辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在鐵路運(yùn)輸行業(yè)中的應(yīng)用

董曉

摘 要： 隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)已經(jīng)在許多行業(yè)領(lǐng)域得到應(yīng)用，鐵路運(yùn)輸行業(yè)作為國(guó)家運(yùn)輸網(wǎng)絡(luò)中的重要分支，如何將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)成熟的運(yùn)用到鐵路運(yùn)輸業(yè)的辦公中去，實(shí)現(xiàn)辦公的高質(zhì)高效，成為從業(yè)者們共同關(guān)心的問題。本文從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)入手，并就應(yīng)用方式提出策略，以期為廣大同行提供參考。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 鐵路運(yùn)輸 應(yīng)用 方法

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）07-0109-01

辦公系統(tǒng)自動(dòng)化就是將通訊信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件開發(fā)技術(shù)相結(jié)合再一齊運(yùn)用到辦公活動(dòng)中的新型辦公方式，鐵路運(yùn)輸業(yè)較早的引進(jìn)了信息系統(tǒng)辦公，但隨著科技不斷發(fā)展更新，開發(fā)建立更加完善的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)和積極發(fā)揮其功能以促進(jìn)辦公的高質(zhì)高效具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.迅速便捷的處理速度

鐵路運(yùn)輸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為載體，以龐大的數(shù)據(jù)信息流為存儲(chǔ)、處理的對(duì)象，而鐵路運(yùn)輸行業(yè)又是一個(gè)異常復(fù)雜的網(wǎng)狀系統(tǒng)，每一條分支其中又牽扯到大量記錄信息，包括實(shí)時(shí)更新的動(dòng)態(tài)內(nèi)容，將如此繁雜的信息內(nèi)容以人工處理為手段逐一進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算要耗費(fèi)大量的時(shí)間精力。而依托自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)則可以輕松、簡(jiǎn)單的應(yīng)對(duì)。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)憑借多媒體技術(shù)的應(yīng)用，首先能夠以強(qiáng)大的圖片、文字處理功能直觀的展現(xiàn)給辦公人員，讓人一目了然；其次，多媒體系統(tǒng)可以第一時(shí)間發(fā)布新的數(shù)據(jù)、信息，對(duì)提高辦公效率、減輕工作任務(wù)量有著積極作用；此外，高速媒體處理使搭載大量信息內(nèi)容的數(shù)據(jù)傳輸可以便捷的完成，用戶可以對(duì)媒體及時(shí)傳達(dá)的信息進(jìn)行閱覽，方便與快捷的體驗(yàn)是從前人工辦理所難以想象的，而今在使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)后則可以使愿景得以實(shí)現(xiàn)。

2.增強(qiáng)交流互動(dòng)性

鐵路運(yùn)輸涉及到部門眾多，范圍也較為寬泛，要將如此多的部門人員統(tǒng)一協(xié)作起來是具有難度的，但是自動(dòng)化辦公系統(tǒng)則完美的解決了這一問題。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)清晰的將鐵路運(yùn)輸行業(yè)所涉及的工作內(nèi)容步驟一件件拆分開來，給使用者以清楚明白的操作感受，所謂“拜哪位神仙就進(jìn)哪座廟”，完成什么任務(wù)，查詢什么信息，到下一個(gè)流程時(shí)如何處理等，當(dāng)這些情況出現(xiàn)時(shí)可以直截了當(dāng)?shù)拈_展工作，減少不必要的波折，不必有“你方唱罷”我才能排隊(duì)“登場(chǎng)”的窘境，而是人人都有了可自己發(fā)揮的舞臺(tái)。此外，自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)還能夠加強(qiáng)各部門同事之間的溝通交流與信息共享，對(duì)于構(gòu)建和諧愉快、協(xié)同一致的辦公環(huán)境有著積極意義。大家不再是你追我趕的一副匆匆忙忙的樣子，取而代之的是井井有條的有序進(jìn)行。

3.辦公自動(dòng)化是發(fā)展的必然要求

縱觀現(xiàn)實(shí)生活中的種種實(shí)例，首先來講，社會(huì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步也從旁印證了，緊跟時(shí)代步伐才不會(huì)被落后淘汰。辦公系統(tǒng)自動(dòng)化正是把對(duì)行業(yè)“脈搏”的正確一招，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在鐵路運(yùn)輸行業(yè)的運(yùn)用也是保證其行業(yè)先進(jìn)性的要求之一；其次，自動(dòng)化的辦公也對(duì)節(jié)省人力資源、降低行政管理的成本、提高辦公效率從而改善公共服務(wù)質(zhì)量有著有利影響，辦公效率的提升一方面為客戶帶來良好體驗(yàn)，另一方面對(duì)于推進(jìn)智能化、信息化、高速網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化辦公模式開辟了捷徑；此外，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用過程中也是使用者能力提升的過程，具體到如何使用操作也促使著使用者努力學(xué)習(xí)、完善自身，在學(xué)習(xí)摸索中又不斷的提升自己的綜合素質(zhì)水平，這些收獲也最終會(huì)回饋到工作建設(shè)中去，使得行業(yè)得到蓬勃發(fā)展。據(jù)此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用是具有深厚基礎(chǔ)和美好前景的。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)例使用

系統(tǒng)概述

以《神華鐵路貨車會(huì)議及督辦管理系統(tǒng)》為例，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)由法務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、會(huì)議系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)等四個(gè)方面組成，會(huì)議系統(tǒng)涵蓋的內(nèi)容包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議議題管理、會(huì)議紀(jì)要管理、過程文件四項(xiàng)，督辦管理系統(tǒng)由任務(wù)中心、查詢統(tǒng)計(jì)、督辦報(bào)告組成。

在會(huì)議管理系統(tǒng)操作流程介紹到，按照新建簽報(bào)、會(huì)議準(zhǔn)備、議題紀(jì)要管理、會(huì)議過程文件，簽報(bào)的內(nèi)容包含公文系統(tǒng)審批簽報(bào)，會(huì)前要對(duì)會(huì)議發(fā)起、創(chuàng)建、清單預(yù)審、處室領(lǐng)導(dǎo)審批、領(lǐng)導(dǎo)審批、審批結(jié)果匯總、上傳最終材料，進(jìn)行到議題管理時(shí)則要求手動(dòng)創(chuàng)建議題、公文議題自動(dòng)抓起和會(huì)議材料上傳，完成紀(jì)要審核后便是常務(wù)會(huì)和月度例會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)、代辦提醒參與領(lǐng)導(dǎo)秘書上傳會(huì)議文件，領(lǐng)導(dǎo)秘書在線上傳本月總結(jié)、下月計(jì)劃。

在督辦管理系統(tǒng)中則是先在任務(wù)中心集中展示跟蹤督辦、視圖樹形展示任務(wù)分解過程、領(lǐng)導(dǎo)交辦、決議督辦、重點(diǎn)工作、發(fā)起督辦、反饋進(jìn)度、任務(wù)無限層層分解、任務(wù)下發(fā)后催辦、任務(wù)辦結(jié)后智能限制，還有在查詢時(shí)組合條件查詢搜索、查詢結(jié)果實(shí)施展示，最后在督辦報(bào)告自動(dòng)生成和情況通報(bào)，生成情況統(tǒng)計(jì)表和明細(xì)表。從任務(wù)的創(chuàng)建到下發(fā)、分解、反饋、變更等都有著明確說明，整個(gè)過程也流暢清晰。以會(huì)議系統(tǒng)為例，在以前的人工辦公模式中，工作人員要準(zhǔn)備將會(huì)議準(zhǔn)備的事項(xiàng)逐一通知，效率十分低下，等通知到了有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)參會(huì)者工作檔期有沖突，需要互相協(xié)調(diào)、核對(duì)日期，甚至?xí)霈F(xiàn)參會(huì)人員不齊，等到全員參加時(shí)會(huì)議一拖再拖，耽誤了工作進(jìn)程的情況。此外，會(huì)議的過程中還要記錄內(nèi)容、整理文件，面對(duì)如此繁多的會(huì)議材料文件，出現(xiàn)錯(cuò)漏也時(shí)有發(fā)生。而采用自動(dòng)化系統(tǒng)的時(shí)候，在準(zhǔn)備會(huì)議這一項(xiàng)中，提前公布與會(huì)人員參會(huì)時(shí)間，讓有時(shí)間沖突的人員預(yù)先做好調(diào)整，再將準(zhǔn)備好的會(huì)議資料和記錄同步到網(wǎng)絡(luò)上去，使管理更加的規(guī)范，既節(jié)省了時(shí)間又提高工作的質(zhì)量。

從中我們不難看出，運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在行業(yè)發(fā)展中有著舉足輕重的作用，能夠最大限度的發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益，尤其在鐵路運(yùn)輸行業(yè)中的應(yīng)用，更加的通用化、包容化、現(xiàn)代化，使鐵路運(yùn)輸行業(yè)邁進(jìn)了新的歷史進(jìn)程。

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用應(yīng)當(dāng)遵循的原則

使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不是毫無限制的，也需要遵守一定的原則。首先，自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)不是一蹴而就的，通訊技術(shù)的發(fā)展也需要從點(diǎn)滴的積累開始，由量變引起質(zhì)變。這個(gè)建設(shè)系統(tǒng)的過程需要制定統(tǒng)一的制度和設(shè)立集中領(lǐng)導(dǎo)小組，采用嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，以標(biāo)準(zhǔn)制度化管理作為保障；其次所有的硬件、軟件都要以相關(guān)要求為標(biāo)尺，設(shè)備要具有規(guī)范性，這些對(duì)于建設(shè)的順利和成果維護(hù)具有前瞻性的意義；最后要注意保障內(nèi)容的機(jī)密性和安全性，雖然網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)立足于系統(tǒng)資源共享，但也面臨著承擔(dān)泄密、資源流失等問題，因此還要遵循著保護(hù)私密性和資源獨(dú)有性。

2.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用發(fā)展展望

經(jīng)過改革開放后多年的信息化發(fā)展研究，自動(dòng)化系統(tǒng)的科技運(yùn)用已經(jīng)取得了一些顯著成績(jī)，但同時(shí)也面臨著很多問題。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)也還有許多難關(guān)尚未“攻克”這些問題主要包括以下三個(gè)方面：第一，經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度不同與傳統(tǒng)行業(yè)對(duì)于自動(dòng)化的科技成果的輕視造成一些地域、行業(yè)發(fā)展程度不平衡；第二，我們的科技水平尚處在一個(gè)需要突破的時(shí)期，在發(fā)展內(nèi)容上還有許多局限性；第三，安全方面還存在漏洞。雖然這些問題切實(shí)存在，但辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)依舊有著重要的進(jìn)步意義，幫我們解決了日常工作中的許多難題，需要我們以發(fā)展的眼光去看待。例如，對(duì)于督辦系統(tǒng)的建設(shè)，在完善督辦系統(tǒng)的管理機(jī)制時(shí)，可以對(duì)督查督辦的事務(wù)做到有序化的管理，促進(jìn)督辦事項(xiàng)落到實(shí)處、督辦問題盡快解決、齊抓共管上行下效，將及時(shí)整理出的領(lǐng)導(dǎo)指示納入辦公自動(dòng)化的公文管理系統(tǒng)，使得督辦工作做到無縫對(duì)接和有序跟進(jìn)。督辦系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮，對(duì)于促成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的升級(jí)和對(duì)于鐵路運(yùn)輸行業(yè)的建設(shè)完善有著重要的意義，也具有極好的發(fā)展前景。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正處于勢(shì)頭正盛的發(fā)展期，但與此同時(shí)也注意促進(jìn)其資源更合理的配置，減少人工因素的參與和影響，讓工作人員在實(shí)際的工作中提高警惕，嚴(yán)防漏洞，通過不斷的進(jìn)步完善來達(dá)到，實(shí)現(xiàn)在信息高速路上“高歌猛進(jìn)”目的。

三、結(jié)束語(yǔ)

伴隨國(guó)家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，鐵路運(yùn)輸行業(yè)的信息自動(dòng)化也經(jīng)歷了一個(gè)從無到有，一步一步發(fā)展壯大的過程。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的使用給從業(yè)者帶來的便利不勝枚舉，但自動(dòng)化發(fā)展是一個(gè)不斷進(jìn)步的過程，還有著一系列問題需大家繼續(xù)探索、改進(jìn)才能得到穩(wěn)步提升，并取得更為矚目的成就。

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