基于數(shù)據(jù)挖掘的數(shù)字檔案信息管理探討

阮景雯

摘要：檔案管理工作是許多機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)管理工作之一，而隨著數(shù)字化進(jìn)程的加速，許多機(jī)構(gòu)依據(jù)自身的需要已建立起了相對完善的數(shù)字檔案信息管理平臺，為自身的檔案管理和利用提供了方便。作為信息技術(shù)發(fā)展的重要成果，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在數(shù)字檔案信息管理中也得到了廣泛的普及，對推動檔案信息管理的進(jìn)步起著重要的作用。本文從數(shù)據(jù)挖掘的定義和技術(shù)方法出發(fā)，總結(jié)了其于數(shù)字檔案信息管理中的應(yīng)用模式和重要意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)挖掘 數(shù)字檔案 信息管理

中圖分類號：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）05-0000-00

隨著科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的日漸成熟，人類已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，這使得人們生活和工作的方方面面都結(jié)束了傳統(tǒng)的重復(fù)性的工作模式，變得更加便捷。在檔案信息管理工作中，由于其工作內(nèi)容相對繁雜，數(shù)據(jù)量相對較大，因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大改進(jìn)了以往的工作模式，滿足了信息的共享性、時(shí)效性和便捷性等多種特征。數(shù)據(jù)挖掘作為檔案信息管理工作的重要信息技術(shù)之一，具有其自身獨(dú)特的功能和地位。

1數(shù)據(jù)挖掘的定義

隨著數(shù)據(jù)學(xué)科的興起，越來越多的科學(xué)家針對數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)進(jìn)行了深入的研究，現(xiàn)在，數(shù)據(jù)挖掘已經(jīng)成為一個(gè)專門的學(xué)術(shù)領(lǐng)域，橫跨多個(gè)學(xué)科，涵蓋了統(tǒng)計(jì)學(xué)、數(shù)學(xué)、機(jī)器學(xué)習(xí)和數(shù)據(jù)庫等多方面內(nèi)容。從普遍意義上而言，數(shù)據(jù)挖掘就是從包含大量模糊、隨機(jī)、有噪聲的數(shù)據(jù)中通過一定的技術(shù)手段進(jìn)行識別，將有效的、新穎的、或者潛在有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中處理，進(jìn)而形成可以理解的知識。在實(shí)際應(yīng)用中，數(shù)據(jù)挖掘往往通過各種分析工具的利用，從海量的數(shù)據(jù)中發(fā)掘模型和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，并可以據(jù)此作出一定的預(yù)測。

2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)方法

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法有很多，主要包括：

（1）分析方法：主要包括統(tǒng)計(jì)分析方法，諸如回歸分析和時(shí)間序列分析、多元分析等。其中，回歸分析針對自變量和因變量及其之間的變化關(guān)系進(jìn)行分析；時(shí)間序列分析利用時(shí)間序列模型進(jìn)行相應(yīng)的分析。

（2）決策樹：在信息理論的基礎(chǔ)上對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，在建立決策樹的同時(shí)，也生成了相應(yīng)的規(guī)則，并可以據(jù)此預(yù)測數(shù)據(jù)。主要包括分類及回歸樹法，卡方自動交互探測法等等。

（3）神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)：即通過模擬人腦的思考結(jié)構(gòu)進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)分析，具有一定的自我學(xué)習(xí)功能，并以此調(diào)整對應(yīng)的參數(shù)，借以得到有關(guān)的資料。該方法可以對大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

（4）相關(guān)規(guī)則：主要進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，按照“如果——?jiǎng)t”的邏輯進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)資料的細(xì)分。

（5）數(shù)據(jù)可視化：通過一定的、合適的圖形等進(jìn)行數(shù)據(jù)的展現(xiàn)和表示，同時(shí)，該方法還支持多維數(shù)據(jù)的可視化，有利于從不同的層次進(jìn)行有關(guān)的分析。

除了上述方法之外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的主要方法還包括遺傳算法、近鄰算法、粗糙集、聯(lián)機(jī)分析處理等等，不同的方法都有其適用的不同數(shù)據(jù)庫或者數(shù)據(jù)資源，為有關(guān)數(shù)據(jù)的信息化處理提供了更多的方便。

3數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用模式

3.1檔案信息的收集

檔案信息的收集是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。其主要內(nèi)容是概念模型的建立，也就是通過一定基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析，對有關(guān)的數(shù)據(jù)或者集合按照一定的方法進(jìn)行描述，即建立起有關(guān)的模型，并據(jù)此對比測試相應(yīng)的樣本對象等，在能夠獲得較高準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，以此作為標(biāo)準(zhǔn)，繼而將不同種類的對象進(jìn)行劃分。例如，在檔案管理者針對某一信息進(jìn)行錄入后，則數(shù)據(jù)庫會自動生成相應(yīng)項(xiàng)目的屬性描述，即形成了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模型。當(dāng)同類的信息再次輸入時(shí)，數(shù)據(jù)庫則會按照該標(biāo)準(zhǔn)模型對信息中的不同項(xiàng)目按照屬性進(jìn)行分類，大大節(jié)約了工作時(shí)間。

3.2進(jìn)行檔案分類

在檔案管理中，其工作任務(wù)相對繁重，主要是因?yàn)閿?shù)據(jù)量較大，而對檔案進(jìn)行分類整理往往需要耗費(fèi)大量的精力。但是，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的施行，可以自動對大量不同的檔案依照屬性的不同進(jìn)行不同級別的分類，可以輔助有關(guān)的檔案管理員進(jìn)行更高效率的檢索。該功能的主要過程為：依照某些數(shù)據(jù)的不同特征對其進(jìn)行分類，使之形成相應(yīng)的訓(xùn)練集；在此基礎(chǔ)上，建立對應(yīng)的分類模型，對數(shù)據(jù)庫中的其他數(shù)據(jù)進(jìn)行分類。

3.3檔案信息的分析與整合

檔案的建立以及檔案信息化管理的重要用途之一，就是為了在特定時(shí)期，有關(guān)的管理者可以對數(shù)據(jù)庫中的龐大數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速的信息提取、分析、整合，繼而使其發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，有關(guān)的管理者可以針對某種現(xiàn)象發(fā)生的原因進(jìn)行深入的分析，并挖掘背后的原因繼而采取一定的措施，杜絕此類現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)還可以針對有關(guān)的檔案查閱等，提供相應(yīng)的信息便于管理者做好充足的準(zhǔn)備。例如，在某個(gè)檔案的管理網(wǎng)站中，數(shù)據(jù)挖掘可以自動統(tǒng)計(jì)使用者大量查閱檔案的高峰期，有關(guān)的管理人員可以據(jù)此做好充足的準(zhǔn)備，并采取一定的措施預(yù)防網(wǎng)站癱瘓等問題的發(fā)生。

4數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理的意義

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息的科學(xué)高效管理提供了更加便利的條件，使得繁重冗雜的檔案管理工作擺脫了傳統(tǒng)的模式，使得其上升到了新的管理層面。智能化、信息化的檔案數(shù)據(jù)管理提升了有關(guān)數(shù)據(jù)處理的速度，這不僅節(jié)約了有關(guān)管理人員的工作時(shí)間，同時(shí)，也降低了其工作難度，提升了管理者的工作效率和工作水平。

另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用對檔案信息管理的保密性和保存時(shí)間等多方面也具有十分重要的意義。一般而言，檔案信息的保存往往具有較高的保密性，有關(guān)信息的泄露很可能引發(fā)一系列嚴(yán)重的問題。而對于某些特殊機(jī)構(gòu)等，其保管的檔案往往在具有一定機(jī)密性的同時(shí)，也需要進(jìn)行長期的保存，借以保存或者提升其價(jià)值，但是在使用過程中，很可能出現(xiàn)檔案信息的丟失等現(xiàn)象。而采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，這些問題和不良現(xiàn)象可以得到相應(yīng)的改善。

5結(jié)語

綜上所述，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理工作中具有十分重要的意義，它不僅提升了檔案管理的效率，還增強(qiáng)了檔案的使用效率，這對當(dāng)前的檔案管理工作而言是一個(gè)重大的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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