高職院校校園管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系構(gòu)建

陳鵬 王霞 曹成喜 陳宜剛

摘 要：高職院校校園管理信息系統(tǒng)的建設(shè)有多種可選方案，無論采用何種方案，學(xué)院信息化建設(shè)工作小組需要理解系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系，并提出具體的功能要求，才能最大限度地促進(jìn)系統(tǒng)的建設(shè)。只有通過建立源頭唯一、全員維護(hù)的公共信息庫，完成詳細(xì)的用戶角色功能需求，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行架構(gòu)和技術(shù)設(shè)計(jì)，并拓展公共模塊、業(yè)務(wù)活動(dòng)模塊、特殊功能模塊，構(gòu)建教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)接口自動(dòng)對(duì)接，才能保證高職院校校園管理信息系統(tǒng)的作用。

關(guān)鍵詞：高職院校；校園管理信息系統(tǒng)；結(jié)構(gòu)體系；管理

中圖分類號(hào)：G434 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號(hào)：1673-8454（2016）07-0036-03

近年來，高職院校投入大量資金和人力進(jìn)行信息化建設(shè)，希望通過“數(shù)字化校園”、“智慧校園”等項(xiàng)目的實(shí)施，整合學(xué)校的信息資源，最大限度地挖掘辦學(xué)潛力，優(yōu)化教育資源配置， 提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，構(gòu)建符合教育規(guī)律的高效管理機(jī)制，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)涵建設(shè)。信息化建設(shè)是一個(gè)十分復(fù)雜且建設(shè)周期較長的系統(tǒng)工程，學(xué)校信息化建設(shè)工作小組需要理解系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系，并提出具體的功能要求，才能最大限度地促進(jìn)項(xiàng)目的建設(shè)。

一、校園管理信息系統(tǒng)的發(fā)展

20世紀(jì)90年代初，美國Gartner Group咨詢公司提出ERP（ Enterprise Resource Planning， 企業(yè)資源計(jì)劃） 概念[1]。2000 年，受ERP啟發(fā)，清華大學(xué)提出 URP（University Resource Planning，大學(xué)資源計(jì)劃）概念[2]。URP是大學(xué)信息資源與系統(tǒng)的總集成，它利用統(tǒng)一的平臺(tái)和接口規(guī)范，將大學(xué)的各種信息系統(tǒng)與資源集成起來，實(shí)現(xiàn)信息的共享和交換，為用戶提供統(tǒng)一的訪問界面，并為后續(xù)的應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施提供統(tǒng)一的、規(guī)范化的要求，以實(shí)現(xiàn)大學(xué)運(yùn)作中資源的統(tǒng)一規(guī)劃與管理，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)大學(xué)資源的有序管理與高效利用。自2002年起，廣州工程技術(shù)學(xué)院歷時(shí)多年，建設(shè)CRP（Campus Resource Planning，即校園資源計(jì)劃）系統(tǒng)[3]，是URP在高職院校的發(fā)展，是目前較為成熟的校園管理信息系統(tǒng)。其建設(shè)成果得到了國家教育部、廣東省教育部門的高度評(píng)價(jià)，并已在寧波職業(yè)技術(shù)學(xué)院等幾十所高、中職院校推廣、移植。

二、高職院校校園管理信息系統(tǒng)建設(shè)的可選方案分析

目前高職院校校園管理信息系統(tǒng)建設(shè)的選擇方案主要有三種：一是自主開發(fā)或合作開發(fā)；二是購買商業(yè)軟件；三是從已開發(fā)的學(xué)校移植。

高職院校人才濟(jì)濟(jì)，自主開發(fā)軟件擁有軟件的源代碼自主使用權(quán)，還可根據(jù)需求隨時(shí)修改和開發(fā)新的功能，但教師往往專業(yè)性不夠，開發(fā)出來的系統(tǒng)穩(wěn)定性欠佳、 功能有限，或過度依賴“核心”人物，一旦核心人物離職，將前功盡棄。商業(yè)軟件產(chǎn)品具有性能穩(wěn)定、功能齊全和技術(shù)支持完善等特點(diǎn)， 但與管理制度不相配套，且學(xué)校不掌握系統(tǒng)的源代碼，難以自主修改。廣州工程技術(shù)職業(yè)學(xué)院等學(xué)院積極向其他學(xué)校推廣、移植信息管理系統(tǒng)，但我國高職院校，信息化水平普遍落后，管理制度尚不夠完善，管理信息化更是更為薄弱的一環(huán)，理念上的差異使得移植的CRP系統(tǒng)極易水土不服同，在推廣使用和管理功能的實(shí)現(xiàn)上會(huì)大打折扣。

綜上所述， 三種方案在獲得成本、維護(hù)使用、與學(xué)院管理相配套、自主修改等方面存在較大差異。高職院?？筛鶕?jù)校情，選擇合適的建設(shè)方案。但無論采用何種方案，學(xué)院信息化建設(shè)工作小組需要理解系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系，才能建成與學(xué)院管理工作相適應(yīng)的校園管理信息系統(tǒng)。

三、高職校園管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系

高職院校管理信息系統(tǒng)是一個(gè)以教學(xué)為核心的信息系統(tǒng)，通過識(shí)別和規(guī)劃高校資源，從而完成招生、教學(xué)、就業(yè)、辦公、管理等任務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)院的資源包括人（教師、學(xué)生）、財(cái)（工資、經(jīng)費(fèi)）、物（房產(chǎn)、設(shè)備）、教學(xué)載體（專業(yè)、課程）以及信息（教學(xué)信息、科研信息）管理。高職院校管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建首先建立源頭唯一、全員維護(hù)的公共信息庫，完成詳細(xì)的用戶角色功能需求定位，開發(fā)為各角色提供公共服務(wù)的模塊群，開發(fā)與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)功能模塊，進(jìn)一步根據(jù)個(gè)性化的需求，開發(fā)特殊化的模塊群，并實(shí)現(xiàn)與上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)接口自動(dòng)對(duì)接。

1.公共信息庫的建立

公共信息庫是構(gòu)建高職院校校園管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，首先應(yīng)將學(xué)院的資源等各方面的數(shù)據(jù)，包括機(jī)構(gòu) （分院、教學(xué)部、教輔部門、行政部門、附屬企業(yè)等）、房屋、房間、設(shè)備、教職工（含教師等各類人員，包括兼職、兼課教師）、系/教研室、課程、專業(yè)、專業(yè)方向、班級(jí)、學(xué)生、校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地、人才培養(yǎng)方案（教學(xué)進(jìn)程表）等各方面數(shù)據(jù)置于公共信息庫中，并清晰地構(gòu)架各數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，各項(xiàng)數(shù)據(jù)的主鍵均為相應(yīng)代碼，如圖1所示建立普遍關(guān)聯(lián)，部分?jǐn)?shù)據(jù)要分類設(shè)置，如圖1附注①、②、③；各數(shù)據(jù)所包含的字段，應(yīng)明確唯一維護(hù)源頭，同時(shí)又要做到全員、全程、全方位的維護(hù)，并做好各字段的審核工作，確保信息準(zhǔn)備、及時(shí)、全面，且便于其它系統(tǒng)調(diào)用；各數(shù)據(jù)所包含的字段，如數(shù)據(jù)類型不同，可有所區(qū)別，如機(jī)構(gòu)中的分院與行政部門，教職工中的教師與專任輔導(dǎo)員。公共信息庫的建立為高職院校校園管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建搭建的基礎(chǔ)平臺(tái)。

2.角色與權(quán)限確定

在公共信息庫的基礎(chǔ)上建立各角色及其相應(yīng)的權(quán)限，從而實(shí)現(xiàn)各崗位與系統(tǒng)中角色的一一對(duì)應(yīng)。教職工工號(hào)和學(xué)生學(xué)號(hào)是訪問系統(tǒng)的唯一通道，通過工號(hào) （學(xué)號(hào)） 設(shè)置各角色用戶界面，構(gòu)成整個(gè)系統(tǒng)的訪問入口，并根據(jù)用戶所擔(dān)任的角色，提供個(gè)性化的使用界面。用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，除了可以看到公共信息外，只能瀏覽和操作與其身份相符的各項(xiàng)服務(wù)。由圖1可知，教職工一般均為多角色用戶，具備以下身份：①學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)；②機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人；③機(jī)構(gòu)成員；④系/教研室負(fù)責(zé)人；⑤系/教研室成員；⑥專業(yè)負(fù)責(zé)人；⑦專業(yè)帶頭人；⑧專業(yè)核心團(tuán)隊(duì)成員；⑨課程負(fù)責(zé)人；⑩課程團(tuán)隊(duì)成員；11校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地負(fù)責(zé)人；12校內(nèi)實(shí)訓(xùn)室負(fù)責(zé)人；13校內(nèi)實(shí)訓(xùn)室管理人員；14校外實(shí)訓(xùn)基地聯(lián)系人（校內(nèi)）；15校外實(shí)訓(xùn)基地聯(lián)系人（校外）；16學(xué)生班級(jí)班主任；17學(xué)生班級(jí)輔導(dǎo)員等；而學(xué)生身份則相對(duì)單一，一般指向所屬班級(jí)就能建立數(shù)據(jù)的普遍關(guān)聯(lián)。角色與權(quán)限的確定為用戶訪問高職院校校園管理信息系統(tǒng)提供了通道。

3.公共模塊群開發(fā)

公共模塊群一般是指為各角色提供共同需要的模塊群。如內(nèi)部郵件、在線交談、公告通知、新聞發(fā)布、文件共享等模塊。公共模塊群具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，可自行開發(fā)，亦可購置。公共模塊群開發(fā)滿足了用戶的交流需求，提高系統(tǒng)的點(diǎn)擊率。

4.與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)的功能模塊的開發(fā)

以公共信息庫為基礎(chǔ)，根據(jù)每個(gè)角色的業(yè)務(wù)活動(dòng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的功能模塊，如排課系統(tǒng)、登分系統(tǒng)、課程管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)審批系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、科技開發(fā)項(xiàng)目管理系統(tǒng)等。該功能模塊各高校一般已開發(fā)或購置了部分，種類繁多、開發(fā)工作量大，且與學(xué)校實(shí)際管理工作密切相關(guān)，開發(fā)任務(wù)重、難度大。如人才培養(yǎng)方案修（制）定系統(tǒng)，生成新的人才培養(yǎng)方案（教學(xué)進(jìn)程表）；由招生信息生成新生基本信息，班級(jí)信息，與房間（宿舍）信息相結(jié)合生成宿舍安排表；教務(wù)管理系統(tǒng)可由人才培養(yǎng)方案生成開課表，由系/教研室按排課程任課教師及并班上課信息后，即可形成課程表，開課表與課程信息相結(jié)全教材征訂表等。與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)的功能模塊亦可看作是公共信息庫的擴(kuò)充和完善，并通過該功能模塊的建設(shè)實(shí)現(xiàn)基本的管理功能。

5.實(shí)現(xiàn)特殊化要求的模塊

根據(jù)個(gè)性化的需求，實(shí)現(xiàn)特殊化要求的模塊。如一些精品課題申報(bào)、技能競(jìng)賽參賽審批及獎(jiǎng)勵(lì)等有特殊要求的定制模塊系統(tǒng)。特殊化的模塊群實(shí)現(xiàn)了對(duì)學(xué)院各項(xiàng)工作的動(dòng)態(tài)管理，一般具有即時(shí)性，有時(shí)甚至具有唯一性。但隨著管理制度的固化，特殊化的功能要求模塊，也可演化為與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)模塊。

6.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)的構(gòu)建

人才培養(yǎng)工作是高職院校的核心任務(wù)，開展教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控是保證人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要措施。只有加強(qiáng)信息化資源的建設(shè)和管理，形成教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，才能不斷調(diào)整和提升高職院校人才培養(yǎng)工作，提高教學(xué)質(zhì)量，優(yōu)化教育資源配置，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)涵建設(shè)。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)包括信息采集分析子系統(tǒng)和信息反饋處理兩個(gè)子系統(tǒng)[4]。數(shù)據(jù)采集的對(duì)象為專業(yè)、課程建設(shè)與實(shí)施，主要分為以下三類：直接采集類信息，匯集統(tǒng)計(jì)類信息，調(diào)查分析類信息。直接采集類信息，通過添加用戶角色即可實(shí)現(xiàn)；匯總統(tǒng)計(jì)類需要開發(fā)簡(jiǎn)單的功能模塊即可實(shí)現(xiàn)；調(diào)查分析類信息則要根據(jù)質(zhì)量監(jiān)控的要求設(shè)置功能模塊。信息反饋處理子系統(tǒng)須將采集和搜集到的各種數(shù)據(jù)、評(píng)估信息等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)反饋至主管領(lǐng)導(dǎo)、部門或個(gè)人，以便及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理，改進(jìn)工作，提高質(zhì)量，達(dá)到教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控的真正目的。質(zhì)量監(jiān)控部門，要重視其信息反饋的功能，更加需要常態(tài)化的改進(jìn)功能模塊以滿足教學(xué)監(jiān)控的需求。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)的構(gòu)建為教學(xué)信息的采集、處理、反饋和教學(xué)工作的改進(jìn)提供了通暢的渠道。

7.與上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)接口自動(dòng)對(duì)接

高職院校經(jīng)常要向上層主管理部門報(bào)送數(shù)據(jù)，為了保證這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性及實(shí)時(shí)性，以及數(shù)據(jù)報(bào)送的高效性，要求本院信息化系統(tǒng)要能與報(bào)送數(shù)據(jù)的接口對(duì)接。例如，高職院校每年都要填寫“評(píng)估狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)”、“高基報(bào)表”，采用手工填寫的方式耗時(shí)費(fèi)力，實(shí)際上，這些數(shù)據(jù)大部分都存在于學(xué)院的教務(wù)、學(xué)工、就業(yè)和人事管理等系統(tǒng)中，完全可以通過直接抽取的方式自動(dòng)形成。

四、結(jié)束語

高職院校校園管理信息系統(tǒng)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)涵建設(shè)的重要手段，信息化的建設(shè)一方面提高了高職院校運(yùn)行管理效率，另一方面，又促進(jìn)了制度建設(shè)，提高了管理水平。只有通過建立源頭唯一、全員維護(hù)的公共信息庫，完成詳細(xì)的用戶角色功能需求，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行架構(gòu)和技術(shù)設(shè)計(jì)，并拓展公共模塊、業(yè)務(wù)活動(dòng)模塊、特殊功能模塊，構(gòu)建教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與上級(jí)管理部門的數(shù)據(jù)接口自動(dòng)對(duì)接，才能保證高職院校校園管理信息系統(tǒng)的作用。

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（編輯：王曉明）