淺析基建工程檔案整理環(huán)節(jié)的問題及對策

羅思云

摘 要：伴隨我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，企業(yè)基建工程項(xiàng)目數(shù)量也在日漸增多，關(guān)于基建工程的各類檔案資料管理工作引起了高度重視。為此，如何強(qiáng)化對基建工程檔案的科學(xué)管理，就成為了當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的一個重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：基建項(xiàng)目；檔案整理；對策

基建檔案，是指在整個建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。是一項(xiàng)基本建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計與現(xiàn)場施工、竣工與驗(yàn)收等一系列工作的一個重要?dú)v史記錄。為此，要想發(fā)揮出基建項(xiàng)目工程檔案的真正作用，就必須確保其工程檔案的完整性與真實(shí)性。下面，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，對此發(fā)表幾點(diǎn)看法：

一、基建檔案整理中出現(xiàn)的普遍問題

在明確了基建檔案所包含內(nèi)容的前提下，我們結(jié)合工作實(shí)踐就基建檔案整理過程中出現(xiàn)的普遍問題進(jìn)行系統(tǒng)梳理，分析問題的根源，供業(yè)內(nèi)人士討論，以期為后續(xù)研究打下基礎(chǔ)。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案完整的困難性

一套系統(tǒng)完整的檔案可以再現(xiàn)歷史活動的全貌，檔案的殘缺不全將導(dǎo)致歷史活動被割離成零碎的片段，重要文件檔案的缺失將限制檔案在相當(dāng)長的時間里發(fā)揮其憑證 參考的功能。所以，我們收集整理檔案的前提之一是檔案必須齊全完整，在對大規(guī)模建設(shè)之后形成的大量基建檔案進(jìn)行整理時，我們發(fā)現(xiàn)搜集完整的檔案面臨一些困難，這里既有建設(shè)方的因素，也有諸多參建單位的因素。

1.收集不及時。隨著建設(shè)規(guī)模的龐大，開工項(xiàng)目之多，工期的緊湊，顯得基建部門人手局促，檔案效益滯后性等專業(yè)特點(diǎn)，使得原本局促的人力更加難以將檔案管理到位，對諸多參建單位的施工檔案監(jiān)督力度小，加之前期資料利用頻繁，沒歸檔或借出不還的現(xiàn)象時有存在；另一方面，土建、安裝等單位也沒有給予檔案應(yīng)有的重視，造成了施工資料散落于各個臨時項(xiàng)目辦公室、公司檔案室、材料設(shè)備的包裝箱里，甚至相關(guān)人員自己手中。分析原因，我們認(rèn)為有兩方面：一是檔案管理滯后，檔案作為某一項(xiàng)活動的歷史記錄，形成于活動過程中，歸集于活動完成后，檔案管理效益的發(fā)揮具有滯后性，檔案自身的專業(yè)特點(diǎn)造成檔案管理滯后，管理行為積極性不高 ；二是基建程序執(zhí)行不規(guī)范，無論是國家檔案部門、教育部門還是城市規(guī)劃建設(shè)部門，都對基建檔案作出了要求，但是沒有形成制約機(jī)制，于是可以越過檔案手續(xù)進(jìn)行其他環(huán)節(jié)的工作，最終留下檔案難題。

2.分散存放或遺失。作為建設(shè)單位，圍繞某一項(xiàng)基建活動往往涉及上文提到的多個平行部門，在每個部門產(chǎn)生的文件各自保存，交流及共享意識不足，造成基建檔案的重要組成部分分散在其他部門的檔案中；另一方面，基建文件在相當(dāng)長的時期內(nèi)仍然執(zhí)行著現(xiàn)行價值，如用于工程尾款支付 、工程決算和資產(chǎn)轉(zhuǎn)固等，在數(shù)年的時間里，多次利用、外借、調(diào)整等，容易造成重要文件的遺失。不同部門之間要注重加強(qiáng)橫向溝通、互動協(xié)作，這樣才能提高管理效率，涉及共同的業(yè)務(wù)必備文件提前約定形成份數(shù)，以滿足各部門的不同需求。

3.參建單位檔案人員流動大。在建筑行業(yè)，檔案人員往往是學(xué)建筑工程、暖通電氣等專業(yè)出身，這有利于他們對工程資料內(nèi)容的把握，但這類人員在短暫的一兩年檔案工作之后就走向了施工等技術(shù)崗位，檔案崗位只是用于熱身的一塊跳板。檔案人員的流動性大，而建筑工程的周期往往較長，檔案人員的變換，往往出現(xiàn)工作銜接的縫隙，后來者對前者的工作不了解等情況，導(dǎo)致資料遺失、缺失，嚴(yán)重影響檔案資料的質(zhì)量。檔案崗位是一個專業(yè)技術(shù)崗位，需要專業(yè)的人員 、穩(wěn)定的隊(duì)伍，而在建筑企業(yè)檔案崗位往往作為新入職員工輪崗的第一站，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性很差。檔案崗位留不住人才的現(xiàn)實(shí)原因是：一方面檔案崗位在企業(yè)單位的崗位設(shè)置中不被重視；另一方面從事檔案工作的人員發(fā)展空間有限、工資待遇較差等。如何保證建筑企業(yè)檔案人員的穩(wěn)定性，值得探討。

（二）保證檔案真實(shí)性與客觀事實(shí)一致的挑戰(zhàn)

檔案是在社會活動中直接形成的原始信息記錄，內(nèi)容具有清晰性和確定性，檔案作為原始記錄，具有的真實(shí)可靠性是人們重視并保管檔案的根本原因。檔案的真實(shí)性從兩方面來理解，一是真實(shí)反映歷史事實(shí)；二是假檔案的實(shí)存形態(tài)反映作假的事實(shí)。當(dāng)然我們形成保管檔案初衷是記錄客觀事實(shí)，作假是不得已為之，所以檔案工作者一直致力于檔案記錄客觀歷史事實(shí)，下面我們就實(shí)踐中凸顯出來的檔案真實(shí)性問題進(jìn)行分析。

入卷檔案與實(shí)物不相符?？⒐D與完工的建筑實(shí)體不相符，竣工圖是建筑實(shí)體反映到平面上的影像，一套完整的竣工圖可以真實(shí)還原建筑的全貌竣工圖是非常重要的基建檔案，利用價值高，永久保存。當(dāng)其現(xiàn)行的業(yè)務(wù)價值執(zhí)行價值失去后，在相當(dāng)長的時期里繼續(xù)發(fā)揮其憑證參考信息價值如用于房屋的維修改造，對籌劃新建項(xiàng)目的參考等。我們在工作中發(fā)現(xiàn)，施工方移交的某些竣工圖與實(shí)物不符，在項(xiàng)目實(shí)施建設(shè)過程中，根據(jù)實(shí)際限制功能調(diào)整等需求做多次的設(shè)計變更，于是出現(xiàn)了很多版次的施工圖。施工方草率的將過程圖紙作為竣工圖移交，會嚴(yán)重影響竣工圖的后續(xù)利用。原材設(shè)備等的產(chǎn)品合格證產(chǎn)品認(rèn)證書，檢驗(yàn)報告與實(shí)際進(jìn)場的材料設(shè)備不匹配，這反映了在施工過程中的原材料進(jìn)場設(shè)備開箱時，沒有及時收集資料，而是后補(bǔ)充的。但有些設(shè)備的檢驗(yàn)報告合格證具有唯一編碼，這是事后難以補(bǔ)回的，所以拿同類產(chǎn)品的合格證書等填充，如果建設(shè)方技術(shù)人員檢查不細(xì)致，就能夠蒙混過關(guān)，但留下了隱患虛假檔案信息提供給工程審計決算，則會給參建單位帶來諸多麻煩；另外，一旦工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，檔案將無法正常發(fā)揮其憑證作用。

二、基建檔案管理的分析及對策

從編目細(xì)節(jié)上發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，最大限度保證編目質(zhì)量。針對檔案編目工作中出現(xiàn)的問題，不僅要提高分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的檔案意識、強(qiáng)化檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、工作技能外，還應(yīng)該從細(xì)節(jié)上完善編目工作。首先，編目前要做好對施工單位不規(guī)范編目工作成果的更正。第一，案卷內(nèi)文件頁碼號錯亂、漏編頁號的要重新編號。第二，對文件的責(zé)任者要進(jìn)行詳細(xì)的考證。責(zé)任者的名稱要統(tǒng)一規(guī)范，避免出現(xiàn)同一責(zé)任者多種稱呼的現(xiàn)象，如“廣州高新西區(qū)開發(fā)建設(shè)有限公司”、“廣州高新建設(shè)開發(fā)有限公司”、“成都高投建設(shè)開發(fā)有限公司”都是同一責(zé)任者在不同時間段的行政名稱，編目時要統(tǒng)一。責(zé)任者還應(yīng)包括區(qū)域和通用簡稱， 如“成都高新區(qū)經(jīng)貿(mào)發(fā)展局”、“廣東省財政廳”等。第三，應(yīng)該仔細(xì)校訂每件檔案中的錯別字，并有根據(jù)地改正。編目中若發(fā)現(xiàn)有明顯的錯別字或掉字的現(xiàn)象，為了提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，編目人員經(jīng)過認(rèn)真的校訂之后，編目時亦可直接改正。如：編目“高程實(shí)測紀(jì)錄”，“紀(jì)”字錯誤，應(yīng)改為“記”。改正每一個錯字、別字都應(yīng)當(dāng)有理有據(jù)，不能憑編目人員的主觀臆測，以免造成檢索中的誤導(dǎo)。其次，在編目中要注意細(xì)節(jié)的處理。第一，文件級編目直接參照案卷實(shí)體來錄， 既要尊重歸檔單位的編目成果，又要對其不當(dāng)之處參照案卷實(shí)體改正， 保證編目成果的準(zhǔn)確性。第二，編目中考證不清的文件日期，編目時可根據(jù)這一條目所在案卷或本條目上下文考證出時間編目， 對于不能考證的時間，我們一律用“0”來替代。如文件生成時間查無可考的，卷內(nèi)文件目錄的“日期”一項(xiàng)則可錄為“00000000”，如文件的日期只能考證到2007 年，“日期”一項(xiàng)可錄為“20070000”，以此類推。第三，一份文件有多個責(zé)任者的只選擇兩個主要責(zé)任者， 格式如：“廣州高新建設(shè)開發(fā)有限公司；廣州市天同現(xiàn)代園林有限責(zé)任公司”。第四，檔案附件的題名可以用簡短的文字在正文題名后括號內(nèi)注明，如工程原材料報審表后面附有原材料、成品、半成品、構(gòu)配件、設(shè)備出廠質(zhì)量證明書、出廠檢（試）驗(yàn)報告，在編目時可以在“文件題名”中簡單提出，也可在“備注”一欄中概括指出。第五，同一類型不同內(nèi)容的檔案，檔案人員也應(yīng)該一一編目。

綜上所述，基建檔案作為基建工程項(xiàng)目建設(shè)情況的一個真實(shí)反映，基建檔案管理水平的提升，其實(shí)就是基建工程管理水平的提升。為此，在實(shí)際工作中，檔案管理人員需秉承愛崗敬業(yè)、 認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，逐步提升自身計算機(jī)操作水平與信息化管理水平，進(jìn)而從各方面入手做好基建工程檔案的收集、整理、歸檔管理工作，最終為企業(yè)發(fā)展與生產(chǎn)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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