高職院校檔案管理工作的發(fā)展與前景

張艷

摘 要 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高職院校檔案管理工作向智能化、現(xiàn)代化的方向改變，相應(yīng)的檔案管理手段也在提高。檔案管理工作要堅持真實性、安全性和便捷性的原則。在未來的高職院校檔案管理工作中，人才將更加重要，標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)將進一步加強，電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用程度將加強，更加先進的科學(xué)技術(shù)手段將被引進，檔案管理也將更加有序、更加科學(xué)、更加高效。

關(guān)鍵詞 高職院校；檔案管理；電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

中圖分類號：G717 文獻標(biāo)識碼：B

文章編號：1671-489X（2016）06-0062-02

檔案是一個單位歷史的記錄，對于單位的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。高職院校檔案是高職院校管理的真實記錄，是單位進行發(fā)展和規(guī)劃的依據(jù)，也是查明財產(chǎn)的依據(jù)。在高職院校中，檔案管理工作十分重要，不少高職院校都有專職的檔案員。做好檔案管理工作，能夠更好地對歷史資料進行利用。未來，檔案管理工作一定會越來越重要，在信息技術(shù)時代下，檔案管理也將向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

1 高職院校檔案管理向著數(shù)字化方向發(fā)展

經(jīng)濟的飛速發(fā)展也帶來了檔案管理工作的改變。以往傳統(tǒng)的人工手工管理向更加智能化、現(xiàn)代化的方向改變，相應(yīng)的檔案管理手段也在提高。數(shù)字化被引入檔案管理工作中，檔案變得更加可控制、高效率。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的、利于管理和處置的電子檔案。這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。

針對高職院校，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理也是十分必要的。高職院校檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用主要是指利用計算機、數(shù)字攝影和掃描等先進技術(shù)，將高職院校的檔案資料以數(shù)字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的高職院校檔案信息庫，進一步提高高職院校檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率[1]。

2 數(shù)字化檔案管理應(yīng)該堅持的原則

在數(shù)字化檔案管理中必須堅持三個重要原則，以確保檔案管理和現(xiàn)代科技的結(jié)合能夠進一步促進檔案管理工作的發(fā)展。

真實性原則 檔案管理的基礎(chǔ)即是確保檔案中相關(guān)數(shù)據(jù)真實可靠，這是一切檔案管理活動的最基本的要求。在平時的檔案管理中一定要確保檔案資料的真實性，若是發(fā)現(xiàn)某些檔案資料出現(xiàn)錯誤或是出現(xiàn)虛假信息，要及時糾正，以防為后續(xù)工作造成不必要的麻煩。高職院校中檔案管理數(shù)字化對檔案真實性的要求很高，而真實性不只表現(xiàn)在要確保原始檔案資料真實可靠，還表現(xiàn)在在進行數(shù)字化管理時，在技術(shù)和方法上要保證檔案的真實性。從另一個角度來說，高職院校檔案管理數(shù)字化中的真實性原則不僅是一種以事實為依據(jù)的觀念，也是一種技術(shù)水準(zhǔn)，考驗著科技人員和管理人員的技術(shù)水平。

安全性原則 高職院校檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運用中，確保檔案信息安全不受侵害也是檔案管理工作中的重中之重，所以高職院校檔案管理數(shù)字化必須要遵循這一原則，保證信息的安全性。對于高職院校檔案管理數(shù)字化的安全性原則則主要指兩個方面：一是工作人員妥善保管檔案的數(shù)字化信息，不遺失或者泄密；二是要防止檔案信息的數(shù)字化管理系統(tǒng)的硬件、軟件受到人為或者非人為的破壞，比如自然災(zāi)害造成的檔案遺失、黑客惡意的摧毀等。

總而言之，高職院校檔案管理數(shù)字化的安全性原則就是防止高職院校檔案的遺失和破壞[2]。所以，高職院校數(shù)字檔案的管理者要從制度和技術(shù)等方面下功夫，不斷更新軟件系統(tǒng)，及時更換硬件系統(tǒng)并長期堅持數(shù)據(jù)備份，以防萬一。

便捷性原則 與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，高職院校檔案的數(shù)字化管理改變了以往紙質(zhì)、手工的保存方式，轉(zhuǎn)為通過計算機系統(tǒng)對檔案信息進行管理，方便日后查閱，這體現(xiàn)了其便捷性的原則。在高職院校數(shù)字檔案處理完成后，不同地域的人可以在不同時間段瀏覽到檔案信息而不會受到干擾，實現(xiàn)一對多的瀏覽模式。

3 高職院校檔案管理的未來前景

人才將更加重要 人才是第一生產(chǎn)力，這一點在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)。當(dāng)然，高職院校中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時代洪流中獲得更好的發(fā)展。高職院校檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對已有的高職院校數(shù)字化檔案管理人才進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)；其次，高職院校要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面留住人才。

標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)將進一步加強 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的高職院校檔案管理數(shù)字化技術(shù)，會造成高職院校檔案資料保存的不完整且不規(guī)范，那么高職院校檔案的數(shù)字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價值。然而，目前高職院校檔案數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象普遍存在，很多高職院?；虿块T的數(shù)字化檔案管理還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，極大阻礙了高職院校檔案數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證高職院校檔案信息的規(guī)范和完整，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范高職院校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會對高職院校檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進作用。

電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用程度將加強 原始的高職院校檔案資料大多是紙質(zhì)的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是高職院校數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實用的方法了。

但要保證高職院校檔案資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)，這主要體現(xiàn)在兩方面。

首先，高職院校數(shù)字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數(shù)據(jù)資料；

其次， 要將原始的紙質(zhì)資料保存完好，因為數(shù)字檔案在存儲或傳輸?shù)倪^程中可能會出現(xiàn)很多不可控的因素而導(dǎo)致資料的丟失或損壞[3]。

更加先進的科學(xué)技術(shù)手段將被引進 隨著檔案管理工作的發(fā)展，更加先進的科學(xué)技術(shù)手段將被引進，檢索體系將向著科學(xué)化發(fā)展?？茖W(xué)技術(shù)也是管理檔案的保障。檔案管理部門要在經(jīng)費允許的條件下，引進先進的科學(xué)技術(shù)，解放人力，讓檔案管理工作的效率逐步提高，人力也能發(fā)揮最大的效用。檢索體系將更加科學(xué)。檢索體系是否科學(xué)，關(guān)系到檔案工作能否順利進行。

1）需要對檔案資料進行糾錯，檔案中的數(shù)目要落實好；

2）要對檔案編號排序，便于高職院校用戶更好地查找；

3）對電腦要定期進行檢驗，以防高職院校信息被不法分子獲取。

4 結(jié)束語

目前來看，檔案管理工作的重要性已經(jīng)越來越被高職院校管理者認識到，檔案管理也經(jīng)歷了從原始到現(xiàn)代化、數(shù)字化的發(fā)展歷程。在數(shù)字化檔案管理中，必須堅持真實性、安全性、便捷性三個重要原則，以確保檔案管理和現(xiàn)代科技的結(jié)合能夠進一步促進檔案管理工作的發(fā)展。未來，檔案管理工作中人才的重要作用將更加凸顯，高素質(zhì)的檔案管理人才將會被更加重視。檔案管理將和信息數(shù)據(jù)庫充分結(jié)合，檔案管理也將更加有序、更加科學(xué)、更加高效，檔案的重要作用也會越來越被發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]朱金花，鄧麗.論信息化背景下高校圖書館編目工作的優(yōu)化[J].福建論壇：社科教育版，2009（08）：131-132.

[2]呂亞梅.對高職院校檔案管理工作創(chuàng)新策略的思考[J].考試周刊，2015（12）：142-143.

[3]劉珺.信息數(shù)字化對高職院校檔案管理的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（10s）：159-160.