現(xiàn)代數(shù)字化信息與傳統(tǒng)檔案的一體化管理

張?jiān)氯A

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展，基于本中心的技術(shù)檔案管理存在的不足與現(xiàn)代化社會(huì)和現(xiàn)代數(shù)字化信息大背景下的檔案管理的新常態(tài)，談?wù)勛约簩?duì)檔案管理體制與模式的的見解，希望能對(duì)單位的檔案管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：技術(shù)檔案；一體化分級(jí)管理

一、對(duì)檔案管理現(xiàn)狀的思考

我市疾病預(yù)防控制中心承擔(dān)著群體預(yù)防任務(wù)，在開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測(cè)、科研、教學(xué)及健康教育等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成了大量的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。這部分本應(yīng)構(gòu)成疾病預(yù)防控制中心檔案主體的衛(wèi)生防疫技術(shù)檔案采取的管理模式不盡人意，雖然我市疾病預(yù)防控制中心是采用科存檔案站存目錄，但是這些資料平時(shí)則分散在科室，每季度對(duì)衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案集中歸檔的方法。本人認(rèn)為對(duì)衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)技術(shù)檔案采取一體化分級(jí)管理的方法，這樣既符合衛(wèi)生防疫檔案工作基本原則，又能滿足基層衛(wèi)生防疫開展業(yè)務(wù)的需要。

加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，是一項(xiàng)長期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級(jí)人員的重視程度使各方人員確實(shí)履行職責(zé)，認(rèn)真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。并在保管與利用過程中體現(xiàn)出檔案的價(jià)值和作用。確保檔案的完整、準(zhǔn)確。由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，及時(shí)向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時(shí)總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位已經(jīng)成熟的經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，在防疫工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找到適應(yīng)發(fā)展與各種變化的新方法，才能更加科學(xué)地管理好衛(wèi)生防疫技術(shù)檔案，提高衛(wèi)生防疫專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產(chǎn)、管理服務(wù)。

二、現(xiàn)代化檔案管理方式的建構(gòu)背景

隨著我國經(jīng)濟(jì)的持續(xù)快速發(fā)展的信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案管理也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字信息化的影響下其形式由原先傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案型轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的人工智能識(shí)別的電子檔案。檔案管理方式也從傳統(tǒng)手工紙質(zhì)檔案，發(fā)展為單機(jī)人工智能數(shù)據(jù)管理方式及局部地區(qū)網(wǎng)絡(luò)信息管理方式，并且隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)管理模式的不斷更新變化其管理流程、方式等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前手工的檔案雖然未被取消，但是已經(jīng)嚴(yán)重脫離現(xiàn)狀。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案做為原始第一手真實(shí)資料，有著其特殊的意義及歷史憑證。不應(yīng)該被現(xiàn)代高速高效的人工智能所取代，應(yīng)該保留其特殊的檔案憑證，像業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案，包括有關(guān)證書、研究報(bào)告、編制說明及驗(yàn)證報(bào)告等；應(yīng)與現(xiàn)代化的電子檔案一體化發(fā)展；為實(shí)現(xiàn)檔案一體化分級(jí)管理提供幫助。

三、分級(jí)管理檔案信息現(xiàn)代化健設(shè)的內(nèi)容

目前檔案信息現(xiàn)代化分級(jí)管理下的各科室與單位之間的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化嚴(yán)重滯后，嚴(yán)重影響了現(xiàn)代化信息與傳統(tǒng)信息整體水平的提高。檔案信息一體化包涵各個(gè)科室在工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)中業(yè)務(wù)規(guī)范要建立健全的檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能使分級(jí)管理信息自動(dòng)化相輔相成、互相促進(jìn)、更好滿足衛(wèi)生防疫站業(yè)務(wù)開展的需要。

檔案一體化管理的具體內(nèi)容 包括分級(jí)檔案管理生成控制的一體化、管理流程的一體化及信息利用的一體化。分級(jí)檔案管理生成控制的一體化指在檔案最初生成階段、對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段和檔案的原始資料的采集階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識(shí)，確保生成檔案符合檔案管理功能和要求；流程管理的一體化指對(duì)檔案流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對(duì)檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都能發(fā)揮最大的作用。電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一體化發(fā)展原則，在實(shí)行檔案一體化管理的過程中，必須要遵循全程管理原則，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，工作實(shí)行全程管理可以大大提高信息共享，提高效率。

綜上所述，業(yè)務(wù)技術(shù)檔案實(shí)行兩級(jí)管理信息一體化存檔，是衛(wèi)生防疫工作貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種適合基層單位檔案管理模式，它符合衛(wèi)生防疫系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要。隨著社會(huì)科學(xué)及業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)踐的發(fā)展，必將會(huì)更加不斷完善，一定會(huì)為基層衛(wèi)生防疫工作業(yè)務(wù)的開展發(fā)揮重要作用。

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