OA系統(tǒng)的流程制作與應(yīng)用

宋英茹

摘要：全球性的網(wǎng)絡(luò)化、信息化進(jìn)程正改變著人們的工作方式。Internet技術(shù)應(yīng)用的飛速增長(zhǎng)給人們工作、生活等各個(gè)領(lǐng)域都帶來(lái)了深刻的影響。大港油田推廣的中石油OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也已經(jīng)潛移默化到了每個(gè)單位的各個(gè)部門(mén)。該系統(tǒng)在大港油田統(tǒng)一推廣后，很大程度上提高了油田內(nèi)部的公文管理的效率，為我們的工作節(jié)省了時(shí)間。本文介紹了OA系統(tǒng)的流程制作和應(yīng)用中的常見(jiàn)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 流程制作 常見(jiàn)問(wèn)題 Altova XMLSpy

中圖分類(lèi)號(hào)： TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2016）05-0000-00

1 OA系統(tǒng)概述

目前的OA系統(tǒng)以集成的操控模式，實(shí)現(xiàn)IT 架構(gòu)立體化、系統(tǒng)化、層次化管理。二級(jí)單位的管理員擁有管理的權(quán)限，其中包括了普通管理、高級(jí)管理、任務(wù)管理、管理工具四個(gè)部分，能夠?qū)崿F(xiàn)流程配置、組織機(jī)構(gòu)和用戶(hù)角色自定義、主題詞自定義、電子公章等功能。

OA系統(tǒng)在油田公司內(nèi)部建立了網(wǎng)上協(xié)同辦公。該系統(tǒng)的每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件擬稿人）發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門(mén)以及其他部門(mén)的處理（如承辦、會(huì)簽等），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。這種辦公模式充分利用了網(wǎng)絡(luò)的時(shí)效性，節(jié)省了工作時(shí)間，大大提高了工作效率。

2 OA系統(tǒng)的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根據(jù)系統(tǒng)流程圖，制作流程配置文件。每條流程需要的配置文件共有六個(gè)，steps.xml、mainform.xml、FormInfo.xslt、TaskDocumentView.xml、DataDictionary.xml、Report.xslt。這是流程運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。在本地計(jì)算機(jī)上安裝Altova XMLSpy 軟件，應(yīng)用此軟件制作修改配置文件。

二級(jí)單位管理員主要是在現(xiàn)有的流程文件上根據(jù)流程圖做修改，把改好的配置文件上傳到OA系統(tǒng)測(cè)試環(huán)境下。

2.2 OA系統(tǒng)管理界面的設(shè)置

進(jìn)入測(cè)試環(huán)境系統(tǒng)管理界面將PTR域服務(wù)器中該單位的組織機(jī)構(gòu)和人員信息同步到系統(tǒng)中。創(chuàng)建流程的公文編號(hào)計(jì)數(shù)器，公文編號(hào)計(jì)數(shù)器必須唯一，編號(hào)計(jì)數(shù)器初始值默認(rèn)是1。

進(jìn)入管理界面，找到“流程管理”，在選中的機(jī)構(gòu)下面創(chuàng)建新的系統(tǒng)流程，定義流程步驟，將配置文件上傳到服務(wù)器，定義策略。系統(tǒng)流程標(biāo)識(shí)必須唯一，流程標(biāo)識(shí)的名稱(chēng)一定要與其XML配置文件中的名稱(chēng)一致。定義策略時(shí)一定要選擇該流程所對(duì)應(yīng)的編號(hào)計(jì)數(shù)器。通用的流程可以制作成流程模版，當(dāng)創(chuàng)建新的系統(tǒng)流程時(shí)，選用流程模版，修改其流程標(biāo)識(shí)和流程名稱(chēng)即可；此方法創(chuàng)建的系統(tǒng)流程將繼承流程模版的所有設(shè)置，很大程度上減輕了創(chuàng)建重復(fù)流程的負(fù)擔(dān)。

定義用戶(hù)角色并授權(quán)。角色共分兩類(lèi)：內(nèi)部角色和全局角色，內(nèi)部角色指的是此角色僅供該機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有系統(tǒng)流程使用；全局角色指的是此角色可以供該單位下的所有機(jī)構(gòu)里的系統(tǒng)流程使用?？筛鶕?jù)本機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況在原有的基礎(chǔ)上添加或刪除角色。最后為組織機(jī)構(gòu)下的用戶(hù)進(jìn)行授權(quán)。注意內(nèi)部角色和全局角色之分。

2.3 流程測(cè)試

結(jié)合業(yè)務(wù)流程用測(cè)試帳號(hào)對(duì)系統(tǒng)流程進(jìn)行反復(fù)的、全面的測(cè)試，檢查所配的置系統(tǒng)流程的正確性、可用性、完善性。流程測(cè)試成功，就可以申請(qǐng)遷移到正式環(huán)境下，這樣一個(gè)OA系統(tǒng)的流程就制作完成。

3 OA系統(tǒng)應(yīng)用中的常見(jiàn)問(wèn)題

當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)在一定范圍內(nèi)得到推廣和運(yùn)行之后，便會(huì)伴隨著這個(gè)系統(tǒng)所帶來(lái)的一系列問(wèn)題，需要管理員進(jìn)行處理和解決。

3.1管理員后臺(tái)支持

公司人員是具有流動(dòng)性的，科室之間不定期的會(huì)有人員調(diào)整。所以需要各個(gè)部門(mén)及時(shí)和管理員溝通。在調(diào)整調(diào)動(dòng)人員的中石油郵箱賬號(hào)24小時(shí)之后，同步OA的組織機(jī)構(gòu)，及時(shí)把OA用戶(hù)做出調(diào)整。在增加用戶(hù)角色的時(shí)候，一定要和流程里role的名稱(chēng)相一致，哪怕只差一個(gè)字，這個(gè)流程在運(yùn)行的時(shí)候也找不到該角色所對(duì)應(yīng)的用戶(hù)。

3.2客戶(hù)端的維護(hù)

OA系統(tǒng)的每個(gè)用戶(hù)都需要在自己的PC機(jī)上安裝此系統(tǒng)。由于每臺(tái)終端客戶(hù)機(jī)的配置不一樣，使用情況也因人而異，因此各種各樣的問(wèn)題接踵而來(lái)。下面舉幾個(gè)經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題及解決的辦法：

（1）OA系統(tǒng)是集成OFFICE的系統(tǒng)，很多的用戶(hù)使用的是沒(méi)有序列號(hào)的OFFICE版本，這樣在系統(tǒng)運(yùn)行中會(huì)出現(xiàn)文件不能正常打開(kāi)的情況。所以要求必須安裝正版OFFICE，并且在第一次安裝的時(shí)候，需要啟用宏設(shè)置。

（2）最常見(jiàn)的問(wèn)題是當(dāng)點(diǎn)擊“進(jìn)入編輯狀態(tài)”的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)各種的錯(cuò)誤。有時(shí)出現(xiàn)一閃而過(guò)之后沒(méi)有任何的反應(yīng)，有時(shí)出現(xiàn)點(diǎn)擊之后右邊的文檔操作區(qū)沒(méi)有任何反應(yīng)或者出現(xiàn)“受限權(quán)限不能分發(fā)”等等一系列的問(wèn)題。這時(shí)應(yīng)該根據(jù)出現(xiàn)的情況檢查一下用戶(hù)電腦中的設(shè)置。一般情況下是其中的一些設(shè)置和系統(tǒng)的要求發(fā)生沖突。我們會(huì)檢查一下XML擴(kuò)展包的情況，還有用“幫助”中的“檢測(cè)并修復(fù)office”來(lái)修復(fù)一下，如圖1所示。

（3）在安裝了OA系統(tǒng)的客戶(hù)機(jī)上，如果安裝一些類(lèi)似加速器的插件，那么勢(shì)必會(huì)影響到OA系統(tǒng)的正常使用。這時(shí)用類(lèi)似于360安全衛(wèi)士等工具來(lái)清理一下電腦。很多時(shí)候，由于各種不能刪除的插件影響而使該系統(tǒng)不能正常使用，那么就不得不重裝電腦了。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)在的OA系統(tǒng)可以說(shuō)是一個(gè)大協(xié)同，把很多的小系統(tǒng)關(guān)聯(lián)在一起像檔案系統(tǒng)、會(huì)議紀(jì)要等，這樣就不會(huì)使數(shù)據(jù)相關(guān)的孤立起來(lái)，達(dá)到真正的協(xié)同管理。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的升級(jí)，OA系統(tǒng)的兼容性也越來(lái)越好，對(duì)于WIN7、office2010都可以使用，OA系統(tǒng)的推廣應(yīng)用極大地提高了員工的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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