關(guān)于財(cái)政檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

黃峻嶺

【摘 要】財(cái)政檔案是記錄企業(yè)財(cái)政收支狀況的重要依據(jù)，財(cái)政檔案管理工作的水平反映了企業(yè)的管理水平。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始重視如何加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)政檔案管理。本文從三個(gè)方面分析了如何加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作，以促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】財(cái)政檔案；管理；工作；建議

財(cái)政檔案管理工作對于提高企業(yè)管理水平極為重要。尤其是在市場經(jīng)濟(jì)體制條件下，企業(yè)競爭的不僅是產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)更是企業(yè)的信譽(yù)。也只有完善的管理體系才能夠加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，才能提高企業(yè)的競爭力。而財(cái)政檔案管理工作更是企業(yè)管理工作的重要組成部分，對于企業(yè)制定運(yùn)營決策具有十分重要的指導(dǎo)作用。因而企業(yè)應(yīng)該采取科學(xué)、規(guī)范的措施加強(qiáng)財(cái)政檔案管理。

一、健全組織機(jī)構(gòu)，落實(shí)責(zé)任制

財(cái)政檔案管理工作的實(shí)質(zhì)是進(jìn)行財(cái)政數(shù)據(jù)信息的管理。但是實(shí)際情況是多數(shù)企業(yè)并不重視財(cái)政檔案管理工作。這極其不利于企業(yè)的長久發(fā)展。因而企業(yè)應(yīng)該重視健全財(cái)政檔案管理工作的組織機(jī)構(gòu)，保證財(cái)政檔案管理能夠有序地開展。另外，企業(yè)還應(yīng)該重視落實(shí)責(zé)任制，確保責(zé)任到人，促使員工能夠重視財(cái)政檔案管理工作。

財(cái)政檔案管理主要是進(jìn)行各種財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結(jié)構(gòu)時(shí)，企業(yè)應(yīng)該建立專門的財(cái)政檔案管理機(jī)構(gòu)，并細(xì)化管理部門。另外，企業(yè)還應(yīng)該重視加強(qiáng)財(cái)政檔案管理的定期檢查，以提高財(cái)政檔案管理工作效率。最重要的是企業(yè)應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等相關(guān)條例，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，確保出現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作問題時(shí)能夠責(zé)任到人。例如某企業(yè)為了加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)提高財(cái)政檔案管理工作效率。企業(yè)成立了專門的財(cái)政檔案管理小組，并下設(shè)辦公室，由專門的管理人員負(fù)責(zé)財(cái)政檔案管理工作。而且企業(yè)還確立了每個(gè)管理崗位的責(zé)任制，提高企業(yè)員工對財(cái)政管理檔案工作的認(rèn)識(shí)?？傊谑袌鼋?jīng)濟(jì)體制條件下，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業(yè)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，并以此為基礎(chǔ)做出有利于企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營決策，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

二、完善管理制度

在新時(shí)期，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作制度的管理，并對原有的管理制度進(jìn)行完善、修訂以使其能夠適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化管理。企業(yè)在財(cái)政檔案管理制度中應(yīng)該明確規(guī)范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。

完善的財(cái)政檔案管理制度應(yīng)該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責(zé)任制等。為了全面提升企業(yè)的財(cái)政檔案管理水平，企業(yè)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的“管理有序”。首先，企業(yè)應(yīng)該建立規(guī)章制度，明確檔案收集、庫房管理等工作的工作規(guī)范。其次，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合日常的財(cái)務(wù)工作從收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、銷毀、保密等多個(gè)方面入手，細(xì)化財(cái)政檔案的工作規(guī)范。最后，企業(yè)應(yīng)該完善財(cái)政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷毀清冊等管理賬目，真正做到財(cái)政檔案的規(guī)范化管理。例如某企業(yè)的財(cái)政檔案管理制度中，對借閱登記程序的規(guī)定如下：檔案室內(nèi)設(shè)有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，并且對不允許記錄、復(fù)印的載體事先申明；對需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機(jī)要室成立以來，無擅自出賣、轉(zhuǎn)讓、贈(zèng)送國家所有檔案事件發(fā)生，杜絕任何檔案違法行為發(fā)生，無毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現(xiàn)象發(fā)生，更嚴(yán)禁擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環(huán)境下有序進(jìn)行，綜合檔案機(jī)要室安裝了鐵門、鐵窗、鐵柜、防火防盜報(bào)警裝置和空氣濕度檢測設(shè)備，檔案柜內(nèi)放置蟲霉防治藥物，并配合制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，盡量排除一切可能的安全隱患?？傊?，為了實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作的規(guī)范化，企業(yè)應(yīng)該重視完善財(cái)政檔案的管理制度。

三、實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案數(shù)字化管理

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理系統(tǒng)越來越受到企業(yè)的青睞。尤其是對于財(cái)政檔案管理工作來說，數(shù)字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，真正實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作的無紙化辦公。

實(shí)現(xiàn)財(cái)政的數(shù)字化管理可以從以下三個(gè)方面入手：一是實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書類原文檢索等功能。如檔案管理員可通過檔案管理系統(tǒng)將上一年度會(huì)計(jì)憑證、賬本錄入系統(tǒng)后產(chǎn)生的檔案號(hào)作為每本憑證、賬本的編號(hào)，簡化查詢資料過程；二是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員業(yè)務(wù)水平。企業(yè)應(yīng)該重視開展財(cái)政檔案數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，切實(shí)提高工作人員應(yīng)用數(shù)字管理系統(tǒng)的能力。三是完善相應(yīng)的配套設(shè)施，確保照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設(shè)備齊全，為檔案管理創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境和條件。如各類文件可以通過錄入文件相關(guān)內(nèi)容和上傳掃描文件到檔案管理系統(tǒng)，在以后的工作中查看文件時(shí)，可以直接打開檔案管理系統(tǒng)掃描文件，進(jìn)行查看，簡化了查找原始文件過程?？傊?，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的數(shù)字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財(cái)政檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)。

四、總結(jié)

綜上所述，加強(qiáng)財(cái)政檔案管理工作對于提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業(yè)應(yīng)該健全組織機(jī)構(gòu)，完善管理制度，并借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案的數(shù)字化管理，切實(shí)提高財(cái)政檔案管理工作的效率，提高企業(yè)的競爭力。

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