檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

羅曉燕

【摘 要】由于社會(huì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，檔案管理工作面臨著較大的復(fù)雜性。它已經(jīng)從傳統(tǒng)管理方式上轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展的有利趨勢(shì)。為了提高檔案管理的質(zhì)量和實(shí)施效率，保障檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展，大唐戶(hù)縣熱電廠針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題和建議，闡述檔案管理的基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中實(shí)施的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 現(xiàn)代檔案 管理

信息化時(shí)代已經(jīng)促進(jìn)了社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的發(fā)展和建設(shè)，由于傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)代變化中受到的沖擊，現(xiàn)代化檔案管理工作成為主要的發(fā)展領(lǐng)域?，F(xiàn)代化檔案管理的實(shí)施不僅能幫助人們?cè)谛畔⑺阉魃蠈?shí)現(xiàn)方便性，增加管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，還能提升檔案管理的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的管理工作。

1檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題

目前，基礎(chǔ)檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題，制約了現(xiàn)代檔案管理的實(shí)施。如人們對(duì)檔案信息的管理工作沒(méi)有一定的重視，現(xiàn)代社會(huì)中各個(gè)行業(yè)都沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)加管理，在基礎(chǔ)建設(shè)期間降低了實(shí)際工作的有效性。在這種傳統(tǒng)思想方式中，不僅增加了大量檔案信息的丟失現(xiàn)象，也影響了該領(lǐng)域在生存和發(fā)展中的建設(shè)。而且，管理部門(mén)對(duì)大量的檔案信息也沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格的分類(lèi)和保存工作，使人們?cè)谒阉髌陂g增加了大量的時(shí)間，降低實(shí)際的工作效率，從而給檔案工作的管理增加了困難。

2檔案管理基礎(chǔ)工作問(wèn)題的實(shí)施

由于檔案管理工作中相關(guān)問(wèn)題的存在，要建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理工作，首先要對(duì)這種存在的問(wèn)題進(jìn)行解決，這樣才能保障現(xiàn)代化管理工作的有效實(shí)施。首先管理部門(mén)以及相關(guān)的管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，因?yàn)闄n案信息能為相關(guān)單位的日常工作提供有效的發(fā)展信息，所以相關(guān)單位要保證利益的實(shí)施和健康的發(fā)展地位，就要對(duì)檔案信息管理工作加大重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案基礎(chǔ)工作對(duì)以后工作實(shí)施的重要性和積極性[1]。還要加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案工作的主要內(nèi)容，這樣才能保障整個(gè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有效化的實(shí)施和建設(shè)。在管理檔案內(nèi)容期間，管理人員要整理各個(gè)檔案在類(lèi)別、目錄、相關(guān)內(nèi)容、相關(guān)批號(hào)等方面，提高檢索功能的實(shí)施和建設(shè)，從而保證檔案管理工作效率的提升。還要對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，要改善基礎(chǔ)檔案的管理工作，管理人員要具有良好的自身素質(zhì)，不僅要在思想道德上進(jìn)行培養(yǎng)，在計(jì)算機(jī)操作技術(shù)應(yīng)用上也要保證一定的熟練程度，所以相關(guān)單位針對(duì)管理人員的培養(yǎng)，就要根據(jù)現(xiàn)代化信息的更新和發(fā)展，定期開(kāi)展知識(shí)型學(xué)習(xí)課堂，使管理人員能隨時(shí)更新自己的觀念和操作行為，使他們?cè)谝院蟮臋n案管理工作中，能將素質(zhì)建設(shè)和專(zhuān)業(yè)的技術(shù)水平保持在統(tǒng)一方向上，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)施和建立。

3檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

3.1實(shí)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代化檔案管理工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的體系建設(shè)是主要的工作之一，由于現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，很多現(xiàn)代化的管理人員在專(zhuān)業(yè)水平上還不能跟上現(xiàn)代化管理的實(shí)施。所以為了增加這種標(biāo)準(zhǔn)化工作的健康發(fā)展，就要培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)檔案基礎(chǔ)工作的意識(shí)，使他們能在自身?xiàng)l件下認(rèn)識(shí)到檔案基礎(chǔ)工作的重要性。加大管理人員對(duì)檔案管理工作的保管力度，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展實(shí)施全方位的管理措施，從而保障檔案基礎(chǔ)工作的安全性[2]。還要在管理工作中建立責(zé)任機(jī)制，提高管理人員的積極性，利用賞罰分明的相關(guān)機(jī)制來(lái)保證積極性的穩(wěn)定發(fā)展。還要對(duì)管理人員的實(shí)際工作中進(jìn)行監(jiān)督檢查工作，保障管理實(shí)施中的有效性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

3.2能夠去除雜劣

在檔案管理工作中，由于一些頁(yè)面和資料信息的復(fù)雜性，常常會(huì)出現(xiàn)較大的雜質(zhì)。所以為了減少這些雜質(zhì)的出現(xiàn)，就要對(duì)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行整理，特別是一些文件在目錄、相關(guān)案件號(hào)、頁(yè)碼上存在的不完整，就要在基礎(chǔ)工作實(shí)施建設(shè)中，及時(shí)對(duì)這些文件進(jìn)行重新整理。這樣不僅使檔案保障了原有的完整性，提高了檔案的容量，也實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化的管理方式。

3.3促進(jìn)檔案規(guī)范化

要實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化工作的實(shí)施，檔案管理人員就要保障相關(guān)案件的完整性，要根據(jù)檔案中相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各個(gè)檔案進(jìn)行管理和分類(lèi)。如果在管理工作中沒(méi)有保障信息實(shí)施的不規(guī)范行為，相關(guān)的管理工作也不正確，盡管利用現(xiàn)代信息化技術(shù)管理檔案工作的實(shí)施，也不能提高現(xiàn)代化檔案管理工作的效率。所以在檔案基礎(chǔ)工作實(shí)施過(guò)程中，就要建立相關(guān)的規(guī)章制度，根據(jù)相關(guān)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)際工作，保證檔案管理工作在監(jiān)督執(zhí)行方式上的標(biāo)準(zhǔn)性，合理實(shí)施檔案的整理和保存，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作的有效進(jìn)行[3]。

3.4檢索檔案的準(zhǔn)確性

要進(jìn)行檔案管理的輸出和輸入方式，也是基礎(chǔ)工作中的有效途徑。因?yàn)闄z索工作的實(shí)施能方便人們對(duì)檔案信息的查找，從而保障人們查找的效率性和準(zhǔn)確性。隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，只有保障基礎(chǔ)工作的實(shí)施才能確保人們?cè)跈z索工作中的有效使用。在檔案信息管理基礎(chǔ)工作中，建立專(zhuān)門(mén)的信息小組，使小組能根據(jù)信息的收集和整理進(jìn)行加工、分析，然后根據(jù)相關(guān)的目錄和種類(lèi)進(jìn)行保存。這樣在用戶(hù)查找相關(guān)資料信息期間，就能利用檔案檢索，以減少花費(fèi)的時(shí)間。

4結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)施和發(fā)展，管理工作要不斷發(fā)展創(chuàng)新方式才能實(shí)現(xiàn)改革的現(xiàn)代化。不僅要提高管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要更新檔案管理中的相關(guān)內(nèi)容，使人們?cè)谒阉餍畔⑵陂g，減少了人力、物力，也保障了檔案管理工作的效率提升。

參考文獻(xiàn)：

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