會(huì)計(jì)軟件助力檔案管理插翅騰飛

張振杰

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容。定興縣教育局十分重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，尤其是教育支付分中心成立之后，大量的會(huì)計(jì)檔案需要一個(gè)科學(xué)合理的管理。為此，定興縣教育局結(jié)合自身特點(diǎn)，積極探索和完善檔案的管理，使會(huì)計(jì)檔案管理得到不斷規(guī)范。現(xiàn)將我局檔案管理的一些情況和做法介紹如下：

一、基本情況

2005年，為進(jìn)一步規(guī)范我縣教育系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理工作，保證全縣教育事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展，根據(jù)上級(jí)有關(guān)文件精神，結(jié)合當(dāng)前我縣教育財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，參照其他縣（市）成功經(jīng)驗(yàn)和做法，成立了教育支付分中心（當(dāng)時(shí)為記賬中心），教育系統(tǒng)各級(jí)學(xué)校所有會(huì)計(jì)檔案均在教育局集中統(tǒng)一管理，截止目前，全縣共有18531冊(cè)會(huì)計(jì)檔案入檔管理，其中會(huì)計(jì)憑證10893冊(cè)、會(huì)計(jì)分類賬2202冊(cè)、日記賬636冊(cè)、會(huì)計(jì)報(bào)表546冊(cè)、其他會(huì)計(jì)資料1497冊(cè)、會(huì)計(jì)交接資料134冊(cè)、票據(jù)存根2623冊(cè)。

二、主要做法

1.提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。以前教育財(cái)務(wù)分散管理的時(shí)候，教育系統(tǒng)各單位，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校，財(cái)務(wù)管理較為混亂，會(huì)計(jì)檔案更是參差不齊，時(shí)有破損、丟失的情況發(fā)生。局領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢(shì)，在實(shí)現(xiàn)“校財(cái)局管”的同時(shí)，及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了集中管理，并成為財(cái)務(wù)管理工作中的一個(gè)亮點(diǎn)。

2.強(qiáng)化責(zé)任。教育系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案規(guī)模龐大，且沒有專職的檔案管理人員，但為了能高規(guī)格的完成檔案管理工作，支付中心所有會(huì)計(jì)既有分工，又有合作，雖然沒有專職，但卻有專責(zé)。會(huì)計(jì)檔案從憑證、賬簿、報(bào)表的準(zhǔn)備，到收集、整理、立卷、入檔，以及日常查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都各負(fù)其責(zé)，使檔案的交接和管理工作得以順利實(shí)施。

3.注重細(xì)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案的整理，要做到細(xì)心周到、穩(wěn)妥可靠。例如，為避免憑證檔案裝訂后由于長(zhǎng)時(shí)間存放，鐵制品對(duì)原始票據(jù)造成的損傷，平時(shí)在基層學(xué)校報(bào)賬時(shí)，會(huì)計(jì)人員都會(huì)及時(shí)摘除訂書釘、曲別針等金屬物；大小不一的原始憑證在裝訂的時(shí)候，要折疊齊整，數(shù)字和內(nèi)容還要避開裝訂線，以便翻閱、復(fù)印時(shí)保持?jǐn)?shù)字和內(nèi)容的完整。這些細(xì)節(jié)決定了檔案的質(zhì)量，也為今后檔案的利用提供了保障。

4.規(guī)范程序。為使檔案管理進(jìn)一步規(guī)范和便捷，我們根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化》的要求，自行設(shè)計(jì)開發(fā)了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案管理信息化，對(duì)支付中心會(huì)計(jì)檔案分門別類進(jìn)行了全面整理、歸檔，編制了支付中心會(huì)計(jì)檔案索引、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)檔案有序存放、查閱方便、規(guī)范安全的目標(biāo)。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，在每年集中入檔前，我們都會(huì)按照會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化要求，對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上確保了會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范整理。

6.熱情服務(wù)。會(huì)計(jì)檔案的使用，在檔案管理工作中舉足輕重，我們每年需要配合大量的財(cái)務(wù)檢查、審計(jì)等工作，還要面對(duì)基層學(xué)校，向他們提供閱檔服務(wù)。面對(duì)繁瑣且繁重的工作任務(wù)，檔案管理人員不厭其煩，特別是黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)開展以來(lái)，人員素質(zhì)和服務(wù)水平得到進(jìn)一步提高，都能準(zhǔn)確及時(shí)的提供閱檔服務(wù)，充分發(fā)掘了會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值。自有記錄以來(lái)，已累計(jì)提供借閱、查閱服務(wù)231人次，涉及各種檔案資料3000余冊(cè)。

三、取得的成績(jī)

通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，首先一點(diǎn)就是確保了教育系統(tǒng)各級(jí)各類學(xué)校財(cái)產(chǎn)的安全、完整；其次就是通過(guò)規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案的管理，有力提升了財(cái)務(wù)管理的水平；第三是為財(cái)政、審計(jì)等監(jiān)督部門，以及基層學(xué)校提供了及時(shí)便捷的調(diào)檔需要。

另外，在歷年債務(wù)統(tǒng)計(jì)、資產(chǎn)清查、督導(dǎo)檢查，以及各項(xiàng)涉及以前年度重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)工作中，規(guī)范的檔案管理，都為以上工作提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

四、存在的問(wèn)題

雖然我們?cè)跁?huì)計(jì)檔案管理上取得了一定的成績(jī)，但在實(shí)際工作中依然存在不足之處。一是基礎(chǔ)設(shè)施還有待進(jìn)一步加強(qiáng)，因檔案室設(shè)在辦公樓的頂樓，防潮、防霉、防高溫措施還有待完善；二是各項(xiàng)操作規(guī)程及辦法，在嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)法律法規(guī)的前提下，只是停留在便于實(shí)際操作中，還沒有形成一套完整的制度。

總之，會(huì)計(jì)檔案管理是一門學(xué)問(wèn)，里面有很多東西需要會(huì)計(jì)人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過(guò)學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要，為全縣教育健康持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（作者單位：定興縣教育局）