng)形成了由團(tuán)委、學(xué)生會為主體的第二課堂發(fā)展體系；行政管理系統(tǒng)形成了由學(xué)生資助、心理輔導(dǎo)、就業(yè)指導(dǎo)等部門組成的學(xué)生發(fā)展輔助支持體系[3]，而學(xué)生事務(wù)檔案就是指在思想教育系統(tǒng)和行政管理系統(tǒng)運(yùn)行中形成的，具有一定歷史價(jià)值的文字、圖形、圖像、聲音、動畫和視像等各種資料。隨著高校學(xué)生事務(wù)管理內(nèi)涵的不斷拓展，學(xué)生事務(wù)檔案涵蓋的內(nèi)容也不斷增加。具體而言，包含思政教育、學(xué)生管理、學(xué)生黨建、心理健康、就業(yè)創(chuàng)業(yè)、學(xué)生資助、共青團(tuán)工作、隊(duì)伍建設(shè)等諸多方面，龐雜的工作決定了高校學(xué)生事務(wù)檔案數(shù)量龐大、類型繁雜。由于高校學(xué)生事務(wù)管理具有獨(dú)特性，高校學(xué)生事務(wù)檔案呈現(xiàn)出周期性鮮明、文件格式繁雜、建設(shè)者流動性大、管理相對分散等諸多特點(diǎn)。

2 高校學(xué)生事務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

第一，檔案分類不夠規(guī)范。當(dāng)前高校學(xué)生事務(wù)檔案的分類基本還停留在工作經(jīng)驗(yàn)階段，絕大多數(shù)高校學(xué)生事務(wù)檔案沒有明確的分類編目，分類取決于檔案建立者的工作經(jīng)驗(yàn)和管理習(xí)慣，特別是在單個(gè)文件的命名上更是花式繁多、隨意性極強(qiáng)，這給檔案的后續(xù)使用帶來了極大不便。

第二，管理手段不夠科學(xué)。由于信息化技術(shù)手段在高校的普及，高校學(xué)生事務(wù)檔案已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化。但檔案管理模式仍停留在傳統(tǒng)的單機(jī)管理模式的層面上，數(shù)字檔案分散保存在不同檔案工作人員的電腦中，缺乏統(tǒng)一的存儲平臺。

第三，檔案調(diào)閱不夠便捷。當(dāng)前高校學(xué)生事務(wù)檔案管理單機(jī)化、分散化的特征，使得檔案調(diào)閱非常困難，且調(diào)閱的準(zhǔn)確性和便捷性往往取決于檔案工作人員的管理水平和責(zé)任心。此外，因檔案分散保存在不同檔案工作人員的電腦中，經(jīng)常存在因?yàn)楣ぷ魅藛T出差、休假等原因而使檔案無法及時(shí)查閱的情況。再者，由于檔案采取本地存儲的方式，致使遠(yuǎn)程調(diào)檔無法實(shí)現(xiàn)，數(shù)字檔案的優(yōu)勢無法發(fā)揮。

第四，檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)。單機(jī)化的檔案管理模式增加了學(xué)生事務(wù)檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，具體來說，采用單機(jī)化的檔案管理模式，檔案安全受制于單機(jī)安全，且這一管理模式往往缺少配套的災(zāi)備管理，出現(xiàn)重大意外時(shí)，檔案極易丟失或損毀。加之檔案分散保管在不同檔案工作人員手中，單機(jī)出現(xiàn)意外的概率大大提升，增加了檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

3 高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)架構(gòu)

高校學(xué)生事務(wù)檔案具有數(shù)據(jù)量大、信息點(diǎn)多、數(shù)據(jù)類型復(fù)雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需求。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)特別是移動互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，為人們提供了不受時(shí)間與地理位置限制的獲取信息的全新途徑[4]，加之高校信息化建設(shè)環(huán)境相對較好、從業(yè)人員信息化素養(yǎng)和檔案的信息化程度相對較高，這為構(gòu)建基于移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)提供了可能。由于高校數(shù)字化校園的建設(shè)起點(diǎn)較高，以及校內(nèi)用戶調(diào)取的需求相對單一，傳統(tǒng)WEB方式的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需求，移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，特別是微信的實(shí)時(shí)通信和良好的使用體驗(yàn)使高校學(xué)工隊(duì)伍群體具有較高的使用率和黏著度，多種互動模式使信息交互更加靈活多樣，新型的平臺支持使電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)更加便捷高效[5]。

3.1 高校學(xué)生事務(wù)檔案的類目設(shè)計(jì)

學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的用戶主體是學(xué)院一線輔導(dǎo)員和學(xué)院分管學(xué)生工作的黨委副書記，因而基層學(xué)院學(xué)生事務(wù)工作中形成的全部檔案必然要納入到管理系統(tǒng)中?；谶@一實(shí)際，筆者對當(dāng)前基層學(xué)院的學(xué)生事務(wù)進(jìn)行了梳理，并參考《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》以及《杜威十進(jìn)制圖書分類法》的分類和編目思想，為學(xué)生事務(wù)文檔的整理提供標(biāo)準(zhǔn)化框架。系統(tǒng)共設(shè)置10個(gè)一級類目，89個(gè)二級類目，若干個(gè)三級類目，見表1。

表1 學(xué)生事務(wù)檔案的類目設(shè)計(jì)

3.2 高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.2.1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

微信作為一種劃時(shí)代的移動信息技術(shù)終端，在青年群體中有較高的使用頻率，因此基于微信開發(fā)高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)就成為可能。基于微信的學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)由用戶層和對應(yīng)的服務(wù)層構(gòu)成，系統(tǒng)服務(wù)自下而上三層結(jié)構(gòu)組成：基礎(chǔ)服務(wù)提供系統(tǒng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)功能，同時(shí)可擴(kuò)展和插拔其他業(yè)務(wù)服務(wù)功能；應(yīng)用服務(wù)提供系統(tǒng)具體的業(yè)務(wù)功能；API服務(wù)提供外部訪問接口，統(tǒng)一管理訪問的次數(shù)、頻率等。系統(tǒng)采用雙門戶模式，在桌面端以B/S（Browser/sever）結(jié)構(gòu)作為檔案建立者的輸入門戶；在移動互聯(lián)網(wǎng)端以微信公眾號作為開發(fā)基礎(chǔ)，基于第三方校際接口開發(fā)應(yīng)用模塊，作為檔案查閱者的訪問門戶。

3.2.2 系統(tǒng)開發(fā)工具

學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)能夠?qū)⒃玖闵⒎植嫉膶W(xué)生事務(wù)檔案進(jìn)行集中保存、整理、傳遞、查閱、統(tǒng)計(jì)，從而將傳統(tǒng)的檔案單機(jī)化管理模式轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)化管理模式。系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)該著眼于功能的多元化、信息的集成化和使用的便捷性，綜合考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)雙門戶的定位。在開發(fā)工具的選擇上，應(yīng)主要采用業(yè)內(nèi)成熟穩(wěn)健的開源項(xiàng)目和工具，這樣在節(jié)省成本的同時(shí)便于系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)。環(huán)境主要以Java EE、Eclipse、Maven為架構(gòu)，以Spring Framework為核心框架，以Apache Commons、Jackson為主要開發(fā)工具。

3.2.3 系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)以O(shè)racle作為后臺數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)創(chuàng)建多個(gè)數(shù)據(jù)信息集，包括學(xué)生事務(wù)綜合、思政教育、學(xué)生管理等10個(gè)模塊數(shù)據(jù)庫，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建下一級89個(gè)子模塊數(shù)據(jù)信息集。每一條數(shù)據(jù)均按照類目進(jìn)行關(guān)聯(lián)，同時(shí)按照建檔年份進(jìn)行分區(qū)，以便后續(xù)的檔案查找工作。

3.2.4 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

安全性對于一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說至關(guān)重要，就具體的檔案管理系統(tǒng)而言，涉及到實(shí)體安全、軟件安全、數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行安全等諸多方面。為防范安全事故的發(fā)生，學(xué)生事務(wù)檔案管理系統(tǒng)與校園網(wǎng)采用統(tǒng)一身份認(rèn)證的方式進(jìn)行登錄，根據(jù)不同權(quán)限開啟權(quán)限控制，同時(shí)利用Iptables防火墻、日志、備份隔離等做法做好災(zāi)備工作。

3.3 高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

3.3.1 微信端功能的實(shí)現(xiàn)

學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的門戶通過微信端實(shí)現(xiàn)，無需開發(fā)獨(dú)立的APP，在降低開發(fā)與運(yùn)維成本的同時(shí)，也降低了用戶的使用難度、增加了用戶的黏度。該系統(tǒng)直接設(shè)置于高校官方微信的子欄目下，使用者只需要登錄學(xué)校官微即可登錄檔案信息系統(tǒng)。使用者根據(jù)賦予的權(quán)限查詢所需要的檔案，檔案按照10個(gè)一級類目，89個(gè)二級類目，若干個(gè)三級類目進(jìn)行編排，使用者也可以通過搜索引擎完成檔案的查詢工作，查詢的檔案可以直接在手機(jī)端閱讀、分享以及補(bǔ)充完善。

3.3.2 PC端功能的實(shí)現(xiàn)

學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)的PC登錄端基于學(xué)校學(xué)工系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，并通過現(xiàn)有學(xué)工系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跳轉(zhuǎn)?？稍O(shè)置文檔上傳和文檔統(tǒng)計(jì)兩個(gè)模塊，文檔上傳模塊設(shè)置文檔添加與文檔列表兩個(gè)子欄目，文檔添加欄目可以選擇添加文檔的地址、文件名自定義、歸屬欄目、文檔摘要、發(fā)布時(shí)間（系統(tǒng)默認(rèn)）、發(fā)布狀態(tài)（上傳的文檔可以修改，提交的文檔不可以修改）等要素。文檔列表欄目主要用于查詢已歸檔的文檔，包含搜索引擎（歸屬欄目選擇、名稱關(guān)鍵字搜索、發(fā)布狀態(tài)定義），搜索到的文檔可以直接點(diǎn)擊預(yù)覽、修改及上傳。文檔統(tǒng)計(jì)模塊主要完成對閱檔者權(quán)限部門歸檔文件的統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括文件個(gè)數(shù)、文檔容量，等等。

3.3.3 用戶權(quán)限的設(shè)置

學(xué)生事務(wù)檔案具有一定的保密要求，尤其是一些學(xué)生個(gè)人信息的檔案，因此，在設(shè)置檔案查閱權(quán)限時(shí)需充分考慮用戶權(quán)限的區(qū)分。在具體的權(quán)限設(shè)置上可采用兩級權(quán)限的設(shè)置方法，即基層學(xué)院的輔導(dǎo)員、學(xué)工副書記有本學(xué)院檔案的上傳、修改及閱檔權(quán)限，學(xué)生處、團(tuán)委的工作人員有本部門學(xué)工檔案的上傳、修改及閱檔權(quán)限，同時(shí)有基層學(xué)院單獨(dú)提交檔案的閱檔權(quán)限。對于全校性工作中形成的檔案不設(shè)定權(quán)限，實(shí)現(xiàn)所有用戶共享，避免重復(fù)建檔的情況發(fā)生。

4 結(jié)語

目前，高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)處于起步階段，系統(tǒng)建設(shè)是解決當(dāng)前學(xué)生事務(wù)檔案管理現(xiàn)狀的有益嘗試，特別是基于微信這種具有廣泛用戶基礎(chǔ)、多樣開發(fā)接口的新興自媒體平臺去架構(gòu)信息系統(tǒng)，可有效提升當(dāng)前學(xué)生事務(wù)檔案的管理水平和層次。隨著移動互聯(lián)技術(shù)的發(fā)展，特別是互動、智能等多項(xiàng)傳播方式的運(yùn)用，基于微信的高校學(xué)生事務(wù)檔案信息系統(tǒng)將有更大的拓展空間，從而逐步邁入“微檔案”的新階段。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1][3]朱紅，李雪凝.我國高校學(xué)生工作與學(xué)生發(fā)展的關(guān)聯(lián)性——實(shí)證研究發(fā)現(xiàn)了什么[J].高等教育研究，2011，32(08)：79-85.

[2][4]劉春年，陳通.基于微信架構(gòu)的檔案信息服務(wù)創(chuàng)新研究[J].檔案與建設(shè)，2016，(01)：22-25.

[5]王萍.微信移動學(xué)習(xí)平臺建設(shè)與應(yīng)用[J].現(xiàn)代教育技術(shù)，2014，24(05)：88-95.