土地開發(fā)整理項目信息檔案管理存在的問題和建議

宋洪亭 王鳳山 秦云艷

摘 要：在檔案管理中，土地開發(fā)整理得到的各類信息都應(yīng)歸入檔案，妥善保留這類信息。土地項目在各階段內(nèi)都將產(chǎn)生信息，檔案管理應(yīng)能有序存儲這類的信息，以備隨時查看或調(diào)用。針對項目評價，也不可缺失土地開發(fā)特定的項目信息。然而從現(xiàn)狀看，土地開發(fā)整理歸檔的各類信息仍缺失了完整性。解析現(xiàn)存的問題，便于完善現(xiàn)今的項目檔案管理，結(jié)合實情采納最合適的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：土地開發(fā)整理 項目信息 檔案管理 存在的問題 建議

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）03（a）-0070-02

土地開發(fā)及整理的進(jìn)程中，都不可缺失配套性的檔案信息。從目前來看，項目信息日常的歸檔及管理仍暴露出弊病，亟待后期改進(jìn)。例如：設(shè)計資料在接受批復(fù)后，后期的變更沒能歸檔；缺失了批復(fù)及申請文件，缺失調(diào)整權(quán)屬的必要方案。編制了方案后，沒能經(jīng)過詳盡的勘測[1]。這些弊病反映出：現(xiàn)今狀態(tài)下的土地開發(fā)整理仍存在隱含的檔案管理漏洞，不應(yīng)予以忽視。針對于土地開發(fā)整理，構(gòu)建項目檔案時段較短，起步也是偏晚。面對于滯后性的管理流程，有必要在實踐進(jìn)程中不斷地完善，增設(shè)全程性的項目檔案監(jiān)管。

1 管理項目檔案的價值

在土地開發(fā)中，檔案管理應(yīng)被看作必要部分，是不可忽視的。土地開發(fā)整理選定的項目都擁有全程性，完整項目涵蓋了初期立項、對項目的設(shè)計、解析可行性、施工及招投標(biāo)、竣工及決算時的審計。在驗收及竣工時，還需保存必備的圖表及文字，用作調(diào)取的參照。檔案是留存下來的項目記載，擁有著真實性。項目單位應(yīng)能慎重歸檔并整理多樣的土地材料，依照擬定的流程構(gòu)建并整理檔案。項目檔案包含著詳實的土地開發(fā)記載，反映出全程的項目進(jìn)展。在各個環(huán)節(jié)內(nèi)，項目檔案都可看作驗收及鑒定質(zhì)量的必要參照。由此可見，項目檔案表征了真實的各流程狀態(tài)，歸納可得關(guān)鍵性的土地項目信息。從土地開發(fā)來看，項目歸檔是不可缺失的部分[2]。

針對驗收及評價，土地整理及開發(fā)的檔案也表現(xiàn)出必要性。依照驗收的規(guī)程，開發(fā)及整理土地設(shè)定了如下內(nèi)容：擬定的項目規(guī)劃、設(shè)計及后續(xù)執(zhí)行預(yù)算、待建的工程質(zhì)量、調(diào)配資金的狀況、管控土地權(quán)屬、針對項目的日常管護(hù)。此外，開發(fā)整理土地這類的項目還包含了可供歸檔的資料。在驗收評價時，注重查看并且核驗現(xiàn)存的業(yè)內(nèi)資料。針對于外業(yè)，也要慎重予以核查。經(jīng)過了驗收步驟，應(yīng)能獨立保留相關(guān)檔案，以備后續(xù)的審驗。

2 歸檔要求及現(xiàn)有的弊病

土地開發(fā)整理設(shè)有配套性的驗收規(guī)程，驗收規(guī)范歸納了多環(huán)節(jié)的開發(fā)成果。詳細(xì)來看，這類項目在構(gòu)建檔案時涵蓋了如下資料：立項以及審批、投標(biāo)招標(biāo)資料、協(xié)議合同的資質(zhì)、施工管理及監(jiān)理的資料、權(quán)屬性的資料、驗收得到的資料、財務(wù)性的材料。此外，歸檔資料還含有核驗得出的影像資料，后期階段內(nèi)的評價資料也被包含在檔案內(nèi)。土地開發(fā)及整理應(yīng)能歸納得出真實的各階段資料，可信且真實。土地開發(fā)及整理都會留下信息，各類信息應(yīng)被歸檔留存。土地開發(fā)進(jìn)程中，原始資料擁有真實性，不可隨便去改動。同時，也不可擅自予以偽造，要保存原始性的土地資料。完整資料包含著外業(yè)的總工程量、撥付的資金、預(yù)算及移交的項目部分。與之相應(yīng)，內(nèi)業(yè)資料也被歸入檔案。及時搜集信息，妥善保存初期完整的歸檔信息[3]。

最近幾年，各區(qū)域都拓展了開發(fā)土地的總規(guī)模，與之相伴的檔案也日益增多。作為初始的憑證，檔案應(yīng)被謹(jǐn)慎歸類，要確認(rèn)前后信息彼此吻合。不可隨便更改已經(jīng)被歸檔的某些工程信息，各環(huán)節(jié)內(nèi)的信息都應(yīng)被存儲。文件在歸檔時，要確保字面是工整的，配備了完整的簽章等。要長期保留檔案，書寫材料應(yīng)能耐久且不會褪色。從現(xiàn)狀看，多為微機制作出來的檔案信息，應(yīng)能標(biāo)識一致的項目事由及開發(fā)內(nèi)容。需要統(tǒng)一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息檔案才更能便于調(diào)取及管理，也會更加穩(wěn)定。

土地整理及土地開發(fā)的多樣項目都采納了特定的歸檔步驟。依照現(xiàn)存分類，土地開發(fā)整理表現(xiàn)出如下難題：沒能完善現(xiàn)有的管理規(guī)程，相關(guān)職員缺失了責(zé)任心。在土地開發(fā)中，沒能及時搜集必備的各類資料，沒能明確各類的歸檔。歸檔的步驟缺失了規(guī)范性，項目單位忽視了編制圖件，原件被復(fù)印件替換。此外，監(jiān)理搜集得出的多樣資料都沒能統(tǒng)一，表現(xiàn)出混亂的狀態(tài)。某些單位甚至沒能配備必要的檔案附件，檔案內(nèi)容重復(fù)。檔案管理很混亂，相關(guān)人員缺失了高層次的管理水準(zhǔn)。在這種狀態(tài)下，項目檔案各階段的信息管理并沒能提升根本的質(zhì)量。

3 改進(jìn)管理的新途徑

針對土地開發(fā)整理，還需完善相應(yīng)環(huán)節(jié)的存檔及監(jiān)管。應(yīng)當(dāng)變更現(xiàn)存機制，增設(shè)更完備的配套規(guī)程。構(gòu)建新式的機制，檔案管理配備的機制可分成檔案搜集、立卷以及整理、后期的信息歸檔。項目在竣工以前，申請驗收及檢查。這樣做更能便于全方位查驗項目的現(xiàn)狀。確保檔案規(guī)范化，相關(guān)職員都應(yīng)明確歸檔在總體項目中的必要價值，真正重視歸檔。依照設(shè)定好的次序從嚴(yán)歸檔，妥善排列多樣的文件資料。在查閱檔案時，也要做好登記。詳細(xì)來看，土地開發(fā)整理改進(jìn)檔案管理可采納如下的途徑。

3.1 妥善搜集信息

土地開發(fā)整理囊括了各步驟內(nèi)的信息處理，首要應(yīng)為搜集必備的信息以便存檔。一旦確認(rèn)了內(nèi)容，則要選取最合適的途徑搜集信息。通常狀態(tài)下，可親臨現(xiàn)場調(diào)研，也可獲取間接性的各類資料信息。針對于后者，可憑借于擁有的資料及情報，做好間接存檔[4]。搜集項目信息，先要填入清單及目錄，這樣即可盡快查出某一項目信息。應(yīng)當(dāng)明確的是：搜集信息是初期的首要步驟，唯有妥善調(diào)取了全面性的土地開發(fā)信息，才能構(gòu)建更完備的土地開發(fā)檔案。

3.2 借助現(xiàn)代技術(shù)

相比于傳統(tǒng)的歸檔，現(xiàn)今歸檔及整理可選更多樣的新穎方式。在微機聯(lián)網(wǎng)下，搜集及調(diào)取多樣的檔案都不可脫離計算機。借助于新穎的存檔技術(shù)，可延長檔案保留的時限，同時便利查找。檔案管理可分成多步驟，先要判別真?zhèn)蔚膬深愋畔?，剔除虛假性的檔案信息。在微機管控的方式下，分類存儲零散的開發(fā)信息。同時，還需借助運籌學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計的根本原理，加工獲取必備的數(shù)值及信息。新穎信息手段擁有獨特的管理優(yōu)勢，電子檔案存儲著的信息更易讀取，并且不會遺失或緩慢褪色。

3.3 提升業(yè)務(wù)水準(zhǔn)

針對于檔案管理的職員，都應(yīng)提升根本性的管理水準(zhǔn)。強化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相關(guān)單位應(yīng)能提供定時性的這類培訓(xùn)。利用新式技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字化狀態(tài)下的土地開發(fā)檔案[5]。檔案管理者應(yīng)能接納數(shù)字化的新式檔案，構(gòu)建信息庫并且注重日常的監(jiān)管。

4 結(jié)語

土地整理及開發(fā)都涉及各階段內(nèi)的檔案管理，若要構(gòu)建完善的項目信息，不可缺失檔案管理。項目信息留存的檔案有著全面性，應(yīng)能反映全程范圍內(nèi)的土地開發(fā)項目。從各階段入手，慎重保存多環(huán)節(jié)的歸檔信息，不可遺漏信息。針對于搜集得出的技術(shù)資料，要求及時予以歸檔，確保齊全且完整的土地開發(fā)信息。最近幾年，土地開發(fā)整理這類的項目都快速在完善，為此要采納配套性的檔案管理并且實時更新。經(jīng)過統(tǒng)籌衡量，全方位做好監(jiān)管及歸檔。

參考文獻(xiàn)

[1] 季霞，劉元慧，密長林.GIS支持下的土地開發(fā)復(fù)墾整理項目管理信息系統(tǒng)建設(shè)研究[J].山東國土資源，2013（4）：54-57.

[2] 李華蓉.淺談土地開發(fā)整理項目信息檔案管理[J].華北國土資源，2013（5）：101-102.

[3] 胡琳，郭欣欣.土地開發(fā)整理項目檔案資料管理的探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2012（29）：132-133.

[4] 鄭力，許承權(quán).莆田市土地開發(fā)復(fù)墾整理項目管理信息系統(tǒng)[J].測繪地理信息，2015（40）：83-84.

[5] 王一鳴.土地開發(fā)整理項目的相關(guān)管理措施探討[J].統(tǒng)計與管理，2014（4）：130-131.