檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系構(gòu)建研究

1 問題的提出

中國檔案界對檔案工作者內(nèi)涵的定義是從檔案工作者的職業(yè)特色著手的，并著重對其基本職責(zé)進行描述[1][2]。檔案工作者的工作對象是檔案，而檔案又可作為社會實踐和社會歷史的真實記錄[3]，由此，對檔案工作的專業(yè)化建設(shè)與培養(yǎng)越來越受到人們重視。那么檔案工作者應(yīng)該具備哪些能力和基本素質(zhì)才能勝任該工作？國外許多經(jīng)驗研究可供參考，如澳大利亞于1997年出版的《國家文件和檔案能力》，列舉了處于各個層級的檔案人員能力，包括在工作場所工作表現(xiàn)的各個方面、做該項工作需要的特定技能知識以及承擔(dān)這項工作的態(tài)度表現(xiàn)等。尼德蘭文化遺產(chǎn)協(xié)會于2002年制定出一個能力目錄，涵蓋了文件管理和檔案制度的九個部分，包括檔案的收集、歸類、保存、研究等全方位能力，并按戰(zhàn)略（政策的制定）、戰(zhàn)術(shù)（手段/工具）和具體的應(yīng)用三個維度進行縱向劃分從而構(gòu)成檔案能力目錄。

具體到國內(nèi)，自十一屆三中全會后，我國檔案工作得以恢復(fù)和發(fā)展，對該專業(yè)人員的研究主要集中在素質(zhì)能力上，相關(guān)研究也不少，但現(xiàn)有研究成果存在以下一些問題：首先，表層分析較多，深入研究較少。國內(nèi)相關(guān)人員對檔案工作者的勝任能力認(rèn)識不足，雖然有部分人員嘗試對當(dāng)前檔案工作者的能力問題進行分析，提出解決方案，但效果并不明顯。而且，此類研究大多集中在表層，對問題的深層次分析比較缺乏，所謂的解決方案也是一成不變，很難從根本上改善對檔案工作者的能力研究問題[4][5]。其次，理論探討較多，應(yīng)用研究較少。檔案學(xué)術(shù)界長期以來存在著缺乏實證研究的問題，對本課題的研究也存在著類似狀況。國內(nèi)發(fā)表的文章大多在理論層面進行探討，但是對具體問題要如何解決、如何操作的問題缺乏研究，對實踐的指導(dǎo)意義不大[6][7]?；诖?，本研究期望探討我國機構(gòu)內(nèi)部檔案工作人員在實際工作中應(yīng)具備的能力，并對其加以識別、定性與定量分析，最終形成各種關(guān)鍵能力指標(biāo)，組成勝任能力模型，并將檔案工作者勝任能力模型細化，分別構(gòu)建檔案管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的勝任能力評價模型，通過層次分析法確定各指標(biāo)的權(quán)重，形成一套較為科學(xué)的檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系，這在現(xiàn)有研究中屬于新的嘗試。

2 檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系框架

檔案工作發(fā)展至今已日趨完善，檔案機構(gòu)無論規(guī)模大小都應(yīng)當(dāng)相應(yīng)有組織結(jié)構(gòu)圖、崗位說明書、工作流程圖等，按照不同檔案工作者工作職責(zé)以及具體業(yè)務(wù)，檔案機構(gòu)中的工作者角色也有許多，因此，要分析檔案工作者的勝任能力必須進行區(qū)分。本研究通過結(jié)合我國當(dāng)前部分檔案機構(gòu)實際情況，將檔案工作者按照職類進行分類。職類是依據(jù)相似性原則進行劃分的，即把具有相似職責(zé)與管理范圍，工作模塊相同，從業(yè)者所需知識、技能、素質(zhì)和行為標(biāo)準(zhǔn)相似的職位歸為同一類別形成職類。本研究將檔案工作者分為以下三類：管理型人員、技術(shù)型人員和業(yè)務(wù)型人員。經(jīng)過對相關(guān)專家、教師、督導(dǎo)等問卷調(diào)查和多輪征詢，不斷對評價體系涵蓋的具體指標(biāo)進行修訂和完善，最終形成檔案工作勝任能力指標(biāo)量表。

2.1 檔案管理人員勝任能力模型

管理型人員是整個機構(gòu)的管理者，處于管理機構(gòu)的最頂層。對于檔案部門，管理者可以根據(jù)項目的重要性給項目分配資源，可以統(tǒng)一調(diào)配項目的整個資源，對項目的進程進行監(jiān)控和管理。檔案管理人員的能力對全局的影響尤為重要，本研究從檔案管理者的管理能力、決策能力以及個人素質(zhì)三個維度進行指標(biāo)設(shè)計。

表1 檔案管理人員勝任能力指標(biāo)體系

2.2 檔案技術(shù)人員勝任能力模型

技術(shù)型人員主要是掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)的人員。檔案工作具有較強的專業(yè)性，尤其是受到當(dāng)前信息化大環(huán)境的影響，對檔案技術(shù)人員的要求越來越高，具體表現(xiàn)在要求他們能夠熟練掌握與檔案相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)運行、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及維護等方面。檔案技術(shù)逐漸成為檔案工作的核心內(nèi)容。檔案技術(shù)人員勝任能力模型主要從運用計算機能力、網(wǎng)絡(luò)使用能力和個人素質(zhì)三個維度進行指標(biāo)設(shè)計。

表2 檔案技術(shù)型人員勝任能力指標(biāo)體系

2.3 檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力模型

業(yè)務(wù)型人員是任何一個服務(wù)機構(gòu)的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)工作者主要承擔(dān)的都是相關(guān)具體的工作。檔案業(yè)務(wù)人員主要負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)流程中的鑒定、收集、整理、保管、檢索、提供利用服務(wù)、編研工作。對于檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力主要從檔案管理能力、檔案利用能力以及個人素質(zhì)三個維度進行歸納。

表3 檔案業(yè)務(wù)型人員勝任能力指標(biāo)體系

3 模型構(gòu)建與方法

層次分析法（Analytic Hierarchy Process，簡稱AHP）是由美國學(xué)者Thomas L·Saaty（1980）首先引入教育評價領(lǐng)域用以確定評價指標(biāo)的權(quán)重系數(shù)[8]。這種方法是一種系統(tǒng)分析方法，它首先要求把問題層次化，根據(jù)評價對象的性質(zhì)把評價目標(biāo)分解成不同類別系統(tǒng)和不同層次的指標(biāo)；然后對同層次中各指標(biāo)兩兩比較，判斷相對重要程度，并把比較判斷結(jié)果按給定的標(biāo)度量化；最后通過統(tǒng)計運算，得出該層各指標(biāo)權(quán)重。這是一種使人們的判斷、比較實現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)量化的方法，可以使很多不確定因素得到很大程度降低，因此是一種確定權(quán)重的科學(xué)方法[9]。

3.1 建立各層次間的遞階結(jié)構(gòu)模型

對評價對象進行分層，明確評價要素之間的等級隸屬關(guān)系，并構(gòu)造各層次間的遞階結(jié)構(gòu)模型。本文的層次分析模型由目標(biāo)層、準(zhǔn)則層、指標(biāo)層構(gòu)成。目標(biāo)層就是層次分析的目標(biāo)指標(biāo)數(shù)，目標(biāo)層中只包含一個因素；準(zhǔn)則層是該模型的中間環(huán)節(jié)，涵蓋了為達到評價目標(biāo)的多種不同影響要素；指標(biāo)層也叫做評估對象層，包含了影響各指標(biāo)優(yōu)劣的評價對象，評價目標(biāo)是否能夠完成是運用各指標(biāo)來衡量的，指標(biāo)直接反映了各評估對象的綜合影響力。

3.2 構(gòu)造兩兩比較判斷矩陣

判斷矩陣是指由專家對同一層次指標(biāo)進行兩兩比較，給出它們相對重要性的判斷值，全部指標(biāo)經(jīng)過兩兩判定之后，就可以形成一個比較判斷矩陣，。為確定判斷矩陣中的具體數(shù)值，學(xué)者Saaty提出了1—9的比例標(biāo)度，各標(biāo)度含義見表4。

表4 1—9比例標(biāo)度法

3.3 和積法確定各判斷矩陣的權(quán)重系數(shù)

根據(jù)判斷矩陣求其最大特征根及相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化特征向量，且滿足。經(jīng)歸一化處理后即可得到該層對于上一層某因素相對重要性的權(quán)重。

計算判斷矩陣每行每個元素的乘積，，…n；計的次方根；

對向量進行歸一化處理，最終就是計算得到的結(jié)果向量；

計算矩陣的最大特征根，對于任意的為向量的第i項元素。

3.4 一致性檢驗

運用層次分析法計算評價指標(biāo)的權(quán)重系數(shù)，由于評價對象的復(fù)雜性和人對同一事物認(rèn)識的差異性，專家打分構(gòu)造的兩兩比較判斷矩陣可能出現(xiàn)重要性判斷上的矛盾。因此，需對判斷矩陣進行一致性檢驗。為此，建立了一致性檢驗指標(biāo) C.I.和R.I.，用以判斷矩陣偏離一致性的程度，具體步驟如下：

計算一致性指標(biāo)，n為判斷矩陣的階數(shù)，為判斷矩陣的最大特征根；計算相對一致性指標(biāo)，其中 RI 為平均一致性指標(biāo)，各階數(shù)的判斷矩陣所對應(yīng)的 RI 可通過查表得到。通常情況下當(dāng)，一致性檢驗通過，當(dāng)時要重新構(gòu)造判斷矩陣。

4 權(quán)重計算與結(jié)果

檔案工作者勝任能力模型指標(biāo)體系構(gòu)建好后，還應(yīng)當(dāng)確定各個指標(biāo)的具體權(quán)重。筆者根據(jù)層次分析法計算原理，為得到兩兩比較矩陣，研究設(shè)計了相應(yīng)的調(diào)查問卷，并進行了問卷調(diào)查專家咨詢，對東南大學(xué)、南京醫(yī)科大學(xué)、南京信息工程大學(xué)、南京中醫(yī)藥大學(xué)等10所高校檔案館相關(guān)人員共發(fā)放調(diào)查問卷60份，回收問卷45份，研究調(diào)查的對象包括檔案館領(lǐng)導(dǎo)、科員以及同行專家。通過對問卷匯總統(tǒng)計，形成專家群體的綜合判斷矩陣。

4.1 檔案管理人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重

檔案管理人員勝任能力模型指標(biāo)體系準(zhǔn)則層包括三個方面，指標(biāo)層共12項，最終得到專家咨詢后的判斷矩陣，以準(zhǔn)則層矩陣和矩陣A1包含的目標(biāo)層為例：

按照前文所述層次分析法的步驟，本研究通過運用Expert Choice 這一決策軟件進行權(quán)重計算與計量檢驗。Expert Choice決策軟件能夠很好構(gòu)建常規(guī)或非常規(guī)層次結(jié)構(gòu)圖，并且方便用戶在各個準(zhǔn)則層中加入判斷矩陣、層次圖用來組織所有相關(guān)的準(zhǔn)則，以邏輯化和系統(tǒng)化的方式解決決策問題，即從目標(biāo)層到準(zhǔn)則層到最后選擇方案這一過程，最終計算結(jié)果見表5。從表5可以看出，準(zhǔn)則層中決策能力A2所占的權(quán)重為 0.701，比重非常高，說明對于檔案管理人員，其決策能力尤為重要。此外，各矩陣全部通過了一致性檢驗（inconsistency ratio 數(shù)據(jù)＜0.1），這說明各判斷矩陣具有高度的一致性；判斷矩陣的高度一致性保證了最終權(quán)重計算結(jié)果的精確性。

表5 檔案管理人員勝任能力評價指標(biāo)權(quán)重

4.2 檔案技術(shù)人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重

仍然按照上述計算方法，計算出檔案技術(shù)人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重集，具體權(quán)重見表6。從表6可以看出，準(zhǔn)則層中運用計算機能力A1和網(wǎng)絡(luò)使用能力A2所占的權(quán)重為均為0.429，每一項基本接近半數(shù)，說明對于檔案技術(shù)人員的考核尤其要突出運用計算機、網(wǎng)絡(luò)使用這兩方面的能力。的實際情況以及檔案工作的具體流程和需求，并從檔案工作者崗位角色的角度來考察專業(yè)人員能力，分別構(gòu)建了檔案管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的勝任能力評價模型，充分考慮檔案工作從業(yè)人員的職能差異引起的能力差異。這對檔案機構(gòu)的人力資源管理提供了非常有價值的參考。

表6 檔案技術(shù)人員勝任能力評價指標(biāo)權(quán)重

但不可否認(rèn)，隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案工作人員角色能力會隨著社會需求、技術(shù)發(fā)展和專業(yè)發(fā)展而不斷變化。本次研究定義的角色能力只是對近幾年內(nèi)專業(yè)人員能力的預(yù)測，這一評價體系涵蓋的指標(biāo)肯定還會有所增減，權(quán)重也將改變，因此建立完善的檔案工作者勝任能力評價體系還需要在具體實踐過程中不斷進行優(yōu)化，這也是后續(xù)的研究方向。

4.3 檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力模型指標(biāo)權(quán)重

同理可得檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力指標(biāo)權(quán)重。從表7中可以看出，準(zhǔn)則層中檔案利用能力A2所占的權(quán)重為所占的權(quán)重為0.637，比重超過了一半，說明對于檔案具體業(yè)務(wù)人員，如何有效、熟練運用檔案檢索查找等進行服務(wù)的能力尤其重要。

表7 檔案業(yè)務(wù)人員勝任能力評價指標(biāo)權(quán)重

5 小結(jié)

檔案專業(yè)領(lǐng)域人員勝任能力的測評是保證我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。本研究根據(jù)我國檔案工作者能力

注釋與參考文獻：

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